Архивация на месте в Exchange 2013

Область действия: Exchange Server 2013

Архивация на месте помогает восстановить контроль над данными обмена сообщениями вашей организации, устраняя необходимость в файлах личного хранилища (PST) и позволяя пользователям хранить сообщения в архивном почтовом ящике, доступном в Microsoft Outlook 2010, русская версия и более поздних версиях и Microsoft Office Outlook Web App.

В Microsoft Exchange Server 2013 In-Place архивация предоставляет пользователям альтернативное место хранения, в котором хранятся исторические данные обмена сообщениями. Архив In-Place является дополнительным почтовым ящиком (который называется архивным почтовым ящиком), включенным для пользователя почтового ящика. Пользователи Outlook 2007 и Outlook Web App и более поздних версий имеют удобный доступ к архивным почтовым ящикам. С помощью любого из этих клиентских приложений пользователи могут просматривать архивный почтовый ящик и перемещать или копировать сообщения между основным почтовым ящиком и архивом. In-Place архивации обеспечивает согласованное представление данных для обмена сообщениями с пользователями и устраняет издержки, необходимые для управления PST-файлами.

Вы можете подготовить архив пользователя в той же базе данных почтовых ящиков, что и основной почтовый ящик пользователя, другую базу данных почтовых ящиков на том же сервере почтовых ящиков или базу данных почтовых ящиков на другом сервере почтовых ящиков на том же сайте Active Directory. В гибридных развертываниях Exchange 2010 и более поздних версий можно также подготовить облачный архив для почтовых ящиков, расположенных на локальных серверах почтовых ящиков.

Обмен данными и PST-файлами

Outlook использует PST-файлы для локального хранения данных на компьютерах пользователей или в сетевых ресурсах. В отличие от файлов автономного хранилища (OST) (которые Outlook в режиме кэширования Exchange используется для хранения копии почтового ящика для автономного доступа), PST-файлы не синхронизируются с почтовым ящиком Exchange пользователя. Если пользователь переместит сообщения в PST-файл, эти сообщения будут удалены из почтового ящика.

Использование PST-файлов для управления данными обмена сообщениями может привести к следующим ошибкам:

  • Неуправляемые файлы. Как правило, PST-файлы создаются пользователями и находятся на их компьютерах или в общих сетевых ресурсах. Они не управляются данной организацией. Пользователь может создать несколько PST-файлов, содержащих одинаковые или различные сообщения, и хранить их в разных расположениях без организационного контроля.

  • Увеличенные затраты на обнаружение. Иногда запросы на обнаружение могут быть запрошены в соответствии с некоторыми бизнес-требованиями или нормативными требованиями. Обнаружение данных системы обмена сообщениями в PST-файлах на компьютерах пользователей может быть трудоемким процессом. Так как отслеживание неуправляемых PST-файлов может быть затруднительным, данные в таких файлах во многих случаях могут не обнаруживаться. Потенциально это может подвергать организацию определенным юридическим и финансовым рискам.

  • Невозможность применить политики хранения сообщений: политики хранения сообщений не могут применяться к сообщениям, расположенным в PST-файлах. В результате, в зависимости от ситуации в бизнесе или применимых нормативов, работа организации может стать несогласованной.

  • Риск кражи данных: данные обмена сообщениями, хранящиеся в PST-файлах, уязвимы к краже данных. Например, PST-файлы часто хранятся на портативных устройствах, таких как ноутбуки, съемные жесткие диски и портативные носители, например USB-накопители, диски CD и DVD.

  • Фрагментированное представление данных обмена сообщениями: пользователи, хранящие сведения в PST-файлах, не получают единообразное представление своих данных. Сообщения, которые хранятся в PST-файлах, как правило, хранятся на том компьютере, на котором хранятся сами эти файлы. В результате, если пользователи будут получать доступ к своим почтовым ящикам с помощью Outlook Web App или Outlook на другом компьютере, сообщения, хранящиеся в PST-файлах, будут недоступны.

Клиентский доступ к архивным почтовым ящикам

В следующей таблице приведены клиентские приложения, которые могут использоваться для доступа к архивным почтовым ящикам.

Client Доступ к архивным почтовым ящикам
Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 и Outlook Web App Да. Пользователи Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 и Outlook Web App могут копировать или перемещать элементы из основного почтового ящика в архив, а также использовать политики хранения для перемещения элементов в архив.

Примечание. Пользователи Outlook 2010 и более поздних версий и Outlook 2007 также могут копировать или перемещать элементы из PST-файлов в архивный почтовый ящик. Пользователям Outlook 2007 требуется накопительное обновление Office 2007 за февраль 2011 г. Между Outlook 2010 и более поздними версиями и Outlook 2007 существуют некоторые различия в архивной поддержке. Дополнительные сведения см. в статье блога группы Exchange, в разделе "Да, Вирджиния", поддержка архивов Exchange 2010 в Outlook 2007.
Exchange ActiveSync Нет

Примечание

In-Place архивация — это функция уровня "Премиум", для работы с клиентской лицензией (CAL) Exchange Enterprise требуется лицензия. Дополнительные сведения о лицензировании Exchange см. Exchange Server лицензировании. Дополнительные сведения о версиях Outlook, необходимых для доступа к архивным почтовым ящикам, см. в разделе "Требования к лицензиям для личного архива и политик хранения".

Outlook не создает локальную копию архивного почтового ящика на компьютере пользователя, даже если включен режим кэширования Exchange. Архивный почтовый ящик доступен только в сети.

Делегированный доступ

Делегирование доступа происходит тогда, когда пользователю или группе пользователей предоставляется доступ к почтовому ящику другого пользователя. Существует несколько сценариев предоставления делегированного доступа, в том числе:

  • Предоставление одному или нескольким пользователям доступа к почтовому ящику пользователя, который больше не работает в организации. В этом случае пользователи, которым может быть предоставлен делегированный доступ, включают в себя руководителя или супервизора или другого пользователя, который будет выполнять обязанности уволившегося пользователя.

  • Предоставление одному или нескольким пользователям доступа к общему почтовому ящику.

  • Предоставление помощникам руководителей доступа к почтовым ящикам руководителей, которые им помогают.

В Exchange 2013 при назначении разрешений на полный доступ почтовому ящику делегат, которому вы назначаете разрешения, также может получить доступ к архиву пользователя. Делегаты должны использовать Outlook для доступа к почтовому ящику, а также подключаться к серверу Клиентского доступа Exchange 2010 с пакетом обновления 1 (SP1) или более поздней версии для автообнаружения. Автообнаружение — это служба Exchange, которая предоставляет параметры конфигурации для автоматической настройки клиентов Outlook. Когда делегаты используют Outlook для доступа к почтовому ящику Exchange 2013, основной почтовый ящик и архив, к которому у них есть доступ, отображаются в Outlook.

Перемещение сообщений в архивный почтовый ящик

Существует несколько способов перемещать сообщения в архивные почтовые ящики.

  • Перемещение или копирование сообщений вручную: пользователи почтовых ящиков могут вручную перемещать или копировать сообщения из основного почтового ящика или PST-файла в архивный. Архивный почтовый ящик отображается как другой почтовый ящик или PST-файл в Outlook и Outlook Web App.

  • Перемещение или копирование сообщений с помощью правил папки "Входящие". Пользователи почтовых ящиков могут создавать правила для папки "Входящие" в Outlook или Outlook Web App для автоматического перемещения сообщений в папку в архивном почтовом ящике. Дополнительные сведения см. в статье "Управление сообщениями электронной почты с помощью правил".

  • Перемещение сообщений с помощью политик хранения. Политики хранения можно использовать для автоматического перемещения сообщений в архив. Пользователи также могут применять личные теги для перемещения сообщений в архив. Дополнительные сведения о политиках архивации и хранения см. далее в этой статье.

    Примечание

    Личные теги доступны только в Outlook Web App Outlook 2010 и более поздних версий.

  • Импорт сообщений из PST-файлов. В Exchange 2013 можно использовать запрос на импорт почтовых ящиков для импорта сообщений из PST-файла в архив или основной почтовый ящик пользователя. Дополнительные сведения см . в разделе "Запросы на импорт и экспорт почтовых ящиков". Вы также можете использовать средство записи PST для поиска PST-файлов на компьютерах в организации и импорта PST-данных в архивы пользователей.

Архивация и политики хранения

В Exchange 2013 можно применить политики архивации к почтовому ящику, чтобы автоматически перемещать сообщения из основного почтового ящика пользователя в архивный почтовый ящик по истечении указанного периода. Политики архивации реализованы путем создания тегов хранения, которые задают действие Переместить в архив.

Сообщения перемещаются в папку в архивном почтовом ящике, имеющую имя исходной папки в основном почтовом ящике пользователя. Если в архивном почтовом ящике папка с тем же именем не существует, она создается, когда помощник по обслуживанию управляемых папок перемещает сообщение. Благодаря воссозданию той же иерархии папок в архивном почтовом ящике пользователи легко могут находить сообщения.

Дополнительные сведения о политиках хранения, тегах хранения и действии по перемещению в архив см. в разделе тегов хранения и политик хранения.

Политика управления записями сообщений по умолчанию

Программа установки Exchange 2013 создает политику архивации и хранения по умолчанию с именем "Политика MRM по умолчанию". Эта политика содержит теги хранения с действием " Переместить в архив", как показано в следующей таблице.

Примечание

В Exchange 2010 политика архива и хранения по умолчанию, созданная установкой Exchange, называется архивом и политикой хранения по умолчанию.

Имя тега хранения Тип тега Описание
Перемещать в архив по умолчанию через 2 года По умолчанию (DPT) Сообщения автоматически перемещаются в архивный почтовый ящик через 2 года. Применяется к тем элементам во всем почтовом ящике, к которым не был применен тег хранения, явный или унаследованный от папки.
Перемещать в архив личные элементы через 1 год Персональный Сообщения автоматически перемещаются в архивный почтовый ящик через один год.
Перемещать в архив личные элементы через 5 лет Персональный Сообщения автоматически перемещаются в архивный почтовый ящик через пять лет.
Никогда не перемещать личные элементы в архив Персональный Сообщения никогда не перемещаются в архивный почтовый ящик.
Перемещать в архив элементы для восстановления через 14 дней Папка "Элементы с возможностью восстановления" Сообщения перемещаются из папки «Элементы для восстановления» основного почтового ящика пользователя в папку «Элементы для восстановления» архивного почтового ящика. Пользователи, которые пытаются восстановить удаленные элементы в архиве, должны воспользоваться функцией восстановления удаленных элементов в архивном почтовом ящике.

Если вы включите архив In-Place для пользователя почтового ящика и у почтового ящика еще не назначена политика хранения, политика архивации и хранения по умолчанию назначается автоматически. После того как помощник для управляемых папок обработает почтовый ящик, эти теги становятся доступными для пользователя, который затем может разметить с их помощью папки или сообщения для перемещения в архивный почтовый ящик. По умолчанию сообщения электронной почты из всего почтового ящика перемещаются через два года.

Перед предоставлением архивных почтовых ящиков пользователям рекомендуется информировать их о политиках архивации, применяемых к их почтовым ящикам, и предоставить последующее обучение или документацию для удовлетворения их потребностей. В эту документацию должны входить следующие сведения:

  • Функциональные возможности, доступные в архиве, архиве по умолчанию и политиках хранения.
  • Сведения о том, когда сообщения могут автоматически перемещаться в архив.
  • Информация об иерархии папок, созданных в архивном почтовом ящике.
  • Применение личных тегов (отображается в меню политики архивации в Outlook и Outlook Web App).

Примечание

Если политика хранения применяется к пользователям, у которых есть архивный почтовый ящик, политика хранения заменяет политику MRM по умолчанию. Можно создать один или несколько тегов хранения с помощью действия Переместить в архив, а затем связать эти теги с политикой хранения. Вы также можете добавить стандартные теги перемещения в архив (которые создаются с помощью программы установки и связаны с политикой MRM по умолчанию) в любые создаваемые политики хранения.

Сведения о соответствии требованиям и архивации в Outlook 2010 и более поздних версиях см. в статье "Планирование соответствия требованиям и архивация в Outlook 2010".

Архивные квоты

Архивные почтовые ящики были разработаны для хранения журнальных данных пользователей системы обмена сообщениями за пределами их основных почтовых ящиков. Часто пользователи используют PST-файлы в связи с низкими квотами на хранение в почтовых ящиках и ограничениями, налагаемыми при превышении этих квот. Например, пользователям может быть запрещено отправлять сообщения, если размер почтового ящика превышает квоту запрета отправки. Аналогичным образом пользователям можно запретить отправку и получение сообщений, если размер почтового ящика превышает квоту запрета на отправку и получение.

Чтобы устранить необходимость в использовании PST-файлов, можно установить для архивного почтового ящика предельные размеры хранилища, которые удовлетворяют требованиям пользователя. Тем не менее, может по-прежнему требоваться сохранять некоторый контроль над квотами хранилища и ростом архивных почтовых ящиков для отслеживания затрат и расширения.

Для улучшения контроля можно настроить архивные почтовые ящики с помощью квоты предупреждения архива и квоты архива. Если архивный почтовый ящик превышает указанную квоту выдачи предупреждений для архива, событие предупреждения регистрируется в журнале событий приложения. Когда архивный почтовый ящик превышает указанную квоту архива, то сообщения больше не перемещаются в архив, событие предупреждения регистрируется в журнале событий приложения, а в почтовый ящик пользователя отправляется сообщение квоты. По умолчанию в Exchange 2013 квота предупреждений архива имеет значение 45 гигабайт (ГБ), а квота архива — 50 ГБ.

В следующей таблице приведены зарегистрированные события и сообщения с предупреждениями, отправляемые в случае достижения квоты выдачи предупреждений для архива и квоты архива.

Quota Код события Тип Источник Категория Сообщение
Квота выдачи предупреждений для архива 10022 Предупреждение MSExchangeMailboxAssistants Помощник по работе с управляемыми папками В архивном почтовом ящике "<Display Name>:<GUID>::<Mailbox Database><Server FQDN>" превышена квота предупреждений архива "<Archive warning quota>". Размер архивного почтового ящика — "<Size>" байт.
Квота архива 8537 Предупреждение MSExchangeIS Общие указания Размер архивного почтового ящика <Legacy DN> превысил максимальный размер архивного почтового ящика. Копировать или перемещать элементы в архивный почтовый ящик невозможно. Все действия хранения, которые перемещают элементы в архивный почтовый ящик, не будут выполнены, а основной почтовый ящик может содержать элементы с просроченными тегами хранения, пока архивный почтовый ящик находится в пределах ограничений максимального размера. Необходимо уведомить владельца почтового ящика о состоянии архивного почтового ящика.

In-Place архивов и других функций Exchange

В этом разделе описаны функциональные возможности между архивами In-Place и различными функциями Exchange:

  • Поиск Exchange: возможность быстрого поиска сообщений становится еще более важной с помощью архивных почтовых ящиков. Для поиска Exchange нет разницы между основным и архивным почтовыми ящиками. Содержимое обоих почтовых ящиков индексируется. Так как архивный почтовый ящик не кэшируется на компьютере пользователя (даже при использовании Outlook в режиме кэширования Exchange), результаты поиска архива всегда предоставляются службой поиска Exchange. При поиске всего почтового ящика в Outlook 2010 и более поздних Outlook Web App результаты поиска включают основной и архивный почтовый ящик пользователей.

  • Обнаружение электронных данных на месте. Когда диспетчер обнаружения выполняет поиск In-Place обнаружения электронных данных, также выполняется поиск по архивным почтовым ящикам пользователей. При создании поиска обнаружения из Центра администрирования Exchange (EAC) нет возможности исключить архивные почтовые ящики. При использовании командной консоли Exchange для создания поиска обнаружения можно исключить архив с помощью параметра DoNotIncludeArchive . Дополнительные сведения см. в разделе New-MailboxSearch. Дополнительные сведения см. в разделе In-Place eDiscovery.

    Важно!

    Вы не можете использовать In-Place обнаружения электронных данных для поиска в отключенном почтовом ящике.

  • Удержание на месте и удержание для судебного разбирательства. Когда вы помещаете почтовый ящик на удержание In-Place удержания или судебного разбирательства, удержание помещается как на основной, так и на архивный почтовый ящик. Чтобы узнать больше о хранении на месте и судебном удержании, см. раздел Хранение на месте и хранение для судебного разбирательства.

  • Папка " Элементы с возможностью восстановления". Архивный почтовый ящик содержит собственную папку "Элементы с возможностью восстановления" и регулируется квотами на папку "Элементы с возможностью восстановления", что и основной почтовый ящик. Дополнительные сведения о восстанавливаемых элементах см. в папке "Элементы с возможностью восстановления".

  • Архивация содержимого Lync в Exchange. Вы можете архивировать беседы обмена мгновенными сообщениями и общие документы собраний в Интернете в основном почтовом ящике пользователя. Почтовый ящик должен находиться на сервере почтовых ящиков Exchange 2013, а в вашей организации должен быть развернут Microsoft Lync 2013. Дополнительные сведения см. в разделе Integration with SharePoint and Lync.

Управление архивными почтовыми ящиками

В Exchange 2013 создание архивных почтовых ящиков и управление ими интегрированы с общими задачами управления почтовыми ящиками, включая:

  • Создание архивного почтового ящика: можно создать архивный почтовый ящик при создании почтового ящика или включить архивный почтовый ящик для существующего почтового ящика. Дополнительные сведения см. в разделе "Управление In-Place архивами в Exchange 2013".

  • Перемещение архивного почтового ящика. Архивный почтовый ящик пользователя можно переместить в другую базу данных почтового ящика на том же сервере или на другой сервер независимо от основного почтового ящика. Для перемещения архивного почтового ящика пользователя необходимо создать запрос на перемещение почтового ящика. Дополнительные сведения см. в разделе "Управление локальными перемещениями".

    Важно!

    Поиск почтового ящика пользователя и архива в разных версиях Exchange Server не поддерживается.

  • Отключение архивного почтового ящика: может потребоваться отключить архивный почтовый ящик пользователя в целях устранения неполадок или при перемещении основного почтового ящика в версию Exchange, которая не поддерживает In-Place архивации. Отключение архива аналогично отключению основного почтового ящика. Дополнительные сведения см. в разделе "Управление In-Place архивами в Exchange 2013". В локальных развертываниях отключенный архивный почтовый ящик сохраняется в базе данных почтовых ящиков до тех пор, пока не будет достигнут срок хранения удаленного почтового ящика для этой базы данных. В течение этого периода можно повторно подключить архив к пользователю почтового ящика. Когда будет достигнут период хранения удаленных почтовых ящиков, отключенный архивный почтовый ящик удаляется из базы данных почтовых ящиков.

  • Получение статистики почтовых ящиков и статистики папок . Статистику почтовых ящиков и статистику папок почтовых ящиков для архивного почтового ящика пользователя можно получить с помощью параметра архива с командлетами Get-MailboxStatistics и Get-MailboxFolderStatistics.

  • Проверка подключения к архиву. В Exchange 2013 можно использовать командлет Test-ArchiveConnectivity для проверки подключения к локальному или облачному архиву указанного пользователя.