Configurar usuários
Antes de criar fluxos de trabalho, é necessário configurar os usuários que farão parte dos fluxos de trabalho. Essa etapa é necessária, por exemplo, para especificar quem receberá uma notificação para agir em uma etapa do fluxo de trabalho.
Na página Grupo de Usuários do Fluxo de Trabalho, você pode configurar usuários nos grupos de usuários do fluxo de trabalho e especificar os números dos usuários em uma sequência de processos, como uma cadeia de aprovador.
Os usuários de fluxo de trabalho que funcionam como usuários de aprovação, solicitantes de aprovação e aprovadores, também devem ser configurados na página Configuração de Usuário de Aprovação.
Configurar usuários de fluxo de trabalho
Grupos de usuários de fluxo de trabalho listam as pessoas que farão parte do fluxo de trabalho. Ao configurar fluxos de trabalho de aprovação, e uma aprovação precisar ser feita por várias pessoas, você poderá selecionar Grupo de Usuários de Fluxo de Trabalho como o tipo de aprovador para o fluxo de trabalho.
Cada pessoa inserida em um grupo de usuários de fluxo de trabalho tem uma sequência.
Atribuindo números incrementais a cada aprovador no campo N° de Sequência, você pode definir a hierarquia de usuários no grupo. Ao atribuir o mesmo número ao campo N° de Sequência, você pode definir que uma solicitação de aprovação não possa ser aprovada até que vários aprovadores iguais a aprovem, independentemente de uma hierarquia.
Para configurar usuários de fluxo de trabalho, siga estas etapas:
Selecione o ícone pesquisar página no canto superior direito da página, insira grupos de usuários de fluxo de trabalho e escolha o link relacionado.
Selecione Novo.
No campo Código, insira no máximo 20 caracteres para identificar o fluxo de trabalho.
No campo Descrição, insira uma descrição do fluxo de trabalho.
Na Guia Rápida Membros do Grupo de Usuários do Fluxo de Trabalho, preencha os campos na primeira linha da seguinte maneira:
Nome do Usuário: especifique o usuário que fará parte dos fluxos de trabalho. O usuário deve existir na página Configuração de Usuário.
N° de Sequência - Especifica a ordem na qual o usuário do fluxo de trabalho se encaixa em um fluxo de trabalho relativo a outros usuários. Este campo pode ser usado, por exemplo, para especificar quando o usuário aprova em relação a outros aprovadores, quando você usa a opção Grupo de Usuários de Fluxo de Trabalho no campo Tipo de Aprovador na resposta do fluxo de trabalho relacionado. Para definir que uma solicitação de aprovação não seja aprovada até que vários aprovadores iguais a aprovem, independentemente de uma hierarquia, você precisa configurar um grupo de usuários de fluxo de trabalho simples, atribuindo o mesmo número de sequência ao aprovador relevante.
Repita a etapa 5 para adicionar mais usuários de fluxo de trabalho ao grupo de usuários.
Configurar usuários de aprovação
Os usuários de aprovação estão envolvidos em fluxos de trabalho de aprovação. Na página Configuração de Usuário de Aprovação, você pode definir limites de valor para tipos específicos de solicitações e definir aprovadores substitutos para quem as solicitações de aprovação são delegadas quando o aprovador original está ausente.
Para configurar um usuário de aprovação, siga estas etapas:
Selecione o ícone pesquisar página no canto superior direito da página, insira configuração de usuário de aprovação e escolha o link relacionado.
Crie uma nova linha na página Configuração de Usuário de Aprovação e preencha os campos da seguinte maneira:
ID de Usuário: selecione a ID de usuário da pessoa envolvida no processo de aprovação.
Código do Vendedor/Comprador: especifica o código do vendedor ou do comprador que se aplica ao usuário no campo Código do Vendedor/Comprador.
Normalmente, você preencherá o campo Código do Vendedor/Comprador se o vendedor ou comprador responsável pelo cliente ou fornecedor também for a pessoa que deve aprovar a solicitação de compra ou venda em questão.
ID do Aprovador: selecione a ID de usuário da pessoa que deve aprovar solicitações feitas pelo usuário mostrado no campo ID de Usuário.
Limite de Aprovação de Valor de Venda: especifique o valor máximo de venda no campo ML que o usuário no campo ID de Usuário pode aprovar. Quando o usuário cria um documento de vendas que excede esse valor, o documento exige mais aprovação.
Aprovação de Vendas Ilimitadas: especifique se o usuário no campo ID de Usuário pode aprovar todas as solicitações de venda, seja qual for o valor. Essencialmente, os documentos de vendas do usuário não precisarão de aprovação adicional.
Limite de Aprovação de Valor de Compra: especifique o valor máximo de compra no campo ML que o usuário no campo ID de Usuário pode aprovar.
Aprovação de Compras Ilimitadas: especifique se o usuário no campo ID de Usuário pode aprovar todas as solicitações de compras, seja qual for o valor.
Limite de Aprovação de Valor da Solicitação: especifique o valor máximo no campo ML que o usuário no campo ID de Usuário pode aprovar para cotações de compras.
Aprovação de Solicitação Ilimitada: especifique se o usuário no campo ID de Usuário pode aprovar todas as cotações de compras, seja qual for o valor.
Substituir: selecione a ID do usuário que deve aprovar solicitações feitas pelo usuário no campo ID de Usuário, caso o usuário no campo ID do Aprovador não esteja disponível.
Email: especifique o endereço de email do usuário no campo ID de Usuário.
Nº de Telefone - Especifique o número de telefone do usuário.
Administrador de Aprovação: especifique o usuário que tem direitos para desbloquear fluxos de trabalho de aprovação, por exemplo, delegando solicitações de aprovação a novos aprovadores substitutos e excluindo solicitações de aprovação vencidas.
Repita a etapa 2 para adicionar mais usuários à configuração de usuário de aprovação.
Como a hierarquia do aprovador é configurada em uma ordem sequencial, isso significa que um aprovador pode precisar de aprovação de outro. Teste a hierarquia quanto à consistência e verifique se não ocorreram hierarquias circulares.
Antes que os usuários comecem a trabalhar com base na configuração de usuário de aprovação, você pode testar a configuração executando o relatório Teste de Configuração de Usuário de Aprovação. Você pode testar a configuração em uma abordagem em cada usuário para as seguintes opções:
Configuração de Aprovação de Vendas
Configuração de Aprovação da Compra
Configuração de Aprovação de Solicitação
Tudo
Para executar o relatório, selecione a ação Teste de Configuração de Usuário de Aprovação na página Configuração de Usuário de Aprovação. Um erro típico no relatório de usuário de aprovação ocorre quando o limite de valor de um aprovador é menor do que o do usuário, que é menor na hierarquia do que o aprovador.