Medir o sucesso face ao valor do negócio
Depois de identificar o valor do negócio que acha exequível, tem de descobrir como medir o progresso para perceber esse valor. Para tal, identifique as medidas SMART. Medidas SMART significam:
Específico: o quê, onde e como. Um objetivo específico é distinto e não contém nenhuma linguagem ambígua.
Mensurável: uma medição dá feedback De e Para—e permite saber quando o objetivo foi alcançado. Tipicamente, o valor "de" é onde estamos hoje e o valor "para" é o alvo que pretendemos.
Atribuível: este é o "quem": o indivíduo ou grupo que vai alcançar o objetivo. Muitas vezes, as mudanças de comportamento são desencadeadas pelo facto de a pessoa saber que algo está a ser medido. O A é por vezes definido como Exequível, mas Atribuível reconhece que a medida realista tem algo a ver com o facto de o objetivo ser alcançável.
Realista: o que está a ser medido ainda é viável? Os objetivos realistas são desafiantes, mas alcançáveis dentro do prazo determinado.
Baseado no tempo: quando é que o objetivo será alcançado? O prazo deve ser agressivo mas realista
Ao identificar a medida, pergunte-se sempre: ajudará a perceber o valor do negócio que identificámos? Não perca tempo a medir atividades que não ajudam a atingir o valor do negócio.
Algumas medidas serão uma quantia em dólares, mas outras podem ser apenas um número. Estes valores podem ser convertidos num dólar com um pouco de esforço. Por exemplo, se souber a quantidade de tempo que será guardado por pessoa, multiplique o tempo pelo custo carregado da pessoa que está a fazer o processo. O resultado é o dólar que foi poupado.
Outra metodologia para definição de objetivos que pode utilizar é definir objetivos e resultados chave (OKRs). O objetivo é a visão geral que estás a tentar alcançar. O resultado-chave é a forma como vai medir o progresso relativamente a esse objetivo. Por exemplo, um objetivo pode ser "Aumentar a retenção na equipa de gestão contabilística", e o resultado principal pode ser "um aumento de 20 por cento na satisfação do trabalho medido pelo inquérito após lançamento da aplicação."
Retorno do investimento (ROI)
O cálculo da rentabilidade do investimento (ROI) é feito através da revisão do custo da construção da solução para garantir que o valor seja superior ao custo.
Em muitos casos, quando um utilizador empresarial está a resolver um problema, isto está a ser feito no seu tempo livre e não precisa necessariamente de ser contabilizado como um custo. No entanto, quando precisa determinar o ROI, é importante entender o tempo que levará a construir a solução. Para o ajudar a estimar isso, continue para a próxima secção, criando um plano de projeto.
Exemplo: medir o sucesso da solução de relatório de despesas
Para decidir os nossos objetivos, olhamos para o nosso objetivo do projeto:
Relatório de despesas: criar um processo que seja eficiente para os colaboradores e para o departamento de gestão contabilística, permite um acompanhamento orçamental mais rápido e reduz a nossa exposição em auditorias.
Podemos considerar um conjunto de medidas de sucesso importantes no nosso exemplo.
Inicialmente, considerámos acompanhar o número de relatórios de despesas que foram devolvidos para reformulação. No entanto, se a aplicação for construída para impor regras de negócio—como exigir um recibo para um valor superior a $75—o funcionário que submete o relatório de despesas não o poderá submeter até que forneçam o recibo, para que essa medida não seja muito significativa.
Uma das medidas que serão valiosas é poder acompanhar o tempo que um trabalhador demora a completar o seu relatório de despesas; afinal, baseamos as nossas economias de custos no facto de o utilizador poder passar de 1 hora a 20 minutos. Pode valer a pena acompanhar o tempo real que o utilizador está na aplicação para validar este número e reportar face ao mesmo.
Agora que o Nick e os outros gerentes são responsáveis pela aprovação dos relatórios de despesas, pode valer a pena saber quanto tempo demora entre o tempo que o relatório de despesas é apresentado pelo empregado até ao momento em que o Nick e os outros gerentes o aprovam. Acompanhar isto e ter os gestores cientes de que está a ser acompanhado, ajudará a melhorar este comportamento. As pessoas tendem a concentrar-se no que está a ser medido.
Os objetivos SMART que decidimos são:
Para pelo menos 80% dos relatórios de despesas, os criadores de relatórios de despesas não dedicam mais de 20 minutos a trabalhar ativamente na criação de relatórios.
Para pelo menos 90% dos relatórios de despesas, o tempo entre a apresentação do relatório e o registo de um pagamento no sistema financeiro é inferior a três dias úteis.
Até ao final deste ano, os gerentes de departamento acedem a um relatório semanal de orçamento que estará atualizado para todas as despesas uma hora após a sua aprovação.
No prazo de um mês após a disponibilização da solução, 100% dos relatórios de despesas utilizam o sistema digital.
O número de erros encontrados na auditoria semestral é reduzido em 50%.
Nota
Pode indicar-nos as suas preferências no que se refere ao idioma da documentação? Responda a um breve inquérito. (tenha em atenção que o inquérito está em inglês)
O inquérito irá demorar cerca de sete minutos. Não são recolhidos dados pessoais (declaração de privacidade).