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Exportar um relatório paginado para cada linha de uma tabela do Excel Online ou lista do SharePoint

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Com o Power Automate, pode automatizar a exportação e distribuição de relatórios paginados do Power BI para vários formatos e cenários suportados. Neste artigo, você usa um modelo do Power Automate para automatizar a configuração de exportações recorrentes de relatórios paginados únicos ou múltiplos. Você pode exportá-los em um formato desejado para cada linha em uma tabela do Excel Online ou lista do SharePoint Online. Pode distribuir o relatório paginado exportado para o OneDrive para trabalho ou escola ou para um site do SharePoint Online, ou enviá-lo por correio eletrónico através do Office 365 Outlook.

Screenshot that shows how to export a paginated report by using an Excel Online table.

Cada linha na sua tabela do Excel Online ou lista do SharePoint Online pode representar um único utilizador para receber um relatório paginado com base numa subscrição. Ou, em vez disso, cada linha pode representar um relatório paginado exclusivo que você deseja distribuir. Sua tabela ou lista requer uma coluna que especifica como distribuir um relatório, seja OneDrive, SharePoint Online ou Outlook. O fluxo Power Automate usa esta coluna em sua instrução Switch.

Procurando outros modelos do Power Automate para relatórios paginados do Power BI? Consulte Exportar relatórios paginados do Power BI com o Power Automate.

Pré-requisitos

Para acompanhar, certifique-se de que cumpre estes critérios:

  • Você pode publicar em Meu Espaço de Trabalho ou tem pelo menos uma função de Colaborador para qualquer outro espaço de trabalho.
  • Acesso aos conectores padrão no Power Automate, que vêm com qualquer assinatura do Office 365.
  • Se você estiver usando uma tabela do Excel Online, ela precisará ser formatada como uma tabela no Excel. Consulte Criar uma tabela para saber como.

Exportar um relatório paginado para cada linha de uma tabela ou lista

Nota

As etapas e imagens a seguir mostram a configuração de um fluxo usando o relatório paginado Exportar um Power BI para cada linha em um modelo de tabela do Excel Online. Você pode seguir as mesmas etapas para criar um fluxo usando o relatório paginado Exportar um Power BI para itens em um modelo de lista do SharePoint Online. Em vez de uma tabela do Excel Online, uma lista do SharePoint Online conterá as informações sobre como exportar o relatório paginado.

  1. Inicie sessão no Power Automate flow.microsoft.com.

  2. Selecione Modelos e procure relatórios paginados.

    Screenshot of Power Automate templates for Power BI paginated reports.

  3. Selecione Exportar um relatório paginado do Power BI para cada linha em uma tabela do Excel Online ou Exportar um relatório paginado do Power BI para itens em um modelo de lista do SharePoint Online. Certifique-se de que tem sessão iniciada no Excel Online, Power BI, OneDrive para trabalho ou escola, SharePoint Online e Office 365 Outlook. Selecione Continuar.

    Screenshot that shows the applications that the selected flow connects to.

  4. Para definir a Recorrência para o seu fluxo, selecione uma opção em Frequência e insira um valor de Intervalo desejado.

    Screenshot that shows where to select recurrence for your flow.

  5. (Opcional) Selecione Mostrar opções avançadas para definir parâmetros específicos de Recorrência, incluindo Fuso horário, Hora de início, Nestes dias, Nestas horas e Nestes minutos.

    Screenshot that shows the option to select advanced recurrence options.

  6. Na caixa Local, selecione OneDrive para trabalho ou escola ou o site do SharePoint Online onde sua tabela do Excel Online ou lista do SharePoint Online está salva. Em seguida, selecione a Biblioteca de Documentos na lista suspensa.

    Screenshot that shows where to select the location of the Excel Online table.

  7. Selecione o arquivo do Excel Online ou a lista do SharePoint Online na caixa Arquivo . Selecione o nome da tabela ou lista na lista suspensa na caixa Tabela .

    Select the Excel Online file and name of the table.

    Gorjeta

    Consulte Criar uma tabela para saber como formatar dados como uma tabela no Excel.

  8. Inicialize uma variável a ser usada para o nome do arquivo. Você pode manter ou modificar os valores padrão para Name e Value, mas deixar o valor Type como String.

    Screenshot that shows the Default output file name dialog box.

  9. Na caixa Espaço de trabalho, selecione um espaço de trabalho em uma capacidade reservada. Na caixa Relatório, selecione o relatório paginado no espaço de trabalho selecionado que você deseja exportar. Se você definir Inserir um valor personalizado na lista suspensa, poderá definir Espaço de Trabalho e Relatório como igual a uma coluna na tabela do Excel Online ou na lista do SharePoint Online. Essas colunas devem conter IDs de espaço de trabalho e IDs de relatório, respectivamente.

  10. Selecione um Formato de Exportação na lista suspensa ou defina-o como uma coluna na tabela do Excel Online que contém os formatos de exportação desejados. por exemplo, PDF, DOCX ou PPTX. Opcionalmente, você pode especificar parâmetros para o relatório paginado. Encontre descrições detalhadas dos parâmetros na referência do conector para a API REST do Power BI.

    Screenshot that shows the Export to File for Paginated Reports dialog box.

  11. Na caixa Valor, insira um nome para o relatório paginado depois de exportado. Certifique-se de inserir uma extensão de arquivo. Você pode defini-lo estaticamente, por exemplo .pdf, , .docxou .pptx. Ou defina-o dinamicamente selecionando a coluna na tabela do Excel correspondente ao formato de exportação desejado.

    Screenshot that shows where to select the name of the report and a file extension.

  12. Na seção Alternar, preencha a caixa Ativado com a coluna na tabela do Excel Online correspondente ao método de entrega desejado: OneDrive, SharePoint ou Email.

    Screenshot that shows the Switch section where you populate the On box with the column in your Excel Online table.

  13. Nas seções Caso, Caso 2 e Caso 3, insira os valores presentes na coluna da tabela do Excel Online selecionada na etapa anterior.

    Screenshot that shows where to enter values for Case, Case 2, and Case 3.

  14. No caso de guardar o relatório paginado no OneDrive, selecione o Caminho da Pasta onde deve ser guardado.

    Screenshot that shows the case where you're saving to OneDrive.

  15. No caso em que você está salvando seu relatório paginado no SharePoint Online, insira o Endereço do Site e o Caminho da Pasta onde ele deve ser salvo.

    Screenshot that shows the case where you're saving your paginated report to SharePoint Online.

  16. No caso de você enviar seu relatório paginado como um email via Outlook, preencha as caixas Para, Assunto e Corpo . Essas caixas podem conter conteúdo estático ou conteúdo dinâmico da sua tabela do Excel Online ou da lista do SharePoint Online. O Power Automate anexa automaticamente o seu relatório paginado a este e-mail.

    Screenshot that shows the case where you're sending your paginated report as an email via Outlook.

  17. Quando terminar, selecione Nova etapa ou Salvar. O Power Automate cria e avalia o fluxo e informa se encontra erros.

  18. Se houver erros, selecione Editar fluxo para corrigi-los. Caso contrário, selecione a seta para trás para visualizar os detalhes do fluxo e executar o novo fluxo.

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