Рекомендации по участникам собраний Teams

• Применяется к:

  Microsoft Teams

Поделитесь этими рекомендациями с пользователями, чтобы помочь им максимально эффективно использовать свои собрания.

Организатор собрания и выступающие

Организаторы собрания и выступающие задают тон собрания и могут существенно повлиять на работу как в комнате, так и для удаленных участников. Следуя этим рекомендациям, они сделают собрания более инклюзивными и улучшить обмен информацией между всеми получателями.

Задачи	Notes
Подготовка помещения
Выбор пространства с поддержкой Комнаты Teams	Комнаты Teams пространства, настроенные с помощью этого или аналогичных решений, предоставляют участникам лучшие возможности для собраний Teams.
Включение камеры в комнате	Включите камеру в комнате, чтобы удаленные участники могли видеть, кто говорит, и чувствовать себя более связанными с теми, кто находится в комнате. Удаленные участники могут чувствовать себя более изолированными, если они не могут видеть участников команды.
Отображение передней строки на дисплее комнаты	Включите отображение передней строки для камер удаленных участников. Передний ряд отображает камеры удаленных участников на дисплее в комнате, предоставляя им равное присутствие в комнате с участниками в комнате.
Подготовка собрания
Назначить помощник в номере	Помощник в комнате может помочь удаленным организаторам и выступающим настроить комнату для собрания, помочь с проблемами в комнате, которые могут возникнуть во время собрания, и обеспечить, чтобы удаленные участники получили равные возможности для участия в обсуждениях собрания.
Назначение чата и монитора реакций	Монитор собраний может помочь организаторам и выступающим сосредоточиться на содержимом, собирая или отвечая на вопросы в чате и наблюдая за участниками, которые используют реакцию "поднять руку".
Задачи собрания
Добро пожаловать в номер и удаленных участников	Сделайте точку, чтобы приветствовать как участников в комнате, так и удаленных участников, а также установить руководящие принципы, как будет продолжаться собрание, чтобы участники не разговаривали друг с другом и не упускали из виду во время обсуждений.
Поощрять использование камер в комнате и удаленных участников	Использование камер участников помогает всем участникам увидеть, кто говорит. Это особенно важно для участников в комнате, так как удаленные участники могут испытывать трудности с тем, кто говорит, если камера комнаты слишком далеко или отключена.
Поощрение участников в комнате и удаленных участников к использованию чата собрания	Использование чата собрания помогает гарантировать, что все участники могут следить за параллельными беседами и вопросами во время собрания.
Поощрять использование "поднять руку" и другие реакции	Использование "поднятия рук" и других реакций как в комнате, так и удаленных участников помогает обеспечить всем участникам равные возможности для добавления в обсуждения.
Следите за реакцией "поднять руку" и реагировать на нее	Выступающие и организаторы или мониторы собраний должны искать "поднять руку" и другие реакции, чтобы они были полезны. Регулярно проверяйте эти реакции на протяжении всего собрания.
Выполнение периодических проверка проверка качества вызовов	Периодически проверяйте удаленных участников, чтобы убедиться, что звук и видео, а также содержимое собраний, например стороны PowerPoint, не содержат шума и артефактов.
Задачи после собрания
Запрос отзывов участников после собрания	Попросите участников отправить отзыв о том, что хорошо прошло с собранием и как его можно улучшить. Спросите, как можно улучшить взаимодействие между удаленными участниками и участниками в комнате.
Просмотр чата собрания и дальнейшие действия с участниками	Обязательно проверка чате собрания, чтобы ответить на все оставшиеся вопросы или добавить свой вклад в дополнительные обсуждения.
Просмотр отзывов после собрания	Создайте план для просмотра отзывов о собраниях и обсуждения с участниками, ИТ-отделами или отделами аудиовизуалов и другими пользователями, чтобы улучшить возможности будущих собраний.

Удаленные участники

Удаленные пользователи должны рассматриваться как равноправные участники собраний, чтобы они могли вносить свой вклад в обсуждения. Рекомендации, которые они могут применять до и во время собрания, могут значительно увеличить их влияние.

Задачи	Notes
Настройка конференц-пространства
Найти тихую комнату с дверью	Работа из дома может означать отвлекающие факторы. Попробуйте найти тихое пространство, свободное от отвлекающих факторов, как домашние животные или другие домочадцы. Если вы не можете найти место с дверью, сообщите другим, что вы находитесь на собрании и нуждаетесь в спокойном времени.
Использование высококачественной камеры	Хорошее качество камеры может не только дать четкое, профессиональное, изображение, но и значительно улучшить освещение, если вы находитесь в темном пространстве. Поместите камеру над линией глаз, чтобы избежать нелестных углов.
Использование высококачественного микрофона или гарнитуры	Большинство внешних камер имеют микрофон хорошего качества и, в сочетании с подавлением шума Teams, захватывают ваш голос громким и четким. Тем не менее, в некоторых громких средах, таких как кафе, гарнитура может иметь больше смысла, особенно если вы испытываете трудности с слушанием собрания.
Проверка освещения	Откройте жалюзи и включите свет, чтобы помочь камере забрать изображение. Чтобы избежать тени на лице, сядьте перед окном, купите свет кольца или наведите свет на стену перед вами. Указание света на стену обеспечит освещение, которое не так сурово, как прямое освещение.
Проверьте, что за вами, или используйте фон	Помните, что ваша камера будет захватывать не только вас, но и то, что позади вас. Если у вас грязная комната или у вас есть конфиденциальная информация, которой вы не хотите делиться, используйте фон собрания Teams или размытие фона. Вы можете включить их и проверка фон перед присоединением к собранию.
Отключение звука домашних помощников	Перед присоединением к собранию рекомендуется удалить или отключить звук дома помощник устройствах. Хотя производители говорят, что эти устройства не прослушивают все время, вы можете случайно использовать "слово пробуждения" и заставить устройство захватить часть вашего разговора.
Задачи собрания
Включение камеры	Позвольте людям видеть вас! Включите камеру, чтобы люди могли видеть вас, когда вы говорите, и чтобы они могли видеть ваши реакции и выражения.
Мониторинг чата и участие в нем	Используйте чат собрания, чтобы участвовать в параллельных обсуждениях или задавать вопросы, если организатор собрания или монитор собирает их для докладчика.
Использование "поднять руку" и другие реакции	Если у вас есть вопрос или добавить в обсуждение по вызову, используйте реакцию "поднять руку". Это уведомляет организатора или докладчика о том, что кто-то хочет выступить.
Участие в обсуждениях	Независимо от того, используете ли вы чат собрания или реакцию "поднять руку", обязательно примите участие! Удаленные участники имеют равное слово в обсуждениях собраний и должны иметь возможность внести в них свой вклад.
Сообщить о проблемах с качеством звонков	Если у вас возникли проблемы с прослушиваем собрания, если вы не видите видео в комнате или если вы не видите представляемый материал, сообщите об этом организатору или докладчику. Используйте реакцию "поднять руку", отправьте сообщение в чате или прервать обсуждение, чтобы сообщить о них.
Задачи после собрания
Предоставление отзывов организатору	Сообщите организатору, как прошло собрание. Важно сообщить им о любых возникших проблемах, чтобы их можно было устранить. Организаторы и выступающие в зале могут не знать о проблемах, с которыми сталкиваются удаленные участники.

Участники в комнате

Участники в комнате могут почувствовать, что более естественно обсуждать вопросы с теми, кто рядом с ними. Однако, применяя эти рекомендации, они могут легко увеличить область своих обсуждений, чтобы включить в них кого-то, кто работает дома или по всей стране или региону.

Задачи	Notes
Подготовка собрания
Присоединение к собранию с устройства	Присоединяйтесь к собранию со своего устройства, даже если вы находитесь в комнате. Присоединение к собранию позволяет включить камеру, использовать реакции и следить за чатом собрания.
Включение камеры	Включите камеру, чтобы удаленные участники могли легче сказать, кто говорит. Включение камеры также помогает вам улучшить связь, когда все могут видеть вас, когда вы говорите.
Держать веб-каналы камеры открытыми	Держите Teams открытыми, чтобы вы могли видеть камеры удаленных участников. Сохраняя каналы камеры открытыми, вы можете увидеть их реакции и язык тела, а также помочь вам поддерживать связь с ними.
Отключение микрофона и динамиков	Teams должны автоматически отключить микрофон и микрофон при присоединении к комнате Teams, но дважды проверка при присоединении. Отключение микрофона и динамиков предотвращает эхо звука.
Задачи собрания
Помните об удаленных участниках	Помните, что в собрании могут присутствовать удаленные участники. Сведите к минимуму шум и обсуждения в комнате, потому что они могут легко заглушить ведущего. Говорящего четко, чтобы удаленные участники могли слышать вас. Предоставьте удаленным участникам возможность участвовать в обсуждении.
Мониторинг чата и участие в нем	Вместо того чтобы проводить беседы в комнате, добавьте их в чат собрания. Таким образом, все участники собрания могут присоединиться к обсуждению, а шум в помещении сведен к минимуму.
Следите за реакцией "поднять руку"	Сообщите организатору или докладчику, использует ли кто-то реакцию "поднять руку". Это означает, что у них есть вопрос или они хотят внести свой вклад в обсуждение.
Использование реакций для реагирования на содержимое и обсуждения	Используйте реакции, чтобы все могли видеть, как вы относитесь к презентации или обсуждению. Другие могут согласиться с вами и присоединиться!
Задачи после собрания
Предоставление отзывов организатору	Сообщите организатору, как прошло собрание. Важно сообщить им о любых возникших проблемах, чтобы их можно было устранить.

Следующее действие