Управление контрактами с помощью решения Microsoft 365

В этой статье описывается создание решения для управления контрактами для организации с помощью Microsoft Syntex и компонентов Microsoft 365. Она предоставляет платформу, которая поможет вам спланировать и создать решение, которое соответствует вашим уникальным бизнес-потребностям. Несмотря на то, что в этом решении рассказывается об управлении контрактами, его можно адаптировать для создания других решений для управления документами, например для заявлений о работе или счетов.

Определение бизнес-проблемы

Первым шагом в планировании системы управления контрактами является понимание проблемы, которую вы пытаетесь решить. Для этого решения необходимо решить четыре ключевые проблемы:

• Определение контрактов. Ваша организация работает со многими документами, такими как счета, контракты, рабочие листы и т. д. Некоторые из них — это цифровые ресурсы, отправляемые по электронной почте, а некоторые — бумажные ресурсы, отправляемые по традиционной почте. Вам нужен способ идентифицировать все клиентские контракты из всех остальных документов, а затем классифицировать их как таковые.

• Отслеживайте историю утверждений контрактов. Вашей организации нужен надежный способ определения того, были ли утверждены или отклонены контракты, и был ли обработан платеж.

• Сайт для управления утверждениями контрактов. Вашей организации необходимо создать сайт для совместной работы, на котором все необходимые заинтересованные лица могут легко просматривать контракты. При необходимости заинтересованные лица должны иметь возможность просматривать весь контракт, но в основном важно видеть несколько ключевых полей из каждого контракта (например, имя клиента, номер заказа и общая стоимость). Заинтересованные лица должны иметь возможность легко утверждать или отклонять входящие контракты.

• Маршрут проверяет контракты. Утвержденные и отклоненные контракты должны быть перенаправлены через определенный рабочий процесс. Утвержденные контракты должны быть перенаправлены в партнерское приложение для обработки платежей. Отклоненные контракты должны быть перенаправлены для дополнительной проверки.

Обзор решения

Это руководство по управлению контрактами включает четыре компонента Microsoft 365:

• Microsoft Syntex. Создание моделей для идентификации и классификации файлов контракта, а затем извлечения из них соответствующих данных.

• Списки Microsoft SharePoint. Используйте форматирование, доступное в современных списках SharePoint, для представления контрактов в удобном для бизнеса формате.

• Microsoft Teams. Используйте функции канала Teams и связанных вкладок, чтобы заинтересованные лица могли просматривать контракты и управлять ими.

• Power Automate. Используйте потоки, чтобы направлять контракты через процесс утверждения, а затем в стороннее приложение для оплаты.

Как все это работает

1. Документы отправляются в библиотеку документов SharePoint. К библиотеке документов применена неструктурированная модель обработки документов Syntex. Он проверяет каждый файл, чтобы узнать, соответствует ли какой-либо тип контента "контракт", на который он обучен искать. Если он находит совпадение, он классифицирует файл как "контракт" и обновляет тип контента для документа.

2. Модель также извлекает определенные данные из каждого файла контракта, в которых заинтересованы заинтересованные стороны, такие как клиент, подрядчик и сумма платы.

   На следующей странице приведен пример контракта, который модель обучена идентифицировать.

   

3. В Microsoft Teams все заинтересованные лица являются участниками безопасного канала Teams, в котором все контракты в библиотеке документов отображаются для утверждения или отклонения. С помощью функций Teams все заинтересованные лица получают уведомления о необходимости проверки новых контрактов.

4. С помощью Power Automate контракты перемещаются в процессе утверждения в канале Teams. Когда участник утверждает контракт, состояние контракта изменяется на утверждено, все участники получают уведомление через публикацию Teams, и создается строка, показывающая, что контракт готов к выплате. Этот процесс можно расширить для записи непосредственно в стороннее финансовое приложение для оплаты.

5. Когда участник отклоняет контракт, состояние изменяется на отклоненное, и все участники получают уведомление через публикацию Teams.

6. Конечным результатом этого решения является автоматизированный бизнес-процесс для вашей организации. Сотрудники могут легко использовать настраиваемое представление плитки в Teams для запуска и мониторинга рабочего процесса утверждения документов.

   

Требования к лицензированию

Это решение основано на следующих функциональных возможностях, доступных в рамках лицензии Microsoft 365 корпоративный (E1, E3, E5, F3) или Бизнес (Базовый, Стандартный или Премиум).

• Microsoft Syntex
• Microsoft Teams
• Power Automate

Узнайте, как использовать Syntex

Не знакомы с Microsoft Syntex? Узнайте, как использовать Syntex для управления содержимым с помощью ИИ.

В схеме обучения "Введение в Microsoft Syntex" рассказывается, как использовать неструктурированные, свободные и неструктурированные модели обработки документов для классификации документов, извлечения текста и меток документов для быстрого и простого управления знаниями.

Создание решения

В следующих разделах подробно описано, как настроить решение для управления контрактами. Он состоит из трех этапов:

• Этап 1. Использование Microsoft Syntex для идентификации файлов контракта и извлечения данных
• Этап 2. Создание канала управления контрактами с помощью Microsoft Teams
• Этап 3. Использование Power Automate для создания потока для обработки контрактов