Создание почтовых ящиков помещений и управление ими
Почтовый ящик помещения это почтовый ящик ресурса, назначенный физическому местоположению, например конференц-залу, аудитории или учебному классу. Пользователи могут резервировать эти помещения, добавляя почтовые ящики помещений в приглашения на собрания. При этом почтовый ящик помещения использует настраиваемые параметры, с помощью которых вы можете принять или отклонить приглашение.
Чтобы создать почтовый ящик помещения, вы должны быть администратором и состоять в группе ролей Organization Management или Recipient Management.
Если вы хотите, чтобы пользователь мог напрямую управлять календарем помещения, предоставьте ему доступ к почтовому ящику помещения, воспользовавшись инструкциями в статье Управление разрешениями для получателей. После этого пользователь сможет открыть почтовый ящик, воспользовавшись инструкциями в статье Открытие и использование общего почтового ящика в Outlook для Windows.
ВАЖНЫЙ Почтовые ящики комнат никогда не должны быть заданы в качестве организатора собрания. Комнаты следует добавлять в собрания, только включив их в поля "Участник" или "Расположение".
Также не рекомендуется использовать разрешения полного доступа для непосредственного управления ответом календарей ресурсов на приглашение на собрание. В случаях, когда пользователю необходимо управлять календарем ресурсов, он должен быть предоставлен пользователю напрямую как общий календарь. Пользователь может принять приглашение общего доступа, чтобы добавить календарь, чтобы начать управление собраниями комнаты. Если к календарю комнаты предоставлен общий доступ с разрешениями делегата, пользователь также будет получать копии всех приглашений на собрание, отправленных в комнату в своем собственном почтовом ящике.
Предоставление пользователю общего доступа к календарю комнаты не препятствует включению параметра Автопринятие в комнате. Если календарь комнаты является общим и включен автоматический прием , запросы будут приниматься по умолчанию, но ответ всегда может быть изменен любым пользователем с разрешениями редактора или делегирования для календаря комнаты. Если ваша организация хочет использовать почтовый ящик помещения в качестве календаря, рассмотрите возможность использования функций общего календаря Exchange.
Сведения о типах получателей, доступных в Exchange Server, см. в статье Получатели. Сведения о других типах почтовых ящиков ресурсов см. в статье Управление почтовыми ящиками оборудования.
Что нужно знать перед началом работы
Предполагаемое время для завершения: 5 минут.
Чтобы открыть Центр администрирования Exchange, см. статью Центр администрирования Exchange в Exchange Server. Чтобы открыть командную консоль Exchange, см. статью Запуск командной консоли Exchange.
Для выполнения этой процедуры (процедур) необходимы соответствующие разрешения. Сведения о необходимых разрешениях см. в разделе "Разрешения подготовки получателей" раздела Разрешения получателей .
Сочетания клавиш для процедур, описанных в этой статье, приведены в статье Сочетания клавиш в Центре администрирования Exchange.
Если вы используете почтовые ящики комнат или оборудования в Microsoft 365 или Office 365, дополнительные сведения см. в статье Почтовые ящики комнат и оборудования .
Важно!
Если вы используете Exchange 2013 в гибридном сценарии, убедитесь, что вы создали почтовые ящики помещений в соответствующем месте. Создайте почтовые ящики комнат для локальной организации, а почтовые ящики комнат для Exchange Online должны создаваться в облаке. Возникли проблемы? Обратитесь за помощью к участникам форумов Exchange. Посетите форумы: Exchange Server, Exchange Online или Exchange Online Protection.
Создание почтового ящика помещения
В Центре администрирования Exchange перейдите в раздел Ресурсы получателей>.
Чтобы создать почтовый ящик комнаты, нажмите
>Почтовый ящик комнаты.С помощью указанных на странице опций задайте параметры для нового почтового ящика ресурса.
- Название помещения. Поле для ввода названия почтового ящика помещения. Это название, указываемое в списке почтовых ящиков ресурсов в Центре администрирования Exchange и адресной книге организации. Это название является обязательным и не может превышать в длину 64 символов.
Совет
Хотя сведения о помещении включают и другие поля, например "Местоположение" и "Вместительность", стоит указывать самые важные сведения о помещении в имени, используя согласованную схему именования. Почему? При этом пользователи смогут видеть сведения при выборе помещения в адресной книге в приглашении на собрание.
Псевдоним. У почтового ящика помещения есть адрес электронной почты, на который отправляются запросы на резервирование. Он состоит из псевдонима слева от символа @ (псевдоним должен быть уникален в пределах леса) и доменного имени справа от этого символа. Указывать псевдоним обязательно.
Местоположение, Телефон, Вместительность. В этих полях задаются сведения о помещении. Тем не менее, как объяснялось ранее, все или некоторые из этих сведений можно включить в имя помещения, чтобы пользователи могли их видеть.
По завершении нажмите кнопку Сохранить, чтобы создать почтовый ящик помещения.
После этого вы можете Настройка обработки приглашений на собрания почтовым ящиком помещения (в том числе выбрать автоматическую обработку или назначить ответственного за это). По умолчанию приглашения принимаются или отклоняются автоматически в зависимости от того, конфликтуют ли они с уже запланированными собраниями в календаре. В частности, принимаются приглашения на повторяющиеся собрания и собрания продолжительностью не более 24 часов, до которых остается не более 180 дней (приглашения на более поздние собрания отклоняются). Чтобы изменить другие параметры, перейдите к разделу Изменение других свойств почтового ящика помещения.
Сведения о том, как создать почтовый ящик помещения с помощью командной консоли Exchange, см. в примерах 2 и 3 из статьи New-Mailbox.
Настройка обработки приглашений на собрания почтовым ящиком помещения
В Центре администрирования Exchange перейдите в раздел Ресурсы получателей>.
В списке почтовых ящиков ресурсов щелкните почтовый ящик комнаты, для которого требуется изменить свойства, а затем щелкните Изменить
На странице свойств почтового ящика комнаты выберите Пункты резервирования делегатов (разрешить автоматические ответы или нет) или Параметры резервирования (разрешить повторяющиеся собрания, отклонить собрания, запланированные слишком далеко, и т. д.).
В разделе Резервирование представителей вы можете просмотреть и изменить реакцию почтового ящика размещения на запросы резервирования и указать, кто сможет принимать или отклонять запросы на резервирование, если это не происходит автоматически.
Выберите один из приведенных ниже вариантов обработки приглашений на собрания.
Запросы на резервирование принимаются или отклоняются автоматически. Если выбран этот вариант, приглашения на собрания автоматически отклоняются при возникновении конфликтов в расписании или нарушении ограничений, установленных для ресурса (например, превышении допустимой продолжительности).
Выбрать делегатов, которые могут принимать и отклонять запросы на резервирование. Если выбран этот вариант, один из пользователей, добавленных в расположенный ниже список Делегаты, будет отвечать за принятие и отклонение приглашений на собрания, отправляемых в почтовый ящик помещения. Если назначено несколько делегатов ресурса, только один из них должен будет отреагировать на то или иное приглашение.
Используйте раздел Параметры резервирования для просмотра или изменения параметров политики резервирования, которая определяет, когда можно запланировать помещение, как надолго его можно зарезервировать и насколько рано это можно сделать.
Разрешить повторяющиеся собрания. Этот параметр разрешает или запрещает повторяющиеся собрания для помещения.
Разрешить планирование только в рабочее время. Этот параметр принимает или отклоняет приглашения на собрания, которые не выполняются в рабочее время, определенное для комнаты. По умолчанию с 8:00 до 17:00 с понедельника по пятницу. Вы можете настроить рабочее время почтового ящика комнаты, войдя в почтовый ящик с помощью Outlook в Интернете и перейдя на страницувнешнего вида календаряПараметры>календаря> или с помощью Set-MailboxCalendarConfiguration.
Всегда отклонять, если конечная дата выходит за рамки этого ограничения. Этот параметр управляет поведением повторяющихся собраний, выходящих за дату, указанную как максимальное время упреждения при резервировании.
Если включить этот параметр, запрос на повторяющееся бронирование автоматически отклоняется, если бронирование начинается не позже даты, указанной в поле Максимальное время начала бронирования, и выходит за указанную дату. Это устанавливается по умолчанию.
Если отключить этот параметр, запрос на повторяющееся бронирование автоматически принимается, если эти запросы начинаются не позже даты, указанной в поле Максимальное время начала бронирования, и выходят за указанную дату. Однако при этом количество бронирований сокращается, поэтому они не состоятся после указанной даты.
Максимальное время упреждения при резервировании (в днях). Этот параметр задает максимальное количество дней, за которое можно зарезервировать помещение. Допустимый диапазон целое число от 0 до 1080. Значение по умолчанию составляет 180 дней.
Максимальная продолжительность (в часах). Этот параметр задает максимальную продолжительность, на которую можно зарезервировать помещение в запросе на резервирование. Допустимое значение — целое число от 0 до 35791394. Значение по умолчанию составляет 24 часа. Если установлено значение 0, продолжительность собрания не ограничивается.
Для повторяющихся запросов максимальная продолжительность относится к продолжительности каждого повторения бронирования.
На этой станице также есть поле для ввода сообщения, которое будет отправляться пользователям, посылающим запросы на бронирование помещения.
Изменение параметров планирования ресурса
Администратор или пользователь с полным доступом к почтовому ящику ресурса может вносить изменения в параметры планирования ресурса.
Войдите в Outlook Web App и щелкните Ваше имя в правом верхнем углу.
Щелкните Открыть другой почтовый ящик. Найдите нужный ресурс помещения для собрания и нажмите Открыть.
Перейдите в Параметры и щелкните Календарь.
Перейдите в раздел Планирование ресурсов.
Настройте параметры планирования и разрешения планирования нужным образом. (Подробные описания всех параметров см. в следующих двух разделах.)
Нажмите Сохранить после внесения изменений.
Параметры резервирования
- Автоматически обрабатывать приглашения на собрания и отказы
Включает или отключает все параметры ниже, а также параметры в разделе разрешений планирования. Если этот флажок не установлен, владелец должен управлять каждым запросом вручную. По умолчанию этот флажок не установлен.
- Отключить оповещения
Включает или отключает напоминания о событиях в этом календаре. Этот параметр применяется только к ресурсу. Организатор и участники по-прежнему будут получать напоминания, если они согласились с ними.
- Максимальный срок предварительного резервирования ресурсов (дн.)
Ограничивает максимальный срок предварительного планирования события. Значение по умолчанию составляет 180 дней.
- Всегда отклонять, если конечная дата выходит за рамки этого ограничения
Запросы, превышающие указанное максимальное количество дней, будут автоматически отклоняться. Допустимые значения: от 0 (сегодня) до 1080 (около трех лет в будущем).
- "Ограничивает продолжительность собрания" и "Максимальное разрешенное количество минут"
Ограничивает количество времени, на которое можно зарезервировать помещение в течение одного дня. Если этот флажок не установлен, для помещения отсутствует ограничение. Установив этот флажок, можно выбрать ограничение от 0 до 1440 минут.
- Разрешить планирование только в рабочее время
Если этот флажок установлен, событие можно запланировать только в течение часов, указанных в календаре рабочей недели на вкладке "Календарь". События за пределами рабочего времени будут автоматически отклоняться.
- Разрешить повторяющиеся собрания
Разрешает резервирование помещения с регулярным интервалом. Событие можно настроить на повторение через указанный промежуток времени (часто называется повторяющимся).
- Разрешить конфликты
Разрешение или запрет конфликтующих приглашений на собрания (двойное резервирование). Если повторяющиеся собрания также разрешены, этот параметр будет применяться только к повторяющимся собраниям. Если приглашается ресурс, его требуется ввести в поле "Участники" вместо выбора с помощью кнопки "Добавить помещения".
- Разрешить не более следующего количества индивидуальных конфликтов
Этот параметр указывает максимальное количество конфликтов, допустимых для новых приглашений на повторяющиеся собрания. Когда присвоено значение "0", повторяющееся событие не удастся запланировать, если уже существует одна или несколько конфликтующих встреч. Если указано число больше 0, для повторяющегося события разрешается указанное количество конфликтов до отклонения.
- Разрешить такой процент индивидуальных конфликтов
Этот параметр указывает максимальный процент конфликтов собраний, допустимых для новых приглашений на повторяющиеся собрания. Это аналогично указанию количества индивидуальных конфликтов (описано выше), но в этом случае для повторяющегося события разрешается указанный процент конфликтов до отклонения.
Разрешения резервирования
- Эти пользователи могут выполнять автоматическое планирование, если ресурс доступен
По умолчанию все могут планировать этот ресурс без утверждения вручную владельцем ресурса. Если выбран параметр Выбрать пользователей и группы, только указанные пользователи и группы смогут осуществлять автоматическое планирование. Все остальные пользователи и группы получать сообщение об отклонении. Если выбран параметр Выбрать пользователей и группы, но не указаны пользователи и группы, этот параметр игнорируется.
- Эти пользователи могут отправить запрос на утверждение владельца, если ресурс доступен
Если выбраны все пользователи, любые запросы должны утверждаться вручную владельцем ресурса. Если выбран параметр Выбрать пользователей и группы, только для указанных пользователей и групп потребуется ручное утверждение владельцем ресурса. Параметр Выбрать пользователей и группы выбран и оставлен пустым по умолчанию, чтобы все запросы утверждались автоматически.
- Эти пользователи могут выполнять автоматическое планирование, если ресурс доступен, и отправлять запрос на утверждение владельца, если ресурс недоступен
Если выбраны все пользователи (параметр по умолчанию), любой запрос в рабочее время будет утверждаться автоматически. Если помещение зарезервировано на запрошенное время, владельцу ресурса отправляется форма на утверждение вручную. Если выбран параметр Выбрать пользователей и группы, только указанные в списке получат возможность на утверждение запроса вручную. Для всех остальных конфликтующие запросы будут отклонены без возможности утверждения вручную владельцем ресурса.
Изменение других свойств почтового ящика помещения
После создания почтового ящика помещения вы можете изменять и добавлять свойства с помощью Центра администрирования Exchange или командной консоли Exchange.
Использование Центра администрирования Exchange для изменения свойств почтового ящика помещения
В Центре администрирования Exchange перейдите в раздел Ресурсы получателей>.
В списке почтовых ящиков ресурсов щелкните почтовый ящик комнаты, для которого требуется изменить свойства, а затем щелкните Изменить
На странице свойств почтового ящика помещения выберите один из перечисленных ниже разделов, чтобы просмотреть или изменить свойства (параметры резервирования описываются в разделе Настройка обработки приглашений на собрания почтовым ящиком помещения).
Общие сведения
Используйте раздел Общие, чтобы просмотреть или изменить общие сведения о ресурсе.
Название помещения. Это название отображается в списке почтовых ящиков ресурсов в Центре администрирования Exchange и адресной книге вашей организации. Его длина в случае изменения не может превышать 64 символов.
Электронный адрес. В этом поле, доступном только для чтения, отображается адрес электронной почты почтового ящика помещения. Вы можете изменить его в разделе Адрес электронной почты.
Вместительность. Поле для ввода максимального количества людей для безопасного размещения в помещении.
Щелкните Дополнительные параметры, чтобы просмотреть или изменить дополнительные свойства:
Подразделение. Это поле, доступное только для чтения, содержит подразделение, в которое входит учетная запись почтового ящика помещения. Чтобы переместить учетную запись в другое подразделение, используйте оснастку "Active Directory — пользователи и компьютеры".
База данных почтовых ящиков. В этом поле, доступном только для чтения, отображается имя базы данных почтовых ящиков, в которой размещен почтовый ящик помещения. Используйте страницу Миграция в Центре администрирования Exchange, чтобы переместить почтовый ящик в другую базу данных.
Псевдоним. Это поле используется для изменения псевдонима почтового ящика помещения.
Не отображать в списках адресов. Установите этот флажок, чтобы почтовый ящик помещения не отображался в адресной книге и других списках адресов, определенных в организации Exchange. После установки этого флажка пользователи все еще могут отправлять сообщения о резервировании на почтовый ящик помещения, используя адрес электронной почты.
Отдел. В этом поле можно указать название отдела, с которым связано помещение. Это свойство можно использовать, чтобы создавать условия получателей для динамических групп рассылки или списков адресов.
Компания. В этом поле можно указать название компании, с которой связано помещение, если это возможно. Как и свойство "Отдел", это свойство можно использовать, чтобы создавать условия получателей для динамических групп рассылки или списков адресов.
Политика адресных книг. Используйте этот параметр, чтобы указать политику адресных книг для почтового ящика помещения. Политики адресных книг содержат глобальный список адресов, автономную адресную книгу, список помещений и набор списков адресов. Дополнительные сведения см. в разделе Политики адресных книг в Exchange Server.
Из раскрывающегося списка выберите политику, которую нужно сопоставить с этим почтовым ящиком.
Настраиваемые атрибуты. В этом разделе отображаются настраиваемые атрибуты, определенные для почтового ящика помещения. Чтобы указать значения настраиваемых атрибутов, нажмите кнопку Изменить
Для получателя можно указать до 15 настраиваемых атрибутов.
Контактные данные
В разделе Контактные данные можно просмотреть или изменить контактные данные помещения. Информация на этой странице отображается в адресной книге.
Совет
Поле Область/Край можно использовать, чтобы создать условия получателей для образования динамической группы рассылки, политики адресов электронной почты или списка адресов.
Адрес электронной почты
В разделе Адрес электронной почты можно просмотреть или изменить адреса электронной почты, связанные с почтовым ящиком помещения. Это включает SMTP-адрес основного почтового ящика и все связанные прокси-адреса. Основной адрес SMTP (также известный как адрес ответа) отображается жирным шрифтом в списке адресов и прописными буквами SMTP в столбце Тип.
Добавить: щелкните
чтобы добавить новый адрес электронной почты для этого почтового ящика. Выберите один из следующих типов адресов:SMTP. Это тип адреса по умолчанию. Нажмите эту кнопку и введите новый SMTP-адрес в поле Электронный адрес.
EUM. Адрес EUM (единой системы обмена сообщениями Exchange) используется службой единой системы обмена сообщениями Microsoft Exchange в Exchange 2016 для поиска получателей с включенной поддержкой единой системы обмена сообщениями в организации Exchange. Адреса единой системы обмена сообщениями Exchange содержат добавочный номер и абонентскую группу единой системы обмена сообщениями для пользователя с включенной поддержкой единой системы обмена сообщениями. Нажмите эту кнопки и введите добавочный номер в поле Адрес/добавочный номер. Затем нажмите кнопку Обзор и выберите абонентскую группу для почтового ящика. (Примечание. Единая система обмена сообщениями недоступна в Exchange 2019.)
Пользовательский тип адреса. Нажмите эту кнопку и введите один из поддерживаемых типов адресов электронной почты (не SMTP) в поле Электронный адрес.
Примечания.
В Exchange не выполняется проверка правильности формата настраиваемых адресов (за исключением адресов X.400). Убедитесь, что указанный настраиваемый адрес соответствует требованиям формата для этого типа адреса.
При добавлении нового адреса электронной почты вы можете сделать его основным SMTP-адресом.
Автоматически обновлять адреса электронной почты на основе политики адресов электронной почты, которая применяется к этому получателю. Установите этот флажок, чтобы адреса электронной почты получателей автоматически обновлялись на основе изменений политики адресов электронной почты организации.
Подсказка
В разделе Подсказка можно добавлять подсказки, чтобы предупредить пользователей о возможных проблемах при отправке запросов бронирования на почтовый ящик помещения. Подсказка это текст, который отображается на панели информации при добавлении этого получателя в поля "Кому", "Копия" и "Скрытая копия" нового сообщения электронной почты.
Примечание.
Подсказки могут содержать HTML-теги, но сценарии не допускаются. Длина пользовательской подсказки не должна превышать 175 отображаемых символов. HTML-теги при этом не учитываются.
Изменение свойств почтовых ящиков помещений с помощью командной консоли Exchange
Используйте следующий набор командлетов для просмотра и изменения свойств почтового ящика помещения: командлеты Get-Mailbox и Set-Mailbox для просмотра и изменения общих свойств и адресов электронной почты почтовых ящиков помещения. Используйте командлеты Get-CalendarProcessing и Set-CalendarProcessing для просмотра и изменения делегатов и параметров бронирования.
Get-User и Set-User. Используйте эти командлеты для просмотра и задания общих свойств, например местоположения, отдела и названия компании.
Get-Mailbox и Set-Mailbox. Используйте эти командлеты для просмотра и задания свойств почтовых ящиков, например адресов электронной почты или базы данных почтовых ящиков.
Get-CalendarProcessing и Set-CalendarProcessing. Используйте эти командлеты для просмотра и изменения делегатов и параметров резервирования.
Дополнительные сведения об этих командлетах см. в следующих разделах:
Ниже приведены примеры изменения свойств почтового ящика помещения с помощью командной консоли Exchange.
В этом примере изменяется отображаемое имя, основной SMTP-адрес (называемый обратным адресом по умолчанию) и вместительность помещения. Также предыдущий обратный адрес хранится как адрес прокси-сервера.
Set-Mailbox "Conf Room 123" -DisplayName "Conf Room 31/123 (12)" -EmailAddresses SMTP:Rm33.123@contoso.com,smtp:rm123@contoso.com -ResourceCapacity 12
В этом примере настраиваются почтовые ящики помещения, чтобы можно было планировать запросы на бронирование только в рабочее время, и задается максимальная продолжительность в 9 часов.
Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter "RecipientTypeDetails -eq 'RoomMailbox'" | Set-CalendarProcessing -ScheduleOnlyDuringWorkHours $true -MaximumDurationInMinutes 540
В этом примере используется командлет Get-User для поиска всех почтовых ящиков помещения, которые отвечают частным конференц-залам, а затем командлет Set-CalendarProcessing для отправки запросов на бронирование делегату Робину Вуду, которых их примет или отклонит.
Get-User -ResultSize unlimited -Filter "(RecipientTypeDetails -eq 'RoomMailbox') -and (DisplayName -like 'Private*')" | Set-CalendarProcessing -AllBookInPolicy $false -AllRequestInPolicy $true -ResourceDelegates "Robin Wood"
Создание почтового ящика помещения
Если вы планируете иметь сотни комнат, используйте несколько списков комнат, чтобы упорядочить свои комнаты. Если компания использует несколько зданий с помещениями, которые можно резервировать для собраний, может быть полезно создать список помещений каждого здания. Списки помещений это специально помеченные группы рассылки, которые можно использовать соответствующим образом. Однако списки помещений можно создавать только в командной консоли Exchange.
Примечание.
Хотя количество комнат в списке комнат не ограничено, максимальное количество комнат, которое может быть возвращено в запросе на получение списка помещений, составляет 100 (в том числе при создании приглашения на собрание с помощью Microsoft Teams). Возможным решением может быть дополнительное разделение помещений на списки меньшего размера.
Примечание.
При использовании Microsoft Teams список комнат отображается в случайном порядке. Внутренний процесс получения списка не сортирует выходные данные, поэтому список может быть не в алфавитном порядке.
Использование командной консоли Exchange для создания списка помещений
В этом примере создается список помещений здания 32.
New-DistributionGroup -Name "Building 32 Conference Rooms" -OrganizationalUnit "contoso.com/rooms" -RoomList
Использование командной консоли Exchange для добавления помещения в список помещений
В этом примере добавляется помещение confroom3223 к списку помещений здания 32.
Add-DistributionGroupMember -Identity "Building 32 Conference Rooms" -Member confroom3223@contoso.com
Использование командной консоли Exchange для преобразования группы рассылки в список помещений
Возможно, группы рассылки, содержащие переговорные, уже созданы. Нет необходимости создавать их заново их можно быстро превратить в список помещений.
В этом примере выполняется преобразование группы рассылки переговорных комнат здания 34 в список помещений.
Set-DistributionGroup -Identity "Building 34 Conference Rooms" -RoomList
Как проверить, что все получилось?
Чтобы проверить, успешно ли изменены свойства почтового ящика помещения, выполните следующие действия.
В Центре администрирования Exchange выберите почтовый ящик и нажмите кнопку Изменить
чтобы просмотреть измененное свойство или функцию. В зависимости от измененного свойства оно может отображаться в области "Сведения" выбранного почтового ящика.В командной консоли Exchange для проверки изменений используется командлет Get-Mailbox. С помощью командной консоли Exchange можно просмотреть несколько свойств нескольких почтовых ящиков. В примере выше, где запросы на бронирование можно спланировать только в рабочее время, а их максимальная продолжительность составляет 9 часов, выполните следующую команду для проверки новых значений.
Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter "RecipientTypeDetails -eq 'RoomMailbox'" | Get-CalendarProcessing | Format-List Identity,ScheduleOnlyDuringWorkHours,MaximumDurationInMinutes