Tutorial: creați un flux de business

Important

Începând cu august 2022, nu mai puteți crea sau gestiona fluxuri de procese de afaceri din Power Automate în afara exploratorului de soluții. Fluxurile și instanțele proceselor de afaceri continuă să fie acceptate prin exploratorul de soluții, Power Apps și Dataverse vizualizări de tabel.

Acest articol vă arată cum să creați un flux de business cu Power Apps. Pentru a afla mai multe despre beneficiile utilizării fluxurilor de procese de afaceri, accesați Prezentarea generală a fluxurilor de procese de afaceri. Pentru informații despre cum să creați fluxuri de activități mobile, accesați Crearea unui flux de activități mobile.

Când un utilizator începe un flux de business, etapele și pașii procesului sunt afișate în bara de proces din partea de sus a unui formular.

Sfat

După ce creați o definiție flux de business, puteți controla cine poate crea, citi, actualiza sau șterge instanța flux de business. De exemplu, pentru procesele legate de servicii, puteți oferi acces deplin reprezentanților serviciu pentru relații cu clienții pentru a modifica instanța flux de business, dar oferiți acces numai în citire la instanță pentru reprezentanții de vânzări, astfel încât aceștia să poată monitoriza activitățile post-vânzare pentru clienții lor. Pentru a seta securitatea pentru o definiție flux de business pe care o creați, selectați Activați rolurile de securitate pe bara de acțiuni.

Cerințe preliminare

• Pentru a crea fluxuri de procese de afaceri, aveți nevoie de o Power Apps sau Power Automate per utilizator licență sau de un plan de licență Dynamics 365 care include drepturi de utilizare flux de business.
• Un tabel cu care va fi asociat flux de business. Dacă flux de business nu are legătură cu un tabel existent, creați un nou tabel înainte de a crea fluxul.

Creați un flux de business

1. În Power Apps sau Power Automate, selectați Soluții din bara de navigare din stânga.

2. Selectați sau creați o soluție pentru a o utiliza pentru flux de business.

3. În cadrul soluției, selectați Nou>Automatizare>Proces>flux de business. a. Dați fluxului dvs. un Nume afișat și Nume (Nume logic). c. Selectați tabelul din care va fi utilizat fluxul. d. Selectați Creați.

   Este creat noul flux de business. Acum îl puteți edita cu o primă etapă creată pentru dvs.
   

4. Adăugați etape. În cazul în care utilizatorii dvs. progresează de la o etapă de business la alta în proces:

   1. Trageți o componentă Stage din fila Componente și plasați-o pe un jurnal + din designer.

      

   2. Pentru a seta proprietățile pentru o etapă, selectați etapa, apoi setați proprietățile în fila Proprietăți din partea dreaptă a ecranului:

      • Introduceți un nume afișat.

      • Dacă doriți, selectați o categorie pentru etapă. Categoria (cum ar fi Calificare sau Dezvoltare) apare ca un chevron în bara de proces.

        

      • Când ați terminat de schimbat proprietățile, selectați butonul Aplicați .

5. Adăugați pași la o etapă. Pentru a vedea pașii dintr-o etapă, selectați Detalii în colțul din dreapta jos al etapei. Pentru a adăuga mai mulți pași:

   1. Trageți componenta Pas în etapă din fila Componente .

      

   2. Selectați pasul, apoi setați proprietățile în fila Proprietăți :

      1. Introduceți un nume de afișare pentru pas.
      2. Dacă doriți ca utilizatorii să introducă date pentru a finaliza un pas, selectați coloana corespunzătoare din lista verticală.
      3. Selectați Obligatoriu dacă persoanele trebuie să completeze coloana pentru a finaliza pasul înainte de a trece la următoarea etapă a procesului.
      4. Selectați Aplicați când ați terminat.

   Notă

   • Dacă setați o coloană booleană cu două opțiuni ca Obligatoriu, utilizatorii nu pot continua decât dacă valoarea coloanei este Da. Utilizatorul trebuie să marcheze coloana ca finalizată înainte de a trece la etapa următoare.
   • Dacă Da sau Nu sunt valori acceptabile ale coloanei, atunci ar trebui să faceți coloana o alegere în locul unei coloane booleene cu două opțiuni.

6. Adăugați o ramură (condiție) la proces. Pentru a adăuga o condiție de ramificare:

   1. Glisați componenta Condiție din fila Componente într-un semn + între două etape.

      

   2. Selectați condiția, apoi setați proprietățile în fila Proprietăți . Pentru mai multe informații despre proprietățile de ramificare, accesați Îmbunătățirea fluxurilor de business cu ramificare. Când ați terminat de setat proprietățile pentru condiție, selectați Se aplică.

7. Adăugați un flux de lucru. Pentru a invoca un flux de lucru:

   1. Glisați o componentă Flux de lucru din fila Componente într-o etapă sau în elementul Flux de lucru global din proiectant. Ceea ce adăugați depinde de următoarele:

      • Glisați-l într-o etapă când doriți să declanșați fluxul de lucru la intrarea sau ieșirea din etapă. Componenta fluxului de lucru trebuie să se bazeze pe același tabel primar ca etapa.
      • Glisați-l în elementul Flux de lucru global atunci când doriți să declanșați fluxul de lucru atunci când procesul este activat sau când procesul este arhivat (când starea se schimbă la Finalizat sau Abandonat). Componenta fluxului de lucru trebuie să se bazeze pe același tabel primar ca procesul.

   2. Selectați fluxul de lucru, apoi setați proprietățile în fila Proprietăți :

      1. Introduceți un nume afișat.
      2. Selectați când ar trebui să se declanșeze fluxul de lucru.
      3. Căutați un flux de lucru activ la cerere existent care se potrivește cu tabelul etapei sau creați un flux de lucru nou selectând Nou.
      4. Selectați Aplicați când ați terminat.

   Pentru mai multe informații despre fluxurile de lucru, accesați Procese flux de lucru.

8. Pentru a valida flux de business, selectați Validare pe bara de acțiuni.

9. Pentru a salva procesul ca schiță în timp ce continuați să lucrați la el, selectați Salvare în bara de acțiuni.

   Important

   Atât timp cât un proces este o schiță, persoanele nu îl vor putea utiliza.

10. Pentru a activa procesul și a-l pune la dispoziția echipei dvs., selectați Activare pe bara de acțiuni.

11. Pentru a oferi control asupra persoanelor care pot crea, citi, actualiza sau șterge instanța de flux de business, selectați Editare roluri de securitate pe bara de comenzi a proiectantului. De exemplu, pentru procese legate de serviciu, puteți oferi acces deplin reprezentaților serviciului pentru relații cu clienții pentru a schimba instanța fluxului de business, dar puteți oferi acces doar-în-citire la instanță agenților de vânzări, astfel încât să poată monitoriza activitățile post-vânzări pentru clienții lor.

În ecranul Roluri de securitate, selectați numele unui rol pentru a deschide pagina de informații rol de securitate. Selectați fila Fluxuri de business, apoi atribuiți privilegiile corespunzătoare pe flux de business pentru o rol de securitate.

Notă

Rolurile de securitate Administrator de sistem și Persoană care particularizează sistemul au acces implicit la noile fluxuri de business.

Specificați privilegiile selectând butoanele radio corespunzătoare și faceți clic pe Salvare. Pentru mai multe informații despre privilegii, accesați flux de business privilegii.

Apoi, nu uitați să atribuiți rolul de securitate utilizatorilor corespunzători din organizație.

Sfat

Iată câteva sfaturi de reținut când lucrați la fluxul de activități în fereastra proiectantului:

• Pentru a face un instantaneu al tuturor elementelor din fereastra flux de business, selectați Instantaneu pe bara de acțiuni. Acest lucru este util, de exemplu, dacă doriți să partajați și să primiți comentarii la proces de la un membru al echipei.
• Utilizați mini-harta pentru a naviga rapid la diferite părți ale procesului. Acest lucru este util atunci când aveți un proces complicat, care se derulează în afara ecranului.
• Pentru a adăuga o descriere pentru procesul de business, selectați Detalii sub numele procesului din colțul din stânga al ferestrei flux de business. Aveți posibilitatea să utilizați până la 2000 de caractere.

Editarea unui flux de business

Pentru a edita un flux de business, deschideți exploratorul de soluții, selectați Procese, apoi selectați flux de business din lista de procese pe care doriți să le editați.

Când selectați numele fluxului de business pe care doriți să îl editați din lista de procese, acesta se deschide în designer, unde puteți face orice actualizări doriți. Extindeți Detalii sub numele procesului pentru a-l redenumi sau a adăuga o descriere și a vizualiza informații suplimentare.

Alte lucruri de știut despre fluxurile de business

Editați etapele
Fluxurile de business pot avea până la 30 de faze.

Puteți să adăugați sau să modificați următoarele proprietăți ale unei faze:

• Nume de scenă

• Tabel. Puteți schimba tabelul pentru orice etapă, cu excepția primei.

• Categoria etapei. O categorie vă permite să grupați fazele după un tip de acțiune. Este util pentru rapoartele care vor grupa rândurile după stadiul în care se află. Opțiunile pentru categoria de scenă provin din alegerea globală a categoriei de scenă. Puteți adăuga opțiuni suplimentare la această alegere globală și puteți modifica etichetele opțiunilor existente, dacă doriți. De asemenea, puteți șterge aceste opțiuni, dacă doriți, dar vă recomandăm să păstrați opțiunile existente. Nu veți putea adăuga exact aceeași opțiune înapoi în cazul în care o ștergeți. Dacă nu doriți să fie folosite, schimbați eticheta în „Nu folosiți”.

• Relație. Introduceți o relație atunci când etapa precedentă a procesului se bazează pe un tabel diferit. Pentru etapa în curs de definire, alegeți Selectare relații pentru a identifica o relație de utilizat atunci când treceți între cele două etape. Se recomandă să selectați o relație pentru următoarele beneficii:

  • Relațiile au adesea hărți de coloane definite care transportă automat datele între rânduri, minimizând introducerea datelor.

  • Când selectați Etapa următoare pe bara de proces pentru un rând, toate rândurile care utilizează relația vor fi listate în fluxul procesului, promovând astfel reutilizarea rândurilor în proces. În plus, puteți utiliza fluxurile de lucru pentru a automatiza crearea de rânduri, astfel încât utilizatorul să o selecteze pur și simplu în loc să creeze unul pentru a simplifica și mai mult procesul.

Editați pașii
Fiecare etapă poate avea până la 30 de faze.

Adăugați ramură
Pentru a afla despre adăugarea unei sucursale la o etapă, accesați Îmbunătățiți fluxurile de proces de afaceri cu ramificare.

Pentru a face un flux de business disponibil pentru utilizare, trebuie să ordonați fluxul de proces, să activați rolurile de securitate și să îl activați.

Setați ordinea fluxului de proces
Când aveți mai mult de un flux de business pentru un tabel (tip de rând), va trebui să setați ce proces este atribuit automat noilor rânduri. În bara de comandă, selectați Fluxul procesului de comandă. Pentru rândurile noi sau rândurile care nu au deja asociat un flux de proces, primul flux de business la care are acces un utilizator este cel care va fi utilizat.

Activați rolurile de securitate
Utilizatorii au acces la un flux de business în funcție de privilegiul definit în fluxul de business în rolul de securitate atribuit utilizatorului.

În mod prestabilit, numai rolurile de securitate Administrator de sistem și Personalizator de sistem pot vizualiza un nou flux de business.

Pentru a specifica privilegii pe un flux de business, deschideți flux de business pentru editare, apoi selectați Editați roluri de securitate pe bara de comandă a designerului flux de business. Consultați pasul 13 de la Creați un flux de business enumerat mai devreme în acest subiect.

Activati
Înainte ca oricine să poată utiliza fluxul de business, trebuie să-l activați. În bara de comandă, selectați Activare. După ce confirmați activarea, fluxul de business este gata de utilizare. Dacă un flux de business are erori, nu-l veți putea activa până la corectarea erorilor.

Adăugarea unei acțiuni la cerere la un flux de business

Actualizarea Dynamics 365 (online), versiunea 9.0, introduce o caracteristică flux de business: flux de business automatizare cu pași de acțiune. Puteți adăuga un buton la un flux de business care va declanșa o acțiune sau un flux de lucru.

Adăugarea de fluxuri de lucru sau acțiuni la cerere, folosind un Pas de acțiune

Să presupunem că, în cadrul procesului de calificare a oportunităților, organizația Contoso solicită ca toate oportunitățile să fie revizuite de un recenzent desemnat. Astfel, organizația Contoso a creat o acțiune care:

• Creează un rând de activitate care este atribuit evaluatorului de oportunități.
• Adaugă „Gata de revizuire” la subiectul oportunității. În plus, Contoso trebuie să poată rula aceste acțiuni la cerere. Pentru a integra aceste activități în procesul de calificare a oportunităților, acțiunile trebuie să apară în fluxul de business de oportunitate. Pentru a activa această funcționalitate, selectați Ca pas de acțiune flux de business.

Apoi, Pasul de acțiune este adăugat în fluxul de business de oportunitate Contoso. Fluxul de proces este validat și actualizat.

Acum, membrii forței de vânzări Contoso pot demara acțiunea din etapa Oportunity Calify procesul de afaceri, la cerere, selectând Execute.

Important

• Pentru a putea executa o acțiune sau un flux de lucru la cerere, fluxul de business trebuie să includă un Pas de acțiune. Dacă Pasul de acțiune rulează un flux de lucru, fluxul de lucru trebuie configurat pentru a rula la cerere.
• Tabelul asociat cu acțiunea sau fluxul de lucru trebuie să fie același cu tabelul asociat cu flux de business.

Limitarea utilizării pașilor de acțiune într-un flux de business

• Acțiunile nu sunt disponibile ca pași de acțiune dacă parametrii de intrare sau de ieșire sunt tipuri Table, EntityCollection sau OptionSet (Choice). Acțiunile cu mai mulți parametri de ieșire EntityReference sau cu parametri de intrare EntityReference nu sunt disponibile ca Pași de acțiune. Acțiunile care nu sunt asociate cu un tabel principal (acțiune globală) nu sunt disponibile ca pași de acțiune.

Centrul de acțiune

Când trebuie să vedeți lista fluxurilor de procese de afaceri în care sunteți implicat, consultați centrul de acțiune unificat.

În centrul de acțiuni unificat, veți vedea toate procesele de afaceri în care vi se atribuie cel puțin un Microsoft Dataverse rând de tabel pe care îl utilizează procesul. De exemplu, dacă un proces de afaceri utilizează tabelele Lead și Oportunity din Dataverse, veți vedea toate cazurile din acest proces în care ți-au fost atribuite fie rândul Lead sau Opportunity.

Vedeți toate instanțele care lucrează în prezent în fila Activ . Din această filă, puteți vizualiza următoarele detalii:

• Numele procesului.
• Etapa curentă pentru fiecare proces.
• Proprietarul Dataverse rândului asociat cu etapa activă.
• Timpul de la crearea instanței.

Selectați o instanță pentru a o deschide într-o filă nouă sau selectați-o pentru a copia un link, a partaja un link prin e-mail, a abandona sau a șterge instanța.

Pașii următori

• Prezentare generală a fluxurilor de procese de afaceri
• Îmbunătățiți fluxurile de procese de afaceri prin ramificare
• Prezentare generală a aprobărilor
• Pași detaliați pentru adăugarea unui flux instantaneu la un flux de business