Etapa 3: Tamanho da audiência de escopo e determinar preferências de público

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Saiba mais sobre as necessidades e preferências do seu público-alvo antes de começar a planejar sua estratégia de comunicação. Considere quem precisa das informações que você está comunicando e a melhor maneira de alcançá-las. Escopo o tamanho do seu público-alvo e, em seguida, determine os canais certos para comunicações.

Práticas recomendadas ao analisar o público-alvo

  • Estimar o tamanho do seu público-alvo
    Saiba o tamanho geral do público-alvo para que você possa escolher as ferramentas e os métodos certos para alcançá-los. Por exemplo, algumas opções de evento ao vivo têm uma capacidade máxima de 25.000 pessoas.
  • Entender onde seu público geralmente obtém informações
    É melhor atender usuários em aplicativos que eles já estão usando para fazer o trabalho. Por exemplo, se o público-alvo for trabalhadores de linha de frente que geralmente usam o Microsoft Teams, você deseja ter certeza de que sua comunicação será compartilhada e poderá ser exibida no Teams.
  • Saiba mais sobre como seu público-alvo normalmente se comunica
    Alguns públicos não podem participar de um evento ao vivo ou watch uma gravação de evento para que métodos de comunicação alternativos sejam necessários. Por exemplo, se seu público-alvo for trabalhadores remotos que recebem principalmente notícias no SharePoint, você pode decidir postar apenas notícias no SharePoint e, em seguida, promover notícias em Viva Engage e Teams para o resto da organização.
  • Público-alvo específico usando grupos do Microsoft 365
    Organize seu público-alvo em Grupos do Microsoft 365. É provável que os usuários estejam em mais de um grupo. Isso torna muito mais fácil enviar mensagens de email e usar ferramentas como direcionamento de audiência no SharePoint.

Comece entendendo o ambiente de trabalho do público-alvo e as preferências do dispositivo

O tamanho do público-alvo ajuda você a reduzir possíveis soluções de comunicação em combinação com considerações sobre como, quando e onde seu público obtém trabalho. As comunicações corporativas devem ter como objetivo atender aos trabalhadores onde estão e facilitar o envolvimento e a participação. Tenha em mente que um determinado indivíduo em sua organização pode estar em mais de um grupo.

Trabalhadores de linha de frente

Os trabalhadores da linha de frente são membros da equipe que não se sentam em uma mesa ou na frente de um computador de área de trabalho durante a maior parte de seu trabalho. Esse público inclui profissionais de saúde, trabalhadores de fábrica, pessoal de varejo, equipes de vendas e equipes de suporte.

  • Esse público-alvo provavelmente está usando seu dispositivo móvel na maior parte do tempo para fazer o trabalho
  • As comunicações precisam ser concisas, fáceis de acessar e visualmente envolventes
  • É improvável que esse público possa participar de um evento de uma só vez, portanto, você deve planejar gravar e compartilhar o evento em uma postagem de notícias ou email
  • Considere usar Viva Connections para criar uma experiência de comunicação envolvente que ajude as organizações a se manterem conectadas

Trabalhadores no escritório

Os trabalhadores no escritório normalmente se sentam em uma mesa e usam um computador para a maioria de seu trabalho em uma configuração de escritório tradicional. Os trabalhadores no escritório podem não trabalhar no escritório todos os dias, e podem até trabalhar em mais de um escritório.

  • Esse público-alvo provavelmente usará um dispositivo de área de trabalho na maior parte do tempo, mas pode fazer certas reuniões em um dispositivo móvel
  • Este é o único público que poderia participar de um evento presencial, mas os horários variam

Audiências remotas

O público remoto não funciona em um local centralizado do escritório e pode até mesmo trabalhar em sua casa. Esse público-alvo inclui funcionários em tempo integral, fornecedores e trabalhadores contratados, como funcionários, agências, consultores e outras funções em que a maioria dos trabalhos ocorre em uma mesa ou na frente de um computador.

  • Esse público-alvo usa uma combinação de dispositivos, mas o primário usa um dispositivo de área de trabalho
  • Audiências remotas são bons candidatos para eventos ao vivo, Q&A moderados e chats ao vivo em Viva Engage ou Microsoft Teams, já que a maioria das pessoas pode participar juntas
  • Audiências remotas são mais propensas a sofrer de fadiga da reunião e olhar para uma tela na maior parte do dia, então comunicações diversificadas que não exigem uma câmera ou tela de área de trabalho são ideais

Audiências híbridas

A maioria das organizações consiste em vários públicos e planeja a comunicação para um público híbrido. O público híbrido é uma mistura de audiências. Misturas comuns são trabalhadores remotos e trabalhadores no escritório e trabalhadores no escritório e trabalhadores de linha de frente. Algumas organizações podem ter trabalhadores de linha de frente, trabalhadores no escritório e trabalhadores remotos. Em alguns cenários, você pode estar tentando alcançar um público semelhante, mas eles funcionam em diferentes fusos horários ou locais, o que também os torna um público híbrido.

  • A comunicação híbrida precisa ser especialmente inclusiva para acomodar outros horários de trabalho, acesso à Internet, idiomas e fusos horários
  • Considere usar mais de um canal ou método de comunicação para alcançar membros da equipe com estilos de trabalho diferentes
  • Criar canais de comentários que permitem que as pessoas participem de conversas, compartilhem sua perspectiva e rede com outras pessoas

Em seguida, escopo do tamanho do seu público-alvo

Entender o tamanho do público-alvo ajuda você a reduzir quais aplicativos do Microsoft 365 ajudam você a alcançar suas metas. Depois de determinar seu público-alvo, você pode usar um - ou uma combinação de métodos - para compartilhar notícias, anúncios e muito mais.

Exemplo de audiência Tamanho Aplicativos e métodos potenciais
Equipes, funções, regiões, departamentos e projetos específicos 300 a 20.000 Enviar um email
Publicar notícias do SharePoint
Postar em um canal do Teams
Agendar uma reunião do Teams
Postar em uma comunidade Viva Engage
Hospedar um evento ao vivo do Teams
Hospedar um evento ao vivo Viva Engage
Departamentos ou regiões inteiras 5.000 a 20.000 Tudo isso, além de:

Stream canal ou evento ao vivo no Stream
Todos os funcionários Até 25.000 Tudo isso, além de:

Use Viva Connections para trazer notícias, eventos e ferramentas para um só lugar
25.000 a 100.000 Eventos ao vivo do Microsoft 365*
Publicar notícias do SharePoint
Enviar um email
*Eventos ao vivo com até 100.000 participantes podem ser planejados por meio do programa de assistência a eventos ao vivo do Microsoft 365

Considerações para grandes públicos

Saiba mais sobre considerações à medida que você mira o tamanho do público-alvo. Públicos pequenos são diretos e de risco relativamente baixo quando se trata de proteção de dados e durabilidade do conteúdo. À medida que o tamanho da audiência aumenta, os riscos e considerações também aumentam, como acessibilidade, opções multilíngues e segurança de dados.

Acessibilidade

A acessibilidade é importante para todas as organizações e especialmente para as comunicações corporativas. Garantir que o conteúdo seja acessível beneficia a todos. A acessibilidade inclui garantir que o conteúdo no SharePoint possa ser facilmente consumido, limitando o ruído em segundo plano em reuniões do Teams, ativando legendas na tela para eventos ao vivo e muito mais. Saiba mais sobre acessibilidade e aplique aprendizados para atender às necessidades de seus públicos:

Opções multilíngues

Parte de garantir que o conteúdo esteja acessível é saber quando o conteúdo deve estar disponível em mais de um idioma. Isso é especialmente importante para comunicações que abrangem mais de uma região e país.

Proteção e conformidade de dados

O compartilhamento de informações confidenciais e documentos com grandes públicos sempre impõe riscos de dados. A Microsoft tem muitas ferramentas que ajudam a proteger dados, evitar perda de dados e garantir que as pessoas certas tenham acesso certo às informações. Examine como classificar sites e documentos do SharePoint, compartilhamento de convidados e como configurar equipes e canais na Microsoft para conversas que incluam dados confidenciais ou confidenciais.

Por fim, aprenda a direcionar conteúdo, conversas e eventos para públicos específicos

Independentemente do aplicativo que você optar por conduzir suas comunicações, há mais serviços do Microsoft 365 que podem ser usados para garantir que o conteúdo certo chegue ao público-alvo certo.

Organizar e criar Grupos do Microsoft 365

Planejar e organizar Grupos do Microsoft 365 em diferentes públicos com base na função, região, departamento e divisão será útil ao produzir e iniciar comunicações corporativas. A maioria dos aplicativos depende de Grupos do Microsoft 365 para direcionar conteúdo, por exemplo, email no Outlook, reuniões virtuais no Teams, permissões para sites do SharePoint e muito mais.

Saiba mais sobre como gerenciar Grupos do Microsoft 365 e como criar Grupos do Microsoft 365.

Usar o direcionamento de audiência no SharePoint

Para comunicação que ocorre no SharePoint, você tem acesso a um recurso chamado direcionamento de audiência. O direcionamento de audiência ajuda o conteúdo mais relevante a chegar aos públicos certos. Ao habilitar o direcionamento de audiência, o conteúdo específico é priorizado para públicos específicos usando Grupos do Microsoft 365 por meio de web parts do SharePoint, bibliotecas de páginas e links de navegação.

Captura de tela do recurso de direcionamento de audiência na navegação do site do SharePoint.

O direcionamento de audiência pode ser aplicado a muitos componentes no SharePoint e pode ser especialmente útil:

Em seguida

Etapa 4:Introdução ao planejamento para seu cenário