Настройка функциональных возможностей электронной почты в Microsoft Dynamics AX

Применимо к: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Для настройки функциональных возможностей электронной почты в Microsoft Dynamics AX выполните описанные в этом разделе процедуры. Эти процедуры помогут подключить Microsoft Dynamics AX к почтовому серверу SMTP, настроить параметры электронной почты для пользователей, настроить партию для отправки сообщений электронной почты и создать шаблоны электронной почты.

После завершения процедур из этого раздела Microsoft Dynamics AX сможет отправлять сообщения электронной почты пользователям в зависимости от используемых функций. Например, Microsoft Dynamics AX может отправлять сообщения электронной почты пользователям, если им назначены документы для утверждения (как определено workflow-процессом) или если заказы на продажу отменены (как определено правилом оповещения).

Кратко о модуле

На следующей схеме показаны шаги процесса настройки функциональных возможностей электронной почты в Microsoft Dynamics AX.

1. Настройка почтового сервера SMTP

Для начала настройте почтовый сервер SMTP в своей среде. Для этого выполните следующие действия.

Установка сервера SMTP

Установите сервер SMTP на компьютере, на котором запущен Сервер Windows Server. Инструкции могут отличаться в зависимости от используемой версии Сервер Windows Server.

При использовании Windows Server 2008 или Windows Server 2008 R2 выполните следующие действия, чтобы установить сервер SMTP.

1. Щелкните Пуск > Администрирование > Диспетчер серверов.

2. В области Сводка компонентов щелкните Добавить компоненты.

3. Откроется страница Выбор компонентов. Установите флажок Сервер SMTP.

4. Откроется окно, в котором следует указать, нужно ли добавить службы и функции роли для сервера SMTP. Щелкните Добавить требуемые службы роли.

5. Снова откроется страница Выбор компонентов. Щелкните Далее.

6. Откроется страница Веб-сервер (IIS). Щелкните Далее.

7. Откроется страница Выбор служб ролей. Щелкните Далее.

8. Откроется страница Подтверждение установки служб. Щелкните Установить.

При использовании Сервер Windows Server 2012 выполните следующие действия, чтобы установить сервер SMTP.

1. На экране Пуск щелкните Диспетчер серверов.

2. Щелкните меню Управление, а затем щелкните Добавить роли и компоненты.

3. Откроется страница Перед началом. Щелкните Далее.

4. Откроется страница Выбор типа установки. Выберите параметр Установка ролей или компонентов и щелкните Далее.

5. Откроется страница Выбор целевого сервера. Выберите сервер, на котором необходимо установить сервер SMTP. Щелкните Далее.

6. Откроется страница Выбор ролей сервера. Щелкните Далее.

7. Откроется окно Выбор компонентов. Установите флажок Сервер SMTP.

8. Откроется окно, в котором следует указать, нужно ли добавить службы и функции роли для сервера SMTP. Щелкните Добавить компоненты.

9. Снова откроется страница Выбор компонентов. Щелкните Далее.

10. Откроется страница Веб-сервер (IIS). Щелкните Далее.

11. Откроется страница Выбор служб ролей. Щелкните Далее.

12. Откроется страница Подтверждение установки служб. Щелкните Установить.

Настройка сервера SMTP

Используйте следующую процедуру, чтобы настроить сервер SMTP для использования встроенной проверки подлинности Окна.

1. В меню Пуск или на начальном экране щелкните Администрирование.

2. Щелкните Диспетчер служб IIS 6.0, чтобы открыть диспетчер служб IIS.

3. В левой области выберите имя сервера.

4. В правой области щелкните правой кнопкой мыши [Виртуальный сервер SMTP №1] и выберите Свойства.

5. Откроется окно Свойства [виртуального сервера SMTP №1]. Перейдите на вкладку Доступ.

6. Нажмите кнопку Проверка подлинности.

7. Откроется окно Проверка подлинности. Установите флажок Встроенная проверка подлинности Windows. Нажмите кнопку OК.

8. Снова откроется вкладка Доступ. Нажмите кнопку Ретрансляция.

9. Откроется окно Ограничения ретрансляции. Установите флажок Разрешить ретрансляцию для всех компьютеров, успешно прошедших проверку подлинности (вне зависимости от списка выше). Нажмите кнопку OК.

10. Снова откроется окно Свойства [виртуального сервера SMTP №1]. Чтобы закрыть окно, нажмите кнопку OK.

Подключение Microsoft Dynamics AX к почтовому серверу SMTP

Чтобы подключить Microsoft Dynamics AX к почтовому серверу SMTP, выполните следующие действия.

1. Откройте клиент Microsoft Dynamics AX.

2. Щелкните Администрирование системы > Настройка > Система > Параметры электронной почты.

3. В поле Сервер исходящей почты введите имя компьютера, на котором установлен сервер SMTP.

4. В поле Имя локального компьютера введите имя локального компьютера.

5. В поле Номер порта SMTP введите номер порта для использования с SMTP. Номер порта по умолчанию — 25.

6. Если для сервера SMTP необходима проверка подлинности, введите допустимое имя пользователя и пароль.

7. Установите флажок Использовать NTLM.

8. В поле Предел размера вложения (МБ) введите предельный размер вложений электронной почты.

   Ключ реестра maxbuffersize также ограничивает допустимый размер вложений электронной почты. Если размер, указанный в этом поле, превысит максимальный размер буфера, будет применено ограничение максимального размера буфера.

9. В поле Разрешить внедренные данные и вложенные файлы от введите или перейдите в местоположение, где хранятся вложения электронной почты или другие встроенные данные в электронной почте.

2. Ввод адреса электронной почты каждого пользователя

Чтобы ввести адрес электронной почты каждого пользователя Microsoft Dynamics AX, выполните следующие действия.

Примечание

Если требуется, чтобы пользователи ввели собственные адреса электронной почты, они должны выполнить следующие действия.

1. Откройте клиент Microsoft Dynamics AX.

2. Щелкните Файл > Сервис > Параметры.

3. Введите адрес электронной почты в поле Эл. почта.

1. Откройте клиент Microsoft Dynamics AX.

2. Щелкните Администрирование системы > Обычный > Пользователи > Пользователи.

3. Выберите пользователя.

4. Щелкните Параметры.

5. В поле Эл. почта введите адрес электронной почты выбранного пользователя.

6. Нажмите кнопку Закрыть.

7. Снова откроется страница Пользователи. Выберите другого пользователя и повторите шаги 4-6.

3. Использование пакетной обработки для отправки сообщений электронной почты

Пакетная обработка используется для отправки сообщений электронной почты, созданных с помощью Microsoft Dynamics AX. Чтобы создать пакетную группу и настроить пакетное задание для отправки сообщений электронной почты, выполните следующие действия.

Создание пакетной группы

Пакетное задание Пакетное задание распространителя сообщений электронной почты используется для отправки сообщений электронной почты, созданных с помощью Microsoft Dynamics AX. Пакетное задание должно выполняться в контексте пакетной группы. Выполните следующие действия, чтобы создать пакетную группу для пакетного задания распространителя сообщений электронной почты.

1. Щелкните Администрирование системы > Настройка > Группа пакетов.

2. Щелкните Создать, чтобы создать пакетную группу.

3. В поле Группа введите уникальное название пакетной группы. Например, введите Электронная почта.

4. В поле Описание введите краткое описание, которое поможет узнать пакетную группу.

5. Откройте вкладку Серверы обработки пакетных заданий.

   Список Выбранные серверы содержит экземпляры AOS, на которых выполняется пакетная группа. В списке Оставшиеся серверы перечислены остальные экземпляры AOS, доступные как сервера обработки пакетных заданий.

6. С помощью кнопок со стрелками добавьте серверы в Выбранные серверы или удалите серверы из списка Выбранные серверы.

Настройка пакетного задания

Выполните следующие действия, чтобы настроить пакетное задание распространителя сообщений электронной почты.

1. Щелкните Администрирование системы > Периодические операции > Обработка сообщений электронной почты > Пакет.

2. Установите флажок Пакетная обработка.

3. В поле Описание задачи введите описание для данного пакетного задания.

4. В списке Группа пакетов выберите пакетную группу, созданную в предыдущей процедуре.

5. Установите флажок Частный, если требуется запретить другим пользователям выполнять это пакетное задание. Частное пакетное задание может быть запущено только тем пользователем, который его создал, и только на том компьютере, с которого пользователь вошел в систему.

6. Щелкните Повторение, чтобы указать, как часто будет выполняться это пакетное задание.

7. Щелкните Оповещения для отправки уведомлений по завершении этого пакетного задания, в случае ошибки или отмены.

4. Настройка параметров электронной почты для специальных компонентов или приложений

Многие компоненты и приложения в Microsoft Dynamics AX можно настроить для отправки уведомлений по электронной почте пользователям. Необходимо настроить параметры электронной почты, относящиеся к этим компонентам и приложениям. Специализированные инструкции см. в документации по этим компонентам и приложениям. Рассмотрим пример.

• При использовании workflow-процессов см. раздел Настройка параметров электронной почты для системы workflow-процессов для получения сведений о настройке функциональных возможностей электронной почты в системе workflow-процессов.

• При использовании правил оповещения см. раздел Оповещения в сообщениях электронной почты для получения сведений о настройке функциональных возможностей электронной почты для правил оповещения.

• При использовании модуля "Розничная торговля" см. раздел Настройка приема электронной почты для получения сведений об отправке накладных клиенту по электронной почте.

Процесс настройки параметров электронной почты для специальных компонентов или приложений различается, но как минимум он будет включать создание одного или нескольких шаблонов электронной почты. Шаги по созданию шаблона электронной почты указаны ниже.

Создание шаблона эл. почты

В процессе настройки параметров электронной почты для конкретных компонентов или приложений потребуется создать один или несколько шаблонов электронной почты.

Например, предположим, что создан workflow-процесс в Microsoft Dynamics AX для заявок на покупку. Этот workflow-процесс определяет, кто должен утверждать заявки на покупку. Workflow-процесс можно настроить так, чтобы сообщения электронной почты, создаваемые на основе шаблона электронной почты, отправлялись пользователям, которым назначены заявки на покупку для утверждения.

Шаблон электронной почты может содержать несколько версий, при этом каждая версия будет написана на другом языке.

Чтобы создать шаблон электронной почты, выполните следующие действия.

1. Щелкните Управление организацией > Настройка > Шаблоны сообщений эл. почты.

2. Будет ли создаваемый шаблон электронной почты использоваться во всей организации или в конкретной компании? Ответ на этот вопрос определяет, следует ли устанавливать флажок Показать электронную почту системы.

   • Если создаваемый шаблон электронной почты будет использоваться с компонентом или приложением, которое используется во всей организации, установите флажок Показать электронную почту системы.

     Например, если необходимо создать шаблон электронной почты для использования с workflow-процессом заявок на покупку, установите этот флажок. Это необходимо, поскольку workflow-процесс заявок на покупку используется во всей организации. (Дополнительные сведения об использовании каждого типа workflow-процесса см. в разделе Типы workflow-процессов.)

   • Если создаваемый шаблон электронной почты будет использоваться с компонентом или приложением, которое используется в определенной компании, не устанавливайте флажок Показать электронную почту системы.

     Например, если необходимо создать шаблон электронной почты для использования с workflow-процессом заказов на покупку, не устанавливайте этот флажок. Это необходимо, поскольку workflow-процесс заказов на покупку используется с конкретной компанией.

3. В верхней области формы нажмите CTRL+N, чтобы создать шаблон электронной почты.

4. Введите следующие сведения для шаблона электронной почты.

   1. В поле Код электронной почты введите код шаблона электронной почты. Код должен соответствовать цели шаблона. В это поле можно ввести не более 10 символов.

   2. В поле Описание сообщения электронной почты введите описание шаблона электронной почты.

   3. В поле Код языка по умолчанию выберите код языка. Если пользователь использует другой язык и соответствующая версия шаблона электронной почты для этого языка отсутствует, сообщение электронной почты будет отправлено на указанном здесь языке.

   4. В поле Имя отправителя введите имя отправителя, например Microsoft Dynamics AX. Это имя, которое получатель увидит в папке "Входящие" при получении сообщения электронной почты.

   5. В поле Электронная почта отправителя введите адрес электронной почты, который можно использовать для отправки сообщений электронной почты, созданных Microsoft Dynamics AX.

5. Откройте вкладку Разное. Выполните следующие действия.

   1. В списке Приоритет выберите приоритет. Это поле определяет, будет ли сообщение электронной почты отображаться с указанным приоритетом в почтовом ящике получателя.

   2. В списке Группа пакетов выберите пакетную группу, созданную ранее в этом разделе.

6. В нижней области формы нажмите CTRL+N для создания версии шаблона на конкретном языке. Для каждой создаваемой версии выполните следующие действия.

   1. Убедитесь, что в поле Код электронной почты отображается код, созданный на шаге 4.

   2. В поле Язык выберите язык, который будет использоваться для написания тела сообщения электронной почты.

   3. В поле Тема введите тему сообщения электронной почты.

      Если требуется, чтобы тема сообщения электронной почты создавалась автоматически, введите %subject%. Чтобы лучше понять, как работает этот заполнитель, см. пример в следующей таблице.

      СЦЕНАРИЙ:	Необходимо создать шаблон электронной почты для workflow-процесса заявок на покупку.
      ЕСЛИ:	Предположим следующее: Вы вводите следующий заполнитель в поле Тема шаблона электронной почты: %subject% В поле Предмет рабочего элемента содержится следующий текст. Это поле находится в форме Свойства для шага утверждения workflow-процесса. Требуемое действие: заявка на покупку назначается вам для утверждения.
      ТО:	В сообщении электронной почты, созданном и отправленном пользователям, заполнитель %subject% автоматически заменяется следующим текстом: Требуемое действие: заявка на покупку назначается вам для утверждения.

      Дополнительные сведения о заполнителях см. в следующем разделе этой темы.

   4. В поле Выходная форма в зависимости от того, как должно отображаться сообщение эл. почты, выберите либо XSLT, либо HTML.

   5. Щелкните Сообщение электронной почты. В открывшейся форме введите содержимое сообщения.

      Если требуется, чтобы сообщение создавалось автоматически, введите %message%. Чтобы лучше понять, как работает этот заполнитель, см. пример в следующей таблице.

      СЦЕНАРИЙ:	Необходимо создать шаблон электронной почты для workflow-процесса заявок на покупку.
      ЕСЛИ:	Предположим следующее: Вы вводите следующий заполнитель как сообщение шаблона электронной почты: %message% В поле Инструкции номенклатуры работ содержится следующий текст. Это поле находится в форме Свойства для шага утверждения workflow-процесса. Заявка на покупку %Purchase requisition.PurchReqId% назначена вам для утверждения. Общая сумма этой заявки на покупку равна %Purchase requisition.Approval amount%, заявка отправлена %Purchase requisition.Worker.createdBy%. Примечание Текст между символами % — это заполнители, которые можно ввести при настройке workflow-процесса. В этом примере заполнители будут заменены конкретными данными, относящимися к заявкам на покупку.
      ТО:	В сообщении электронной почты, созданном и отправленном пользователям, заполнитель %message% автоматически заменяется следующим текстом: Заявка на покупку PR-0108 назначена вам для утверждения. Общая сумма этой заявки на покупку равна 5000 долларов США, заявка отправлена Джимми Мэтни.

      Дополнительные сведения о заполнителях см. в следующем разделе этой темы.

   6. Сохранение сообщения.

Использование заполнителей

Заполнители можно использовать при создании шаблонов электронной почты. Заполнители будут заменены текстом, характерным для компонента, для которого создается шаблон электронной почты.

Например, предположим, что создается шаблон электронной почты, который будет отправляться пользователям, которые должны утверждать заявки на покупку. Если ввести %message% в тело шаблона электронной почты, заполнитель %message% будет заменен текстом, который введен в свойствах конфигурации workflow-процесса.

В шаблоны электронной почты можно добавить следующие заполнители. Заполнители, которые необходимо использовать, зависят от того, создается шаблон электронной почты с помощью HTML или XSLT.

Заполнитель HTML	Заполнитель XSLT	Сведения, отображаемые в сообщении электронной почты
%subject%	alert/subject	Тема, указанная в свойствах конфигурация соответствующего компонента.
%message%	alert/message	Сообщение, указанное в свойствах конфигурация соответствующего компонента.
%event%	alert/event	Произошедшее событие.
%occurred%	alert/occurred	Дата возникновения события.
%for%	alert/for	Запись, в которой было обнаружено данное событие.
%data%	alert/data	Подробные сведения.
%company%	alert/company	Компания, в которой произошло событие.

Указание случаев использования каждого шаблона

После создания шаблонов электронной почты необходимо указать, когда следует использовать каждый шаблон. Сведений о том, как это сделать, см. в документации по компонентам, для которых созданы шаблоны электронной почты.

Рассмотрим пример.

• Если созданы шаблоны электронной почты для workflow-процессов, см. раздел Настройка параметров электронной почты для системы workflow-процессов для получения сведений о настройке системы workflow-процессов для использования этих шаблонов.

• Если созданы шаблоны электронной почты для правил оповещения, см. раздел Определение почтовой идентификации оповещений для получения сведений о настройке правил оповещения для использования этих шаблонов.

• Если созданы шаблоны электронной почты для коллекций в модуле "Расчеты с клиентами", см. раздел Настройка сборов для получения сведений о настройке модуля "Расчеты с клиентами" для использования этих шаблонов.

5. Контроль сообщений электронной почты, ожидающих отправки

Чтобы отследить исходящие сообщения электронной почты, выполните следующие действия.

Просмотр статуса сообщений исходящей электронной почты

Чтобы отследить статус сообщений электронной почты, ожидающих отправки, выполните следующие действия.

1. Щелкните Администрирование системы > Периодические операции > Обработка сообщений электронной почты > Состояние отправки сообщения электронной почты.

2. Если требуется, чтобы в форме были перечислены все сообщения электронной почты, включая те сообщения, которые были успешно отправлены, установите флажок Также отображать отправленные сообщения электронной почты.

3. Просмотрите статус каждого сообщения электронной почты в столбце Статус.

   • Если сообщение отправлено, оно имеет статус Отправлено.

   • Если сообщение ожидает отправки, оно имеет статус Ожидание.

     За статусом Ожидание следует число в скобках, например 1. Оно указывает число попыток отправки данного сообщения электронной почты. Это число не может превышать число попыток отправки, указанное в графике повторных попыток отправки. (Дополнительные сведения о графике повторных попыток отправки см. в следующем разделе.)

   • Если отправка сообщения завершилась ошибкой и попытки повторной отправки не запланированы, оно имеет статус Не пройден.

     Для попытки повторной отправки этого сообщения щелкните Повторный запуск отправки. При попытке отправить это сообщение будет соблюдаться график повторных попыток отправки.

Создание графика повторных попыток отправки

Можно настроить график повторных попыток отправки для сообщений, отправка которых завершилась ошибкой. В графике повторных попыток отправки указано количество попыток отправки сообщения электронной почты и период времени между каждой попыткой.

График повторных попыток отправки необходимо настроить таким образом, чтобы не перегрузить сервер AOS. Интервалы времени между попытками должны постепенно увеличиваться. Например, первая попытка отправки может быть предпринята по прошествии одной минуты, вторая попытка — одного часа, третья попытка — одного дня и т. д. Чтобы распределить рабочую нагрузку, график повторных попыток отправки также можно настроить на нескольких серверах AOS.

Примечание

Следует учитывать, что сообщения электронной почты отправляются с помощью пакетной обработки. Конфигурация пакетного задания распространителя сообщений электронной почты определяет частоту попыток повторной отправки. Например, если согласно настройке пакетное задание выполняется каждый час, невозможно выполнить попытку повторной отправки через пять минут после неудачной первой попытки.

Чтобы настроить график повторных попыток отправки, выполните следующие действия.

1. Щелкните Администрирование системы > Периодические операции > Обработка сообщений электронной почты > График повторных попыток.

2. Нажмите CTRL+N, чтобы создать новую попытку повторной отправки.

   Попытки отправки нумеруются автоматически. (Например, они могут иметь номера 1, 2, 3 и т. д.) Каждая попытка указывается в столбце Период задержки.

3. В поле Интервал повторения введите номер.

   Например, если попытку требуется предпринять через 5 минут после предыдущей попытки отправки сообщения электронной почты, введите 5.

4. В поле Измерение выберите единицу измерения времени, например Минут, Часы или Дни.

   Например, требуется, чтобы первая попытка отправки предпринималась по прошествии одной минуты, вторая попытка — одного часа, а третья попытка — одного дня. В этом случае форма График повторных попыток будет выглядеть так, как показано в следующей таблице.

   Период задержки	Интервал повторения	Измерение
   1	1	Минут
   2	1	Часы
   3	1	Дни