Descrever políticas de retenção e rótulos de retenção
As etiquetas e políticas de retenção ajudam as organizações a gerir e controlar as informações, garantindo que o conteúdo é mantido apenas durante o tempo necessário e, em seguida, eliminado permanentemente. A aplicação de rótulos de retenção e a atribuição de políticas de retenção ajudam as organizações a:
- Cumpra proativamente as regulamentações do setor e as políticas internas que exigem que o conteúdo seja mantido por um tempo mínimo.
- Reduza o risco quando houver litígio ou uma violação de segurança excluindo permanentemente o conteúdo antigo que a organização não é mais obrigada a manter.
- Certifique-se de que os usuários trabalhem apenas com conteúdo atual e relevante para eles. O conteúdo que já não é relevante deve ser eliminado.
O gerenciamento de conteúdo geralmente requer duas ações: reter conteúdo e excluir conteúdo. A retenção de conteúdo evita a exclusão permanente e garante que o conteúdo permaneça disponível para Descoberta Eletrônica. A exclusão de conteúdo exclui permanentemente o conteúdo da sua organização.
Com essas duas ações de retenção, você pode definir configurações de retenção para os seguintes resultados:
- Somente retenção: retenha o conteúdo para sempre ou por um período de tempo especificado.
- Somente exclusão: exclua permanentemente o conteúdo após um período de tempo especificado.
- Reter e, em seguida, excluir: retenha o conteúdo por um período de tempo especificado e, em seguida, exclua-o permanentemente.
Quando o conteúdo tem configurações de retenção atribuídas a ele, esse conteúdo permanece em seu local original. As pessoas podem continuar a trabalhar com os seus documentos ou correio como se nada tivesse mudado. Mas se eles editarem ou excluírem conteúdo incluído na política de retenção, uma cópia do conteúdo será mantida automaticamente em um local seguro. Os locais seguros e o conteúdo não são visíveis para a maioria das pessoas. Na maioria dos casos, as pessoas nem precisam saber que seu conteúdo está sujeito às configurações de retenção.
As configurações de retenção funcionam com as seguintes cargas de trabalho diferentes:
- SharePoint e OneDrive
- Microsoft Teams
- Viva Engage
- Exchange
Para atribuir suas configurações de retenção ao conteúdo, use políticas de retenção e rótulos de retenção com políticas de rótulo. Você pode usar apenas um desses métodos ou combiná-los.
Ao usar políticas de retenção e rótulos de retenção para atribuir configurações de retenção ao conteúdo, há alguns pontos a serem entendidos sobre cada um deles. Abaixo estão listados apenas alguns dos pontos-chave. Para obter uma lista mais completa, visite Comparar recursos para políticas de retenção e rótulos de retenção.
Políticas de retenção
- As políticas de retenção são usadas para atribuir as mesmas configurações de retenção ao conteúdo em nível de site ou caixa de correio.
- Uma única política pode ser aplicada a vários locais ou a locais ou usuários específicos.
- Os itens herdam as configurações de retenção de seu contêiner especificado na política de retenção. Se uma política estiver configurada para manter o conteúdo e um item for movido para fora desse contêiner, uma cópia do item será mantida no local seguro da carga de trabalho. No entanto, as configurações de retenção não viajam com o conteúdo em seu novo local.
Etiquetas de retenção
- Os rótulos de retenção são usados para atribuir configurações de retenção em um nível de item, como uma pasta, documento ou email.
- Um e-mail ou documento pode ter apenas um único rótulo de retenção atribuído a ele de cada vez.
- As configurações de retenção dos rótulos de retenção viajam com o conteúdo se ele for movido para um local diferente dentro do seu locatário do Microsoft 365.
- Os administradores podem permitir que os usuários na organização apliquem um rótulo de retenção manualmente.
- Um rótulo de retenção pode ser aplicado automaticamente se corresponder às condições definidas.
- Um rótulo padrão pode ser aplicado para documentos do SharePoint.
- Os rótulos de retenção oferecem suporte à revisão de disposição para revisar o conteúdo antes que ele seja excluído permanentemente.
Considere os seguintes cenários. Se todos os documentos em um site do SharePoint devem ser mantidos por cinco anos, é mais eficiente fazer isso com uma política de retenção do que aplicar o mesmo rótulo de retenção a todos os documentos nesse site.
No entanto, se alguns documentos nesse site devem ser mantidos por cinco anos e outros por 10 anos, você precisará aplicar uma política ao site do SharePoint com um período de retenção de cinco anos. Em seguida, você aplicaria um rótulo de retenção aos itens individuais com uma configuração de retenção de 10 anos.
Rótulos de retenção e políticas que os aplicam
Quando você publica rótulos de retenção, eles são incluídos em uma política de rótulos de retenção que os torna disponíveis para administradores e usuários aplicarem ao conteúdo. Como mostra o diagrama a seguir:
Um único rótulo de retenção pode ser incluído em várias políticas de rótulo de retenção.
As políticas de rótulo de retenção especificam os locais para publicar os rótulos de retenção. O mesmo local pode ser incluído em várias políticas de rótulo de retenção.
