Impulsionar a adoção do Copilot para Microsoft 365 com um Centro de Excelência do Copilot
Um CoE (Centro de Excelência) refere-se a uma equipe ou funcionalidade compartilhada dentro de uma organização que desenvolve e divulga competências sobre uma determinada tecnologia ou prática de negócios. Um CoE pode desempenhar um papel fundamental para ajudar as empresas a adotar novas tecnologias. Por exemplo, um CoE do Copilot para Microsoft 365 pode garantir que uma organização maximize o potencial dessa IA avançada por meio de governança centralizada. Um CoE reúne as pessoas certas, esclarece a missão, executa projetos de alto impacto e mede o progresso. Essa abordagem proativa pode ajudar uma organização a dimensionar o uso de sua funcionalidade de IA, impulsionar o sucesso do Copilot para Microsoft 365 e aproveitar totalmente seu investimento em IA.
Alguns dos principais benefícios de estabelecer um CoE incluem:
- Competências centralizadas. Um CoE concentra o conhecimento e as habilidades sobre uma funcionalidade (como o Copilot para Microsoft 365) em uma equipe. Esse grupo se torna o principal especialista que fornece treinamento, suporte e melhores práticas.
- Adoção acelerada. Com recursos dedicados focados na capacitação, um CoE impulsiona a adoção mais rápida e difundida em toda a organização.
- Governança consistente. Um CoE cria padrões e diretrizes que garantem que o uso da tecnologia atenda às políticas e aos objetivos da empresa.
- ROI aprimorado. Incentivando a adoção, otimizando casos de uso e administrando com responsabilidade, um CoE ajuda a maximizar o retorno sobre o investimento.
- Experiência do usuário aprimorada. O CoE captura comentários e pontos problemáticos dos usuários para refinar e melhorar continuamente a experiência.
Para o Copilot para Microsoft 365 especificamente, algumas empresas estabelecem um CoE do Copilot com especialistas em TI, análise de negócios, gerenciamento de mudança e representantes de departamento. Esse grupo multifuncional pode fornecer capacitação, compartilhar melhores práticas, monitorar métricas do programa e otimizar continuamente a distribuição do Copilot para Microsoft 365. Ele também pode acelerar a adoção do Copilot para Microsoft 365 e garantir que a organização use a tecnologia com responsabilidade para maximizar a produtividade.
Defina a missão do CoE
As organizações interessadas em criar um CoE devem começar definindo claramente a gestão do CoE com colaborações de stakeholders. As organizações que esclarecem a finalidade e os principais objetivos do CoE melhoram a aceitação pelos usuários. Alguns exemplos de áreas de foco:
- Treinamento de funcionários sobre recursos do Copilot para Microsoft 365 e as melhores práticas de uso. Desenvolva programas de treinamento abrangentes que ensinam os funcionários a usar o Copilot para Microsoft 365 com eficácia para diferentes casos de uso. Inclua demonstrações ao vivo, guias de instruções e melhores práticas para otimizar as interações com o Copilot para Microsoft 365.
- Monitoramento das tendências do Copilot para Microsoft 365 para informar as atribuições de licença. Use painéis administrativos e ferramentas de análise para acompanhar o uso do Copilot para Microsoft 365 em toda a organização. Identifique tendências de adoção por departamento e casos de uso para otimizar as alocações de licença.
- Estabelecimento de políticas para design e uso de IA responsável. Crie diretrizes para usar o Copilot para Microsoft 365 de forma ética em linha com os valores da empresa, incluindo a escrita de conteúdo sem viés e a promoção da transparência. Defina processos de revisão para saídas de IA de alto risco.
- Captura de lições aprendidas e comentários dos usuários para melhorar a experiência com o Copilot para Microsoft 365. Realize pesquisas, entrevistas e grupos de foco para coletar comentários dos usuários. Analise as descobertas para resolver problemas e aprimorar a experiência do usuário no Copilot para Microsoft 365. Compartilhe as principais conclusões em toda a organização.
Monte a equipe do CoE do Copilot
Quando uma organização monta uma equipe do CoE do Copilot, deve reunir um pequeno grupo multifuncional para executar a missão. Abranger uma combinação de disciplinas garante uma governança bem equilibrada, incluindo:
- Especialistas em TI para gerenciar a administração e integração técnica. Designe a equipe de TI experiente no Copilot para Microsoft 365 para lidar com os aspectos técnicos, como integração com sistemas da empresa, provisionamento de usuários e monitoramento da integridade do sistema.
- Analistas de negócios para examinar as métricas de uso e o ROI. Envolva analistas de negócios para avaliar as tendências de uso e o ROI do Copilot para Microsoft 365 em todos os departamentos. Eles podem identificar aplicações de alto valor que podem ser promovidas.
- Especialistas em gerenciamento de mudança ou gerentes de adoção para impulsionar a adoção. Os profissionais de gerenciamento de mudança desenvolvem planos de comunicação e programas de treinamento que incentivam a adoção do Copilot para Microsoft 365. Eles empregam as melhores práticas para promover a participação.
- Representantes ou líderes de departamento para representar necessidades de usuários diferentes. Inclua os stakeholders dos departamentos que podem compartilhar insights sobre diversos casos de uso e requisitos. Isso garante que o CoE atenda a todas as necessidades dos usuários.
- Analistas jurídicos e de conformidade para supervisionar o uso de IA responsável. Designe consultores jurídicos para fornecer diretrizes sobre casos de uso de IA ética e melhores práticas de conformidade para setores regulamentados.
Desenvolva iniciativas do CoE do Copilot
As organizações devem priorizar iniciativas que estimulem a adoção e a produtividade. Uma vez montada, a equipe deve identificar projetos e programas iniciais, como:
- Aproveitar os recursos de treinamento do Copilot para Microsoft 365, incluindo vídeos e guias de início rápido. Use os materiais de treinamento e integração da Microsoft para ajudar a capacitar os usuários.
- Capturar comentários dos usuários e ideias de melhoria. Capture comentários por meio de diferentes canais, como grupos de foco e no produto, para impulsionar a melhoria contínua de materiais de treinamento e mensagens.
- Estabelecer diretrizes da empresa para uso de IA responsável. Com o influxo de ferramentas da plataforma AI, incluindo o Copilot para Microsoft 365, as empresas devem considerar o desenvolvimento de treinamento obrigatório dos usuários sobre políticas e procedimentos de ética de IA. Esse treinamento deve se concentrar em mitigar vieses, melhorar a transparência e manter a segurança.
- Enviar emails com dicas destacando as aplicações criativas do Copilot para Microsoft 365. Compartilhe emails com toda a empresa destacando equipes que criaram usos inovadores para o Copilot para Microsoft 365. Promova seus projetos para inspirar outros usos.
Meça o progresso e o impacto do Copilot para Microsoft 365
Uma organização deve avaliar continuamente o impacto do CoE e desenvolver seu roteiro. Ao fazer isso, ela deve definir KPIs e métricas para acompanhar o progresso do CoE. Os exemplos incluem:
- Taxas de uso do Copilot para Microsoft 365. Acompanhe o número de usuários ativos, sessões e solicitações para medir a adoção em toda a organização.
- Pontuações de satisfação dos usuários. Realize pesquisas para medir a satisfação dos usuários e Net Promoter Scores do Copilot para Microsoft 365.
- Economia de tempo com a automação de IA. Calcule o ROI estimando a economia de tempo e de custos quando o Copilot para Microsoft 365 conclui tarefas automaticamente.
- Compartilhamento de conhecimento dentro da organização. Acompanhe quantas dicas, truques e melhores práticas do Copilot para Microsoft 365 foram compartilhadas pelo CoE por meio de seus recursos. Meça as classificações de utilidade.
- Aumento na produtividade dos funcionários. Analise as métricas de produtividade individuais e de equipe antes e depois da implementação do Copilot para Microsoft 365 para quantificar os ganhos de produtividade.