Настройка и использование управления документами Microsoft Dynamics AX с библиотеками документов Microsoft SharePoint
Применимо к: Microsoft Dynamics AX 2012 R3
В этом разделе содержатся сведения о настройке управления документами для интеграции с библиотеками документов Окна SharePoint в Microsoft Dynamics AX 2012 R2 или более поздних версиях Microsoft Dynamics AX. После конфигурации управления документами и настройки библиотек документов в SharePoint можно сохранить вложения документов в SharePoint и хранить шаблоны документов в библиотеке документов SharePoint.
Необходимые условия
В следующей таблице показаны обязательные компоненты, которые должны быть подготовлены до начала работы.
Категория |
Необходимые условия |
|---|---|
Версия |
Microsoft Dynamics AX 2012 R2 или выше |
Связанные задачи конфигурации |
Активация управления документами. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка управления документами. |
Другие продукты |
Окна SharePoint Необходимо создать или иметь доступ к одной или нескольким библиотекам документов перед выполнением процедур из этого раздела. Дополнительные сведения см. в разделе Планирование библиотек документов в SharePoint 2013. |
1. Определение типов проверки подлинности для сайтов SharePoint
Чтобы взаимодействовать с документами в SharePoint из Microsoft Dynamics AX, необходимо указать тип проверки подлинности для каждого сайта SharePoint, с которым должна интегрироваться программа Microsoft Dynamics AX. В этом случае проверкой подлинности называется процесс, который Microsoft Dynamics AX использует для определения того, имеет ли пользователь разрешение на доступ к сайту SharePoint.
Чтобы определить тип проверки подлинности для сайта SharePoint, выполните следующие действия.
Щелкните Управление организацией > Настройка > Управление документами > Параметры управления документами.
Нажмите кнопку Добавить.
Введите URL-адрес для сайта SharePoint.
Выберите тип проверки подлинности для сайта SharePoint. С помощью сведений в следующей таблице определите, какой тип проверки подлинности лучше всего использовать.
Вид
Назначение
Окна
Выберите этот параметр, если сервер SharePoint находится в локальной сети.
SharePoint Online
Выберите этот параметр, если сервер SharePoint находится в облаке.
2. Создание типов документов для библиотек документов SharePoint
Прежде чем можно будет сохранить вложение или шаблон в SharePoint, необходимо создать тип документа для следующих типов документов.
Вложения документов — это документы, которые сохраняются на компьютере пользователя и которые требуется вложить в запись Microsoft Dynamics AX и сохранить в библиотеке документов SharePoint.
Шаблоны документов — это настроенные пользователем шаблоны, которые часто требуется использовать повторно при выполнении различных бизнес-процессов, таких как обработка заказов на продажу.
Чтобы создать типы документов для SharePoint, выполните следующие действия.
Щелкните Управление организацией > Настройка > Управление документами > Типы документов.
Нажмите кнопку Создать и введите следующие сведения.
Вложения документов
Поле
Значение
Класс
Вложить файл
Групповое
Файл
Местонахождение
SharePoint
Каталог архива
Введите URL-адрес библиотеки документов SharePoint в это поле. Укажите только те части URL-адреса, которые требуется. Например, не указывайте Allitems.aspx в конце URL-адреса.
Шаблоны документов
Поле
Значение
Класс
Библиотека шаблонов
Групповое
Документ
Местонахождение
Каталог архива
Каталог архива
Сайт SharePoint
Введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором хранятся шаблоны документов.
Укажите только те части URL-адреса, которые требуется. Например, не указывайте Allitems.aspx в конце URL-адреса.
Библиотека документов
Выберите библиотеку документов, в которой хранятся шаблоны.
Дополнительные сведения см. в подразделе "Создание типа документа" раздела Настройка управления документами.
3. Вложение документа в запись и сохранение документа в библиотеке документов SharePoint
Для целей ведения учетной документации все документы, прилагаемые к записи Microsoft Dynamics AX, может потребоваться сохранять в библиотеках документов SharePoint. Вместо того, чтобы сначала отправлять документ в SharePoint, а затем вкладывать его в запись, можно одновременно сохранять вложения записи в библиотеке документов SharePoint и вкладывать их в запись.
Чтобы одновременно вложить документ в запись и сохранить файл в SharePoint, выполните следующие действия.
Откройте запись, чтобы вложить документ в запись.
В области действий щелкните Вложения. Либо последовательно щелкните Файл > Команда > Работа с документами.
Щелкните Создать и выберите имя типа документа для вложения документа, созданного на шаге 2 процедуры "Создание типов документов для библиотек документов SharePoint" ранее в этом разделе.
Перейдите к местоположению файла для вложения и нажмите кнопку Открыть.
4. Сохранение шаблона документа в библиотеке SharePoint и активация шаблона
Прежде чем можно будет использовать шаблон, его необходимо сохранить в библиотеке SharePoint, а затем активировать в форме Типы документов.
Чтобы сохранить шаблон документа в библиотеке SharePoint, выполните следующие действия.
Откройте созданный шаблон документа. Если шаблоны документов не созданы, см. раздел Основные задачи. Создание и использование шаблона Word с помощью надстроек Office или Основные задачи: Создание и совместное использование шаблона Excel с помощью надстроек Office.
Сохраните шаблон в библиотеке документов SharePoint.
Чтобы активировать шаблон документа, выполните следующие действия.
Щелкните Управление организацией > Настройка > Управление документами > Типы документов.
Выберите тип документа для шаблона документа, созданного в ходе процедуры "Создание типов документов для библиотек документов SharePoint" ранее в этом разделе.
На экспресс-вкладке Шаблоны документов щелкните Синхронизировать.
Выберите шаблон, который необходимо активировать, и нажмите кнопку Активировать.
Связанные задачи
Настройка управления документами