Relatório de auditoria de reunião periódica

O relatório auditoria de reunião periódica do Power BI utiliza um modelo preenchido por Viva Insights dados para o ajudar a compreender se as reuniões periódicas longas e dispendiosas na sua organização valem o seu custo.

Utilize este relatório para:

• Examine a qualidade das suas reuniões periódicas mais caras.
• Saiba mais sobre as ações que pode efetuar para melhorar ou remover estas reuniões dispendiosas.

O relatório inclui ações recomendadas e definições de métricas.

Para preencher o relatório no Power BI, terá de configurar e executar com êxito a consulta de auditoria de reunião periódica predefinida no Viva Insights.

Demonstração

A demonstração a seguir usa dados de amostra que são apenas representativos deste relatório e podem não ser exatamente o que você vê em um relatório ativo específico para os dados exclusivos de sua organização.

Pré-requisitos

Antes de executar as consultas e preencher o relatório no Power BI, você precisará:

• Receber a função de Analista do Insights no Viva Insights.
• Ter a versão de dezembro de 2022 (ou mais recente) do Power BI Desktop instalada. Se você tiver uma versão anterior do Power BI instalada, desinstale-a antes de instalar a nova versão. Vá para Obter o Power BI Desktop para baixá-lo e instalá-lo.

Configuração do relatório

Executar consulta

1. Na experiência Viva Insights analista, selecione Criar análise.
2. Em Modelos do Power BI, navegue para Auditoria de reunião periódica e selecione Configurar análise.

3. Em Configuração de consulta:

   1. Digite um Nome da consulta.
   2. Selecione um Período. O padrão Período é definido como Últimos 3 meses.
   3. Defina Atualização automática (opcional). Você pode definir a atualização automática da consulta marcando a caixa Atualização automática. Quando você seleciona a opção Atualização automática, sua consulta é executada automaticamente e calcula um novo resultado toda vez que o Viva Insights obtém dados de colaboração atualizados para pessoas licenciadas.

      Observação

      Se os dados organizacionais usados em uma consulta de atualização automática forem alterados (por exemplo, um nome de atributo for alterado ou um atributo for removido), a consulta poderá interromper a atualização automática.

   4. Digite uma Descrição (opcional).
   5. Altere a regra de métrica (opcional). Para definir uma nova regra de métrica, selecione Mais configurações. Em seguida, escolha uma nova regra na lista. Para obter mais informações sobre regras de métrica, consulte Regras de métrica.

      Observação

      O painel Mais configurações também contém configurações de Agrupar por. As consultas do Power BI são definidas como Agrupar por semana e você não pode editar esse campo.

4. Em Métricas de modelo predefinidas, exiba a lista de métricas pré-selecionadas, que aparecem como marcas cinza. Essas métricas são necessárias para configurar o relatório do Power BI e você não pode removê-las. Você pode adicionar outras métricas selecionando Adicionar métricas. Incluindo as pré-selecionadas, você pode ter até sete métricas em sua consulta.

   Importante

   Dados organizacionais ausentes ou de baixa qualidade podem afetar suas métricas e resultar em avisos ou erros. Saiba mais sobre notificações de qualidade de dados em Qualidade de dados na experiência do analista.

5. Em Selecionar quais funcionários você deseja incluir na consulta, adicione filtros para restringir os funcionários no escopo de seu relatório. Não remova os filtros predefinidos que adicionámos aqui. Para obter mais detalhes sobre as opções de filtro e métrica, consulte Filtros. Se você observar atributos marcados com avisos amarelos, a qualidade desse atributo é baixa. Se você observar atributos marcados em vermelho e o botão Executar da consulta desativado, esse atributo está ausente em seus dados organizacionais. Saiba mais sobre atributos e qualidade de dados em Qualidade de dados na experiência do analista.

6. Em Selecione quais atributos de funcionário você deseja incluir na consulta, adicione até sete atributos organizacionais. Após a execução da consulta, você pode usar esses atributos para agrupar e filtrar os relatórios.

   Importante

   Alguns atributos de funcionários são necessários para configurar este modelo do Power BI e já os pré-selecionámos na consulta. Não pode remover estes atributos pré-selecionados.

   Se notar atributos marcados a vermelho e o botão Executar da consulta desativado, significa que estes atributos são necessários e estão em falta nos dados da sua organização. Contacte o seu administrador para os carregar.

   O atributo Assunto poderá mostrar um aviso se a sua organização estiver a suprimir todas as linhas de assunto do e-mail e os títulos das reuniões. Continuará a poder executar a consulta e configurar o modelo com este aviso, mas não poderá ver os títulos das reuniões no seu relatório. Contacte o Administrador de Informações se precisar de ver os títulos das reuniões.

7. Selecione Executar no canto superior direito da tela. A consulta pode levar alguns minutos para ser executada.

8. Quando os resultados da consulta estiverem prontos, vá para a Página de resultados da consulta e selecione o ícone do Power BI. Baixe o modelo do Power BI e obtenha os identificadores de partição e consulta. Você precisará desses identificadores mais tarde.

Vincular relatório à consulta

9. Abra o modelo baixado.
10. Se você for solicitado a selecionar um programa, selecione Power BI.
11. Quando solicitado pelo Power BI:
    1. Cole os identificadores de partição e consulta.
    2. Defina o Tamanho mínimo do grupo para agregação de dados nas visualizações deste relatório de acordo com a política de sua empresa para visualização de dados do Viva Insights.
    3. Selecione Carregar para importar os resultados da consulta para o Power BI.
12. Se solicitado pelo Power BI, entre usando sua conta organizacional. O Power BI carrega e prepara os dados. Para arquivos grandes, esse processo pode levar alguns minutos.

    Importante

    Você precisa entrar no Power BI com a mesma conta que usa para acessar o Viva Insights. Se disponível, selecione Conta organizacional à esquerda. Você pode ter que entrar mais de uma vez.

Acerca das definições do relatório

Após o relatório de auditoria de reunião periódica ser configurado e preenchido com Viva Insights dados no Power BI, pode ver e definir determinados parâmetros em cada página. Falamos sobre definições específicas em Acerca do relatório abaixo. Para obter uma lista completa das definições e o que fazem, avance para a secção Referência .

Sobre o relatório

Visão Geral

Que grupos estão a agendar o maior carregamento de reuniões?

Utilize esta página para ver grupos na sua empresa e:

• O número de reuniões que esses grupos estão a agendar.
• A frequência média e a duração dessas reuniões.
• O custo total dessas reuniões e como esse custo está a mudar ao longo do tempo.

Depois de ver todos os grupos, utilize as informações nesta página para investigar os grupos que mais contribuem para o custo geral da reunião ou aqueles que têm uma grande média de presenças ou durações. É útil ver os maiores contribuidores para o custo geral da reunião. No entanto, também pode valer a pena identificar grupos com um custo global mais baixo, mas uma tendência para agendar reuniões grandes e longas.

Observação

Para alterar o intervalo de datas deste relatório, utilize o campo Data de início e de fim . Este campo é o primeiro filtro da direita na parte superior da página.

Escolha alguns grupos sobre os quais pretende obter mais informações. Irá saber mais na página seguinte, Vista de reunião.

Vista de reunião

De que séries de reuniões periódicas precisamos para nos tornarmos mais magros?

Utilize esta página para filtrar os grupos que identificou na página Descrição geral . Por exemplo, se quisesse saber mais sobre reuniões periódicas na organização de Marketing, definiria o menu pendente Filtrar valor como "Marketing". Quando definir este filtro, obterá uma lista das reuniões que o grupo agendou. A lista mostra a série de reuniões mais cara, ordenada por custo.

Observação

O valor predefinido para a lista pendente Filtrar por agendador é "Organização". Para filtrar por outros atributos organizacionais, ou seja, partes de informações descritivas sobre o agendador de reuniões, terá de adicionar esses atributos enquanto estiver a criar a sua consulta. Veja o passo 6 acima.

Depois de definir os filtros, explore as métricas de qualidade e quantidade para cada série de reuniões. Todas as métricas, exceto a contagem de reuniões e o custo, são médias de reuniões que ocorrem entre a data de início e de fim.

Quando pairar o cursor sobre o Scheduler, verá os atributos organizacionais da pessoa que agendou a reunião, mas não quem é esse indivíduo. Estas informações podem ajudá-lo a contactar a organização de agendamento para que possa efetuar alterações à série de reuniões ou fornecer recomendações sobre a mesma.

Acerca dos valores em branco ou "desconhecidos"

O campo Título da série Reunião poderá estar em branco se a sua organização estiver a suprimir todas as linhas de assunto do e-mail e os títulos das reuniões. Se o título da série Reunião estiver em branco, ainda poderá ver outros campos, como o Scheduler e as métricas associadas. Contacte o Administrador de Informações se precisar de ver o título da série Reunião.

Se "Desconhecido" aparecer como o Scheduler, o agendador não tem atributos organizacionais. Isto pode dever-se ao facto de o ficheiro de dados organizacional que o administrador carregou ter dados incompletos ou o agendador não ter uma licença de Viva Insights.

Tomar medidas

Encontre áreas de oportunidade para sua organização. Esta página inclui melhores práticas, recomendações e ligações para artigos relacionados sobre formas de recuperar tempo ao modificar a forma como estas reuniões dispendiosas são organizadas.

Glossário

Veja as definições de vários conceitos no relatório.

Referências

Configurações do relatório

Para localizar a página Definições , selecione a ligação Definições no canto superior direito de qualquer página de relatório. Em Definições, pode fazer alterações aos seguintes parâmetros:

Nome(s) da definição	Descrição
Selecionar a data de início e de fim do relatório	Utilize o seletor de calendários para definir o intervalo de datas do relatório. O seu relatório incluirá apenas reuniões que ocorrem após a data de início e antes da data de fim.
Ver relatórios por parte do agendador...	O valor predefinido é "Organização", pelo que todas as páginas do relatório serão agrupadas pela organização do agendador. Para agrupar por outros atributos organizacionais, ou seja, partes de informações descritivas sobre o agendador de reuniões, terá de adicioná-los enquanto estiver a criar a sua consulta. Veja o passo 6 na consulta Executar.
Filtrar por agendador... Valor do filtro	Defina filtros para excluir ou incluir reuniões com base em determinados atributos do agendador de reuniões. Por exemplo, se apenas quiser ver reuniões agendadas por pessoas na organização Vendas, definiria Filtrar por agendador para "Organização" e Filtrar valor como "Vendas". Se utilizar estes filtros, irá reparar que a contagem de reuniões medidas , localizada à direita da página, reflete um número reduzido.
Custo médio da hora do funcionário	Defina o custo médio de uma hora de funcionário. O valor predefinido é 75, mas pode defini-lo de 0 a 1000 para calcular um valor mais preciso para as horas de reunião no relatório.
Filtrar pela duração média das séries de reuniões Filtrar pela frequência média das séries de reuniões	Filtre as reuniões que aparecem no seu relatório ao definir a duração média e a participação. O relatório obtém estas médias de todas as instâncias de uma reunião periódica que ocorreu entre as duas datas que definiu anteriormente. Por exemplo, se apenas quiser que o seu relatório inclua reuniões entre 30 minutos e 60 minutos, em média, definiria a extremidade baixa do controlo de deslize como "30" e a extremidade alta do controlo de deslize como "60". Da mesma forma, se apenas quiser que o seu relatório inclua reuniões com entre 2 e 10 pessoas, definiria a extremidade baixa do controlo de deslize como "2" e a extremidade alta do controlo de deslize como "10".
Nome da série de reuniões de pesquisa	Filtre as reuniões que aparecem no seu relatório com base numa palavra-chave nos respetivos títulos. Por exemplo, se apenas quiser incluir reuniões que tenham "mensalmente" no título, adicionará "mensalmente" como palavra-chave na barra de pesquisa aqui. Se o organizador da reunião modificar o título, o relatório utiliza o título mais recente para o nome da série de reuniões. O relatório permite um palavra-chave de cada vez.
Não incluir no relatório	Selecione a caixa de marcar para deixar de fora as reuniões que provavelmente estão a bloquear os calendários das pessoas. Estes blocos podem não ser dias de reunião ou eventos semelhantes em que as pessoas aceitam o convite, mas ninguém se juntou à reunião no Teams para toda a série. Desselecione esta caixa para incluir todas as reuniões.

Power BI, Perguntas Frequentes e Solução de Problemas

Para obter detalhes sobre como compartilhar o relatório e outras dicas do Power BI, solucionar problemas ou consultar as perguntas frequentes, consulte Dicas, perguntas frequentes e solução de problemas do Power BI.

Tópicos relacionados

Acessar os resultados da consulta e modificar as consultas existentes

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