Управление документооборотом
Применимо к: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2
В этом разделе приводятся ответы на общие вопросы об управлении документами. Управление документами в Microsoft Dynamics AX можно использовать для вложения файлов в записи. Например, можно вложить файлы в формате PDF, Microsoft Word или Microsoft Excel в заказ на покупку или заказ на продажу. Можно также создать шаблоны Word и Excel из данных Microsoft Dynamics AX.
В чем заключается разница между обработкой документов и управлением документами?
Разницы нет. Оба термина обозначают одно и то же. В более ранних версиях Microsoft Dynamics AX эта функция называлась обработкой документов. В более новых версиях она называется управлением документами.
В чем заключается разница между управлением документами и управлением печатью?
Управление документами позволяет добавлять в записи примечания, документы и другие файлы в Microsoft Dynamics AX.
Управление печатью позволяет контролировать настройки печати для выбранных отчетов. К параметрам печати относится число копий, адрес принтера и многоязыковой текст, который можно включить в отчет. Дополнительные сведения см. в разделе Управление печатью.
В чем заключается разница между типами документов и типами файлов?
Типы документов используются для классификации документов, которые прилагаются к создаваемым записям или шаблонам. Система управления документами обрабатывает несколько типов документов. Сюда входят письма, таблицы и примечания. Прежде чем можно будет создавать шаблоны или присоединять документы к записям, необходимо настроить типы документов в форме Типы документов. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка управления документами.
Тип файла — это расширение документа. Например, DOC, XLSX и PDF — это типы файлов.
Можно ли экспортировать или импортировать типы документов?
Да. Дополнительные сведения см. в разделе Экспорт и импорт типа документа.
Интегрируется ли управление документами с Office 365?
Да. Вложения документов могут находиться в любом месте в Интернете или интрасети, и их можно вложить с помощью DocuType URL-адреса. Например, при вложении документа Word, расположенного в SharePoint Online, в запись вложение открывается в веб-версии Word.
Можно ли хранить вложения Microsoft Dynamics AX в SharePoint?
Да, но только при использовании Microsoft Dynamics AX 2012 R2 или более поздней версии. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка и использование управления документами Microsoft Dynamics AX с библиотеками документов Microsoft SharePoint.
Можно ли использовать шаблоны, которые хранятся в SharePoint в качестве шаблонов документов Microsoft Dynamics AX?
Да, но только при использовании AX 2012 R2 или более поздней версии. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка и использование управления документами Microsoft Dynamics AX с библиотеками документов Microsoft SharePoint.
Можно ли перемещать архив документа?
Да. Однако необходимо скопировать документы из старого архива в новый архив, перед тем как ввести новое местоположение в поле архивного каталога. Эта мера предосторожности необходима, чтобы не нарушить ссылки на существующие документы.
Чтобы переместить архив документа, выполните следующие действия.
Скопируйте все документы из старого архива в новый архив.
Щелкните Управление организацией > Настройка > Управление документами > Параметры управления документами.
В области Разное формы в поле Каталог архива введите путь к новому архиву документов.
Почему невозможно щелкнуть значок вложений в форме "Работа с документами"?
Этот значок вложений доступен, только если выполняются все следующие сценарии.
Выбрана запись.
Активировано управление документами. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка управления документами.
Имеется разрешение на просмотр вложений для записи.
Как заблокировать форму "Работа с документами"?
В форме Работа с документами всегда перечисляются документы, прикрепленные к выбранной записи. Если оставить форму Работа с документами открытой и выбрать другую запись, форма обновится для отображения документов, присоединенных к только что открытой записи.
Чтобы избежать обновления формы Работа с документами при выборе другой записи, можно заблокировать представление таким образом, чтобы информация в форме не менялась.
Чтобы заблокировать представление формы Работа с документами, выполните следующие действия.
Выберите запись.
Щелкните Файл > Команда > Работа с документами, чтобы открыть форму Работа с документами.
Щелкните Функции > Блокировать.
Выберите другую запись. Документы для заблокированной записи еще не отображаются в форме Работа с документами.
Здесь не виден вопрос?
Планируется включить как можно большее количество вопросов, чтобы справка по Microsoft Dynamics AX была более полезной.
Укажите вопрос, который вы хотели бы добавить в этот раздел. Отправьте нам сообщение электронной почты по адресу adocs@microsoft.com.
См. также
Настройка управления документами
Основные задачи. Создание и использование шаблона Word с помощью надстроек Office
Основные задачи: Создание и совместное использование шаблона Excel с помощью надстроек Office