Настройка процессов утверждения в workflow-процессе

Используйте следующую процедуру для настройки свойств для процесса утверждения.

Чтобы настроить процесс утверждения, в редакторе workflow-процесса щелкните правой кнопкой мыши элемент утверждения, затем щелкните Свойства, чтобы открыть форму Свойства.

Задание названия для процесса утверждения

Чтобы ввести название процесса утверждения, необходимо выполнить следующие действия.

1. В левой области нажмите Основные настройки.
2. В поле Имя введите уникальное название для процесса утверждения.

Укажите, когда система автоматически действует в отношении документа

Можно настроить систему на автоматическую обработку документов, если выполняются определенные условия. Например, система может утверждать отчеты по расходам, имеющих общие суммы, которые меньше USD 100. Выполните следующие действия, чтобы указать, когда система действует в отношении документа.

1. В левой области щелкните Автоматические действия.

2. Установите флажок Включить автоматические действия.

3. Щелкните Добавить условие.

4. Введите условие.

5. При необходимости введите дополнительные условия.

6. Чтобы убедиться, что введенные условия настроены верно, выполните следующие действия.

   1. Щелкните Проверка для открытия формы Условия тестового workflow-процесса.
   2. Выберите запись в области Проверка условия формы.
   3. Щелкните Тест. Система оценит запись и определит, соответствует ли она определенным вами условиям.
   4. Щелкните OK или Отмена для возврата к форме Свойства.

7. Из списка Действие автоматического завершения выберите действие, которое система должна выполнить с документом.

Задать условия отправки уведомлений

Можно отправлять уведомления пользователям, когда документ утвержден, отклонен, делегирован, эскалирована или был запрос изменения. Выполните следующие действия, чтобы определить, когда уведомления будут отправляться, и кому уведомления будут отправляться.

1. В левой области щелкните Уведомления.

2. Установите флажок рядом с событиями, для которых следует отправлять уведомления:

   • Делегирование — когда документ назначен другому пользователю для утверждения.
   • Эскалация — когда назначенный пользователь не выполнил обработку документа в отведенное время.
   • Утверждение – после утверждения документа.
   • Отклонить – когда документ отклонен.
   • Запрос изменения – когда назначенный пользователь запросил изменение представленного документа.

3. Выберите строку для события, выбранного на шаге 2.

4. Выберите вкладку Текст уведомления.

5. В текстовом поле введите текст уведомления.

6. Для персонализации текста можно вставить заполнители, которые будут заменены соответствующими данными, когда пользователи будут просматривать уведомление. Выполните следующие действия, чтобы вставить заполнитель:

   1. Щелкните в текстовом поле в местонахождение, в котором необходимо находиться заполнитель.
   2. Щелкните Вставить заполнитель.
   3. В списке, который отображается выберите заполнитель, чтобы ввести.
   4. Нажмите Вставить.

7. Для добавления переводов уведомления, нажмите Трансляции. В форме, которая отображается, выполните следующие действия:

   1. Нажмите кнопку Добавить.
   2. В списке, который отображается выберите язык в котором будет введен текст.
   3. Введите нужный текст в текстовое поле Переведенный текст.
   4. Чтобы настроить текст, введите Заполнители.
   5. Нажмите кнопку Закрыть.

8. Выберите вкладку Получатель.

9. Задать кому отправляются уведомления. Выберите один из параметров в следующей таблице, а затем выполните дополнительные шаги для параметра перед тем как перейдите к шагу 10.

   Параметр	Получатели уведомления.	Дополнительные шаги
   Участник	Пользователи, назначенные для конкретной группы или роли	После выбора Участник перейдите на вкладку На основе роли. В списке Тип участника выберите тип группы или роли, которой нужно отправлять уведомления. В списке Участник выберите группу или роль, которой нужно отправлять уведомления.
   Пользователь workflow-процесса	Пользователи, участвующие в текущем workflow-процессе	После выбора параметра Пользователь workflow-процесса перейдите на вкладку Пользователь workflow-процесса. В списке Пользователь workflow-процесса выберите пользователя, который участвует в workflow-процессе.
   Пользователь	Определенные пользователи	После выбора параметра Пользователь перейдите на вкладку Пользователь. Выберите пользователей, которым требуется отправить уведомления, а затем переместите этих пользователей в список Выбранные пользователи.

10. Повторите шаги 3-9 для каждого события, выбранного на шаге 2.

Определение лица, ответственного за окончательное утверждение

Если требуется дополнительное утверждение, то помимо пользователя, отправившего документ и утвердившего его, можно указать окончательного утверждающего для шага утверждения.

1. В редакторе workflow-процесса щелкните правой кнопкой мыши элемент утверждения, затем выберите Свойства, чтобы открыть форму Свойства.
2. В левой области нажмите Дополнительные параметры.
3. Установите флажок Использовать окончательного утверждающего лица.
4. Из списка выберите пользователя, который будет выполнять окончательное утверждение.

Предотвращение утверждения от лица отправителя в workflow-процессе

Чтобы предотвратить утверждение документов пользователями, которые представляют документы на утверждение сами, выполните следующие шаги:

1. Перейдите в раздел Администрирование системы > Workflow-процесс > Параметры workflow-процесса > Общие > Утверждающее лицо.
2. Измените параметр Запретить утверждение отправителем для workflow-процесса на значение Да.

По умолчанию значение имеет значение Нет, и пользователи могут утвердить документ, если они включены в параметры назначений шага утверждения.

Если workflow-процесс настроен на Запрет утверждения отправителем и включает шаги утверждения, выполняемые окончательным утверждающим лицом, убедитесь, что это лицо не является пользователем, который обычно отправляет документы в workflow-процесс, поскольку он или она не сможет завершить утверждение.

Задание предельного срока

Выполните следующие действия, если процесс утверждения должна быть выполнена за определенное время.

Примечание

Указанные в этих шагах параметры имеют больший приоритет, чем параметры, выбранные в областях Назначение и Эскалация для каждого шага утверждения.

1. В левой области нажмите Дополнительные параметры.

2. Установите флажок Задать ограничение по времени для элемента workflow-процесса.

3. Укажите в поле Продолжительность, когда процесс утверждения должен быть выполнен. Выберите один из следующих вариантов:

   • Часы – введите число часов, в течение которых должен быть завершен процесс утверждения. Затем выберите календарь, который используется в организации и введите информацию о рабочей неделе организации.
   • Дни – введите число дней, в течение которых должен быть завершен процесс утверждения. Затем выберите календарь, который используется в организации и введите информацию о рабочей неделе организации.
   • В неделе – введите число недель, в течение которых должен быть завершен процесс утверждения.
   • Месяцы – выберите день и неделю, к которым должен быть завершен процесс утверждения. Например, можно указать, что этот процесс утверждения должен быть завершен до пятницы третьей недели месяца.
   • Годы – выберите день, неделю и месяц, к которому должен быть завершен процесс утверждения. Например, можно указать, что этот процесс утверждения должен быть завершен до пятницы третьей недели декабря.

4. По истечении предельного срока система действует в отношении документа. Из списка Действие выберите действие, которое должна выполнить система.

Задание диапазона возможных для пользователя действий

Когда документ назначен пользователю для утверждения, пользователь должен его обработать. Выполните следующие действия, чтобы определить, какие действия пользователь может предпринять на отправленном документе.

1. В левой области нажмите Дополнительные параметры.
2. Установите флажок Утвердить, если требуется, чтобы пользователь мог утвердить документ.
3. Установите флажок Отклонить, если требуется, чтобы пользователь мог Отклонить документ.
4. Установите флажок Запросить изменение, если требуется, чтобы пользователи могли запрашивать изменение документа.
5. Установите флажок Делегировать, если пользователь может назначить документ другому пользователю на утверждения.

Примечание

Флажок Включение действий из списка работ на корпоративном портале устарел.

Настройка шагов утверждения

Процесс утверждения состоит из шагов утверждения. Выполните следующую процедуру, чтобы добавить шаги процесса утверждения и настроить шаги.

1. В редакторе workflow-процесс, дважды щелкните процесс утверждения. Редактор workflow-процесс отображает шаги процесса утверждения.
2. Для добавления шага утверждения, перетащите шаг из зоны Элементы workflow-процесса на холст.
3. Для настройки стадии утверждения см. раздел Настройка этапов утверждения в workflow-процессе.