Analisar os dados com modelos do Excel

 

Aplica-se A: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Esta funcionalidade foi introduzida na Atualização do CRM Online 2016 e no CRM 2016 (no local).

Está interessado em obter esta funcionalidade? Contacte o administrador do Dynamics 365 ou o suporte técnico.

O Microsoft Excel oferece formas poderosas de analisar e apresentar os seus dados do Dynamics 365. Com os modelos do Excel, pode criar e partilhar facilmente a sua análise personalizada com outras pessoas na sua organização.

Utilize os modelos do Excel para:

• Previsão de Vendas

• Gestão de Pipelines

• Classificação de Oportunidades Potenciais

• Planeamento do Território

• E muito mais…

Pode experimentar os modelos do Excel incluídos no Microsoft Dynamics 365 para obter uma vista rápida do tipo de análise possível.

Nota

Veja o seguinte vídeo: Criar documentos diretamente a partir do Dynamics CRM através de modelos do Word e do Excel (2:38)

Criar um novo modelo do Excel

Seguem-se os passos para criar um modelo do Excel.

Passo 1:Criar um novo modelo a partir de dados existentes

São dois os locais no Dynamics 365 onde poderá criar um modelo do Excel:

• Na página Definições. Vá para Definições > Modelos > Modelos de Documento > Novo(). Tem de ter permissões suficientes para aceder à página Definições, tais como Administrador de Sistema ou Personalizador de Sistema.

• A partir de uma lista de registos. Por exemplo, vá para Vendas > Oportunidades > As Minhas Oportunidades em Aberto. Na barra de menus, clique em Modelos do Excel > Criar Modelo do Excel.

  

É apresentada a página Criar modelo a partir de dados do Dynamics 365.

Selecionar os dados a incluir no modelo

1. Clique em Modelo do Excel.

2. Selecione uma entidade (tipo de registo) para incluir os dados do Dynamics 365 dessa entidade. As vistas que pode selecionar no campo seguinte dependem da entidade que selecionar.

3. Selecione uma vista.

4. Clique em Editar Colunas para adicionar, remover e ajustar as propriedades para as colunas a incluir no modelo.

5. Clique em Transferir Ficheiro para criar o ficheiro de modelo.

Aviso

Também pode transferir um modelo que não contém dados, exceto para as colunas associadas ao tipo de registo (entidade) utilizando Definições > Gestão de Dados > Modelos para Importar Dados. Para mais informações, consulte: Transferir um modelo para importação de dados.

Passo 2: Personalizar os dados no Excel

Abra o modelo criado recentemente no Excel para personalizar os dados.

Vamos percorrer um exemplo simples de personalização de um modelo Excel utilizando os dados de exemplo do Dynamics 365.

Personalização de exemplo dos dados de Oportunidades

1. Clique em Ativar Edição para permitir a personalização da folha de cálculo do Excel.

2. Adicione uma nova coluna e atribua-lhe o nome “Receita Prevista”.

   

3. Crie uma fórmula para a receita prevista. Não faça referência às células através dos respetivo endereços; opte por definir e utilizar os nomes.

   

4. Crie uma tabela e gráfico dinâmicos. Estes e outros passos de demonstração serão explicados numa atualização futura a este tópico.

   Coloque o conteúdo adicionado pelo utilizador acima ou à direita da lista de dados existente. Isto impede que o conteúdo seja substituído se adicionar novos dados no Dynamics 365 mais tarde e criar um novo modelo do Excel. Para mais informações, consulte: Procedimentos recomendados e considerações para utilizar modelos do Excel.

   

5. Guarde a folha de cálculo.

Está agora preparado para carregar o modelo do Excel para o Dynamics 365.

Passo 3: Carregar o modelo e a partilhar com outros utilizadores

Quando personaliza o modelo do Excel como pretende, pode carregá-lo para o Dynamics 365. O local de carregamento do modelo determina a sua disponibilidade.

Os administradores do Dynamics 365 podem utilizar a página Definições para carregar o modelo do Excel no Dynamics 365. Um modelo carregado em Definições está disponível para todos os utilizadores na sua organização do Dynamics 365.

Para administradores: Carregar o modelo do Excel no Dynamics 365

1. No Dynamics 365, vá para Definições > Modelos > Modelos de Documento.

2. Clique em Carregar Modelo.

3. Arraste o ficheiro do Excel para a caixa de diálogo ou navegue para localizar e carregar o ficheiro.

   

4. Clique em Carregar.

Os utilizadores não administradores podem carregar um modelo para utilização pessoal a partir de uma lista de registos.

Para os não administradores ou os administradores que pretendem criar um modelo pessoal: Carregar o modelo do Excel no Dynamics 365

1. No Dynamics 365, abra uma página com uma lista de registos, por exemplo, a lista de Oportunidades de Vendas. Vá para Vendas > Oportunidades > As Minhas Oportunidades em Aberto.

2. Na barra de menus, clique em Modelos do Excel > Criar Modelo do Excel.

3. Clique em Modelo do Excel > Carregar.

   

4. Arraste o ficheiro para a caixa de diálogo ou navegue para localizar e carregar o ficheiro.

5. Clique em Carregar.

Passo 4: Selecione quem pode utilizar o novo modelo

O acesso ao modelo do Excel criado recentemente depende da forma como o carregou e do acesso concedido ao direito de acesso. Certifique-se de que consulta Utilizar direitos de acesso para controlar o acesso aos modelos.

Se carregou o modelo a partir da página Definições

A página Informações para o modelo do Excel terá o seguinte aspeto.

Os modelos carregados a partir da página Definições estão disponíveis para todos os utilizadores na sua organização do Dynamics 365. Não são necessárias mais ações.

Se carregou o modelo a partir de uma lista de registos

A página Informações para o modelo do Excel terá o seguinte aspeto.

Os modelos carregados a partir de uma lista de registos estão disponíveis para o utilizador que carregou o modelo. Para partilhar o modelo com outros utilizadores, siga estes passos:

1. Na página Informações do modelo, clique em Partilhar.

2. Utilize a página Partilhar modelo de documento pessoal para partilhar o modelo do Excel com outros utilizadores e para definir as permissões.

Exportar e analisar dados com o novo modelo

O processo para utilizar um modelo do Excel tem o seguinte aspeto.

Passo 1: Selecionar uma entidade para analisar

No Dynamics 365, selecione uma entidade (tipo de registo) para analisar com o modelo do Excel que criou. Por exemplo, vá para Vendas > Oportunidades > As Minhas Oportunidades em Aberto. Foram adicionadas duas novas oportunidades desde que o modelo foi criado.

Passo 2: Exportar dados do Dynamics 365 através do novo modelo do Excel

Escolha o modelo do Excel que criou.

Este modelo foi criado a partir da página Definições, pelo que será apresentado no menu em Modelos do Excel. Se tivesse sido criado a partir de uma lista de registos, seria apresentado em Modelos do Excel Pessoais.

Se tiver o Microsoft Excel Online, poderá ver os dados no local numa janela do Excel no Dynamics 365. Caso contrário, ou se preferir criar o ficheiro do Excel, clique em Transferir <nome do modelo>.

Passo 3: Analisar os dados do Dynamics 365 no Excel

O que vê na folha de cálculo do Excel baseia-se em dois aspetos:

• Registos do Dynamics 365. A vista a partir da qual escolhe exportar determina os registos do Dynamics 365 que vê no ficheiro do Excel exportado. Por exemplo, se selecionou Oportunidades Fechadas, verá esses registos mesmo que tenha utilizado o modelo criado com As Minhas Oportunidades em Aberto.

• Colunas. O modelo que utilizou determina as colunas que aparecem na tabela no ficheiro do Excel exportado. Por exemplo, a vista Oportunidades Fechadas tem as seguintes colunas: Cliente Potencial, Estado, Receita Real e Data de Fecho Real. Mas se o modelo que utilizou se baseou nas As Minhas Oportunidades em Aberto, veria as colunas associadas a essa vista e qualquer filtragem de colunas efetuada quando criou o modelo.

Passo 4: Partilhar os resultados com outros utilizadores

Se estiver a utilizar o Excel, guarde uma cópia online ou no computador. Envie o ficheiro para outros utilizadores para análise e receber comentários.

Experimentar os modelos do Excel de exemplo

Estão incluídos quatro modelos do Excel no Microsoft Dynamics 365.

Os modelos do Excel de exemplo foram criados com um tipo de registo específico (entidade). Só poderá aplicar o modelo aos registos do mesmo tipo de registo.

Nome	Entidade
Gestão de Pipelines	Oportunidade (área Vendas)
Descrição Geral da Campanha	Campanha (área Marketing)
Estado do SLA dos Incidentes	Incidente (área Serviço)
Resumo do Incidente	Incidente (área Serviço)

Para aplicar um modelo do Excel de exemplo

1. Abra uma lista de registos com informações com o tipo de entidade que corresponde ao modelo de exemplo. Por exemplo, abra uma lista de oportunidades de vendas às quais aplicar o modelo de Gestão de Pipelines.

2. Clique em > Modelos do Excel e, em Modelos do Excel, selecione o modelo de exemplo.

3. Transfira o modelo ou abra-o em vez do Excel.

Nota

Pode exportar os modelos incluídos no Microsoft Dynamics 365, modificá-los e, em seguida, reimportá-los como novos modelos. Isto pode dar-lhe um avanço inicial na criação dos seus próprios modelos do Excel personalizados.

Procedimentos recomendados e considerações para utilizar modelos do Excel

Eis alguns aspetos que deve estar a par para criar e fazer o melhor uso dos modelos do Excel no Dynamics 365.

Testar os modelos do Excel

O Excel tem inúmeras funcionalidades. É aconselhável testar as suas personalizações para verificar se todas as funcionalidades do Excel funcionam conforme esperado nos seus modelos.

Gráficos dinâmicos e privacidade

Por predefinição, os dados no gráfico dinâmico não são atualizados quando é aberta uma folha de cálculo. Isto pode criar um problema de segurança se determinados dados do gráfico dinâmico não se destinarem a ser vistos pelos utilizadores com permissões insuficientes.

Considere o seguinte cenário de exemplo:

• Um administrador do Dynamics 365 cria um modelo com dados confidenciais em gráficos dinâmicos e carrega o modelo no Dynamics 365.

• Um representante de vendas que não deva ter acesso aos dados confidenciais no gráfico dinâmico utiliza o modelo para criar um ficheiro do Excel para efetuar a análise de dados.

O resultado. O representante de vendas poderá conseguir ver os dados do gráfico dinâmico, tal como carregados pelo administrador do Dynamics 365, incluindo o acesso às vistas para as quais o representante de vendas não tem permissões.

Além disso. O iOS não suporta a atualização dos dados dinâmicos e dos gráficos dinâmicos quando é utilizada a aplicação Microsoft Excel nos dispositivos iOS.

Recomendação. Os dados confidenciais não devem ser incluídos nas tabelas e gráficos dinâmicos.

Definir a atualização automática dos dados do gráfico dinâmico

Por predefinição, os dados do gráfico dinâmico não são atualizados automaticamente quando abre a folha de cálculo. Os gráficos normais são atualizados automaticamente.

No Excel, clique com o botão direito do rato no gráfico dinâmico e, em seguida, clique em Opções do Gráfico Dinâmico > Atualizar dados ao abrir o ficheiro.

Colocar novos dados

Se pretende adicionar conteúdo ao modelo do Excel, coloque os dados acima ou à direita dos dados existentes. Uma segunda opção é colocar o novo conteúdo numa segunda folha de cálculo.

Os modelos do Excel com imagens podem causar um erro

Se tentar analisar os dados do Dynamics 365 com um modelo do Excel com uma imagem nele guardado, poderá ser apresentado o erro seguinte: “Ocorreu um erro ao tentar guardar o livro. Por conseguinte, o livro não foi guardado.” Tente remover a imagem do modelo e recarregá-la no Dynamics 365.

Os modelos do Excel e a aplicação Office Mobile no Windows 8.1

Os modelos do Excel não serão abertos nos dispositivo Windows 8.1 com a aplicação Office Mobile. Receberá a mensagem de erro seguinte: “Recuperámos o máximo que conseguimos do seu documento, mas não poderá editá-lo. Tente abrir e reparar o documento no computador para corrigir o problema.”

Trata-se de um problema conhecido.

Utilizar nomes de colunas da tabela e nomes de intervalos nas fórmulas

Quando criar fórmulas do Excel, não utilize títulos de colunas ou números de células. Em vez disso, utilize os nomes de colunas da tabela e defina nomes para as células ou intervalos de células.

Utilizar direitos de acesso para controlar o acesso aos modelos

Os administradores do Dynamics 365 podem controlar o acesso aos modelos do Excel com alguma granularidade. Por exemplo, pode conceder aos representantes o acesso de Leitura mas não de Escrita a um modelo do Excel.

1. No Dynamics 365, clique em Definições > Segurança > Direitos de Acesso.

2. Selecione um direito e clique no separador Gestão de Negócio.

3. Selecione Modelo de Documento para definir o acesso aos modelos disponíveis para toda a organização. Selecione Modelo de Documento Pessoal para os modelos partilhados com os utilizadores individuais.

4. Clique nos círculos para ajustar o nível de acesso.

Para ver e eliminar modelos de documentos pessoais

Siga estes passos para eliminar modelos de documentos pessoais:

1. Clique em Localização Avançada ().

2. Para Procurar, selecione Modelos de Documentos Pessoais.

3. Clique em Resultados(!).

4. Selecione o modelo de documento pessoal a eliminar e clique em Eliminar ().

O modelo do Excel não é carregado no Microsoft Edge

Se o modelo do Microsoft Excel não for carregado no Dynamics 365 quando utiliza o Microsoft Edge como browser, atualize o Microsoft Edge e tente novamente.

Aviso de privacidade

Se utilizar o Microsoft Dynamics 365 (online), a exportação de dados para uma folha de cálculo estática cria uma cópia local dos dados exportados e armazena-a no seu computador. Os dados são transferidos do Dynamics 365 (online) para o seu computador através de uma ligação segura e não é mantida qualquer ligação entre a cópia local e o Dynamics 365 (online).

Quando exporta para uma folha de cálculo dinâmica ou uma tabela dinâmica, é mantida uma ligação entre a folha de cálculo do Excel e o Dynamics 365 (online). Sempre que uma folha de cálculo dinâmica ou uma tabela dinâmica for atualizada, será autenticado no Dynamics 365 (online) através das suas credenciais. Poderá ver os dados para os quais tem permissão de visualização.

A permissão para os utilizadores da sua organização exportarem dados para o Excel é determinada por um administrador através de direitos de acesso.

Consulte Também

Transferir um modelo para importação de dados
Utilizar modelos do Word no Dynamics 365