Добавление инспекций в заказы на работу

Проверки Field Service — это цифровые формы, которые технические специалисты используют для быстрого и простого ответа на список вопросов в рамках заказа на работу. Список вопросов может включать в себя протоколы безопасности, тесты типа "прошел/не прошел" для актива клиента, беседа с клиентом или другие проверки и оценки.

Благодаря интерфейсу перетаскивания, осмотры легко создавать, а техническим специалистам легче заполнять формы по сравнению с бумажными формами. Ответы осмотра хранятся в Microsoft Dataverse, что упрощает создание отчетов о результатах и включение осмотров в автоматизированные бизнес-процессы.

Осмотры в Field Service также обеспечивают:

1. Автономная поддержка: технические специалисты могут просматривать и заполнять осмотры на своих мобильных телефонах или планшетах без доступа в Интернет. Ответы синхронизируются при восстановлении подключения (сотовая связь или Wi-Fi).
2. Клиентские активы: осмотры могут быть связаны с активами, что позволяет пользователям просматривать историю всех осмотров для определенного элемента оборудования.
3. Управление версиями: администраторы могут постоянно обновлять и публиковать осмотры для адаптации к изменяющимся процессам и меняющимся потребностям бизнеса.

Проверки легко создавать и использовать, включая следующие этапы:

1. Администратор создает шаблон проверки.
2. Администратор связывает опубликованную проверку с параметром Тип задач сервиса.
3. Диспетчер добавляет Тип задач сервиса в Заказ на работу.
4. Технический специалист выполняет проверку.
5. Просмотрите результаты проверки.

В этой статье мы рассмотрим пошаговый пример настройки проверки с использованием контрольного списка обслуживания для актива клиента.

Пошаговое руководство можно найти в следующем видео.

Предварительные условия

• Dynamics 365 версии 9.1.0000.15015+.

• Знание типы инцидентов и задач обслуживания заказа на работу рекомендуется.

• Роль Администраторы Field Service для создания шаблонов инспекций и связывать их с типами задач сервиса.

• Роль Диспетчер Field Service для добавления задач сервиса с инспекциями в заказы на работу.

• Роль Ресурс Field Service для просмотра заказа на работу, которые им назначены, наряду с задачами сервиса заказа на работу и соответствующими проверками.

Создание проверки

Сначала создайте проверку, которую можно использовать повторно и добавить в несколько заказов на работу.

1. В Field Service перейдите в область Параметры.

2. Откройте Заказы на работу>Шаблоны инспекций и выберите Создать.

3. Укажите Имя для инспекции и добавьте описание при желании.

Типы вопросов

Добавьте вопрос к проверке, дважды щелкнув или перетащив тип вопроса с правой стороны.

• Текстовое поле: позволяет техническим специалистам вводить текст с клавиатуры для ответа в произвольной форме. На расширенной панели есть возможность увеличить текстовое поле, чтобы оно вмещало многострочные ответы. В выпуске добровольного раннего доступа текстовое поле может быть введено со значением по умолчанию, а также может быть сделано доступным только для чтения.

• Флажок, Группа переключателей, Раскрывающийся список: позволяет специалистам выбирать ответ из предопределенных вариантов. Типы вопросов Флажок, Группа переключателей и Раскрывающийся список похожи, за исключением того, что тип вопроса Флажок допускает выбор нескольких вариантов, тогда как Группа переключателей и Раскрывающийся список допускают один ответ. Разница между типами Группа переключателей и Раскрывающийся список является косметической, и их следует использовать на основе желаемого опыта пользователя.

• Подстановка сущности: позволяет специалистам выбирать запись Dynamics 365. В интерфейсе конструктора проверки администраторы должны выбрать сущность и поле для отображения. Для выбранной сущности поле Имя и обязательные поля — это атрибуты сущности, которые могут отображаться в подстановке. Когда пользователь вводит текст, в раскрывающемся списке отображается до 50 первых записей, начинающихся со строки поиска. Сюда могут входить не все совпадения. Продолжайте добавлять текст в строку поиска, пока вверху не начнет отображаться соответствующий результат. Подстановка сущности учитывает роли безопасности вошедшего в систему пользователя, поэтому некоторые сущности и записи могут не отображаться.

  • Добавьте фильтры для просмотра записей, отображаемых в параметрах подстановки сущности. Например, вопрос инспекции подстановки сущности, созданный для типа записей резервируемого ресурса. Вы можете отфильтровать список резервируемых ресурсов, указав тип ресурса Пользователь, чтобы удалить субподрядчиков и компьютеры из списка.

• Число: ограничивает ввод числовым значением или возвращает ошибку. Обычно представляет собой измерение или числовое значение рейтинга.

• Дата и время: позволяет техникам вводить дату и время.

• Файл: позволяет техническим специалистам отправлять файлы, делать снимки или выбирать несколько снимков из альбома камеры.

• Сканирование штрих-кода: позволяет техническим специалистам заполнять поле номером штрих-кода путем сканирования штрих-кода камерой своего устройства. Выберите тип вопроса "Текстовое поле", затем выберите Штрих-код для типа ввода в разделе Дополнительно.

• Матрица (динамическая): добавляет сетку вопросов. Во время проверки можно динамически добавлять дополнительные строки. См. пример на следующем снимке экрана.

Используйте переключатель Обязательно, чтобы сделать вопрос проверки обязательным.

Выбрав значок Шестеренка, вы можете добавить более подробную информацию для вопроса проверки.

Компактное представление вопроса

Перед выбором отдельного вопроса перейдите на расширенную панель, чтобы изменить внешний вид инспекции.

Создатели инспекции могут отображать или скрывать заголовок и описание инспекции, когда ее просматривают исполнители. Также автоматическую нумерацию вопросов можно отключить, чтобы назначить настраиваемую нумерацию.

Параметры плотности макета:

Комфортный макет отображает области ответов под вопросами.

Компактный макет отображает области ответов справа от вопросов, как показано на следующем снимке экрана. Используйте панель предварительного просмотра, чтобы увидеть макет с точки зрения конечного пользователя.

Страницы

Добавьте страницы к вашей инспекции, чтобы:

1. Группировать вопросы вместе, чтобы логически организовать их по типу, фазе и так далее.
2. Упростить добавление логики к нескольким вопросам одновременно. Дополнительные сведения см. в разделе о ветвлении и условной логике далее в этой статье.

Выберите раскрывающееся меню страницы в верхнем левом углу конструктора, чтобы добавить одну или несколько страниц. Затем при необходимости добавьте заголовок и описание страницы.

Проверка и публикация

Используйте раздел Предварительный просмотр, чтобы увидеть проверку с точки зрения техника.

Заметка

После публикации проверки вы не сможете редактировать ее в предварительной версии.

Обязательно также финализируйте имя шаблона. Вы не сможете изменить его после публикации шаблона. Чтобы использовать другое имя для шаблона, создайте копию и измените имя перед публикацией копии.

По завершении создания проверки выберите Опубликовать наверху.

Связывание проверки с типом задачи сервиса

Далее свяжите проверку со значением Тип задач сервиса. Эта связь необходима, потому что проверки не добавляются непосредственно в заказы на работу; они добавляются как часть раздела Задачи сервиса по заказу на работу.

В том же разделе Настройки перейдите к пункту Типы задач сервиса.

Выберите существующий тип задач сервиса или создайте новый тип.

Задайте для параметра Имеет проверку значение Да.

В поле Проверка выберите проверку, которую вы создали.

Форма проверки появится ниже.

Часто типы задач сервиса добавляются к типам инцидентов, чтобы связать работу вместе. Однако это не обязательно, поскольку вы можете добавлять отдельные задачи сервиса в заказы на работу, как мы увидим позже.

Добавление проверки в заказ на работу

После создания заказа на работу перейдите в раздел Задачи сервиса и добавьте созданную вами Задачу сервиса по заказу на работу, с которой связана проверка.

Затем нажмите кнопку Сохранить. Проверка не может быть заполнена до тех пор, пока не будет сохранена задача сервиса по заказу на работу.

В качестве альтернативы, ваша задача сервиса проверки может быть добавлена в заказ на работу через тип инцидента заказа на работу.

Проверка, заполненная техническим специалистом, будет отображаться в нижней части формы задачи сервиса заказа на работу.

Выполнение проверок на мобильном устройстве

Вы можете просматривать и выполнять проверки в Мобильном приложении Dynamics 365 Field Service.

Выполните вход и перейдите в назначенный заказ на работу.

Выберите Задача обслуживания по заказу на работу, которая имеет связанный проверку.

Найдите форму проверки и введите ответы.

Специалисты могут загружать файлы, делать фотографии или загружать изображения из альбома камеры телефона. При отправке файла или изображения выберите значок подписи, чтобы добавить комментарий. Размер вложенных файлов ограничен 3 МБ на файл. Администраторы могут увеличить этот лимит.

После завершения выберите Отметить как завершенное или задайте для параметра % выполнения значение 100.

Введите Результат, чтобы сообщить об общем результате проверки:

• Пройдено
• Сбой
• Частичный успех
• Неприменимо

Фактическая длительность: введите фактическую длительность выполнения задачи обслуживания заказа на работу, которую можно сравнить с предполагаемой длительностью.

Если вопрос проверки обязателен, техник не сможет пометить как Завершено или установить % выполнения равным 100, пока не будет получен ответ.

Очистить ответы: при необходимости технический специалист может выбрать Еще>Очистить ответы, чтобы начать все сначала и безвозвратно удалить все ответы. для проверки данной задачи сервиса.

Заметка

Поддерживаются только отдельные ответы, и технический специалист не может дважды заполнить одну и ту же проверку для одной задачи сервиса заказа на работу. Если ответы сброшены или получены ответы снова, исходные ответы удаляются и сохраняются только самые последние ответы.

Показать ответы

Вернувшись в Dynamics 365, диспетчер увидит ответы проверки.

Дополнительные примечания

• Инспекции не могут быть экспортированы и импортированы в другие среды.

• Инспекции не могут быть встроены в порталы Power Apps.

Известные проблемы

• Пометка задачи сервиса заказа на работу как завершенной из представления сетки не работает, если только задача сервиса заказа на работу не была открыта хотя бы один раз.

• Диспетчер не может удалить отдельные вложения в ответе проверки. Готовая роль Field Service — диспетчер не имеет возможности удалять вложения проверки; но могут удалять Очистить ответы и Очистить файлы, который очистит все вложения. Если диспетчер хочет иметь возможность удалять отдельные вложения из проверки, им необходимо предоставить права на удаление сущности Примечания.

• Если у ресурса возникли проблемы с отображением проверки в форме задачи обслуживания по заказу на работу (как показано на следующем снимке экрана), деактивируйте и повторно активируйте резервирование соответствующего резервируемого ресурса.

• Неактивные проверки и задачи обслуживания заказа на работу недоступны в автономном режиме.

• Тип вопроса "Подстановка сущностей" показывает неактивные записи.

• Если проверка содержит большое (более 50) количество файлов, пользователи могут столкнуться с ошибками при загрузке формы проверки.

• Пользователи могут столкнуться с ошибками при добавлении большого количества файлов в одну загрузку. Эта проблема чаще возникает, когда файлы большие и/или сигнал сети слабый. Мы рекомендуем разбивать большие загрузки на более мелкие части, при этом размер каждой загрузки не должен превышать 40 МБ.

• Старайтесь не оставлять пустые страницы без вопросов в конце проверки, так как это может привести к ошибкам десериализации в готовых потоках.

Инспекции Field Service или инспекции Power Apps

Вот несколько причин, по которым клиенты предпочитают использовать проверки Field Service.

• Автономная поддержка: технические специалисты могут просматривать и заполнять осмотры на своих мобильных телефонах или планшетах без доступа в Интернет. Проверки и ответы хранятся локально на мобильном устройстве, а затем синхронизируются с сервером при восстановлении подключения (сотовая связь или Wi-Fi).
• Управление версиями: администраторы могут легко заново опубликовать или изменить осмотры для адаптации к изменяющимся процессам и меняющимся потребностям бизнеса.
• Легче создавать и использовать: инспекции Field Service не требуют дальнейшего обучения для использования и предназначены для упрощения работы. Инспекции Power Apps требуют обширных знаний платформы Power Apps, и может потребоваться кодирование.
• Более масштабируемый: если в вашей организации много разных инспекций, проще создавать инспекции Field Service с помощью интерфейса перетаскивания и динамического ветвления. Проверки Power Apps требуют создания новых сущностей и форм для каждой проверки, что отнимает больше времени.
• Лучше интеграция с Dynamics 365: проверки Field Service встроены в возможности заказов на работу и обслуживания активов.

Инспекции Field Service или задачи обслуживания по заказу на работу

По сравнению с типами инцидентов заказов на работу и задачами обслуживания, инспекции имеют больше преимуществ:

• Проще создавать: администраторы могут быстро создать проверку с помощью интерфейса перетаскивания без необходимости создавать новые сущности и поля.
• Легче заполнить. Технические специалисты могут быстро вводить ответы на каждый вопрос проверки и сохранять их все сразу. Записи задач обслуживания для заказов на работу должны открываться и выполняться одна за другой.
• Более гибкие и надежные: инспекции Field Service имеют много форматов вопросов и вариантов проверки, таких как выбор нескольких параметров, обязательные поля, изображения, вложения и многое другое.