Planejar a política de gerenciamento de informações no SharePoint Server 2013
APLICA-SE A:
2013 2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint no Microsoft 365
Uma política de gerenciamento de informações é um conjunto de regras para um tipo de conteúdo. Cada regra de uma política é um recurso de política. Por exemplo, um recurso de política de gerenciamento de informações pode especificar por quanto tempo um tipo de conteúdo deve ser retido, ou poderia fornecer auditoria de documentos. Políticas de gerenciamento de informações permitem controlar quem pode acessar suas informações organizacionais, o que pode ser feito com elas, e por quanto tempo as informações devem ser mantidas.
Política de gerenciamento de informações e recursos de política
Observação
Neste artigo, o termo política refere-se à política de gerenciamento de informações, a menos que especificado em contrário.
As políticas podem ser implementadas para ajudar uma organização a cumprir com os requisitos legalmente obrigatórios, como a necessidade de manter registros. Por exemplo, uma política de Recursos Humanos, utilizada em uma organização para garantir que os registros de funcionários são manipulados em conformidade com as diretrizes legalmente recomendadas, pode incluir os seguintes recursos de política:
Auditoria, para gravar a edição e histórico de visualização de cada um dos documentos relacionados com o empregado.
Retenção, para garantir que o conteúdo do trabalho em andamento não é mantido por um tempo desnecessariamente longo.
Restrições de impressão, para assegurar que os documentos confidenciais relacionados aos funcionários sejam impressos apenas em impressoras seguras. Tenha em atenção que este é um exemplo de uma funcionalidade de política personalizada que tem de ser implementada com o modelo de objeto do SharePoint Server ou obtida a partir de um fornecedor de software de terceiros.
As funcionalidades de política são implementadas como programas que são executados no SharePoint Server. Eles podem ser ativados e configurados por um administrador de servidor e, quando são ativados, podem ser usados pelos administradores do site para definir políticas. O SharePoint Server inclui funcionalidades de política para o ajudar a gerir os seus conteúdos. Ao utilizar o modelo de objetos do SharePoint Server, pode estruturar e instalar funcionalidades de política personalizadas que satisfaçam necessidades empresariais exclusivas.
Quando a sua organização utiliza aplicações cliente do Office juntamente com o SharePoint Server, as políticas são impostas tanto no servidor como nas aplicações cliente. Isso é feito de forma transparente; recursos de políticas que se aplicam a um documento estão descritos em uma declaração da política que está associada com o documento, e aplicativos de políticas conscientes impedir os usuários de fazer tarefas que violam a política do documento
Para implementar uma política, associe-a com os tipos de conteúdo, bibliotecas ou listas em sites.
É possível associar uma política com uma biblioteca, lista ou tipo de conteúdo das seguintes formas::
Recursos de política associados com a política do Conjunto de Sites e, em seguida, associar essa política com um tipo de conteúdo ou a uma lista ou biblioteca. O site de nível superior de um conjunto de sites inclui uma galeria de Políticas do Conjunto de Sites, onde os administradores do site de nível superior podem criar novas políticas. Após a criação de uma política de Conjunto de sites, é possível exportá-la s para que os administradores de outros conjuntos de sites pode importá-lo para suas galerias de políticas de Conjunto de Sites. Isso permite padronizar as políticas de toda a organização.
Quando uma política de Coleção de Sites está associada a um tipo de conteúdo e esse tipo de conteúdo está associado a uma lista ou biblioteca, o proprietário da lista ou biblioteca não pode modificar a política coleção de sites na lista ou biblioteca. Isto garante que as políticas atribuídas a um tipo de conteúdo são impostas em cada nível da hierarquia do site.
Associar um conjunto de recursos de política diretamente com um tipo de conteúdo e, em seguida, acrescentar esse tipo de conteúdo para uma ou mais listas ou bibliotecas.. Para garantir que uma política que é criada utilizando esse método será utilizada em todo o conjunto de sites, associe a mesma a um tipo de conteúdo na galeria Tipo de Conteúdo de Sites, do conjunto de sites de nível superior. Em seguida, todos os itens desse tipo de conteúdo no conjunto de sites, e cada item de um tipo de conteúdo que herda o tipo de conteúdo original, terá a política. Ao utilizar esse método de associação de uma política com um tipo de conteúdo,é mais difícil reutilizar a política em outros conjuntos de sites, porque as políticas criadas pelo uso deste método não podem ser exportadas.
Observação
Para controlar de forma mais rígida quais as políticas estão sendo utilizadas em um conjunto de sites, os administradores dos conjuntos de sites podem desativar a capacidade de definir recursos de política diretamente em um tipo de conteúdo. Ao configurar recursos de política em um tipo de conteúdo que seja restrito, os projetistas de tipo de conteúdos só podem associar as políticas da galeria Políticas do Conjunto de Sites com tipos de conteúdo.
Associar um conjunto de recursos de política diretamente com uma lista ou biblioteca. É possível utilizar este método, apenas se a lista ou biblioteca não oferecer suporte a diversos tipos de conteúdo. Este método de criação de política é útil apenas para uma política estritamente definida, que se aplica a uma única lista ou biblioteca..
Observação
Para controlar de forma mais rígida quais políticas estão sendo utilizadas em um conjunto de sites, os administradores dos conjuntos de sites podem desativar a capacidade de definir recursos de política diretamente em uma biblioteca. Ao configurar recursos de política em um tipo de conteúdo que seja restrito, os projetistas de tipo de conteúdos só podem associar as políticas da galeria Políticas do Conjunto de Sites com bibliotecas.
Integração de políticas de gerenciamento de informações com os aplicativos do sistema Office
As políticas de gestão de informações do SharePoint Server são expostas em aplicações cliente do Office. Ao configurar uma política de gerenciamento de informações no servidor, é possível gravar uma declaração da política que informa aos profissionais da informações sobre as políticas aplicadas sobre os documentos. Por exemplo, a declaração da política pode indicar que um documento será excluído após um determinado momento ou que ele contém enforna=mações confidenciais que não devem ser divulgadas fora da empresa. A declaração pode até mesmo fornecer um nome de contato, se o profissional da informação precisar de mais informações sobre a política..
As funcionalidades de política personalizada podem ser integradas em aplicações cliente do Office. No entanto, tem de implementar comportamentos específicos de políticas que pretende que estejam disponíveis a partir de aplicações cliente do Office e tem de dar aos utilizadores uma forma de instalar estes comportamentos nos respetivos computadores cliente através de mecanismos como suplementos para os disponibilizar a partir de aplicações cliente do Office. Por exemplo, se você implementar um recurso de política personalizada que restrinja as impressoras que podem ser utilizadas para imprimir um tipo de conteúdo, você deve fornecer um suplemento personalizado para aplicativos clientes do Microsoft Office para impor a restrição a partir desses aplicativos.
Funcionalidades de política disponíveis no SharePoint Server
Esta secção descreve as funcionalidades de política incluídas no SharePoint Server.
Retenção A funcionalidade Política de retenção permite-lhe definir fases de retenção, com uma ação que ocorre no final de cada fase. Por exemplo, você pode definir uma política de retenção de dois estágios em todos os documentos em uma biblioteca específica que exclui todas as versões anteriores do documento um ano após o mesmo ser criado, e confirma que o documento seja um registro de cinco anos após sua criação.
As ações que podem ocorrer no final de um estágio incluem o seguinte:
Mover o item para a Lixeira
Excluir permanentemente o item
Transferir o item para outro local
Iniciar um fluxo de trabalho
Pular para a próxima fase
Declarar o item a ser um registro
Excluir todos os rascunhos anteriores do item
Excluir todas as versões anteriores do item
Auditoria A funcionalidade Política de auditoria regista eventos e operações que são efetuados em documentos e itens de lista. É possível configurar Auditoria para eventos de log como o seguinte:
Editar um documento ou item
Visualizar um documento ou item
Verificar detalhadamente um documento
Alterar as permissões para um documento ou item
Excluir um documento ou item
Etiquetagem A funcionalidade Política de etiquetagem especifica uma etiqueta para associar a um tipo de documento ou item de lista. As etiquetas são áreas de texto pesquisáveis que o SharePoint Server gera com base nas propriedades e formatação que especificar. Por exemplo, em um escritório de advocacia, um documento relacionado a uma questão jurídica pode incluir um rótulo que contém os nomes dos clientes, o número do processo, e o advogado designado para o assunto. Os rótulos são úteis especialmente em versões impressas de documentos, como uma forma de exibir as propriedades do documento em cópias impressas. Junto com o uso de rótulos para documentos, é possível associar um rótulo a um item da lista e incluir esse rótulo em visualizações da lista.
Observação
A funcionalidade de política de etiquetas foi preterida e não deve ser utilizada no SharePoint Server 2013 ou no SharePoint Server 2016.
Código de barras A funcionalidade política código de barras permite-lhe controlar cópias físicas de um documento ao criar um valor de identificador exclusivo para um documento e inserir uma imagem de código de barras desse valor no documento. Por padrão, os códigos de barra são compatíveis com o Código 39 que é rotineiro e padronizado (ANSI/AIM BC1-1995, Código 39), e é possível conectar outros provedores de código de barras utilizando as políticas de modelo de objeto.
Planejar políticas de documento
Ao planejar suas políticas de solução, determine primeiro as necessidades da política de toda a organização, e, em seguida, elabore políticas de Conjunto de Sites, para satisfazer essas necessidades e distribua essas políticas para inclusão nas galerias Política de Conjunto de Sites de todos os conjuntos de sites relevantes. Isso pode exigir planejamento de recursos de política personalizado. Lembre-se que, se sua política exige políticas usuais referentes às características e aos recursos, tais características e recursos devem ser instalados e ativados em todos os farms de servidores em que sua solução é utilizada.
Um exemplo típico de uma política de toda a organização é aquele que se destina a promover as práticas recomendadas em auditoria e retenção das especificações dos produtos através das divisões de uma organização. Uma política de conjunto de sites única, é designada para ser aplicada a todas as especificações de produtos, de modo que eles são constantemente auditados e retidos. Após a política de Conjunto de Sites ser designada e testada, ela é exportada e depois importada para galerias de Política de Conjunto de Sites de outros conjuntos de sites em que as especificações dos produtos são armazenadas. Em seguida, é associada a todos os tipos de conteúdo de especificação do produto nos vários conjuntos de sites para impor a política em todas as especificações do produto.
Confira também
Para a versão do SharePoint no Microsoft 365 deste artigo, consulte Criar e aplicar políticas de gestão de informações.