Процесс запроса и Уведомления по электронной почте в управлении правами
Когда пользователь отправляет запрос в пакет доступа, процесс начинает предоставлять этот запрос на доступ. Управление правами отправляет Уведомления по электронной почте утверждающих и запрашивающих лиц при возникновении ключевых событий во время процесса. В этой статье описывается процесс запроса и отправляемые уведомления по электронной почте.
Кто может запросить пакет доступа
Каталог, параметры пакета доступа и политики определяют, может ли пользователь запрашивать пакет доступа.
- Параметр каталога включено определяет, могут ли пользователи запрашивать пакеты доступа в каталоге.
- Параметр каталога "Включено" для внешних пользователей определяет, могут ли пользователи из внешних каталогов запрашивать пакеты доступа в каталоге.
- Параметр пакета доступа Hidden определяет, могут ли пользователи видеть пакет доступа в my access. Он не ограничивает, может ли пользователь, имеющий ссылку на пакет доступа, запросить его.
- Список пакетов доступа несовместимых пакетов доступа и групп определяет, могут ли пользователи, у которых уже есть другие назначения.
- Параметры политики в пакете доступа определяют, кто может запрашивать.
Процесс запроса
Пользователь, которому требуется доступ к ресурсам в пакете доступа, может отправить запрос на доступ. В зависимости от конфигурации политики запрос может потребовать утверждения. При утверждении запроса процесс начинает назначать пользователю доступ к каждому ресурсу в пакете доступа. На следующей схеме показан обзор процесса и различные состояния.
| State | Description |
|---|---|
| Отправлено | Пользователь отправляет запрос. |
| Ожидает утверждения | Если политика для пакета доступа требует утверждения, запрос переходит к ожидающему утверждению. |
| Срок действия истек | Если ни один из утверждающих не утвердит запрос в течение времени ожидания запроса на утверждение, срок действия запроса истечет. Чтобы повторить попытку, пользователь должен повторно отправить свой запрос. |
| Отклонено | Утверждающий отклоняет запрос. |
| Утвержден | Утверждающий утверждает запрос. |
| Доставка содержимого | Пользователю не был назначен доступ ко всем ресурсам в пакете доступа. Если это внешний пользователь, он, возможно, еще не обращался к каталогу ресурсов. Возможно, пользователь также еще не принял запрос на согласие. |
| Доставлено | Пользователю был назначен доступ ко всем ресурсам в пакете доступа. |
| Частично доставлено | Пользователю еще не назначен доступ ко всем ресурсам в пакете доступа. |
| Доступ расширен | Если в политике доступно расширение доступа, пользователь расширил назначение. |
| Доступ истек | Срок действия доступа пользователя к пакету доступа истек. Чтобы получить доступ еще раз, пользователь должен отправить запрос. |
Уведомления по электронной почте
Если вы являетесь утверждающим, вы отправляете уведомления по электронной почте, когда требуется одобрить запрос на доступ. Вы также получаете уведомления о завершении запроса на доступ. Вам также отправляются уведомления по электронной почте, которые указывают на состояние вашего запроса, если вы являетесь инициатором запроса.
На следующих схемах показано, когда эти уведомления отправляются утверждающим либо запрашивающему. Чтобы найти соответствующий номер для уведомлений по электронной почте, отображаемых на схемах, воспользуйтесь ссылкой на таблицу уведомлений по электронной почте.
Примечание.
Если администратор напрямую назначает пользователя пакету доступа, вы не получите уведомление по электронной почте о завершении или отклонении запроса на доступ. Уведомления по электронной почте отправляются только в том случае, если пользователь отправляет запрос на доступ.
Первые утверждающие лица и другие утверждающие
На следующей схеме показана работа первых утверждающих и альтернативных утверждающих, а также уведомления по электронной почте, которые они получают в процессе запроса:
Запрашивающие стороны
На следующей схеме показаны действия запрашивающих, а также уведомления по электронной почте, которые они получают в процессе запроса:
Многоэтапное утверждение
На следующей схеме показаны действия первых утверждающих и альтернативных утверждающих, а также уведомления по электронной почте, которые они получают в процессе запроса:
Таблица уведомлений по электронной почте
В следующей таблице приведены более подробные сведения о каждом из этих уведомлений по электронной почте. Для управления этими сообщениями электронной почты можно использовать правила. Например, в Outlook можно создать правила для перемещения сообщений электронной почты в папку, если тема содержит слова из следующей таблицы. Слова основаны на параметрах языка по умолчанию клиента, где пользователь запрашивает доступ.
| # | Тема сообщения электронной почты | При отправке | Отправлено в |
|---|---|---|---|
| 1 | Требуется действие: утвердить или отклонить перенаправленный запрос по [date] (дата) | Это электронное письмо будет отправлено альтернативным утверждающим на этапе 1 (после эскалации запроса) для выполнения действия. | Выберите альтернативных утверждающих этапа 1 |
| 2 | Требуется действие: утвердить или отклонить запрос по [date] (дата) | Это сообщение отправляется первому утверждающего, если эскалация отключена, чтобы принять меры. | Первый утверждающий |
| 3 | Напоминание. Утвердите или отклоните запрос по [date] (дата) для [requestor] (запрашивающий пользователь) | Это напоминание отправляется первому утверждающего, если эскалация отключена. По этому адресу будет предложено выполнить действие, если это еще не сделано. | Первый утверждающий |
| 4 | Утвердить или отклонить запрос до [time] (время) [date] (дата) | Это сообщение отправляется первому утверждающее (если эскалация включена) для принятия мер. | Первый утверждающий |
| 5 | Напоминание о выполнении действия. Утвердите или отклоните запрос до [date] (дата) для [requestor] (запрашивающий пользователь) | Это напоминание отправляется первому утверждающего, если включена эскалация. По этому адресу будет предложено выполнить действие, если это еще не сделано. | Первый утверждающий |
| 6 | Срок действия запроса истек для [access_package] (пакет доступа) | Это сообщение электронной почты будет отправлено первому утверждающему и альтернативным утверждающим этапа 1 по истечении срока действия запроса. | Первый утверждающий, альтернативные утверждающие этапа 1 |
| 7 | Запрос утвержден для [requestor] на [access_package] | Это сообщение отправляется первому утверждающем и альтернативным утверждателям этапа 1 по завершении запроса. | Первый утверждающий, альтернативные утверждающие этапа 1 |
| 8 | Запрос утвержден для [requestor] на [access_package] | Это сообщение отправляется первому утверждающем и альтернативным утверждателям этапа 1 многоэтапного запроса при утверждении запроса на этап 1. | Первый утверждающий, альтернативные утверждающие этапа 1 |
| 9 | Запрос на [access_package] (пакет доступа) отклонен | Это сообщение отправляется запрашивателю при отклонении запроса. | Requestor |
| 10 | Срок действия вашего запроса истек для [access_package] (пакет доступа) | Это сообщение отправляется запрашивателю в конце одного или многоэтапного запроса. Сообщение электронной почты уведомляет инициатора, что срок действия запроса истек. | Requestor |
| 11 | Требуется действие: утвердить или отклонить запрос по [date] (дата) | Это сообщение отправляется второму утверждающего, если эскалация отключена, чтобы принять меры. | Второй утверждающий |
| 12 | Напоминание о выполнении действия. Утвердите или отклоните запрос до [date] (дата) | Это напоминание отправляется второму утверждающего, если эскалация отключена. В уведомлении будет предложено выполнить действия, если это еще не сделано. | Второй утверждающий |
| 13 | Напоминание о выполнении действия. Утвердите или отклоните запрос до [date] (дата) для [requestor] (запрашивающий пользователь) | Это сообщение отправляется второму утверждающего, если эскалация включена, чтобы принять меры. | Второй утверждающий |
| 14 | Напоминание о выполнении действия. Утвердите или отклоните запрос до [date] (дата) для [requestor] (запрашивающий пользователь) | Это напоминание отправляется второму утверждающего, если эскалация включена. В уведомлении будет предложено выполнить действия, если это еще не сделано. | Второй утверждающий |
| 15 | Требуется действие: утвердить или отклонить перенаправленный запрос по [date] (дата) | Это сообщение отправляется альтернативным утверждателям этапа 2, если эскалация включена, чтобы принять меры. | Выберите альтернативных утверждающих этапа 2 |
| 16 | Запрос утвержден для [requestor] на [access_package] | Это сообщение отправляется второму утверждающем и альтернативным утверждателям этапа 2 при утверждении запроса. | Второй утверждающий, альтернативные утверждающие этапа 2 |
| 17 | Срок действия запроса истек для [access_package] (пакет доступа) | Это сообщение будет отправлено второму утверждающему или альтернативным утверждающим после истечения срока действия запроса. | Второй утверждающий, альтернативные утверждающие этапа 2 |
| 18 | Теперь у вас есть доступ к [access_package] (пакет доступа) | Это сообщение отправляется конечным пользователям, чтобы начать использовать доступ. | Requestor |
| 19 | Расширение доступа для [access_package] (пакет доступа) по [date] (дата) | Это сообщение отправляется конечным пользователям до истечения срока действия доступа. | Requestor |
| 20 | Доступ к [access_package] (пакет доступа) завершен. | Это сообщение электронной почты будет отправлено конечным пользователям после истечения срока действия доступа. | Requestor |
Сообщения с запросами на доступ
Когда запроситель отправляет запрос доступа для пакета доступа, настроенного для утверждения, все утверждающие, добавленные в политику, получают уведомление электронной почты с подробными сведениями о запросе на этапе утверждения. В сообщении электронной почты содержатся следующие сведения: организация имени запрашивающей стороны и бизнес-обоснование, а также дата и время начала и окончания доступа (если задано). Эти сведения также будут включать данные о том, когда запрос был отправлен и когда истечет срок действия запроса.
Сообщение электронной почты включает утверждающих ссылку, чтобы перейти к моему доступу, чтобы утвердить или запретить запрос на доступ. Ниже приведен пример уведомления электронной почты, отправляемого утверждающим для завершения запроса на доступ:
Утверждающие могут также получить электронное сообщение с напоминанием. В сообщении электронной почты утверждающий получит просьбу принять решение о запросе. Ниже приведен пример уведомления электронной почты утверждающего, чтобы напомнить им о том, чтобы принять меры:
Электронные письма с запросом альтернативным утверждающим
Если параметр альтернативных утверждающих включен и запрос по-прежнему ожидается, он пересылается. Альтернативные утверждающие получают сообщение электронной почты, чтобы утвердить или запретить запрос. Альтернативных утверждающих можно включить на этапе 1 и 2. Ниже приведен пример электронной почты уведомления о получении альтернативных утверждающих:
И утверждающий, и альтернативные утверждающие могут утвердить или отклонить запрос.
Утвержденные или отклоненные сообщения электронной почты
Когда утверждающий получает запрос на доступ, отправленный запрашивающей стороной, он может утвердить или отклонить запрос на доступ. Утверждающему лицу необходимо добавить бизнес-обоснование для принятия решения. Ниже приведен пример электронной почты, отправляемой утверждающие и альтернативные утверждающие после утверждения запроса:
После утверждения запроса на доступ и подготовки его доступа запрашивающему пользователю отправляется уведомление о том, что теперь у него есть доступ к пакету для доступа. Ниже приведен пример уведомления электронной почты, отправляемого запросу при предоставлении доступа к пакету доступа:
При отклонении запроса на доступ, запрашивающему получателю отправляется уведомление по электронной почте. Ниже приведен пример уведомления электронной почты, отправляемого запросу на доступ при отказе в доступе:
Сообщения электронной почты с многоэтапным утверждением запроса на доступ
Если включено многоэтапное утверждение, по крайней мере один утверждающий на каждом этапе должен утвердить запрос, прежде чем запрашивающий сможет получить доступ.
На этапе-1 первый утверждающий получает сообщение электронной почты запроса на доступ и принимает решение.
После того как первый или альтернативный утверждающий утвердит запрос на этапе 1, начинается этап 2. Во время этапа-2 второй утверждающий получает сообщение электронной почты уведомления о запросе доступа. После того, как второй утверждающий или альтернативные утверждающие на этапе 2 (если эскалация включена) решат утвердить или отклонить запрос, будут отправлены уведомления по электронной почте первому и второму утверждающему лицу, а также всем альтернативным утверждающим на этапе 1 и 2 и запрашивающему пользователю.
Сообщения об истечении срока действия запроса на доступ
Срок действия запроса доступа может истечь, если утверждающий не утвердил или не отклонил запрос.
По истечении заданного срока действия запрос не может быть утвержден или отклонен утверждающим.
Уведомление по электронной почте отправляется запрашивающему с уведомлением о том, что срок действия запроса на доступ истек и необходимо отправить запрос повторно. На следующей схеме показан интерфейс запрашивающей стороны и уведомления по электронной почте, которые они получают при запросе на расширение доступа:
Ниже приведен пример уведомления по электронной почте, который отправляется запрашивателю при истечении срока действия запроса на доступ:
