Настройка того, что происходит в конце срока хранения

Руководство по лицензированию Microsoft 365 для обеспечения безопасности и соответствия требованиям.

При настройке метки хранения для хранения элементов в течение определенного периода вы указываете, какое действие следует выполнить в конце этого периода хранения. Вы можете выбрать один из встроенных действий: окончательное удаление элемента, повторная маркировка элемента, деактивация метки и запуск проверки ликвидации.

Однако если выбрать параметр для запуска потока Power Automate, эта конфигурация меток поддерживает пользовательские действия, такие как:

• Отправка уведомления по электронной почте диспетчеру записей или пользователю, создавшему или изменившему документ в последний раз
• Перемещение элемента документа в расположение SharePoint, где вы централизованно храните записи

Вы также можете выбрать действия, относящиеся к метке соответствия Microsoft 365, чтобы переклеить элемент или окончательно удалить его:

Например, поток может переместить элемент, изменить его метку, а затем отправить уведомление по электронной почте.

Примечание.

Вы также можете использовать действие повторной метки, чтобы удалить существующую метку хранения при выборе этого действия, но не указывать замену метки (оставьте имя метки пустым). Если существующая метка хранения помечает элемент как запись, запись должна быть заблокирована для удаления метки.

Действия также обеспечивают интеграцию с другими приложениями и службами. Например, у вас есть другое решение, которое запускает собственный настраиваемый процесс проверки ликвидации при получении уведомления по электронной почте или при добавлении новой записи в таблицу, и это изменение автоматически запускает существующую процедуру управления записями.

Все способы настройки потока и интеграции с другими решениями находятся вне область этой статьи. Однако дополнительные сведения о Microsoft Power Automate см. в разделах Начало работы с Power Automate и Обзор облачных потоков. В этой статье мы рассмотрим:

• Общие сведения об использовании меток хранения с потоком Power Automate
• Ограничения
• Зависимость Power Automate
• Настройка метки хранения для запуска потока Power Automate
• При активации потока

Совет

Если вы не являетесь клиентом E5, используйте 90-дневную пробную версию решений Microsoft Purview, чтобы узнать, как дополнительные возможности Purview могут помочь вашей организации управлять безопасностью данных и соответствием требованиям. Начните сейчас, перейдя в центр пробных версий на портале соответствия требованиям Microsoft Purview. Сведения о регистрации и условиях пробной версии.

Общие сведения об использовании меток хранения с потоком Power Automate

В следующих процессах показано общее представление о том, как метки хранения работают с потоком Power Automate.

В Power Automate вы создаете автоматический облачный поток с нуля, который использует триггер , когда элемент достигает окончания срока хранения. Затем добавьте один или несколько шагов и укажите операции, которые выполняют выбранные действия.

Затем на портале Microsoft Purview или Портал соответствия требованиям Microsoft Purview создайте новую метку хранения со следующей конфигурацией:

• Хранение элемента в течение указанного периода времени
• В конце периода хранения запустите только что созданный поток.

Примените метку с помощью любого из следующих методов:

• Опубликовать метки хранения и применить их в приложениях
• Автоматическое применение метки хранения к контенту

По истечении срока хранения запускается настроенный поток.

Примечание.

В потоке Power Automate можно также выбрать действие Применить метку хранения к элементу. Это действие не зависит от этого сценария, в котором применяются действия в конце периода хранения. Вместо этого это эквивалентно применению метки хранения вручную. Метка применяется немедленно.

Добавление устойчивости к потоку

Хотя это необязательно, рекомендуется всегда добавлять действие Активировать новый экземпляр потока, если элемент не может быть найден , прежде чем переназначить элемент в конце срока хранения и удалить элемент в конце срока хранения.

Это дополнительное действие требуется для файлов, которые были перемещены или переименованы после активации экземпляра потока, но указанные действия по соответствию не завершены. Без него переименованный или перемещенный файл приведет к сбою потока, так как он не может найти файл.

Хотя переименование и перемещение файлов после активации экземпляра потока является необычным событием, добавление этого рекомендуемого действия повышает надежность успешных действий по соответствию, так как текущий путь и имя файла извлекаются автоматически непосредственно перед выполнением выбранных действий.

Ограничения для этого сценария

• Чтобы запустить поток в конце периода хранения, необходимо создать новую метку хранения. Вы не можете изменить существующую метку хранения для этой конфигурации.

• По умолчанию учетная запись, которая создает поток Power Automate, должна быть той же учетной записью, которая создает метку хранения. Если вы предоставляете общий доступ к потоку в Power Automate, пользователи, которым вы предоставляете общий доступ, также могут выбрать поток при создании метки хранения.

• Если в потоке выбрано действие повторной маркировки, метка хранения, выбранная в качестве замены, не может быть настроена для пометки элемента как нормативной записи. Его можно настроить так, чтобы пометить элемент как запись или не пометить элемент как запись.

• Если выбранный поток использует тип среды, отличный от default, необходимо использовать PowerShell для создания метки хранения и использовать параметр FlowId .

Зависимость Power Automate

Power Automate — это служба рабочих процессов, которая автоматизирует действия в приложениях и службах. Специфичный для запуска потока Power Automate в конце периода хранения:

• У вас должен быть план Power Automate , включающий соединители уровня "Премиум" отдельно от плана соответствия требованиям Microsoft 365.
• Поток Power Automate должен быть автоматическим облачным потоком, созданным с нуля и настроенным для использования триггера, когда элемент достигает окончания срока хранения.

Дополнительные сведения об использовании и настройке зависимых автоматических облачных потоков см. в документации по Microsoft Power Automate.

Настройка метки хранения для запуска потока Power Automate

1. На портале Microsoft Purview или Портал соответствия требованиям Microsoft Purview создайте новую метку хранения с нужным именем и параметрами. Дополнительные сведения см. в разделе Использование плана файлов для создания меток хранения и управления ими.

2. Специфичный для этого сценария:

   1. На странице Определение параметров метки выберите Хранить элементы на неопределенный срок или в течение определенного периода и укажите период хранения.

   2. На странице Выберите, что происходит после периода хранения , выберите Запустить поток Power Automate, а затем Выберите поток:

      

   3. Во всплывающей области Выбор потока Power Automate вы увидите все автоматические облачные потоки, созданные вами (или которыми вам предоставили общий доступ) и триггер Когда элемент достигает окончания срока хранения .

      Выберите нужный поток и завершите настройку, чтобы создать метку хранения.

Метку хранения можно настроить только для одного потока Power Automate, но один и тот же поток может использоваться несколькими метками хранения.

При активации потока

Так же, как может потребоваться до 7 дней, чтобы автоматически применить метку хранения или отобразить ее, чтобы ее можно было применить, вы должны разрешить до 7 дней после истечения срока действия до активации потока Power Automate. Затем запуск потока может занять несколько часов.

Для действий по соответствию Microsoft 365, например удаления и повторной маркировки, необходимо предоставить до 7 дней для выполнения этих действий. Для Exchange и действий по удалению соответствия Требованиям Microsoft 365 допускается до 14 дней.

Как сам поток, так и действия по соответствию Microsoft 365 в потоке помещаются в очередь, чтобы при возникновении каких-либо задержек в сети или службе поток и действия автоматически повторялись повторно.

Принципы хранения по-прежнему применяются к меткам хранения, которые настроены для запуска потока в конце периода хранения, в том случае, если существует конфликт с одной или несколькими политиками хранения, элемент всегда хранится в течение самого длительного периода. Однако поток всегда активируется в конце срока хранения метки.

Дальнейшие действия

Чтобы помочь вам отслеживать метки хранения с помощью этой конфигурации:

• Отслеживание меток хранения
• Использование средства "Поиск контента" для поиска содержимого с определенной меткой хранения
• Аудит действий хранения

Чтобы убедиться, что в потоке не было сбоев или ошибок, перейдите на панель мониторинга Power Automate, выберите Мои потоки, а затем выберите свой поток, чтобы просмотреть 28-дневный журнал выполнения.