Salvar no SharePoint
É possível salvar uma pasta de trabalho do Excel que contenha dados do PowerPivot em um site do SharePoint que foi estendido para dar suporte ao acesso a dados PowerPivot. Após a publicação do arquivo, as permissões do SharePoint e as propriedades do documento determinarão como as outras pessoas exibirão e usarão a pasta de trabalho.
Este tópico contém as seguintes seções:
Antes de iniciar
Verificar as configurações de autenticação e atualização
Escolher um local para o arquivo
Salvar o arquivo no SharePoint
Publicar usando opções dos Serviços do Excel
Carregar uma pasta de trabalho PowerPivot a partir do SharePoint
Antes de iniciar
Para publicar pastas de trabalho do PowerPivot no SharePoint é necessário ter permissões suficientes, software e conhecimento de como preparar a pasta de trabalho para publicação.
Software de servidor
Para exibir as pastas de trabalho em um navegador, o servidor do SharePoint que você está usando deve ter o PowerPivot para SharePoint e os Serviços do Excel. Ambos os serviços são necessários para processar e renderizar pastas de trabalho do PowerPivot no SharePoint.
Às vezes, é possível identificar se você tem o software correto examinando as bibliotecas e os menus de contexto no site, mas talvez você precise perguntar ao administrador do SharePoint se o software de servidor necessário está instalado. Se o site incluir a Galeria do PowerPivot, o PowerPivot para SharePoint está instalado. Da mesma forma, se você puder abrir uma pasta de trabalho do Excel em uma janela do navegador sem precisar baixar o arquivo no aplicativo de área de trabalho do Excel, os Serviços do Excel estarão em execução no servidor do SharePoint.
Se você planejar agendar a atualização de dados automática para sua pasta de trabalho, verifique com o administrador do servidor se os provedores de dados que você usou para importar dados também estão disponíveis no servidor.
Permissões
Quando você salva um documento no SharePoint, as permissões do SharePoint determinam quem pode exibir, editar ou excluir seu trabalho. A tabela a seguir descreve quais permissões do SharePoint concedem direitos específicos para as pastas de trabalho que você publica:
Permissão |
Direitos |
|---|---|
Exibir |
Qualquer pessoa com permissão Exibir pode abrir a pasta de trabalho indo ao endereço da URL do arquivo. Além disso, a permissão Exibir também permitirá usar a pasta de trabalho como uma fonte de dados externa somente leitura para outras pastas de trabalho do Excel ou relatórios. |
Colaborar |
A permissão Colaborar é mais avançada porque transmite a permissão para adicionar, editar ou excluir documentos em uma biblioteca do SharePoint. Essa permissão é necessária para salvar um documento no SharePoint. Qualquer pessoa com permissões Colaborar pode baixar o arquivo para modificação no PowerPivot para Excel e, em seguida, salvá-lo novamente no SharePoint. |
Controle total |
O controle total inclui todas as permissões associadas a Colaborar, além da capacidade de criar ou gerenciar a lista ou biblioteca e desfazer um check-out. |
O acesso a qualquer site ou biblioteca do SharePoint é concedido por meio de permissões que um administrador ou proprietário de Site especifica para os grupos ou usuários individuais.
A maioria das pessoas tem permissões Exibir ou Colaborar. É possível informar quais permissões você tem, observando o menu Ações de Site no site do SharePoint. Se o único item no menu for Exibir Todo o Conteúdo do Site, você terá permissões Exibir e não será possível publicar arquivos nesse site do SharePoint. Se vir uma lista de itens mais longa ou vir Ferramentas de Biblioteca na faixa de opções, você terá permissões Colaborar.
Preparação da pasta de trabalho
Antes de publicar uma pasta de trabalho do Excel que contenha dados do PowerPivot, você deve seguir esta lista de verificação para preparar o documento:
Leia sobre como criar uma pasta de trabalho do PowerPivot que use informações de conexão que continuam funcionando depois da publicação do arquivo. Para obter mais informações, consulte Criar uma pasta de trabalho PowerPivot para SharePoint.
Entenda as considerações de segurança para publicar dados do PowerPivot no SharePoint. Para obter mais informações, consulte Proteger uma pasta de trabalho PowerPivot no SharePoint.
Aprimore a apresentação visual de uma pasta de trabalho do PowerPivot no SharePoint implementando estas sugestões:
Atribua nomes descritivos às planilhas do Excel. Os nomes das planilhas se tornam rótulos de página quando o documento é publicado na Galeria do PowerPivot.
Desative os elementos visuais não utilizados. Na janela do Excel, na área Mostrar da faixa de opções Exibir, desative Linhas de Grade, Barra de Fórmulas e Títulos.
Oculte as planilhas do Excel que estiverem vazias ou que não forem relevantes para o relatório. Na janela do Excel, clique com o botão direito do mouse na guia de uma planilha e selecione Ocultar Planilha.
Selecione a célula A1 antes de salvar e publicar a pasta de trabalho. Quando um arquivo publicado é aberto em uma janela do navegador, o foco é colocado na última célula ativa da pasta de trabalho. Colocando o cursor do mouse na célula A1, você garante que o canto superior esquerdo da planilha seja posicionado no canto superior esquerdo da janela do navegador.
Ao publicar no SharePoint, você pode escolher quais objetos mostrar ou ocultar na pasta de trabalho. Para obter mais informações, consulte Publicar usando opções dos Serviços do Excel, neste tópico.
Verificar as configurações de autenticação e atualização
Para obter melhores resultados, use as configurações padrão do Excel para autenticação e atualização de dados.
Verificar a autenticação do Windows
Por padrão, o Excel especifica a Autenticação do Windows de forma que a identidade da pessoa que está exibindo a pasta de trabalho seja usada ao acessar dados PowerPivot. A manutenção da configuração padrão permite que o software de servidor PowerPivot capture informações precisas sobre quem está usando pastas de trabalho PowerPivot, permitindo que você colabore melhor com os colegas que estão usando seus dados. Se você especificar Nenhum ou uma ID do SSS (Serviço de Repositório Seguro), serão registrados dados de uso da pasta de trabalho da conta de usuário autônoma dos Serviços do Excel (ou da ID do SSS) em vez de uma pessoa real da sua organização.
No Excel, na faixa de opções Dados, clique em Conexões.
Clique em Propriedades.
Clique em Definição.
Clique em Configurações de Autenticação.
Verifique se a opção Autenticação do Windows está selecionada e clique em OK.
Especificar configurações de controle de atualização
As configurações de controle de atualização podem afetar a maneira como você visualiza uma pasta de trabalho PowerPivot na biblioteca da Galeria PowerPivot. Por exemplo, se a pasta de trabalho usar a propriedade atualizar ao abrir, e os Serviços do Excel estiverem configurados para emitir um aviso para operações de atualização de dados, você verá uma imagem em miniatura do aviso de atualização de dados do Excel em vez de uma imagem de visualização do documento.
No Excel, na faixa de opções Dados, clique em Conexões.
Clique em Propriedades.
Em Uso, em Controle de Atualização, marque ou desmarque a caixa de seleção Atualizar dados ao abrir o arquivo com base nas recomendações a seguir. As recomendações variam de acordo com a maneira como o dados PowerPivot são acessados:
Acesso a dados |
Recomendação de controle de atualização |
|---|---|
Inserido na pasta de trabalho (cenário mais comum) |
Desmarque a caixa de seleção Atualizar dados ao abrir o arquivo. Como todos os dados são inseridos, a atualização cada vez que você abrir a pasta de trabalho será desnecessária. |
Armazenados como uma fonte de dados externa (por exemplo, se você configurar uma conexão de dados externa com uma pasta de trabalho PowerPivot em vez de importar seus dados) |
Marque a caixa de seleção Atualizar dados ao abrir o arquivo. Como os dados estão em outro local, você deseja que a atualização ocorra para obter todas as alterações recentes dos dados. Para permitir a geração de imagem de visualização, solicite que o administrador do SharePoint a personalize a configuração do Aviso de atualização nos Serviços do Excel. Para obter mais informações, consulte Criar um local confiável para sites do PowerPivot na Web. |
Operações de atualização de dados do servidor (aplica-se a pastas de trabalho PowerPivot que você salva no SharePoint e agenda para atualização de dados PowerPivot). |
Marque a caixa de seleção Atualizar dados ao abrir o arquivo. Como a atualização de dados está agendada para essa pasta de trabalho, o PowerPivot habilitará automaticamente a propriedade Atualizar dados ao abrir o arquivo, nessa pasta de trabalho, para garantir que o cache da Tabela Dinâmica seja substituído por dados mais recentes. Se a caixa de seleção for desmarcada, ela será marcada automaticamente quando você salvar a pasta de trabalho novamente no SharePoint. |
Escolher um local para o arquivo
Os documentos compartilhados em um site costumam ser mantidos em uma biblioteca de documentos. Documentos Compartilhados é a biblioteca de documentos mais comum, mas um site do SharePoint que tenha o PowerPivot para SharePoint geralmente terá a Galeria do PowerPivot que oferece visualização, exibições de bibliotecas personalizadas, além de acesso fácil a agendas de configuração de atualização de dados para a pasta de trabalho. Para obter mais informações sobre a Galeria do PowerPivot, consulte Usar pastas de trabalho PowerPivot no SharePoint.
Você deve escolher um servidor do SharePoint que tenha o PowerPivot para SharePoint. Se você publicar em um servidor que não tenha o software de servidor PowerPivot, os dados não serão carregados quando você abrir o documento de uma biblioteca.
É possível escolher Documentos Compartilhados, Galeria do PowerPivot ou qualquer outra biblioteca de documentos para armazenar a pasta de trabalho. Para usar esses locais, você deve saber o endereço URL da Web da biblioteca. Em um site do SharePoint padrão, os endereços URL da Web dessas bibliotecas são os seguintes:
http://<nome do servidor>/Shared%20Documents
http://<nome do servidor>/PowerPivot%20Gallery
Para localizar o endereço URL da Web de qualquer biblioteca, clique com o botão direito do mouse em um documento na biblioteca e escolha Propriedades. Endereço (URL) mostra o caminho do SharePoint até o documento. Use o mouse para selecionar a URL inteira. Às vezes, as URLs longas podem estar parcialmente ocultas na exibição.
É mais provável que você precise editar a URL antes de usá-la. Especificamente, se a URL incluir propriedades de visualizador e origem, você deverá remover essas propriedades para obter um local utilizável que consista em nomes de servidor, site e biblioteca. Por exemplo, dada a seguinte URL, você pode derivar o caminho da URL real mantendo a parte em negrito e excluindo o restante: http://Contoso/Sales/_layouts/xlviewer.aspx?id=/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx&Source=http%3A%2F%2FContoso%2FPowerPivot%2520Gallery%2FForms%2FAllItems%2Easpx&DefaultItemOpen=1. Com base na propriedade da URL, o caminho real que você deve usar para fins de publicação será 'http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx', se você estiver publicando o arquivo ContosoSales.xlsx, ou apenas 'http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery', se desejar apenas o site e a biblioteca.
Ao escolher um local, selecione uma biblioteca que esteja disponível para as pessoas com quem você deseja compartilhar a pasta de trabalho. Convém solicitar permissões para a biblioteca ou o documento para garantir a disponibilidade da pasta de trabalho. Para obter mais informações, consulte Proteger uma pasta de trabalho PowerPivot no SharePoint.
Salvar o arquivo no SharePoint
Salve o arquivo.
Clique na guia Arquivo.
No menu Arquivo, clique em Salvar e Enviar.
Clique em Salvar no SharePoint.
Selecione um site em Locais Recentes ou em Locais, ou selecione Procurar um local para procurar um site para a biblioteca que você deseja usar.
Clique em Salvar como.
Na caixa de diálogo Salvar como, em Nome do arquivo, digite um nome para o arquivo se você estiver usando um local existente. Ou, se você escolher Procurar um local, digite toda ou parte da URL de um site do SharePoint. Se você digitar uma parte do endereço da URL, como http://<nome do servidor>, clique em Salvar para abrir uma conexão com o servidor que você especificou e, em seguida, procure o site para a biblioteca que você deseja usar. Para obter exemplos de uma URL do SharePoint, consulte Escolher um local para o arquivo, neste tópico.
.gif "Instantâneo da caixa de diálogo Salvar como do Excel")
Clique em Salvar para publicar a pasta de trabalho na biblioteca.
Em uma janela do navegador, verifique se o documento é exibido na biblioteca. Documentos recém-publicados aparecerão na lista. As configurações da biblioteca determinam onde o documento aparece (por exemplo, classificado em ordem crescente por data, ou alfabeticamente por nome). Convém atualizar a janela do navegador para exibir as adições mais recentes.
Publicar usando opções dos Serviços do Excel
O Excel 2010 inclui opções para selecionar planilhas ou objetos específicos, inclusive Tabelas Dinâmicas e Segmentações de Dados. Lembre-se de que os objetos nomeados selecionados só afetam a visualização de dados na pasta de trabalho. Todas as tabelas, linhas e colunas na fonte de dados PowerPivot subjacente são incluídas na pasta de trabalho quando você o salva no SharePoint. Para obter mais informações, consulte Proteger uma pasta de trabalho PowerPivot no SharePoint.
Na guia Arquivo, clique em Salvar e Enviar e clique em Salvar no SharePoint.
Clique em Opções de Publicação no canto superior direito da página.
Em Opções de Publicação, na guia Mostrar, selecione planilhas ou itens individuais na pasta de trabalho.
Na guia Parâmetros, selecione quais parâmetros você deseja publicar. A guia Parâmetros em Opções de Publicação permite escolher quais Segmentações de Dados serão exibidas na pasta de trabalho publicada.
Clique em OK.
Clique em Salvar como.
Na caixa de diálogo Salvar como, em Nome do arquivo, digite um nome para o arquivo se você estiver usando um local existente. Ou, se você escolher Procurar um local, digite todo ou parte do endereço de uma URL do SharePoint, como http://<nome do servidor> e, em seguida, clique em Salvar para abrir uma conexão com o servidor que você especificou.
Clique em Salvar.
Carregar uma pasta de trabalho PowerPivot a partir do SharePoint
Outra abordagem para adicionar uma pasta de trabalho do PowerPivot é carregá-la do site do SharePoint. Use esta abordagem se você desejar começar pelo SharePoint.
Em um site do SharePoint, abra uma biblioteca de documentos.
Em Ferramentas de Biblioteca, clique em Documentos.
Em Carregar Documento, clique em Carregar Arquivo.
Navegue até o local do arquivo .xlsx salvo e selecione-o.
Clique em Salvar.
O arquivo é carregado no site do SharePoint e aparece na pasta. Talvez seja necessário clicar no botão de atualização do navegador para visualizá-lo. Agora ele pode ser aberto no SharePoint. Você pode informar às pessoas onde o arquivo está fornecendo o endereço da URL do arquivo.