Работа с финансовыми журналами

Большинство финансовых транзакций учитывается в главной книге с помощью таких документов, как счета покупки и заказы на продажу. Однако вы также можете обрабатывать такие бизнес-операции, как:

• Закупки
• Оплаты
• Использование типовых журналов для учета начислений
• Возмещение расходов сотрудников путем учета строк журнала в журналах

Большинство журналов основаны на общем журнале, и вы можете обрабатывать все транзакции на странице Общие журналы . Подробнее см. в статье Учет транзакций непосредственно в главной книге.

Например, вы можете учитывать расходы сотрудников к возмещению. Подробнее см. в статье Регистрация и возмещение расходов сотрудников.

Однако Business Central также предлагает журналы, оптимизированные для определенных типов транзакций, например Журнал платежей для регистрации платежей. Дополнительные сведения см. в разделе Запись платежей и возмещения расходов в журнал платежей.

Финансовые журналы используются для учета финансовых транзакций на счетах главной книги и различных других счетах. К другим счетам относятся банковские счета, а также счета клиентов, поставщиков и сотрудников. При учете с помощью финансового журнала создаются операции по счетам главной книги даже когда, например, вы учитываете строку журнала на счете клиента. Операция учитывается в дебиторской задолженности главной книги посредством учетной группы.

Вводимые в журналы сведения являются временными и, пока данные сведения находятся в журналах, они могут быть изменены. При учете журнала информация переносится в операции по отдельным счетам, где ее невозможно изменить. Однако можно отменить применение учтенных операций и учесть сторнирующие или исправляющие операции. Подробнее в разделе Сторнирование учета в журнале и отмена приходных/расходных накладных.

Примечание

В финансовом журнале отображается только ограниченное число полей в строке журнала по умолчанию. Если необходимо видеть дополнительные поля, такие как поле Тип счета, выберите действие Показать больше столбцов. Чтобы снова спрятать дополнительные поля, выберите действие Показать меньше столбцов. Если вы видите меньше столбцов, то одна и та же дата учета используется для всех строк. Если вы хотите иметь несколько дат учета для одной и той же записи журнала, выберите действие Показать больше столбцов.

Добавление контекста к транзакциям финансового журнала

Когда вы создаете журнал, вы можете добавить ссылки, которые предоставляют контекст по его транзакциям. Когда вы публикуете журнал, Business Central копирует ссылки на учтенные операции журнала и книги, создаваемые журналом. Например, предоставление ссылок может облегчить жизнь вашему аудитору. Если вы храните изображения расходных квитанций на сайте Sharepoint вашей компании, вы можете добавлять ссылки на файлы. Когда вы выполняете операцию учета в журнале для отражения своих расходов, ваш аудитор может быстро получить доступ к файлам квитанций.

Использование шаблонов и разделов журнала

Существует несколько шаблонов финансовых журналов. Каждый шаблон журнала представлен специальной страницей с определенными функциями и полями, которые требуются для поддержки этих функций, например, страница Журналов сверки платежей для обработки банковских платежей и страница Журналов платежей для выплат поставщикам или возмещения расходов вашим сотрудникам. Дополнительные сведения см. в разделах Создание платежей и Сверка платежей клиентов с журналом приходных кассовых ордеров или из книги операций по клиентам.

Для каждого шаблона журнала вы можете настроить личный журнал в качестве раздела журнала. Например, вы можете определить собственный раздел для журнала платежей, задав собственный макет и параметры. Ниже приведен пример процедуры персонализации журнала.

Совет

Если установить флажок Предлагать балансирующую сумму в строке раздела на странице Разделы финансового журнала, то в поле Сумма, например в строках финансового журнала для документа с тем же номером, будет автоматически подставляться значение, балансирующее документ. Узнайте больше в разделе Разрешение Business Central предлагать значения.

Совет

Можно добавить или удалить поля в журналах, персонализировав их. Подробнее см. в статье Персонализация рабочей области.

Проверка разделов финансового журнала

Вы можете включить фоновую проверку, позволяющую избежать задержек при учете. Система будет оповещать вас, если в финансовом журнале, с которым вы работаете, имеется ошибка, которая не позволит вам учесть журнал. На странице Пакеты общих журналов вы можете выбрать Фоновую проверку ошибок, чтобы Business Central проверять финансовые журналы, такие как общие или платежные журналы, во время работы с ними.

После включения проверки на информационной панели Проверка документа или Проверка журнала будут отображаться проблемы в текущей строке и во всем разделе. Проверка происходит, когда вы загружаете пакет финансового журнала и когда выбираете другую строку журнала. На плитке Всего проблем на информационной панели показано общее количество проблем, которые найдены Business Central, и вы можете выбрать ее, чтобы открыть обзор проблем.

Вы можете использовать действия Показать строки с проблемами и Показать все строки для переключения между строками журнала с проблемами или без них. Новая информационная панель Сведения о строке журнала обеспечивает быстрый обзор и доступ к данным из строк журнала, таких как счет ГК, клиент или поставщик, а также к настройке учета для определенных счетов.

Проверка данных в документах и журналах во время работы

Ваш администратор может включить в Business Central проверку данных, которые вы вводите в документы и журналы, в режиме реального времени.

После включения этой функции в области для информационной панели будет присутствовать информационная панель Проверка документа или Проверка журнала в зависимости от типа документа, над которым вы работаете. Информационная панель перечисляет ошибки на странице, чтобы вы могли быстро их устранить.

Чтобы включить эту функцию, на странице Мои уведомления установите следующие флажки:

• Для журналов установите флажок Включено напротив Включить проверку данных.
• Для документов установите флажок Включено напротив Показать информационную панель «Проверка документов».

В следующем видео рассматривается проверка данных в режиме реального времени.

Сведения об основных счетах и балансирующих счетах

Если настроить для разделов журналов балансирующие счета по умолчанию на странице Финансовые журналы, балансирующий счет будет подставляться автоматически при заполнении поля Номер счета. В противном случае заполните поля Номер счета и Номер баланс. счета вручную. На положительную сумму в поле Сумма дебетуется основной счет и кредитуется балансирующий. На отрицательную сумму кредитуется основной счет и дебетуется балансирующий.

Примечание

НДС вычисляется отдельно для основного и балансирующего счетов, благодаря чему для них можно использовать разные процентные ставки НДС.

Работа с типовыми журналами

Типовой журнал — это финансовый журнал с конкретными полями для управления транзакциями, которые часто учитываются с небольшими изменениями или без таковых. Например, это могут быть транзакции по таким расходам, как арендная плата, подписки, электроэнергия и отопление. Использование типовых журналов позволяет учитывать фиксированные и переменные суммы, а также автоматически сторнировать операции на следующий день после даты учета. Ключи распределения позволяют разделять типовые операции между различными счетами. Подробнее см. в разделе Распределение повторяющихся сумм журналов на несколько счетов.

При использовании типового журнала операции, которые должны учитываться регулярно, достаточно создать только один раз. Например, счета, измерения, значения измерений и т. д. остаются в журнале после учета. Если потребуются изменения, вы сможете вносить их каждый раз, когда учитываете операции.

Поле метода повторения

Поле Метод повторения важно. Оно определяет, как поступить с суммой в строке журнала после учёта. Например, если вы будет использовать одну и ту же сумму каждый раз при учете строки, то после учета можно оставить сумму неизменной. Если вы хотите использовать в строке один и тот же текст и номер счета, а сумма будет отличаться при каждом учете, вы можете удалить сумму после учета.

По	Ссылка
F - фикс.	Сумма в строке журнала сохраняется после учета. Строки с нулевыми суммами остаются в журнале, но не учитываются. Вы можете изменить сумму при следующем использовании журнала.
V - перем.	Сумма в строке журнала удаляется после выполнения учета.
B — сальдо	Учтенная сумма на счете в строке распределяется между счетами, определенными для строки в таблице "Распределение финансового журнала". Сальдо по счету устанавливается равным нулю. Не забудьте заполнить поле Распределение (%) на странице Распределения. Дополнительные сведения см. в разделе Распределение повторяющихся сумм журналов на несколько счетов.
RF - сторно фикс.	Сумма в строке журнала остается после учета, а балансирующая операция учитывается на следующий день.
RV - сторно перем.	Сумма в строке журнала удаляется после учета, а балансирующая операция учитывается на следующий день.
RB - сторно сальдо	Учтенная сумма на счете в строке распределяется между счетами, определенными для строки на странице Распределения. Сальдо по счету устанавливается равным нулю, а балансирующая операция учитывается на следующий день.
Сальдо БД по измерению	Строка журнала распределяет затраты на основе баланса основного счета по аналитике. Вам будет предложено установить фильтры по измерениям, которые будут использоваться для расчета сальдо по измерению исходного счета ГК, из которого вы будете распределять затраты. В качестве альтернативы можно выбрать действие Установить фильтры по измерениям позже.
Сторно сальдо по измерению (RBD)	Строка журнала распределяет затраты на основе сторно баланса основного счета по аналитике. Вам будет предложено установить фильтры по измерениям, которые будут использоваться для расчета сальдо по измерению исходного счета ГК, из которого вы будете распределять затраты. Также вы можете выбрать действие Установить фильтры по измерениям позже.

Примечание

Поля НДС могут быть заполнены либо в строке типового журнала, либо в строке журнала распределения, но в обеих строках одновременно. Это значит, что поля НДС могут быть заполнены на странице Распределения только тогда, когда они не заполнены в типовом журнале.

Поле частоты повторения

Это поле с формулой даты определяет, с какой периодичностью будет учитываться операция в строке журнала, и оно должно быть заполнено. Подробнее в разделе Формулы расчета дат.

Примеры

Если строка журнала должна учитывается ежемесячно, введите 1M. После каждого учёта дата в поле Дата учета будет обновляться на ту же дату следующего месяца.

Если вам нужно учитывать операцию в последний день каждого месяца, можно выполнить одно из следующих действий:

• Для учета первой операции в последний день месяца введите 1Д+1М-1Д (1 день + 1 месяц - 1 день). С помощью этой формулы дата учета вычисляется правильно независимо от количества дней в том или ином месяце.

• Для учета первой операции в произвольный день месяца введите формулу 1М+ТМ. С помощью этой формулы дата учета будет после одного полного месяца + остающиеся дни текущего месяца.

Поле даты истечения срока действия

Это поле определяет дату, когда данная строка будет учтена в последний раз. Строка не будет учитываться после этой даты.

Преимуществом использования поля «Дата истечения срока действия» является то, что строка не удаляется из журнала немедленно. Вы можете ввести более позднюю дату, чтобы использовать строку в будущем.

Если это поле не заполнено, строка будет учитываться каждый раз, пока вы не удалите ее из журнала.

Распределение повторяющихся сумм журналов на несколько счетов

На странице Повторяющиеся главные журналы вы можете выбрать действие Распределения, чтобы указать, как распределять суммы в строке повторяющегося журнала по нескольким счетам и измерениям. Распределение играет роль строки балансирующего счета для строки типового журнала.

Как и в случае с типовым журналом, распределение вводится один раз и остается в журнале распределения после учета. Вводить суммы и распределения при каждом учете строки типового журнала не нужно.

Примечание

Вы не можете использовать счета распределения в партиях журналов, имеющих рабочий процесс утверждения для создания строк журнала.

Если метод повторения в типовом журнале установлен в значение Сальдо или Сторно сальдо, программа будет игнорировать коды значений измерений в типовом журнале, когда счет установлен равным нулю. При распределении типовой строки по различным значениям измерений на странице Распределения создается только одна сторнирующая операция.

Примечание

Если вы распределяете строку типового журнала, которая содержит код значения измерения, не вводите этот же код на странице Распределения. Если сделать это, значения измерений будут неправильными.

Чтобы распределять суммы повторяющееся журнала на основе измерений, установите поле Метод повторения на Сальдо по измерению или Сторно сальдо по измерению. Если метод повторения в типовом журнале установлен в значение Сальдо по измерению или Сторно сальдо по измерению, программа будет принимать во внимание коды значений измерений в типовом журнале, когда счет установлен равным нулю. Если вы назначите повторяющуюся строку значениям измерений на странице Распределения, создаются сторнирующие операции, соответствующие количеству сочетаний значений измерений, из которых состоит сальдо. Если вы распределяете сальдо счета через типовой журнал, который содержит код значения измерения, не забудьте использовать Сальдо по измерению или Сторно сальдо по измерению, чтобы гарантировать, что значения измерений будут правильно сальдироваться или сторнироваться с исходного счета.

Например, в вашей организации есть несколько филиалов и несколько отделов, которые ваши контролеры настроили в качестве измерений. Чтобы ускорить процесс ввода счета-фактуры на покупку, вы решили потребовать, чтобы менеджеры кредиторской задолженности вводили только аналитики бизнес-единицы. Поскольку у каждого бизнес-подразделения есть определенные ключи распределения для измерения "Отдел" — например на основе количества сотрудников — вы можете использовать методы повторения Сальдо по измерению (BD) или Сторно сальдо по измерению (RBD) для перераспределения расходов по каждому бизнес-подразделению между нужными отделами на основе ключей распределения.

Примечание

Аналитики, которые вы устанавливаете в строках распределения, не вычисляются автоматически, и вы должны указать, какие значения аналитик должны быть установлены на счетах распределения. Если вы хотите сохранить связь между аналитикой исходного счета и аналитикой распределенного счета, мы рекомендуем использовать функцию Учет затрат вместо этого.

Пример. Распределение арендных платежей по различным подразделениям

Арендная плата выплачивается ежемесячно, поэтому вы вводите в строку типового журнала сумму по счету кассы. На странице Распределения можно использовать измерение "Отдел" для разделения расходов между несколькими отделами. (Например, по количеству квадратных метров, которые занимает каждый отдел.) Расчет основывается на проценте распределения по каждой строке. Существуют различные способы распределения:

• Введите разные счета в разные строки распределения, чтобы разделить расходы на аренду между несколькими счетами.
• Введите один и тот же счет, но используйте разные коды значений измерения для измерения "Отдел" в каждой строке.

Сторнирование журналов для исправления ошибок

При работе с журналами, в которых много строк и что-то идет не так, важно иметь простой способ исправлять ошибки. На странице Учтенный финансовый журнал есть несколько действий, которые могут помочь.

• Копировать выбранные строки в журнал — копируйте только выбранные вами строки.
• Копировать регистр ГК в журнал — скопируйте все строки, принадлежащие одному регистру ГК.

Эти действия позволяют создать копию строки общего журнала или пакета, а затем указать следующее:

• Журнал, в который копировать строки
• С противоположными знаками или нет (журнал сторнирования)
• Другая дата учета или номер документа

Чтобы разрешить копирование журналов в учтенные общие журналы, на страницах Шаблоны финансового журнала или Раздел финансового журнала установите флажок Копировать в учтенные строки журнала. После того, как вы разрешите людям копировать учтенные общие журналы, при необходимости вы можете отключить копирование для определенных пакетов.

Расчет даты сторнирования

При использовании типовых финансовых журналов для учета начислений в конце периода важно иметь полный контроль над записями сторнирования. На странице Типовые финансовые журналы поле Расчет даты сторнирования позволяет определить дату учета операций сторнирования при использовании типовых методов сторнирования.

Пример

Начисления обычно учитываются с помощью методов сторнирования Фиксированный, Переменный или Сальдо в строке журнала. Дата учета учтенной суммы на счете в строке журнала рассчитывается с использованием частоты повтора. Дата учета для сальдовой проводки рассчитывается с использованием поля Расчет даты сторнирования следующим образом:

• Если поле пустое, запись сальдо будет учтена на следующий день.
• Если поле содержит формулу даты (например, 5Д, то есть пять дней), балансирующая операция учитывается с использованием даты учета, рассчитанной путем расчета даты сторнирования.

Примечание

По умолчанию поле Расчет даты сторнирования недоступно на странице Типовые финансовые журналы. Чтобы использовать поле, вы должны добавить его, настроив страницу. Подробнее см. в статье Персонализация рабочей области.

Работа со стандартными журналами

Если вы создали строки журнала, которые, по вашему мнению, впоследствии придется создавать еще раз, вы можете сохранить эти строки как стандартный журнал, прежде чем учитывать журнал. То же самое относится к журналам товаров и финансовым журналам.

Примечание

Стандартные журналы могут не содержать всех полей, которые вы хотите включить в результирующие записи главной книги. Например, если вы используете стандартный общий журнал для регистрации платежа, записи книги не будут содержать поле Код способа оплаты.

Примечание

Описанные ниже процедуры относятся к журналу товаров, но эти сведения применимы и к финансовому журналу.

Сохранение стандартного журнала

1. Выберите значок, введите Журналы товаров, а затем выберите связанную ссылку.

2. Введите одну или несколько строках журнала.

3. Выберите строки журнала, которые нужно использовать повторно.

4. Выберите действие Сохранить как стандартный журнал.

5. На странице запроса Сохранение как стандартный журнал товаров необходимо определить новый или существующий стандартный журнал товаров, в котором должны быть сохранены выбранные строки:

   Если у вас есть один или несколько стандартных журналов товаров и хотите заменить один из них новым набором строк журнала товаров, в поле Код выберите журнал товаров.

6. Выберите ОК, чтобы подтвердить, что вы хотите заменить содержимое существующего стандартного журнала товаров.

7. Чтобы сохранить значения в поле Цена единицы стандартного журнала товаров, выберите поле Сохранить цену единицы.

8. Чтобы сохранить значения в поле Количество, выберите поле Сохранить количество.

9. Выберите ОК, чтобы сохранить стандартный журнал товаров.

При сохранении стандартного журнала товаров отображается страница "Журнал товаров", чтобы его можно было учесть.

Повторное использование стандартного журнала

Примечание

Стандартные журналы не всегда имеют те же поля, что и обычные журналы. Когда вы используете действие "Получить стандартные журналы" для копирования полей в общий журнал, общий журнал может содержать меньше информации, чем если бы вы создали его вручную.

1. Выберите значок значок, введите Журналы товаров, а затем выберите связанную ссылку.

2. Выберите действие Получить стандартные журналы.

3. Чтобы просмотреть стандартный журнал товаров перед его повторным использованием, выберите действие Показать журнал.

   Изменения, вносимые в стандартный журнал товаров, реализуются сразу, и будут оставаться в журнале при следующем открытии или использовании этого стандартного журнала товаров. Поэтому следите за тем, чтобы вносимое изменение было достаточно важным для применения в общем случае. В противном случае вносите конкретные изменения в журнал товаров после добавления строк стандартного журнала товаров. См. шаг 4.

4. На странице Стандартные журналы товаров выберите стандартный журнал товаров, который вы хотите использовать повторно, и выберите ОК.

   Журнал товаров содержит строки, которые вы сохранили. Если в журнале товаров уже есть строки, новые строки идут после них.

   Если вы не включили переключатель Сохранить цену единицы при сохранении в журнал, поле Цена единицы в строках, добавленных из стандартного журнала, содержит значение из поля Себестоимость единицы в карточке товара.

   Примечание

   Если вы включили переключатели Сохранить цену единицы или Сохранить количество, перед разноской журнала товаров убедитесь, что новые значения верны.

   Если вставленные строки журнала товаров содержат сохраненные цены единиц, которые учитывать не нужно, вы можете исправить их на текущее значение для товара.

5. Выберите строки журнала товара, которые требуется откорректировать, а затем выберите действие Перерасчет цены единицы. В результате этого действия поле «Цена единицы» будет обновлено в соответствии с текущей себестоимостью единицы товара.

6. Выберите действие Учет.

Перенумерация номеров документов в журналах

Во избежание ошибок учета, связанных с номером документа, можно использовать функцию Перенумеровать документы перед учетом журнала.

Во всех журналах, которые основаны на финансовом журнале, поле Номер документа имеет возможность редактирования таким образом, чтобы можно было задать различные номера документа для различных строк журнала или того же номера документа для связанных строк журнала.

Если поле Серии номеров в разделе журнала заполнено, то функция учета в финансовых журналах требует, чтобы номер документа в индивидуальных или сгруппированных строках был в последовательном порядке. Просто выберите действие Перенумеровать документы и соответствующие поля Номер документа обновятся. Если соответствующие строки журнала были сгруппированы по номеру документа до использования этой функции, они остаются сгруппированными, однако им может быть присвоен другой номер документа.

Эта функция также работает в отфильтрованных представлениях.

При перенумерации документов всегда учитываются связанные применения, например применение платежа из документа в строке журнала к счету поставщика. Соответственно, поля Применяется к коду и Применяется к док. № в операциях книги обновляются.

Перенумерация документов в журналах

Следующая процедура основана на странице Главные журналы, но применима ко всем другим журналам, которые основаны на главном журнале, например, к странице Журналы платежей .

1. Выберите значок значок, введите Финансовые журналы, а затем выберите связанную ссылку.
2. Когда будете готовы учесть журнал, выберите действие Перенумеровать документы.

Значение поля Номер документа при необходимости изменяется таким образом, чтобы номера документов в отдельных или сгруппированных строках журнала располагались в последовательном порядке. После перенумерации документов можно будет учесть журнал.

См. также

Учет транзакций непосредственно в главной книге
Сторнирование учтенных журнальных операций и отмена приходных/расходных накладных
Распределение затрат и дохода
Финансы
Работа с Business Central
Закрытие открытых операций в книге товаров, появившихся в результате фиксированного применения в товарном журнале
Переоценка запасов в журнале переоценки
Подсчет, корректировка и повторная классификация запасов с помощью журналов
Сверка платежей клиентов с журналом кассовых поступлений или из книги операций по клиентам
Выверка платежей поставщикам с журналом платежей или из книги операций по поставщикам
Работа с межфирменными документами и журналами

Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь