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Avaliação do impacto ao negócio da automatização

Depois de ter implementado com sucesso a sua automatização, pode avaliar o seu impacto comparando os seus processos empresariais originais e o novo processo, utilizando as métricas de sucesso que definiu. Os resultados da sua automatização são armazenados durante 30 dias, durante os quais pode vê-los para analisar o número total de ações e execuções num dia.

Para ver análises de fluxos

  1. Aceda a Os meus fluxos.

  2. Selecione o fluxo que quer analisar.

  3. Selecione Análise.

    Análises para um fluxo.

  4. Selecione o separador Utilização.

    Utilização de um fluxo.

Obter o número de execuções de fluxos

O separador Utilização mostra quantas vezes num dia o fluxo foi utilizado para automatizar um determinado processo empresarial.

Para exportar dados de execução para uma folha de cálculo do Excel

  1. Passe o rato por cima do gráfico que mostra os dados que pretende exportar.

  2. Selecione Mais Opções.

  3. Selecione Exportar dados.

    Gráfico de execuções de fluxo.

  4. Selecione o formato de ficheiro que pretende (livro do Excel ou CSV).

  5. Selecione Exportar.

Obter a duração da execução de fluxo

Para ver a duração de cada execução de fluxo

  1. Aceda a Os meus fluxos.

  2. Selecione o fluxo que quer analisar.

  3. No histórico de execuções de 28 dias, selecione Todas as execuções.

  4. Se pretender exportar as informações, selecione Obter ficheiro .csv.

    Lista de histórico de execuções.

O ficheiro CSV inclui a hora de início e a hora de fim de cada execução. Pode utilizar o Excel para recalcular a duração e fazer análises adicionais (como encontrar a duração média). Para obter a duração em segundos, utilize a seguinte fórmula:

   (Célula Hora de fim da execução − Célula Hora de início da execução) × 24 × 60 × 60

Calcular a duração com o Excel.

Para obter a duração média, obtenha o número total de durações e divida-o pelo número de execuções (n.º de linhas).

Agora que tem o número de execuções e a duração das execuções, poderá descobrir quanto tempo a sua automatização poupou comparando-a com o processo manual anterior.

Cenário de exemplo

Vejamos o cenário do reembolso em dinheiro como um exemplo.

Exemplo de cenário do reembolso em dinheiro.

Anteriormente, a equipa de contabilidade de Abhay tinha de introduzir em códigos contabilísticos, introduzir transações e pós-transações no sistema contabilístico com base nas informações recebidas no e-mail de aprovação anexado ao relatório de despesas. Digamos que na fase de planeamento da automatização, Abhay mediu o tempo que isto demora e registou que demorou três minutos a procurar os dados bancários do empregado e mais cinco minutos para reembolsar o requerente do site bancário online.

Com base na análise de execuções de fluxo, Abhay pode ver que a automatização correu entre 91 a 110 vezes por dia, para uma média de 107 execuções.

Gráfico de tendências de execuções de fluxo.

A duração da automatização obtida é de 40 segundos, em média. Por conseguinte, o tempo reduzido por execução é:

   Tempo antes da automatização (3 minutos + 5 minutos) − tempo após a automatização (40 segundos) = 440 segundos

Comparação do antes e depois da automatização.

Como a automatização correu 3.226 vezes em 30 dias, o tempo total poupado é:

   Tempo reduzido (440 segundos) × número de execuções (3.226 vezes) = 1.419.440 segundos = 394,28 horas