Этап 2. Создание канала управления контрактами с помощью Microsoft Teams

  • Статья

Когда ваша организация создает решение для управления контрактами, вам потребуется центральное расположение, в котором заинтересованные лица могут просматривать контракты и управлять ими. Для этого вы можете использовать Microsoft Teams для настройки канала Teams и использовать функции в Teams, чтобы:

  • Создайте расположение, чтобы заинтересованные лица легко видели все контракты, требующие действий. Например, в Teams можно создать вкладку "Контракты " в канале "Управление контрактами", на которой участники могут просматривать полезные плитки всех контрактов, требующих утверждения. Вы также можете настроить представление так, чтобы на каждой "карточке" отображались важные данные, которые вам нужны (например, клиент, подрядчик и сумма платы).

    Вкладка

  • У участников есть расположение для взаимодействия друг с другом и просмотра важных событий. Например, в Teams вкладку "Записи " можно использовать для общения, получения обновлений и просмотра действий (таких как отклонение контракта участником). Если что-то произошло (например, новый контракт, отправленный на утверждение), вкладку "Записи " можно использовать не только для объявления, но и для записи о нем. А если участники подписываются на уведомления, они будут получать уведомления при каждом обновлении.

    Вкладка

  • Иметь расположение для участников, чтобы увидеть утвержденные контракты, чтобы узнать, когда они могут быть отправлены для оплаты. В SharePoint необходимо создать список Для выплат и включить столбцы Клиента, Подрядчика и Сумма оплаты, выбрав в качестве типа столбца одну строку текста . Необходимо добавить список "Выплаты" в виде вкладки Teams в канале "Управление контрактами", аналогично тому, как вы будете делать для вкладки "Контракты". На вкладке Для выплаты будут перечислены все контракты, которые необходимо будет отправить для оплаты. Вы можете легко расширить это решение, чтобы вместо этого записывать эти сведения непосредственно в стороннее финансовое приложение (например, Dynamics CRM).

Присоединение библиотеки документов SharePoint к вкладке "Контракты"

После создания вкладки "Контракты " в канале "Управление контрактами" необходимо присоединить к ней библиотеку документов SharePoint. Библиотека документов SharePoint, к которой вы хотите присоединить, — это библиотека, к которой вы применили неструктурированную модель обработки документов в предыдущем разделе.

После присоединения библиотеки документов SharePoint вы сможете просматривать любые классифицированные контракты в представлении списка по умолчанию.

Представление списка библиотеки SharePoint.

Настройка представления плитки вкладки "Контракты"

Примечание.

В этом разделе приведены примеры кода, содержащиеся в файле ContractTileFormatting.json , который включен в репозиторий Ресурсов решения для управления контрактами.

Хотя Teams позволяет просматривать контракты в представлении плитки, вам может потребоваться настроить его для просмотра данных контракта, которые вы хотите сделать видимыми в карточке контракта. Например, на вкладке Контракты участникам важно видеть клиента, подрядчика и сумму платы на карточке контракта. Все эти поля были извлечены из каждого контракта с помощью модели Syntex, которая была применена к библиотеке документов. Вы также хотите иметь возможность изменять плитку заголовка на разные цвета для каждого состояния, чтобы участники могли легко видеть, где находится контракт в процессе утверждения. Например, все утвержденные контракты будут иметь синюю панель заголовка.

Представление плитки библиотеки SharePoint.

Используемое настраиваемое представление плитки требует внесения изменений в JSON-файл, используемый для форматирования текущего представления плитки. Вы можете ссылаться на JSON-файл, используемый для создания представления карточки, посмотрев на файл ContractTileFormatting.json . В следующих разделах вы увидите определенные разделы кода для функций, которые находятся в карточках контракта.

Если вы хотите просмотреть или внести изменения в код JSON для представления в канале Teams, в канале Teams выберите раскрывающееся меню представление, а затем выберите Формат текущего представления.

Снимок экрана: формат JSON в канале Teams.

Размер и форма карточки

В файле ContractTileFormatting.json просмотрите следующий раздел, чтобы увидеть код форматирования размера и формы карточки.

                  {
                    "elmType": "div",
                    "style": {
                      "background-color": "#f5f5f5",
                      "padding": "5px",
                      "width": "180px"
                    },
                    "children": [
                      {
                        "elmType": "img",
                        "attributes": {
                          "src": "@thumbnail.large"
                        },
                        "style": {
                          "width": "185px",
                          "height": "248px"
                        }
                      }

Состояние контракта

Следующий код позволяет определить состояние каждой карточки заголовка. Обратите внимание, что для каждого значения состояния (New, In Review, Approved и Rejected) будет отображаться отдельный код цвета для каждого из них. В файле ContractTileFormatting.json просмотрите раздел, определяющий состояние.

          {
            "elmType": "div",
            "children": [
              {
                "elmType": "div",
                "style": {
                  "color": "white",
                  "background-color": "=if([$Status] == 'New', '#00b7c3', if([$Status] == 'In review', '#ffaa44', if([$Status] == 'Approved', '#0078d4', if([$Status] == 'Rejected', '#d13438', '#8378de'))))",
                  "padding": "5px 15px",
                  "height": "auto",
                  "text-transform": "uppercase",
                  "font-size": "12.5px"
                },
                "txtContent": "[$Status]"
              }

Извлеченные поля

Каждая карточка контракта будет отображать три поля, которые были извлечены для каждого контракта (Клиент, Подрядчик и Сумма гонорара). Кроме того, вы также хотите отобразить время или дату, в течение которого файл был классифицирован моделью Syntex, используемой для его идентификации.

В файле ContractTileFormatting.json каждый из них определяется в следующих разделах.

Клиентская

В этом разделе определяется, как "Клиент" будет отображаться на карточке, и используется значение для конкретного контракта.

                      {
                        "elmType": "div",
                        "style": {
                          "color": "#767676",
                          "font-size": "12px"
                        },
                        "txtContent": "Client"
                      },
                      {
                        "elmType": "div",
                        "style": {
                          "margin-bottom": "12px",
                          "font-size": "16px",
                          "font-weight": "600"
                        },
                        "txtContent": "[$Client]"
                      },

Подрядчика

В этом разделе определяется, как "Подрядчик" будет отображаться на карточке, и используется значение для конкретного контракта.

                        {
                          "elmType": "div",
                          "txtContent": "Contractor",
                          "style": {
                            "color": "#767676",
                            "font-size": "12px",
                            "margin-bottom": "2px"
                          }
                        },
                        {
                          "elmType": "div",
                          "style": {
                            "margin-bottom": "12px",
                            "font-size": "14px"
                          },
                          "txtContent": "[$Contractor]"
                        },

Сумма платы

В этом разделе определяется, как на карте будет отображаться "Сумма платы", и используется значение для конкретного контракта.

                      {
                        "elmType": "div",
                        "txtContent": "Fee amount",
                        "style": {
                          "color": "#767676",
                          "font-size": "12px",
                          "margin-bottom": "2px"
                        }
                      },
                      {
                        "elmType": "div",
                        "style": {
                          "margin-bottom": "12px",
                          "font-size": "14px"
                        },
                        "txtContent": "[$FeeAmount]"
                      },

Дата классификации

В этом разделе определяется, как "Классификация" будет отображаться на карточке, и используется значение для конкретного контракта.

                      {
                        "elmType": "div",
                        "txtContent": "Classified",
                        "style": {
                          "color": "#767676",
                          "font-size": "12px",
                          "margin-bottom": "2px"
                        }
                      },
                      {
                        "elmType": "div",
                        "style": {
                          "margin-bottom": "12px",
                          "font-size": "14px"
                        },
                        "txtContent": "[$PrimeLastClassified]"
                      }

Следующий этап

Этап 3. Использование Power Automate для создания потока для обработки контрактов