Узнайте, как данные организации используются и хранятся в Microsoft 365

Вы можете использовать данные организации для работы различных возможностей в приложениях и службах Microsoft 365, Microsoft Copilot и Viva.

Ознакомьтесь со следующей информацией, чтобы понять, как данные организации используются, хранятся и удаляются.

Использование данных

Передаваемые данные организации могут использоваться Viva, службами Microsoft 365 и службами сторонних разработчиков, имеющими доступ через Microsoft API Graph. Эти данные считаются общедоступными в организации, что означает, что они могут отображаться любому пользователю в организации.

Удаление данных

Администратор источника данных организации может случайно удалить персональные данные, обновив источник данных значениями NULL. Сведения об удалении данных пользователей см. в разделе "Обновление или внесение других изменений в данные организации ". Как только обновление обрабатывается, связанные данные пользователя перезаписываются пустыми полями, что означает, что их данные удаляются немедленно.

При удалении клиента из Microsoft 365 все данные клиента удаляются в течение 30 дней.

Хранение данных

Данные организации хранятся до тех пор, пока пользователь активен и имеет действительную лицензию, а конечный пользователь или администратор источника данных организации не отправляли запрос на удаление.

Место расположения данных

При отправке данных организации данные сохраняются в географическом расположении, соответствующем расположению почтового ящика по умолчанию, настроенному в Microsoft 365. Дополнительные сведения:

• Data Residency для SharePoint
• Data Residency для Exchange Online
• Data Residency для Viva Insights
• Data Residency для Viva Glint

Управление запросами субъектов данных

Запрос субъекта данных или DSR — это официальный запрос субъекта данных (конечного пользователя) к контролеру с просьбой применить действия в отношении его персональных данных. Чтобы понять, какие права субъектов данных имеют конечные пользователи, см. раздел Запросы субъектов данных Office 365 в соответствии с GDPR и CCPA.

Используйте следующие сведения для выполнения DSR от конечных пользователей:

• Доступ и экспорт — конечные пользователи могут получать доступ к данным организации, загруженным администратором источника данных организации, и экспортировать их, используя следующие ресурсы:
  • Профиль пользователя Microsoft 365: с помощью функции экспорта данных в карте профиля. Инструкции.
  • Viva Insights: с помощью соединителя Power BI. Инструкции.
• Редактирование — см. статью "Обновление или внесение других изменений в данные организации".
• Удаление — см. статью "Обновление или внесение других изменений в данные организации и удаление данных".

Экспорт данных из службы организационных данных Microsoft 365

После успешного приема данных администраторы могут экспортировать данные непосредственно из службы данных организации Microsoft 365. Экспорт включает:

• Необработанные файлы данных организации, отправленные вручную (.csv) или через автоматические соединители
• Данные, хранящиеся в службе организационных данных Microsoft 365, хранятся в течение 30-дневного периода хранения данных

В результаты экспорта не включаются следующие данные:

• Сопоставления атрибутов или конфигурации приема
• Данные, обрабатываемые или хранимые нижестоящими приложениями Microsoft 365, такими как Viva Insights или Viva Glint
• Данные, которые не хранятся службой организационных данных Microsoft 365

Экспортируемые данные предоставляются в .csv формате. Только пользователи с ролями глобального администратора или администратора источника данных организации могут инициировать действия экспорта.

Доступ к журналам аудита и их экспорт

Чтобы отслеживать события службы организационных данных Microsoft 365, связанные с безопасностью и соответствием требованиям, для вашей организации, включите ведение журнала аудита. Журналы аудита доступны на портале Microsoft Purview или с помощью API действий управления Microsoft 365. Подробнее.

Прежде чем просматривать журнал аудита, включите поиск в журнале аудита Microsoft 365. Это достаточно сделать только один раз. После включения этой функции поиск в журналах займет несколько часов.

Просмотр журнала аудита

1. Перейдите на портал Microsoft Purview и выполните вход с помощью рабочей или учебной учетной записи.

2. В левой области портала выберите Аудит.

3. Следуйте этим инструкциям для поиска в журналах аудита. Инструкции.

   • Выбор типа записи: OrganizationalDataInM365 для событий метаданных
   • Выберите тип записи: WorkplaceAnalytics для событий приема