Управление жизненным циклом хранящихся в SharePoint документов с помощью меток хранения

Руководство по лицензированию Microsoft 365 для обеспечения безопасности и соответствия требованиям.

В этой статье описано, как вы можете управлять жизненным циклом хранящихся в SharePoint документов с помощью автоматически применяемых меток хранения и хранения на основе событий.

Функция автоматического применения может использовать метаданные SharePoint для классификации документов. Пример, описываемый в этой статье, относится к документам о продуктах, но такой же поход можно использовать и в других сценариях. Например, в нефтегазовой отрасли можно управлять жизненным циклом документов о физических активах, например, добывающих платформах, журналов скважин и лицензий на производство. В отрасли финансовых услуг можно управлять банковским счетом, ипотекой или страховыми договорами. В государственном секторе можно управлять разрешениями на строительство или налоговыми формами.

В этой статье рассматривается информационная архитектура и определение меток хранения, классифицируются документы путем автоматического применения меток, а затем создаются события, которые начинают период хранения.

Совет

Если вы не являетесь клиентом E5, используйте 90-дневную пробную версию решений Microsoft Purview, чтобы узнать, как дополнительные возможности Purview могут помочь вашей организации управлять безопасностью данных и соответствием требованиям. Начните сейчас, перейдя в центр пробных версий на портале соответствия требованиям Microsoft Purview. Сведения о регистрации и условиях пробной версии.

Информационная архитектура

Наш сценарий происходит в производственной компании, в которой для хранения всех документов о продуктах этой компании используется SharePoint. В число этих документов входят: спецификации продуктов, соглашения с поставщиками и руководства пользователя. Если эти документы хранятся в SharePoint с помощью корпоративных политик управления содержимым, метаданные документов определяются для их классификации. Каждый документ обладает следующими свойствами метаданных:

• Тип документа (спецификация продукта, соглашение или руководство пользователя)

• Название продукта (вращающееся мини-приложение, летающее мини-приложение, мини-приложение обхода)

• Status — состояние (черновик или окончательная версия)

Эти метаданные образуют базовый тип контента Производственный документ для всех документов.

Примечание.

Свойства "Тип документа" и "Состояние" используются далее в этом сценарии для классификации и автоматического применения меток хранения.

У нас может быть несколько типов контента, представляющих различные типы документов. Этот сценарий посвящен документации по продукту.

Здесь мы используем службу управляемых метаданных и хранилище терминов для создания набора терминов для типа документа и названия продукта. В каждом наборе терминов мы создаем термин для каждого значения. Результат выглядит следующим образом в хранилище терминов для нашей организации SharePoint:

Тип контента можно создать и опубликовать с помощью центра типов контента. Вы также можете создать и опубликовать тип контента с помощью средств подготовки сайта, например платформы подготовки PnP или схемы JSON для макетов сайта.

У каждого продукта есть отдельный сайт SharePoint, содержащий одну библиотеку документов, в которой разрешены соответствующие типы контента. Все документы хранятся в этой библиотеке документов.

Примечание.

В этой статье мы сосредоточимся на документах и используем сайт, но в этом сценарии производственная компания может использовать Команду Майкрософт для каждого продукта для поддержки совместной работы, таких как постоянный чат и использование вкладки Файлы в Teams для управления документами.

Представление библиотеки документов для продукта Spinning Widget:

В рамках базовой информационной архитектуры для управления документами ознакомьтесь со стратегией хранения и удаления документов, использующих метаданные, и их классификации.

Хранение и ликвидация

Политики управления данными и соблюдения нормативных требований, действующие в производственной компании, устанавливают порядок хранения и ликвидации данных. Документы, связанные с продуктом, должны храниться до тех пор, пока продукт будет изготовлен и сохранен в течение определенного периода времени после этого. Срок хранения отличается для спецификаций продуктов, соглашений и руководств пользователей. Требования к хранению и ликвидации указаны в следующей таблице.

Тип документа	Хранение	Требования к ликвидации
Спецификации продукта	5 лет после прекращения производства	Удалить
Соглашения о продуктах	10 лет после прекращения производства	Проверка
Руководства для пользователей	5 лет после прекращения производства	Удалить
Все остальные типы документов	Не применять активное хранение	Удаление, если документ старше 3 лет. Документ считается старше 3 лет, если он не был изменен в течение последних 3 лет.

Портал Microsoft Purview или Портал соответствия требованиям Microsoft Purview используется для создания следующих меток хранения:

• Спецификация продукта

• Соглашение о продукте

• Руководство пользователя

В этой статье показано, как создать и автоматически применить метку хранения спецификации продукта. Чтобы реализовать полный сценарий, также создайте и автоматически применяйте метки хранения для двух других типов документов.

Параметры метки хранения "Спецификация продукта"

План файла для метки хранения спецификации продукта:

• Название: Спецификация продукта

• Описание для пользователей: хранить 5 лет после прекращения производства.

• Описание для администраторов: хранить 5 лет после прекращения производства, автоматически удалять, хранение на основе событий, тип события — Прекращение производства.

• Действие хранения: хранение и удаление.

• Срок хранения: 5 лет (1825 дней)

• Метка записи. Настройте метку хранения, чтобы пометить элементы как записи. Это означает, что пользователи не могут изменять или удалять помеченные документы.

• Дескрипторы плана файлов: Для упрощения сценария необязательные дескрипторы файлов не предоставляются.

В следующем примере показана сводка параметров метки при создании метки хранения спецификации продукта на портале Microsoft Purview или Портал соответствия требованиям Microsoft Purview. Вы можете создать тип события "Прекращение продукта " перед созданием метки хранения или во время создания метки хранения.

Примечание.

Если вы воссоздаете этот сценарий в тестовой среде, задайте для срока хранения более короткий период времени, чтобы избежать пятилетнего ожидания удаления документа.

Создание типа события при создании метки хранения

1. На странице Определение периода хранения рабочего процесса метки хранения после начала периода хранения на основе выберите Создать новый тип события:

   

2. На странице Имя типа события , введите Прекращение работы продукта и дополнительное описание. Нажмите кнопку Далее, Отправить, и Готово.

3. Вернитесь на страницу Определение периода хранения для параметра Начать период хранения на основе используйте раскрывающийся список, чтобы выбрать созданный тип события Прекращения продукта .

   Совет

   Подробное описание действий см. в разделе Создание метки со сроком хранения на основе события.

В следующем разделе показано, как автоматически применить метку хранения к содержимому спецификации продукта.

Метки хранения, применяемые автоматически к документам

Мы будем использовать язык KQL, чтобы автоматически применять созданные метки хранения. KQL — это язык, который используется для создания поисковых запросов. С помощью KQL можно выполнять поиск по ключевым словам или управляемым свойствам. Больше информации см. в Справочнике по синтаксису языка запросов по ключевым словам (KQL).

Необходимо настроить схему поиска, чтобы сообщить Microsoft 365 о том, чтобы "применить метку хранения спецификации продукта ко всем документам с состоянием"Окончательный " и "Тип документа " спецификации продукта". Напомним, что состояние и тип документа — это столбцы сайта, определенные для типа контента Документации по продукту в разделе Информационная архитектура .

Когда система SharePoint индексирует содержимое, она автоматически создает свойства для обхода для каждого столбца сайта. В этом сценарии нас интересуют свойства Doc Type и Status. Чтобы поисковая система создала свойства для обхода, в библиотеке должны быть документы с нужным типом содержимого, а также должны быть заполнены столбцы сайта.

В Центре администрирования SharePoint откройте конфигурацию поиска и выберите Управление схемой поиска, чтобы просмотреть и настроить свойства для обхода.

Выполните поиск состояния с помощью фильтра свойств обхода . Здесь отображаются результаты, включаемые в поле имени свойства status:

В предыдущем примере показано свойство ows__Status (обратите внимание на двойной символ подчеркивания). Это свойство сопоставляется со свойством Status типа контента Production Document, используемого в этом сценарии.

Выполните поиск ows_doc с помощью фильтра свойств обхода . В поле имени свойства отображаются результаты, включающие ows_doc:

В приведенном выше примере показано свойство ows_Doc_x0020_Type . Это свойство сопоставляется со свойством "Тип документа " типа контента "Рабочий документ", используемого в этом сценарии.

Совет

Чтобы определить имя свойства для обхода для этого сценария, выполните следующие действия:

1. Перейдите в библиотеку документов, содержащую рабочие документы.
2. Перейдите к параметрам библиотеки.
3. В разделе Столбцы выберите имя столбца (например, Status или Doc Type), чтобы открыть страницу этого столбца сайта.
4. Параметр Поле в URL-адресе этой страницы содержит имя поля. Имя поля с префиксом "ows_" является именем свойства для обхода. Например, URL-адрес https://tenantname.sharepoint.com/sites/SpinningWidget/_layouts/15/FldEdit.aspx?List=%7BC38C2F45-3BD6-4C3B-AA3B-EF5DF6B3D172%7D&Field=_Status соответствует свойству ows__Status для обхода.

Если нужные свойства для обхода отсутствуют в разделе "Управление схемой поиска" в Центре администрирования SharePoint:

• Возможно, документы еще не индексированы. Можно принудительно выполнить повторное индексирование библиотеки. Для этого перейдите в раздел Параметры библиотеки документов>Дополнительные параметры.

• Если библиотека документов находится на современном сайте, убедитесь, что администратор SharePoint также является администратором семейства веб-сайтов.

Дополнительные сведения о свойствах для обхода и управляемых свойствах см. в статье Автоматически создаваемые управляемые свойства в SharePoint Server.

Сопоставление свойств для обхода со стандартными управляемыми свойствами

KQL не может использовать свойства для обхода в поисковых запросах. Необходимо использовать управляемое свойство. В типичном сценарии поиска создайте управляемое свойство и сопоставьте его со свойством для обхода. Для автоматического применения меток хранения можно указать только предопределенные управляемые свойства в KQL (не пользовательские управляемые свойства). Система имеет набор предопределенных управляемых свойств (по умолчанию) для строки RefinableString00 to RefinableString199 , которые можно использовать. Управляемые свойства по умолчанию обычно используются для определения уточнений поиска. Полный список см. в разделе Управляемые свойства, не используемые по умолчанию.

Чтобы запрос KQL автоматически применял правильную метку хранения к содержимому рабочего документа, сопоставьте свойства для обхода ows_Doc_x0020_Type и ows__Status с двумя уточняемыми управляемыми свойствами.

В этом сценарии RefinableString00 и RefinableString01 не используются. Вы можете определить их использование, просмотрев управляемые свойства в статье Управление схемой Поиск в Центре администрирования SharePoint:

Столбец Свойства сопоставленного обхода в предыдущем примере пуст для неиспользованного управляемого свойства.

Чтобы сопоставить свойство ows_Doc_x0020_Type для обхода, выполните следующие действия.

1. Выполните поиск По запросу RefinableString00 с помощью фильтра Управляемых свойств .

2. В списке результатов выберите ссылку RefinableString00 , а затем перейдите в раздел Сопоставления с свойствами для обхода .

3. Выберите Добавить сопоставление, а затем выполните поиск ows_Doc_x0020_Type в поле Поиск имя свойства для обхода в окне выбора свойства для обхода.

4. В списке результатов выберите ows_Doc_x0020_Type , а затем нажмите кнопку ОК. В следующем примере показано новое сопоставление в разделе Сопоставленные свойства обхода .

   

5. Сохраните сопоставление.

Повторите эти действия, чтобы сопоставить RefinableString01 и ows__Status.

В следующем примере показаны результаты двух управляемых свойств, сопоставленных с двумя свойствами для обхода:

Установку можно проверить, выполнив корпоративный поиск. В браузере перейдите по адресу https://< your_tenant.sharepoint.com/search>. Поиск для RefinableString00:"Спецификация продукта". Этот поиск возвращает все документы со спецификацией продуктатипа документа.

Затем выполните поиск по запросу RefinableString00:"Product Specification" AND RefinableString01:Final. При этом будут возвращены все документы со спецификацией продуктатипа документа и состояниемОкончательный.

Создание политики автоматического применения меток

После проверки запроса KQL на возврат ожидаемых документов создайте политику автоматического применения меток, которая использует запрос KQL для автоматического применения метки хранения спецификации продукта к соответствующим документам.

Для этой конфигурации можно использовать портал Microsoft Purview или Портал соответствия требованиям Microsoft Purview.

1. В зависимости от используемого портала перейдите в одно из следующих расположений:

   • Вход на портал> Microsoft PurviewУправление записями>Политики>Политики> метокМетки хранения

   • Войдите вполитики меток управления > Портал соответствия требованиям Microsoft Purview >Records

2. Выберите Автоматическое применение метки. В конфигурации политики автоматической маркировки на странице Имя политики автоматической маркировки введите имя, например метку "Автоприменение спецификации продукта" и необязательное описание. Нажмите кнопку Далее.

3. На странице Выберите тип содержимого, к которому вы хотите применить эту метку , выберите Применить метку к содержимому, которое содержит определенные слова, фразы или свойства, а затем нажмите кнопку Далее.

   

   Этот параметр позволяет указать тот же запрос KQL, который мы протестировали в предыдущем разделе. Этот запрос возвратил все документы типа "Спецификация продукта" со статусом Окончательный. Если тот же запрос используется в политике автоматического применения меток, метка хранения спецификации продукта автоматически применяется к соответствующим документам.

4. На странице Применить метку к содержимому, соответствующему этому запросу , введите RefinableString00:"Спецификация продукта" и RefinableString01:Final, а затем нажмите кнопку Далее.

   

5. В этом сценарии выберите Статический на странице Выберите тип создаваемой политики хранения .

   Примечание.

   Для рабочей среды мы рекомендуем адаптивные области , так как они автоматически обновляют расположения, включенные в политику, с помощью атрибутов и свойств.

6. На странице Выбор места автоматического применения метки выберите расположения содержимого, к которым требуется применить политику. В этом сценарии примените политику только к классическим и информационным сайтам SharePoint. Переключите все остальные расположения в положение Выкл.

   

   Совет

   Вместо применения политики ко всем сайтам SharePoint ее можно применить к отдельным сайтам, выбрав Изменить для столбца Включенные и добавив URL-адреса сайта.

7. На странице Выбор метки для автоматического применения выберите метку Спецификация продукта .

8. В этом сценарии оставьте значение по умолчанию Включить политику на странице Решение о проверке или запуске политики .

9. Проверьте параметры, чтобы подтвердить точность перед отправкой:

   

10. Щелкните Отправить, чтобы создать политику меток.

Проверка автоматического применения метки хранения

После того как вы предоставили достаточно времени для автоматического применения меток хранения, используйте обозреватель действий на портале Microsoft Purview или Портал соответствия требованиям Microsoft Purview, чтобы убедиться, что политика автоматического применения меток применила метки хранения к документам продукта.

В SharePoint свойства документов в библиотеке документов отображаются при применении метки в области сведений о документе.

Когда метки хранения помечают элементы как записи, пользователи не могут удалять эти элементы. Пользователи увидят сообщение об ошибке, если они пытаются удалить документ и действие удаления заблокировано:

Создание события, начинающего срок хранения

В этом сценарии событие определяет, когда продукт достигает конца производства. Для документов спецификации продукта пятилетний срок хранения начинается с активации события "конец производства". Это событие активирует начало периода хранения, определенного в метке хранения.

События можно создавать на портале Microsoft Purview или на Портал соответствия требованиям Microsoft Purview. Выберите тип события, задайте правильные идентификаторы ресурсов и введите дату события. Дополнительные сведения см. в статье Начало хранения при наступлении события.

---

Вы также можете создавать события и управлять ими с помощью API управления записями Microsoft Graph.

Подробнее об идентификаторах ресурсов

Как описано в статье Запуск хранения при возникновении события , важно понимать связь между типами событий, метками хранения, событиями и идентификаторами ресурсов. Идентификатор ресурса — это свойство документа в SharePoint и OneDrive. Он помогает определить документы, срок хранения которых активируется событием. По умолчанию SharePoint имеет свойство Идентификатор ресурса , которое можно использовать для хранения на основе событий:

В следующем примере показано, что управляемое свойство Идентификатора ресурса — ComplianceAssetId.

В этом сценарии используется свойство идентификатора ресурса по умолчанию. Также можно использовать другие свойства. Если идентификатор ресурса или ключевые слова для события не указаны, период хранения активируется для всего содержимого, имеющего метку этого типа события.

Использование расширенного поиска в SharePoint

В примере идентификатора ресурса есть еще одно управляемое свойство, связанное с метками хранения, под названием ComplianceTag , сопоставленное со свойством для обхода. Управляемое свойство ComplianceAssetId также сопоставлено со свойством для обхода. Эти управляемые свойства можно использовать в расширенном поиске для получения всех документов, к которым применена метка хранения.