Utilizați categoriile Outlook pentru a urmări programările și e-mailurile

Sincronizarea la nivelul serverului permite urmărirea e-mailurilor, programărilor și sarcinilor în Outlook cu o categorie specialăUrmărit în Dynamics 365. Atribuirea acestei categorii unui e-mail, unei programări sau unei sarcini în Outlook sincronizează elementul cu aplicațiile de customer engagement (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing și Dynamics 365 Project Service Automation). În mod similar, dacă eliminați categoria de la un e-mail, programare sau sarcină urmărită, acest lucru duce la dezactivarea urmăririi din aplicațiile Customer Engagement.

De asemenea, puteți să selectați mai multe elemente și să le atribuiți categoria Urmărit în Dynamics 365 din Outlook, urmărindu-le astfel pe toate în aplicațiile Customer Engagement. Identificați rapid elementele urmărite, observând prezența acestei categorii în inbox și în alte foldere.

Configurați urmărire bazată pe categorie printr-o OrgDBOrgSetting

Începând cu versiunea 9.1.0.4039 sau o versiune ulterioară, urmărirea categoriilor este implicită.

Sfat

Pentru a determina versiunea dvs., conectați-vă la aplicațiile de implicare a clienților, iar în partea din dreapta sus a ecranului, selectați butonul Setări butonul >Despre.

Folosiți categoria pentru a urmări elementele Outlook

Odată de categoria Urmărit în Dynamics 365 este disponibilă în Outlook, o puteți folosi pentru a urmări următoarele elemente Outlook.

E-mail

Urmăriți un e-mail asociindu-i categoria Urmărit în Dynamics 365. Atribuirea categoriei poate fi văzută imediat în Outlook. În acest moment, e-mailul este marcat pentru urmărire. Sincronizarea la nivelul serverului va sincroniza e-mailul cu aplicațiile Customer Engagement în decurs de 15 minute, în funcție de setarea de sincronizare pentru e-mail.

În cazul în care un e-mail este urmărit și este catalogat drept Urmărit în Dynamics, eliminarea categoriei va anulare urmărirea e-mailului. Cu toate acestea, înregistrarea activității e-mail corespunzătoare nu este ștearsă.

Sfat

Puteți să configurați o regulă în Outlook pentru a atribui sau elimina o categorie. Consultați Administrarea mesajelor de e-mail prin folosirea regulilor.

Notă

Sincronizarea la nivelul serverului va clasifica automat e-mailurile în cutiile poștale ale destinatarului Dynamics 365 dacă e-mailul procesat a fost deja urmărit automat în Dynamics de către un alt utilizator sau destinatarul cozii cu același e-mail.

Numai e-mailurile care se potrivesc cu codul de direcție Dynamics 365 vor fi clasificate automat atunci când setarea de sistem Urmărirea e-mailurilor trimise între utilizatorii Dynamics 365 ca două activități este activată.

De exemplu, e-mailurile care sunt urmărite și trimise din Outlook către alți utilizatori Dynamics 365 nu vor apărea ca fiind clasificate în cutiile poștale ale destinatarilor Outlook, deoarece reprezintă copia „primită” a e-mailului. Acest lucru este pentru a permite destinatarului Dynamics 365 să urmărească o copie primită a e-mailului conform setărilor de sistem menționate mai sus.

Programare

Puteți urmări o programare asociindu-i categoria Urmărit în Dynamics 365. Programarea va fi urmărită și sincronizată cu aplicațiile Customer Engagement, în funcție de regulile de sincronizare la nivelul serverului.

În cazul în care o programare este urmărită și este catalogată drept Urmărit în Dynamics, eliminarea categoriei va anula urmărirea programării. Cu toate acestea, înregistrarea activității programării din aplicațiile Dynamics 365 corespunzătoare nu este ștearsă.

Sarcină

Notă

Atribuirea de sarcini către persoane, care este capturată în Outlook, nu va fi sincronizată cu aplicațiile Customer Engagement.

Folosiți urmărirea bazată pe categorii cu aplicația pentru Outlook

Daca aveți Dynamics 365 App for Outlook, puteți utiliza urmărirea bazată pe categorii cu aplicația pentru Outlook.

Tabelul următor listează diferite scenarii de urmărire.

Acțiune	Rezultat
Asociați categoria Urmărit în Dynamics 365 unui e-mail/ unei programări.	Sincronizarea la nivelul serverului va sincroniza e-mailul/programarea în 15 minute. Încărcarea aplicației pentru Outlook pe acel element va afișa starea de urmărire.
Urmărirea unui e-mail/unei programări folosind aplicația pentru Outlook	E-mailul/Programarea este urmărit(ă). Categoria Urmărit în Dynamics 365 se atribuie imediat.
Scoaterea categoriei Urmărit în Dynamics 365 de pe un e-mail/o programare.	Sincronizarea la nivelul serverului va anula urmărirea elementului în aproximativ 15 minute. Încărcarea aplicației pentru Outlook pe acel e-mail va afișa starea de urmărire. Înregistrarea activității nu este ștearsă din aplicațiile Customer Engagement.
Dezactivarea urmăririi unui e-mail/unei programări folosind aplicația pentru Outlook	E-mailul/programare nu este urmărit(ă) și categoria Urmărit în Dynamics 365 este eliminată.

Delegați utilizatori

Dacă Permiteți altcuiva să vă gestioneze e-mailul și calendar oferindu-le acces delegat, delegatul vă poate accesa categoriile în Outlook, dacă delegatul are permisiuni de Editor.

În cazul în care cutia dvs. poștală are categoria Urmărit în Dynamics 365, delegatul vă poate urmări e-mailurile și programările prin atribuirea categoriei Urmărit în Dynamics 365.

Urmărire bazată pe categorii cu Dynamics 365 for Outlook

Urmărirea bazată pe categorii nu este acceptată cu Dynamics 365 for Outlook. Vă recomandăm să nu activați OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems într-o organizație configurată pentru a utiliza Dynamics 365 for Outlook.

Dezactivați urmărirea bazată pe categorie

Puteți dezactiva urmărirea bazată pe categorie pentru organizația cu aplicații Dynamics 365 prin dezactivarea OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.

Notă

Dacă dezactivați OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems, categoria Urmărit în Dynamics 365 este ștearsă logic, iar atribuirea categoriei se păstrează în Outlook. Dacă ștergeți categoria din lista principală, aceasta va fi ștearsă definitiv.

Întrebări frecvente

Pot să-mi urmăresc contactele Outlook prin atribuirea categoriei Urmărite la Dynamics 365?
Nu, urmărirea bazată pe categorii nu este suportată pentru persoanele de contact Outlook.

Ce se întâmplă dacă redenumesc categoria Tracked în Dynamics 365?
Dacă redenumiți categoria, sincronizarea la nivelul serverului va continua să identifice categoria prin ID-ul acesteia și aceasta va fi utilizată pentru a urmări și anula urmărirea de elemente Outlook.

Notă

Pentru scenariile de delegat, o diferență de nume de categorie între delegatul și proprietarul primar al cutiei poștale nu este acceptată și poate duce la un comportament neașteptat. Vă recomandăm să potriviți numele categoriei pe delegatul și proprietarul căsuței poștale principale.

Ce se întâmplă dacă șterg categoria Tracked to Dynamics 365?
Dacă ștergeți categoria, sincronizarea la nivelul serverului o va recrea pe serverul Exchange în aproximativ 15 minute.

Când activez OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems pentru prima dată, articolele mele urmărite anterior vor fi atribuite categoriei Tracked to Dynamics 365?
Nu, sincronizarea la nivelul serverului nu va merge înapoi în timp pentru a atribui categoria la elementele deja urmărite.

Dacă atribui categoria Tracked to Dynamics 365 unui fir de conversație Outlook, ce se întâmplă?
Dacă clasificați un fir de conversație ca Urmărit în Dynamics 365, toate e-mailurile din acel fir vor fi atribuite categoriei și, prin urmare, vor fi urmărite.

Pot atribui categoria Tracked to Dynamics 365 programărilor recurente?
Dacă clasificați o programare recurentă ca Urmărit în Dynamics 365, toate mediile individuale ale acelei programări vor fi atribuite categoriei și vor fi urmărite.

Ce se întâmplă când un e-mail urmărit eșuează?
În mod implicit, pentru e-mailurile pentru care urmărirea automată a eșuat se va încerca un nou ciclu de sincronizare, aproximativ o dată la 15 minute. Reîncercările se vor repeta de maximum 5 ori. Dacă cele 5 tentative eșuează, e-mailul va fi atribuit în categoria Urmărit în Dynamics 365 (nu se poate livra) și nu se vor mai face reîncercări. Se vor face reîncercări pentru e-mailurile pentru care urmărirea automată eșuează, cu următoarele erori:

• Promovarea e-mailurilor eșuează din cauza unui insert configurat în mediul clientului.
• Promovarea e-mailurilor eșuează din cauza perioadelor de expirare din aplicațiile de tip Customer Engagement sau din Microsoft Exchange.
• Un e-mail este respins cu InvalidSender sau din cauza unor decizii necunoscute.
• E-mailurile eșuează și nu pot fi livrate în cazul în care proprietarului cozii nu i se atribuie rol de securitate corect. Fără rolul de securitate corect, proprietarul nu va putea deține înregistrarea de e-mail urmărită de coadă.

După 5 reîncercări, dacă imposibilitatea de a promova e-mailul a fost cauzată de o eroare a insertului, încercați să remediați insertul. Apoi atribuiți categoria Urmărire în Dynamics 365 pentru a urmări manual e-mailurile nelivrate, astfel încât să fie urmărite în aplicațiile Customer Engagement.

Cum elimin urmărirea bazată pe categorii prin OrgDBOrgSetting?
Pentru a dezactiva categoria specială Urmărit la Dynamics 365 Outlook, va trebui să activați OrgDBOrgSetting pentru organizația dvs. Aplicațiile Customer Engagement oferă instrumentul OrgDBOrgSettings, care le oferă administratorilor capacitatea de a implementa actualizările specifice care au fost rezervate anterior pentru implementări de registru.

1. Urmați instrucțiunile din acest articol pentru pașii de extragere a instrumentului.
2. După ce extrageți instrumentul, dezactivați OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
3. Dezactivarea OrgDBOrgSetting va elimina în aproximativ 15 minute categoria Urmărit în Dynamics 365 pe toate cutiile poștale Exchange ale organizației care au activată sincronizarea la nivelul serverului.

Puteți utiliza, de asemenea, acest instrument pentru a edita OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.