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As fontes de dados são geralmente criadas pelo utilizador final ou por um técnico com um programa chamado ODBC Administrator. O Administrador ODBC solicita ao utilizador que escolha o driver a usar e, em seguida, chama esse driver. O driver apresenta uma caixa de diálogo que solicita a informação necessária para se ligar à fonte de dados. Depois de o utilizador introduzir a informação, o driver armazena-a no sistema.
Mais tarde, a aplicação chama o Gestor de Drivers e passa-lhe o nome de uma fonte de dados da máquina ou o caminho de um ficheiro que contém uma fonte de dados de ficheiro. Quando recebe um nome de fonte de dados da máquina, o Gestor de Drivers pesquisa o sistema para encontrar o driver utilizado pela fonte de dados. Depois carrega o driver e passa o nome da fonte de dados para ele. O driver utiliza o nome da fonte de dados para encontrar a informação necessária para se ligar à fonte de dados. Finalmente, liga-se à fonte de dados, normalmente solicitando ao utilizador um ID de utilizador e uma palavra-passe, que geralmente não são armazenados.
Quando lhe passa uma fonte de dados de ficheiro, o Gestor de Drivers abre o ficheiro e carrega o driver especificado. Se o ficheiro também contiver uma cadeia de ligação, transmite-a ao driver. Usando a informação na cadeia de ligação, o driver liga-se à fonte de dados. Caso não seja passada nenhuma cadeia de conexão, o driver geralmente solicita ao utilizador a informação necessária.