Сведения о хранении для Viva Engage

  • Статья

Руководство по лицензированию Microsoft 365 для обеспечения безопасности и соответствия требованиям.

Сведения в этой статье дополняют сведения о хранении, так как в ней содержатся сведения, относящиеся к Viva Engage.

Другие нагрузки:

Совет

Если вы не являетесь клиентом E5, используйте 90-дневную пробную версию решений Microsoft Purview, чтобы узнать, как дополнительные возможности Purview могут помочь вашей организации управлять безопасностью данных и соответствием требованиям. Начните сейчас, перейдя в центр пробных версий на портале соответствия требованиям Microsoft Purview. Сведения о регистрации и условиях пробной версии.

Что включается в хранение и удаление

Viva Engage сообщения пользователей и сообщения сообщества можно удалить с помощью политик хранения для Viva Engage. В дополнение к тексту в этих сообщениях могут храниться следующие элементы: гипертекстовые ссылки и ссылки на другие Viva Engage сообщения.

Примечание.

Как поясняется в следующем разделе, сообщения пользователей включают частные сообщения для отдельного пользователя и любые сообщения сообщества, связанные с этим пользователем.

Сообщения пользователей также включают записи в сюжетной линии, которые поддерживаются политиками хранения.

В сообщения пользователей входят все имена пользователей, участвующих в беседе, а в сообщения сообщества — имя команды и заголовок сообщения (если он есть).

Реакции других пользователей в виде смайликов не сохраняются при использовании политик хранения для Viva Engage.

Файлы, используемые с Viva Engage, не включаются в политики хранения для Viva Engage. У этих элементов есть собственные политики хранения.

Принцип работы хранения с Viva Engage

Используйте этот раздел, чтобы понять, как требования к соответствию выполняются серверным хранилищем и процессами и должны проверяться средствами обнаружения электронных данных, а не сообщениями, которые в настоящее время отображаются в приложении Viva Engage.

Политику хранения можно использовать для хранения данных из сообщений сообщества и сообщений пользователей в Viva Engage, а также для удаления этих сообщений. С технической точки зрения для хранения данных из таких сообщений используются почтовые ящики Exchange. Данные из Viva Engage сообщений пользователя хранятся в скрытой папке в почтовом ящике каждого пользователя, включенного в сообщение пользователя, а аналогичная скрытая папка в почтовом ящике группы используется для сообщений сообщества.

Копии сообщений сообщества также могут сохраняться в скрытой папке почтовых ящиков пользователей, когда они @упоминают пользователей или уведомляют пользователя об ответе. Хотя эти сообщения порождены как сообщения сообщества, политика хранения для Viva Engage сообщений пользователей часто включает копии сообщений сообщества. В результате сообщения пользователей не ограничиваются частными сообщениями.

Эти скрытые папки не предназначены для непосредственного доступа пользователей и администраторов. В этих папках хранятся данные, доступные для поиска администраторам по соответствию требованиям, использующим инструменты обнаружения электронных данных.

Несмотря на то, что они хранятся в Exchange, Viva Engage сообщения включаются только в политику хранения, настроенную для сообщений сообщества Viva Engage или Viva Engage расположений сообщений пользователей.

Примечание.

Если пользователь включен в активную политику хранения, которая хранит Viva Engage данные, и вы удаляете почтовый ящик пользователя, включенного в эту политику, для хранения Viva Engage данных почтовый ящик преобразуется в неактивный почтовый ящик. Если вам не нужно хранить эти Viva Engage данные для пользователя, исключите учетную запись пользователя из политики хранения перед удалением почтового ящика пользователя.

После настройки политики хранения для Viva Engage сообщений задание таймера из службы Exchange периодически оценивает элементы в скрытой папке, в которой хранятся эти Viva Engage сообщения. Выполнение задания таймера занимает до семи дней. Когда период хранения этих элементов завершается, они перемещаются в папку SubstrateHolds — скрытую папку, которая есть в каждом почтовом ящике пользователя или группы для хранения обратимо удаленных элементов до их окончательного удаления.

Важно!

Из-за первого принципа хранения и Viva Engage сообщений хранятся в Exchange Online почтовых ящиках, постоянное удаление из папки SubstrateHolds всегда приостанавливается, если на почтовый ящик влияет другой Viva Engage политика хранения для одного расположения, удержания для судебного разбирательства, задержки хранения или, если удержание eDiscovery применяется к почтовому ящику по юридическим или следственным причинам.

Хотя почтовый ящик включен в применимое удержание, Viva Engage удаленные сообщения больше не будут видны в Viva Engage но будут по-прежнему обнаруживаемы с помощью обнаружения электронных данных.

После настройки политики хранения для Viva Engage сообщений путь к содержимому зависит от того, будет ли политика хранения хранить, а затем удалять, только хранить или удалять.

Если политика хранения предусматривает хранение и удаление:

Схема потока хранения для Viva Engage сообщений.

Для двух путей на схеме:

  1. Если Viva Engage сообщение редактируется или удаляется пользователем в течение периода хранения, исходное сообщение немедленно копируется (при изменении) или перемещается (при удалении) в папку SubstrateHolds. Сообщение хранится там до завершения периода хранения, а затем сразу и окончательно удаляется.

  2. Если Viva Engage сообщение не удаляется и для текущих сообщений после редактирования сообщение перемещается в папку SubstrateHolds по истечении срока хранения. Это действие занимает до семи дней с момента завершения периода хранения. Попадая в папку SubstrateHolds, сообщение сразу и окончательно удаляется.

Примечание.

Сообщения в папке SubstrateHolds доступны для поиска средствами обнаружения электронных данных. Сообщения остаются доступными поиска с помощью средств обнаружения электронных данных вплоть до окончательного удаления из папки SubstrateHolds.

Когда срок хранения истечет и сообщение перемещается в папку SubstrateHolds, операция удаления передается Viva Engage службе, которая затем передает ту же операцию в клиентское приложение Viva Engage. Задержки в этом обмене данными или кэшировании могут объяснить, почему пользователи в течение короткого периода времени продолжают видеть эти сообщения в приложении Viva Engage.

В этом сценарии, когда служба Viva Engage получает команду удаления из-за политики хранения, соответствующее сообщение в приложении Viva Engage удаляется для всех пользователей беседы. Некоторые из этих пользователей могут быть из другой организации, использовать политику хранения с более длительным периодом хранения или им может быть не назначена политика хранения. Для этих пользователей копии сообщений по-прежнему сохраняются в их почтовых ящиках и остаются доступными для поиска средствами обнаружения электронных данных до тех пор, пока сообщения не будут окончательно удалены другой политикой хранения.

Важно!

Сообщения, отображаемые в приложении Viva Engage, не являются точным отражением того, сохраняются ли они или окончательно удаляются в соответствии с требованиями соответствия.

Если политика хранения предусматривает только хранение или только удаление, пути к содержимому представляют собой разновидности путей политики хранения и удаления.

Пути к содержимому для политики хранения, предусматривающей только хранение

  1. Если сообщение Viva Engage изменено или удалено: копия исходного сообщения немедленно создается в папке SubstrateHolds и сохраняется там до истечения срока хранения. Затем сообщение сразу и окончательно удаляется из папки SubstrateHolds.

  2. Если сообщение Viva Engage не изменено или не удалено, а для текущих сообщений после редактирования в течение периода хранения ничего не происходит. Сообщение остается в исходном расположении.

Пути к содержимому для политики хранения, предусматривающей только удаление

  1. Если Viva Engage сообщение не удаляется в течение срока хранения: в конце срока хранения сообщение перемещается в папку SubstrateHolds. Это действие занимает до семи дней с момента завершения периода хранения. Затем сообщение сразу и окончательно удаляется из папки SubstrateHolds.

  2. Если Viva Engage сообщение удаляется пользователем в течение периода, элемент немедленно перемещается в папку SubstrateHolds, где он немедленно удаляется окончательно.

Примеры рабочих процессов и сроков в политиках хранения

Следующие примеры помогут понять, как процессы и сроки, описанные в предыдущих разделах, применяются к политикам хранения по следующими конфигурациями:

Во всех примерах, где используется безвозвратное удаление, действуют принципы хранения, в силу которых это действие приостанавливается, если в отношении сообщения действует другая политика хранения, предусматривающая хранение элемента, или действует удержание для обнаружения электронных данных.

Пример 1. Только хранить в течение 7 лет

На 1-й день пользователь публикует новое сообщение Viva Engage.

На пятый день пользователь редактирует это сообщение.

На тридцатый день пользователь удаляет текущее сообщение.

Результаты хранения:

  • Исходное сообщение:

    • На пятый день сообщение копируется в папку SubstrateHolds, где оно будет доступно для поиска с помощью средств обнаружения электронных данных в течение не менее 7 лет после первого дня (период хранения).

  • Текущее (отредактированное) сообщение:

    • На тридцатый день сообщение перемещается в папку SubstrateHolds, где оно будет доступно для поиска с помощью средств обнаружения электронных данных в течение не менее 7 лет после первого дня (период хранения).

Если пользователь удалит текущее сообщение после (а не в течение) указанного периода хранения, сообщение все равно будет перемещено в папку SubstrateHolds. Но в этом случае, поскольку период хранения истек, сообщение будет окончательно удалено после как минимум 1 дня, затем обычно в течение 1–7 дней.

Пример 2. Хранить в течение 30 дней, затем удалить

На 1-й день пользователь публикует новое сообщение Viva Engage.

На десятый день пользователь редактирует это сообщение.

После этого пользователь больше не редактирует это сообщение и не удаляет его.

Результаты хранения:

  • Исходное сообщение:

    • На десятый день сообщение копируется в папку SubstrateHolds, где оно будет доступно для поиска с помощью средств обнаружения электронных данных.
    • По окончании срока хранения (30 дней с первого дня) сообщение окончательно удаляется обычно в течение 1–7 дней после как минимум 1 дня. После удаления сообщение не будет доступно для поиска с помощью средств обнаружения электронных данных.

  • Текущее (отредактированное) сообщение:

    • В конце срока хранения (30 дней с первого дня) сообщение перемещается в папку SubstrateHolds в течение 1–7 дней. В этой папке оно будет доступно для поиска с помощью средств обнаружения электронных данных.
    • После этого сообщение окончательно удаляется обычно в течение 1–7 дней после как минимум 1 дня. После удаления сообщение не будет доступно для поиска с помощью средств обнаружения электронных данных.
Пример 3. Только удалить через 1 день

Примечание.

Поскольку в этой конфигурации используется краткая длительность (всего один день), а процессы хранения данных работают в течение 1–7 дней, в этом разделе указаны типичные примеры сроков.

На 1-й день пользователь публикует новое сообщение Viva Engage.

Пример результата хранения, если пользователь не редактирует или не удаляет сообщение:

  • День 5 (обычно через 1–7 дней после начала периода хранения на второй день):

    • сообщение перемещается в папку SubstrateHolds, где оно хранится не менее 1 дня и будет по-прежнему доступно для поиска с помощью средств обнаружения электронных данных.

  • День 9 (обычно через 1–7 дней после как минимум одного дня в папке SubstrateHolds):

    • сообщение окончательно удаляется, оно не будет доступно для поиска с помощью средств обнаружения электронных данных.

Как показано в этом примере, можно настроить политику хранения для удаления сообщений всего через один день, но служба использует несколько процессов, чтобы обеспечить удаление в соответствии с требованиями. Поэтому действие удаления, примененное через один день, может привести к тому, что сообщение будет окончательно удалено (и станет недоступно для поиска с помощью средств обнаружения электронных данных) через 16 дней.

Сообщения и внешние пользователи

По умолчанию политика хранения для Viva Engage сообщений пользователей применяется ко всем пользователям в вашей организации, но не к внешним пользователям. Политику хранения можно применить к внешним пользователям, использовав параметр Изменить и указав их учетную запись.

В настоящее время гостевые пользователи Azure B2B не поддерживаются.

Если пользователь покидает организацию

Если пользователь покидает вашу организацию и его учетная запись Microsoft 365 удаляется, его Viva Engage пользовательские сообщения, подлежащие хранению, хранятся в неактивном почтовом ящике. На эти сообщения по-прежнему распространяется политика хранения, которая была применена к пользователю до того, как его почтовый ящик стал неактивным, и содержимое доступно для поиска средствами обнаружения электронных данных. Дополнительные сведения см. в статье Сведения о неактивных почтовых ящиках.

Если пользователь сохранил файлы в Viva Engage, см. эквивалентный раздел для SharePoint и OneDrive.

Ограничения

При использовании хранения сообщений сообщества Viva Engage и сообщений пользователей следует учитывать следующее ограничение:

  • При нажатии кнопки Изменить для Viva Engage расположения сообщений пользователей могут отображаться гости и пользователи, не относящиеся к почтовым ящикам. Политики хранения не предназначены для этих пользователей, поэтому не выбирайте их.

Рекомендации по настройке

Если вы не знакомы с настройкой хранения в Microsoft 365, ознакомьтесь со статьей Начало работы с управлением жизненным циклом данных.

Если вы готовы настроить политику хранения для Viva Engage, см. статью Создание и настройка политик хранения.