Configurar a página Configurações e Padrões do Quadro de Horários
Atualizado: fevereiro de 2009
Tópico modificado em: 2009-01-29
Toda organização possui diferentes critérios e padrões de controle de utilização. Por exemplo, algumas são regidas por leis trabalhistas que determinam que um número específico de horas seja trabalhado por dia. Isso significa que a organização deve examinar as opções de Configurações e Padrões do Quadro de Horários para escolher as opções mais apropriadas.
As Configurações de Tarefas e de Exibição determinam as opções para os usuários dentro da página Minhas Tarefas. As Configurações e Padrões do Quadro de Horários administram as opções de usuário na página Meus Quadros de Horários. As Configurações e Padrões do Quadro de Horários podem ser personalizados para uma organização antes dos integrantes da equipe da organização criarem os quadros de horários.
Execute as seguintes etapas para acessar a página Configurações e Padrões do Quadro de Horários:
Faça logon no Project Web Access como Administrador.
Clique em Configurações do Servidor.
Na seção Gerenciamento de Horas e Tarefas, clique em Configurações e Padrões do Quadro de Horários
A página Configurações e Padrões do Quadro de Horários contém as seguintes seções:
Exibição do Outlook. Opções para exibir diferentes tipos de trabalhos dentro da interface do Quadro de Horários do Outlook. O suplemento do Outlook é baixado em uma base por usuário e deve ser instalado para fornecer acesso ao usuário final. O tópico relacionado à página Minhas Tarefas contém mais informações sobre essas opções.
Tela do Project Web Access. Opções para exibir diferentes tipos de trabalhos no quadro de horários do PWA (Project Web Access).
Modo de Criação do Quadro de Horários Padrão. Opções para exibir Projetos, atribuições de tarefas de projetos ou nenhum item quando um quadro de horários é criado. O usuário final pode adicionar outros itens de linha de qualquer tipo.
Unidades de Coluna de Grade do Quadro de Horários. Opção que controla se as células da grade representam um dia ou uma semana.
Geração de Relatórios Padrão. Opção para relatar o trabalho real em horas ou dias. Também define quantas horas equivalem a um dia ou uma semana.
Limites de Geração de Relatórios por Hora. Parâmetro para limitar o número mínimo e máximo de horas que podem ser relatadas por quadro de horários ou por dia. O número máximo 999 representa as horas "ilimitadas" para o sistema do quadro de horários.
Diretivas do Quadro de Horários. Duas opções, uma para o relatório de tempo no futuro e outra para permitir que os usuários adicionem itens de linha que não estejam associados a um item de servidor do projeto já definido. Se for necessário apoiar regulamentos da DCAA , essas opções deverão ser desabilitadas.
Auditoria. Cria um arquivo de log no qual cada transação do quadro de horários salva é registrada pela auditoria.
Roteamento de Aprovação. Quando habilitada, essa opção evita que o usuário final selecione um Aprovador do Quadro de Horários diferente ao enviar os quadros de horários.
Exibição do Outlook.
As versões anteriores do Project Server contêm um recurso de integração do Outlook que permite aos membros da equipe analisar e gerar relatórios sobre as atribuições de tarefas do projeto de dentro do Outlook. No Microsoft Office Project Server 2007, o andamento ainda pode ser informado nas atribuições.
A inclusão de quadros de horários no recurso de Integração do Outlook é um novo recurso do Office Project Server 2007. Os usuários podem registrá-los e atualizá-los no quadro de horários do PWA.
As opções seguintes definem as informações que serão exibidas nos quadros de horários no Outlook, dependendo da necessidade corporativa:
Horas Reais e Horas Agendadas
Horas Reais, Horas Extras e Horas Agendadas
Horas Faturáveis, Não Faturáveis, Horas Extras e Horas Agendadas. Essa opção é ativada por padrão.
A terceira opção permite que os usuários obtenham as horas reais faturáveis e não faturáveis para o item de linha. As horas faturáveis consistem na quantidade de horas cobradas para o trabalho executado. As horas não-faturáveis compreendem a quantidade de horas que não são cobradas.
Exibição do Project Web Access.
Há uma opção para exibir e inserir as Horas Extras e as horas Não Faturáveis quando a utilização é controlada por um Quadro de Horários . Os membros da equipe podem selecionar a opção Mostrar/Ocultar Quadro de Horários ou Mostrar/Ocultar Trabalho Não Faturável no menu Ações do Quadro de Horários.
Com a opção de exibição do Project Web Access habilitada, o Quadro de Horários usa o controle de Horas Extras e Não Faturáveis padrão, enquanto o comando de alternância no menu de ações se mantém disponível. O comando de alternância é ativado por padrão nas configurações do servidor.
Quando a opção de exibição do Project Web Access Display não está habilitada, as ações de alternância para exibir e inserir as Horas Extras e as Horas Não Faturáveis de horas não estão disponíveis. Se a sua organização faz o rastreamento das horas extras ou do status do faturamento em uma granularidade maior que a fornecida, é recomendável que você substitua as Classificações Administrativas das classificações padrão das horas extras e das horas não faturáveis.
Modo de Criação do Quadro de Horários Padrão.
A opção Modo de Criação do Quadro de Horários Padrão define as informações padrão contidas no quadro de horários, no momento de sua criação. Na lista de Quadro de Horários, os membros da equipe podem escolher entre quatro tipos de Quadros de Horários para controlar sua utilização.
Criar com as Configurações Padrão. Esse Quadro de Horários exibe as categorias do Período Administrativo que estão marcadas como Exibir Sempre e a opção selecionada para o Modo de Criação do Quadro de Horários Padrão.
Criar com as Tarefas. Esse Quadro de Horários exibe as atribuições cujo andamento foi inserido ou onde o trabalho foi agendado sem ter sido executado.
Criar com os Projetos. Esse Quadro de Horários exibe os nomes de projeto atualmente ativos em que o usuário é um membro de equipe de projeto. O andamento é inserido, nesse caso, no nível mais elevado do projeto.
Não use a função de Preenchimento Automático. Esse Quadro de Horários está em branco.
O quadro de horários é preenchido automaticamente com as categorias de Período Administrativo marcadas como Exibir Sempre e pelas configurações do Modo de Criação do Quadro de Horários Padrão, a menos que o usuário selecione uma das outras opções descritas acima.
A página Configurações e Padrões do Quadro de Horários define o modo de preenchimento dos Quadros de Horários da organização. Os usuários ainda têm a capacidade de substituir os padrões.
Os usuários podem escolher entre as seguintes opções na página Configurações e Padrões do Quadro de Horários:
Atribuições de tarefa atual. Essa opção está habilitada por padrão. O Quadro de Horários contém tarefas administrativas e as atribuições das tarefas atuais dos recursos de todos os projetos para os quais foram atribuídas.
Projetos Atuais. O Quadro de Horários contém o período administrativo e uma lista de projetos ao qual o recurso é atribuído. Não há exibição de tarefas individuais. .
Sem preenchimento antecipado. Esse quadro de horários contém apenas o período Administrativo.
Unidades de Coluna da Grade do Quadro de Horários.
A opção Unidades de Coluna da Grade do Quadro de Horários determina as unidades a serem adotadas para o controle, Dias ou Semanas, para todos os tipos de quadro de horários. As unidades de controle do quadro de horários padrão são os dias.
Se a opção Semanas for especificada quando o Quadro de Horários for criado, cada coluna do Quadro de Horários representará o intervalo de sete dias. Se o Período do Quadro de Horários for superior a sete dias, este exibirá o período seguinte de sete dias. Por exemplo, se o período adotado for de 15 dias, serão criadas três colunas.
O modo pelo qual as datas para os títulos do período são calculadas e exibidas constituem um fator que depende do quadro de horários que o usuário estiver trabalhando no momento, de como os períodos foram definidos originalmente e da configuração do período padrão. O administrador usa o Período do Quadro de Horários para definir os dois últimos fatores.
Unidades de Relatório Padrão
A utilização é controlada em Horas ou Dias. Por padrão, as unidades do quadro de horários são definidas em horas.
Se as unidades do quadro de horários forem alteradas para Dias quando o quadro de horários estiver sendo criado, o trabalho planejado será exibido em dias. Quando o recurso insere um valor numérico, tal valor é interpretado como dias. Por exemplo, 0,5 equivale à metade do trabalho de um dia.
Uma outra opção de uso das Unidades de Relatório Padrão é o número de horas em um dia do quadro de horários padrão, e o número de horas em uma semana de trabalho do quadro de horários padrão. Em termos globais, cada empresa possui padrões diferentes. Alguns são regidos por leis trabalhistas, e essas opções devem ser definidas apropriadamente. É possível substituir adicionando o designador de unidade ao valor de tempo numérico; Por exemplo, 8 h = 8 horas e 8 d = 8 dias, independentemente da configuração do sistema.
Limites de Relatórios por Hora.
O Recurso de Limites de Relatório por hora permite que administradores do Project Web Access imponham restrições a valores válidos que podem ser inseridos no processo de controle de tempo. Zero é o valor mínimo e 998 é o máximo valor possível. O valor "999" é tratado de modo especial pelo sistema, como um valor máximo ilimitado. O administrador pode restringir ainda mais os valores da seguinte maneira:
Limite Máximo de Horas por Quadro de Horários. Esse valor é definido como 999 por padrão.
Limite Mínimo de Horas por Quadro de Horários. Esse valor é definido como 0 por padrão.
Limite Máximo de Horas por Dia. Esse valor é definido como 999 por padrão.
Se um valor inválido for inserido, será exibida uma mensagem de erro. O quadro de horários não poderá ser salvo ou enviado até que um valor válido seja inserido.
Diretivas do Quadro de Horários.
Duas diretivas do quadro de horários se aplicam a usuários para atender aos requisitos de contabilidade e normativos da organização. Ambos são habilitados por padrão na Exibição e Configurações do Quadro de Horários e devem ser desabilitados para as organizações que possuam requisitos para oferecer suporte aos procedimentos de controle de tempo da DCAA.
Permitir a geração de relatórios de tempo futuro. Com essa opção habilitada, os membros da equipe podem criar quadros de horários que se estendem além do período de quadro de horários atual.
Permitir itens de linha de quadros de horários não verificados. Com essa opção habilitada, os membros da equipe estão habilitados a adicionar novos itens de linha. No quadro de horários, o item de linha mostra a opção Não verificado para o nome do projeto. Isso significa que o item de linha não está associado a um plano de projeto ou uma atribuição. Se essa opção estiver desabilitada, o campo Digitar um nome para o novo item de linha de quadro de horários será removido da caixa de diálogo Adicionar Linhas. Os membros da equipe só poderão selecionar as atribuições existentes.
Auditoria
Em Office Project Server 2007, os Quadros de Horários são utilizados para controle e precisam ser compatíveis com as normas estabelecidas pela DCAA (Agência de Auditoria dos Contratos de Defesa), organização mantida pelo Departamento de Defesa dos EUA. A DCAA é uma organização que supervisiona o orçamento e os assuntos financeiros do governo dos Estados Unidos. As diretivas dessa organização determinam os procedimentos para cobrança e aquisição, incluindo a capacidade de auditorar as entradas trabalhistas em projetos do governo.
As organizações podem habilitar o recurso de Auditoria do Quadro de Horários para registrar as alterações dos quadros de horários salvas durante a criação, aprovação e ajustes. Isso é realizado pela opção Auditoria do Quadro de Horários Habilitada.
Quando a Auditoria do Quadro de Horários é habilitada, as transações do Quadro de Horários são armazenadas na tabela MSP_Timesheet_Actual_Audit no banco de dados ProjectServer_Published, onde os dados são recuperados para uma revisão de auditoria. Se essa opção for ativada durante o ciclo de vida do projeto, os registros se acumularão na tabela. O botão Limpar Log permite aos administradores do PWA descartar os registros da tabela MSP_Timesheet_Actual_Audit. Esta ação não remove os dados reais do projeto no quadro de horários. Os dados reais do projeto são armazenados na tabela MSP_Timesheet_Actuals.
Roteamento de Aprovações
Após os membros da equipe terem informado o andamento ou as alterações de suas atribuições por meio da página Tarefas em Microsoft Office Project Server 2003, essas alterações serão enviadas para aprovação à última pessoa que publicou as atribuições. Em Office Project Server 2007, o processo para atualizar as atribuições é semelhante, se apenas a Central de Tarefas for usada para atualizar o andamento da atribuição. No entanto, se o andamento for inserido para atribuições nos quadros de horários (já que os quadros de horários são usados principalmente para atualizar os trabalhos que não são do projeto), este andamento da atribuição deverá ser importado para a página Minhas Tarefas antes do andamento ser enviado para o Gerente de Projeto fazer a atualização no projeto.
A aprovação dos Quadros de Horários no Office Project Server 2007 segue um processo diferente do utilizado nas atualizações da tarefa ou da atribuição. Quando os membros da equipe enviam os quadros de horários, eles podem ser os aprovadores ou um membro da equipe pode escolher um aprovador a partir de um menu suspenso. O aprovador também pode ser atribuído pelo membro da equipe por meio da função Gerenciar Usuários. O aprovador poderá designar um Gerente de Quadro de Horários de segundo nível para aprovar os quadros de horários. Dependendo dos requisitos de aprovação dos quadros de horários de uma organização, os Quadros de Horários podem ser aceitos várias vezes antes chegarem ao aprovador final.
Há uma opção de Roteamento de Aprovação Fixo. Esta opção é selecionada na página Configurações e Padrões do Quadro de Horários, na seção Roteamento de Aprovação.
Quando o Roteamento de Aprovação Fixo está habilitado, os usuários podem enviar seu Quadro de Horários para o Gerente de Quadro de Horários diretamente designado (sem opção de menu suspenso para selecionar um aprovador) para aprovação final ou para o roteamento alternativo.
Essa opção é desabilitada por padrão. Os membros da equipe que apresentam Quadros de Horários podem envir o Quadro de Horários para o Gerente de Quadro de Horários ou selecionar em uma lista de alternativas os Aceitadores do Quadro de Horários. Essa lista contém os aprovadores que possuem a permissão global dos usuários habilitada para Aceitar os Quadros de Horários.
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