Gerir tópicos em escala em Tópicos

Quando indexa os seus sites do SharePoint ou toda a sua organização para Tópicos, poderão ser gerados muitos tópicos. Quando isto acontece e vê milhares de tópicos sugeridos na página Gerir tópicos , pode ser difícil saber por onde começar. Este artigo descreve como os Tópicos o ajudam a otimizar que tópicos e informações são mostrados aos utilizadores que procuram informações, mesmo em organizações de grandes dimensões com um grande número de tópicos.

Primeiro, um lembrete das quatro fases dos tópicos:

• Sugerido: um tópico foi identificado pela IA e tem recursos de suporte, ligações e propriedades suficientes. (Estes estão marcados como um Tópico Sugerido na IU.)

• Confirmado: um tópico que foi detetado pela IA e foi validado. A validação do tópico ocorre quando:

  • Um gestor de conhecimento confirma um tópico. Um gestor de conhecimento confirma um tópico na página Gerir tópicos .

  • Vários utilizadores confirmam um tópico. Tem de haver uma rede de dois votos positivos recebidos dos utilizadores que votaram através do mecanismo de feedback no cartão de tópico. Por exemplo, se um utilizador votasse positivo e um utilizador votasse negativo para um determinado tópico, ainda precisaria de mais dois votos positivos para que o tópico fosse confirmado.

• Publicado: um tópico que foi organizado. Foram efetuadas edições manuais para melhorar a qualidade ou foram criadas por um utilizador.

• Removido: um tópico que foi rejeitado e que deixará de estar visível para os visualizadores. Um tópico pode ser removido em qualquer estado (sugerido, confirmado ou publicado). A remoção do tópico ocorre quando:

  • Um gestor de conhecimento remove um tópico. Um gestor de conhecimento remove um tópico na página Gerir tópicos .

  • Vários utilizadores lançam votos negativos através do mecanismo de feedback no cartão de tópico. Para que um tópico seja removido, tem de haver uma rede de dois votos negativos recebidos dos utilizadores. Por exemplo, se um utilizador votasse negativo e um utilizador votasse positivo para um determinado tópico, ainda precisaria de mais dois votos negativos para que o tópico fosse removido.

  Quando um tópico publicado é removido, a página com os detalhes organizados terá de ser eliminada manualmente através da Biblioteca de Páginas do centro de tópicos.

Função de gestor de conhecimento

Quando configurar Tópicos, irá adicionar um grupo de utilizadores aos quais são concedidas permissões para ver a página Gerir tópicos no centro de tópicos. Será apresentado apenas para estes utilizadores que têm o papel de curadoria principal para os tópicos. Terão acesso aos dados sobre os tópicos e poderão ver listas de todos os tópicos aos quais têm acesso para revisão e curadoria.

Os colaboradores nesta função devem ter permissões abrangentes para ver uma grande variedade de tópicos. Em alternativa, se as permissões forem segmentadas, poderá querer selecionar um grupo de utilizadores que representem diferentes áreas da empresa e que possam organizar as suas próprias áreas.

Quando revê tópicos pela primeira vez no centro de tópicos, os tópicos sugeridos são puramente definidos pela IA. Os gestores de conhecimento podem querer rever cada um deles antes de implementar tópicos para uma ampla comunidade de utilizadores. Ao trabalhar em escala, esta abordagem raramente é prática devido aos milhares de tópicos.

A abordagem recomendada é encontrar um equilíbrio entre os tópicos mais pertinentes ou importantes para o seu conjunto inicial de utilizadores e concentrar-se na curadoria desses tópicos antes da implementação de Tópicos. Comece a recolher feedback dos utilizadores e permita que o crowdsourcing determine os padrões de utilização e contribuição dos seus utilizadores para informar as estratégias sugeridas neste artigo.

É importante reconhecer que o sistema identificará e mostrará tópicos publicados sugeridos por IA e com curadoria humana a todos os utilizadores. No entanto, isto não significa que todos os tópicos sugeridos serão apresentados a todos os utilizadores finais. As definições de segurança implementadas mostrarão apenas os tópicos aos quais cada funcionário pode aceder com base nas permissões definidas no próprio conteúdo.

Enquanto gestor de conhecimento com permissões para ver a página Gerir tópicos , poderá ver um número muito maior de tópicos listados devido às suas próprias permissões elevadas, consoante a sua função na organização e o nível de acesso. Também terá acesso a vistas que lhe permitem ver tópicos listados numa única localização em vez de aceder aos mesmos através de destaques ou pesquisa.

Além disso, é provável que haja uma percentagem menor de tópicos que serão visualizados pela maioria dos utilizadores e um conjunto maior de mais tópicos que serão vistos com muito menos frequência devido a permissões. Como resultado, é bom concentrar primeiro todas as tarefas de curadoria nos tópicos mais importantes para a sua organização e que são os mais prováveis de serem vistos de forma mais ampla.

Este artigo aborda algumas estratégias de curadoria. Estas estratégias podem significar que os tópicos menos frequentes ou menos comuns podem não ser totalmente organizados por gestores de conhecimento. No entanto, estes tópicos sugeridos permanecem úteis e podem fornecer informações ou um ponteiro para uma pessoa, o que pode poupar horas a um funcionário à procura de um ponto de partida. Permitir atualizações de crowdsource para tópicos é vantajoso e fornece mais conteúdo e cobertura para os tópicos menos comuns.

Este artigo fornece algumas orientações e melhores práticas para abordar a gestão e a curadoria de tópicos.

Compreender os tópicos sugeridos

Quando os tópicos são detetados pela IA, são marcados como um Tópico Sugerido, tanto na página Gerir tópicos como nos cartões de tópico que são apresentados aos utilizadores. Qualquer tópico que não tenha sido marcado como removido será apresentado aos utilizadores, incluindo tópicos confirmados, publicados e sugeridos. Os tópicos nos três estados estão disponíveis para os utilizadores finais.

Num cartão ou página de tópico, utilizamos várias ajudas para mostrar como a IA gerou as informações. O sistema utiliza uma variedade de provas para adicionar os recursos, principalmente através do próprio conteúdo.

• As etiquetas mostram que um tópico é sugerido e que foi detetado por Tópicos.

  

• As informações sobre o cartão indica a origem de uma definição ao especificar a respetiva origem.

• As pessoas sugeridas derivam de agregar pessoas que escreveram ou editaram documentos com provas do tópico. Se uma pessoa escrever um documento que tenha um nome de tópico no título e esse documento tiver muitas visualizações, poderá ser necessário apenas um documento para estabelecer a pessoa como relacionada. No entanto, em muitos casos, mais provas são melhores e as pessoas listadas trabalharam em vários documentos.

  

• Para os ficheiros e páginas apresentados, o sistema identifica quantas vezes o tópico foi mencionado no documento, mas o tópico também tem de ser mencionado num contexto específico que identifique a referência ao tópico de tipo específico (como projeto ou equipa). Isto é o que conta como prova para a IA. O sistema também considera a ocorrência de um nome de tópico nos títulos de documentos, tipos de documentos e outras funcionalidades de análise (como vistas).

  

  

  

Estes atributos demonstram que o conteúdo foi adicionado pela IA e como a IA fez essa determinação.

Comunicação

Ao comunicar com os seus utilizadores sobre Tópicos, é importante esclarecer a diferença entre os tópicos sugeridos pela IA e os conteúdos e os respetivos equivalentes organizados.

Enquanto leitor, deve ver tópicos sugeridos com um olhar mais crítico. Não devem ser vistos como fontes autoritativas da verdade organizacional. Em vez disso, são uma ferramenta de descoberta de formas para aceder a conhecimentos tácitos que são apresentados através do conteúdo a que tem acesso. A IA descobriu o tópico e tem provas suficientes para o mostrar, mas o respetivo valor não foi confirmado por uma pessoa.

Controlos crowdsourced

Os tópicos sugeridos podem ser melhorados através da curadoria da página e através de feedback sobre o tópico.

Quando os utilizadores interagem com um tópico sugerido, poderá ser-lhes feita uma pergunta simples na IU. Por exemplo: Este tópico era relevante para a página?Esta pessoa é relevante para o tópico?Esta definição foi precisa? Ao utilizar o feedback para tais perguntas, a precisão dos tópicos pode aumentar sem a necessidade de um indivíduo nomeado organizar a página.

A home page de um centro de tópicos é outra localização onde são recolhidos comentários sobre tópicos sugeridos. No centro de tópicos, um utilizador pode ver os tópicos aos quais foi associado e é-lhe dada a opção de confirmar esta associação ou removê-la.

Quando permite um amplo crowdsourcing de tópicos, deve considerar os seguintes fatores:

• Os utilizadores verão a opção Editar em páginas de tópicos e poderão editar as páginas na mesma experiência que outras páginas modernas do SharePoint.

• Algumas peças Web Tópico Sugerido não podem ser removidas. O nome do tópico, os nomes alternativos, a definição, as pessoas sugeridas e os recursos sugeridos não podem ser removidos.

• Pode demorar algum tempo até que um tópico sugerido ou confirmado que tenha sido publicado seja movido para a lista Publicados na página Gerir tópicos .

  • O tempo estimado para um tópico aparecer na pesquisa, nos destaques, nas hashtags ou nas anotações é de 2 horas.

  • O tempo estimado para um tópico aparecer na lista Publicados na página Tópicos geridos não é superior a 24 horas na maioria dos casos. Deverá vê-los dentro de 2 horas, mas como existe uma sincronização completa a cada 24 horas, a espera não deve ser superior a 24 horas.

• É possível que um utilizador deixe um tópico publicado num estado de saída dada ou edição. Um gestor de conhecimento pode vê-los na Biblioteca de Páginas do centro de tópicos e pode rejeitar as alterações do utilizador para voltar a publicar o tópico ou contactar esse utilizador para pedir que verifique o tópico.

A visibilidade e o conteúdo do tópico baseiam-se nas permissões de um utilizador

Quando rever a lista de tópicos sugeridos como um gestor de conhecimento, tenha em atenção que os conteúdos de um tópico sugerido serão dinamicamente baseados em permissões. Os conteúdos sugeridos e as pessoas que lhe são apresentados podem não ser iguais aos que são apresentados a qualquer utilizador ou outro gestor de conhecimento.

Com base nas permissões para ver conteúdos associados a um tópico, cada utilizador poderá ver um conjunto diferente de recursos sugeridos, pessoas, nomes alternativos e definição.

Atribuir prioridades aos tópicos de curadoria

Pode utilizar as seguintes estratégias para identificar tópicos que provavelmente serão proeminentes e, portanto, são bons candidatos para a curadoria.

Taxonomias

A utilização de taxonomias existentes pode fornecer uma lista de tópicos que provavelmente serão proeminentes para os utilizadores. Por exemplo, estes podem ser:

• Produtos e serviços que a sua organização fornece

• Equipas na sua organização

• Projetos de alto perfil

Esta abordagem também pode ser seguida a nível departamal ou funcional, com especialistas em assuntos que compreendem essa área da sua organização. O objetivo não é fazê-los rever uma seleção ou todos os tópicos. Em vez disso, trazem os seus próprios conhecimentos de domínio para orientar a curadoria selectiva.

Procurar

Os termos de pesquisa comuns são frequentemente detetados como tópicos. Ao utilizar os principais relatórios de consulta no Microsoft Search, pode identificar os termos de pesquisa mais frequentes na sua organização. Se foram descobertos tópicos para estes termos, são bons candidatos à curadoria. Estes tópicos podem ser apresentados como cartões de resposta no Microsoft Search.

Se estiver a utilizar marcadores do Microsoft Search, considere qual destes pode ser substituído por um tópico. Um cartão de resposta de marcador contém um título, descrição e URL. Em algumas circunstâncias, um cartão de tópico pode ser mais útil para um utilizador e um cartão de tópico também mostra recursos e pessoas.

Na experiência de pesquisa do utilizador, quando um utilizador procura um termo como viagens, os resultados da pesquisa são apresentados pela seguinte ordem de prioridade no Microsoft Search:

1. Tópicos publicados ou confirmados

2. Marcadores

3. Tópicos sugeridos

Impressões e classificações de tópicos

A contagem de impressões e as classificações de tópicos são métricas importantes para compreender o comportamento de um tópico. O valor destas métricas será limitado quando apenas os gestores de conhecimento ou as equipas de TI tiverem acesso a tópicos. Expor tópicos a um grupo piloto de utilizadores irá gerar dados mais representativos para estas medidas.

É provável que os tópicos com uma contagem de impressões elevada sejam mais frequentemente interagidos. As classificações de tópicos para estes tópicos darão uma ideia da forma como esses tópicos são ricos. Os tópicos com uma contagem de impressões elevada e uma classificação baixa são bons alvos para a curadoria.

Termos-chave da arquitetura de informações de sites organizacionais maiores

Os sites de portal maiores na sua organização podem ter investido tempo na organização da arquitetura de informações e na navegação do respetivo site em torno de áreas-chave de tópicos para as suas unidades de negócio, linhas de produtos, grandes projetos, etc. Rever estes termos e identificar e organizar tópicos para estes termos pode ajudar os utilizadores que procuram informações sobre estas áreas.

Tirar partido de bases de dados de conhecimento internas ou sites wiki

Se a sua organização investiu em bases de dados de conhecimento ou sites wiki, estes podem fornecer uma lista de tópicos a utilizar para os seus esforços iniciais de curadoria. Se forem particularmente grandes, selecione os tópicos mais visualizados ou editados como um ponto de partida.