Сведения о хранении для Exchange

Статья
11/15/2023

Руководство по лицензированию Microsoft 365 для обеспечения безопасности и соответствия требованиям.

Сведения в этой статье дополняют сведения о хранении, так как в ней представлена информация, относящаяся к Exchange. Другие нагрузки:

Совет

Если вы не являетесь клиентом E5, используйте 90-дневную пробную версию решений Microsoft Purview, чтобы узнать, как дополнительные возможности Purview могут помочь вашей организации управлять безопасностью данных и соответствием требованиям. Начните сейчас, перейдя в центр пробных версий на портале соответствия требованиям Microsoft Purview. Сведения о регистрации и условиях пробной версии.

Что включается в хранение и удаление

Следующие элементы Exchange из почтовых ящиков пользователей и общих почтовых ящиков невозможно хранить и удалять с помощью политик хранения и меток хранения: почтовые сообщения (в том числе полученные сообщения, черновики и отправленные сообщения) с вложениями, задачи с датой окончания и заметки.

Элементы календаря с датой окончания поддерживаются политиками хранения, но не поддерживаются метками хранения.

Общедоступные папки поддерживаются для политик хранения, но не поддерживаются для меток хранения.

Контакты, задачи и элементы календаря, у которых нет даты окончания, не поддерживаются.

Прочие элементы, хранящиеся в почтовом ящике, например, сохраненные сообщения Skype и Teams, не в политики хранения и метки хранения для Exchange. У этих элементов есть собственные политики хранения.

В почтовых ящиках должно быть не менее 10 МБ данных, прежде чем к ним будут применены параметры хранения, и для них можно будет публиковать метки хранения.

Как работает хранение в Exchange

Элементы почтового ящика и общедоступной папки хранятся в папке Элементы с возможностью восстановления. Только пользователи, которым назначены разрешения на обнаружение электронных данных, могут просматривать элементы в папках "Элементы с возможностью восстановления" других пользователей.

Когда пользователь удаляет сообщение в папке, отличной от папки "Удаленные", сообщение по умолчанию перемещается в папку "Удаленные". Однако пользователь может выполнить обратимое удаление элемента (SHIFT+DELETE) в любой папке, что позволяет обойти папку "Удаленные" и переместить его непосредственно в папку "Элементы с возможностью восстановления".

Когда вы применяете параметры хранения к данным в Exchange, задание таймера периодически оценивает элементы в папке "Элементы с возможностью восстановления". Если элемент не соответствует правилам по крайней мере одной политики или метки хранения для сохранения элемента, он окончательно удаляется (это также называется необратимым удалением) из папки "Элементы с возможностью восстановления". Элементы, настроенные для проверки ликвидации , никогда не удаляются окончательно из папки "Элементы с возможностью восстановления" до тех пор, пока ликвидация не будет подтверждена.

Примечание.

Из-за первого принципа хранения окончательное удаление всегда приостанавливается, если тот же элемент требуется сохранить в рамках другой политики либо метки хранения или на него распространяются удержания при обнаружении электронных данных по юридическим причинам или для расследований.

Выполнение задания таймера может занять до семи дней, а расположение Exchange должно содержать не менее 10 МБ.

При попытке пользователя изменить свойства элемента почтового ящика (например, тему, текст сообщения, вложения, отправителей и получателей, дату отправки или дату получения сообщения) копия исходного элемента сохраняется в папке "Элементы с возможностью восстановления", прежде чем изменение вступит в силу. Так будет происходить при каждом последующем изменении. В конце периода хранения копии в папке "Элементы с возможностью восстановления" окончательно удаляются.

После применения параметров хранения к контенту в Exchange порядок обработки контента зависит от настроек параметров, предусматривающих хранение и удаление, только хранение или только удаление.

Если настройки хранения предусматривают хранение и удаление:

Схема потока хранения для электронных сообщений и общедоступных папок.

Если элемент изменяется или удаляется пользователем (путем нажатия клавиш SHIFT+DELETE или удаления из папки "Удаленные") в течение срока хранения, элемент перемещается (или копируется, если он был изменен) в папку "Элементы с возможностью восстановления". Периодически выполняемое задание таймера определяет элементы, срок хранения которых истек, и в течение 14 дней после окончания срока хранения эти элементы удаляются без возможности восстановления. Обратите внимание, что срок окончательного удаления равен 14 дням по умолчанию, но может быть установлен и более длительным — до 30 дней.
Если элемент не изменяется и не удаляется в течение срока хранения, аналогичным образом периодически сканируются все папки в почтовом ящике, и в них определяются элементы, срок хранения которых истек. В течение 14 дней после окончания срока хранения эти элементы удаляются без возможности восстановления. Обратите внимание, что срок окончательного удаления равен 14 дням по умолчанию, но может быть установлен и более длительным — до 30 дней.

Если настройки хранения предусматривают только хранение или только удаление, порядок обработки содержимого представляет собой разновидности хранения и удаления:

Порядок обработки содержимого для настроек хранения, предусматривающих только хранение

Если элемент изменяется или удаляется в течение срока хранения: копия исходного элемента создается в папке "Элементы с возможностью восстановления" и хранится до окончания срока хранения, после чего копия, находящаяся папке "Элементы с возможностью восстановления", безвозвратно удаляется через 14 дней после истечения срока действия элемента.
Если элемент не изменяется или удаляется в течение срока хранения: ничего не происходит до и после срока хранения, элемент остается в исходом месте.

Порядок обработки содержимого для настроек хранения, предусматривающих только удаление

Если элемент не удаляется в течение установленного срока, по окончании установленного в политике хранения срока элемент перемещается в папку "Элементы с возможностью восстановления".
Если элемент удаляется в течение установленного срока, элемент немедленно перемещается в папку "Элементы с возможностью восстановления". Если пользователь удалит элемент оттуда или очистит папку "Элементы с возможностью восстановления", элемент будет безвозвратно удален. В противном случае элемент будет безвозвратно удален через 14 дней после перемещения в папку "Элементы с возможностью восстановления".

Уведомление пользователя об истечении срока действия

Политики хранения Exchange, в отличие от политик хранения других рабочих нагрузок Microsoft 365, поддерживают режим присутствия пользователя: в верхней части каждого сообщения отображается имя политики хранения с самым коротким сроком действия элемента, а также вычисляемая дата окончания срока действия этого элемента. Пользователи не видят это уведомление, если элементы не удаляются согласно политике хранения (только хранение).

Если метка хранения применяется к сообщению электронной почты, имя этой метки и соответствующая дата окончания срока действия заменяют имя и дату, определенные политикой хранения, примененной к почтовому ящику, и всегда отображаются.

Помните, что в контексте данной статьи дата окончания срока действия сообщения электронной почты — это время автоматического перемещения сообщения электронной почты в папку "Элементы с возможностью восстановления" (если оно находится в другой папке). Сообщения электронной почты в папке "Элементы с возможностью восстановления" не будут удалены безвозвратно, а останутся там в целях соответствия требованиям, если к ним применяются какие-либо параметры хранения данных, а также если они находятся на удержании для обнаружения электронных данных в рамках юридических процессов или судебных расследований.

Когда пользователь покидает организацию

Если пользователь покидает вашу организацию, а почтовый ящик пользователя включается в политику хранения, при удалении учетной записи пользователя Microsoft 365 почтовый ящик становится неактивным. Содержимое неактивного почтового ящика по-прежнему подчиняется любой политике хранения, которая была помещена в почтовый ящик до того, как он стал неактивным, и содержимое доступно для поиска eDiscovery. Дополнительные сведения см. В разделе Неактивные почтовые ящики в Exchange Online.

Если параметры хранения больше не применяются, так как данные окончательно удаляются или срок хранения истек, администратор Exchange теперь может удалить неактивный почтовый ящик. При этом сценарии неактивный почтовый ящик автоматически не удаляется.