Планирование организации и управления жизненным циклом для групп Microsoft 365 и Microsoft Teams

Группы Microsoft 365 имеет широкий набор средств для реализации возможностей управления, необходимых вашей организации.

В следующем разделе описаны возможности, рекомендации по рекомендациям и приведены рекомендации по вопросам, которые помогут вам задать правильные вопросы, чтобы определить требования к управлению и способы их удовлетворения.

Управление тем, кто может создавать группы Microsoft 365

Группы Microsoft 365 могут создаваться конечными пользователями из нескольких конечных точек, включая Outlook, SharePoint, Teams и другие среды. При создании команды всегда создается группа Microsoft 365, поэтому управление жизненным циклом Группы Microsoft 365 также управляет жизненным циклом команд в Microsoft Teams.

Мы настоятельно рекомендуем использовать самообслуживание, чтобы предоставить владельцам групп возможность и упростить работу пользователей. Ограничение создания групп и команд может снизить производительность пользователей, так как многие службы Microsoft 365 требуют создания групп для работы службы.

Рассмотрите следующие варианты управления для создания групп:

• Чтобы ограничить расползание групп, используйте политики истечения срока действия групп , чтобы автоматически удалять группы, которые не используются.
• Ограничьте создание группы членами групп безопасности с динамическим членством , содержащим, например, всех штатных сотрудников.
• Ограничьте создание группы группой безопасности и обязать пользователей пройти обучение по политикам использования групп вашей организации, чтобы стать членами группы безопасности.

Если вы хотите ограничить число пользователей, которые могут создавать группы, см. статью Управление пользователями, которые могут создавать группы Microsoft 365 , чтобы узнать, как настроить эту функцию.

Удаление, восстановление и архивация групп

При удалении группы Microsoft 365 она по умолчанию сохраняется в течение 30 дней. Этот период называется обратимым удалением, так как вы по-прежнему можете восстановить группу. Через 30 дней группа и связанное с ней содержимое окончательно удаляются и не могут быть восстановлены.

Если у вас есть политики хранения для хранения чата, файлов или почты, эти элементы будут сохранены после удаления группы. Дополнительные сведения см . в статье Сведения о политиках хранения .

Если вы хотите удалить группу, но сохранить содержимое из одной или нескольких служб, подключенных к группе, см. статью Архивирование групп, команд и Viva Engage.

Политика именования групп

Политика именования групп помогает управлять группами двумя способами:

• Политику именования префикса или суффикса можно использовать для принудительного применения фиксированных строк или атрибутов Microsoft Entra в начале или конце имени группы и связанного с ней адреса электронной почты. Это позволяет обеспечить включение, например, названий отделов или регионов в имена групп.
• Политика заблокированных слов может гарантировать, что определенные слова, например имена руководителей, не используются в именах групп.

Политики именования применяются при создании групп из любой из служб, подключенных к группе.

Если вы хотите использовать политики именования для групп, см. статью политика именования Группы Microsoft 365.

Политика истечения срока действия группы

Вы можете указать срок действия, и любая группа, которая достигает конца этого периода и не обновляется, будет удалена. Срок действия начинается с создания группы или с даты ее последнего продления.

После установки срока действия групп:

• Владельцы группы получают уведомления о необходимости продления группы по мере приближения срока действия.
• Активные группы обновляются автоматически.
• Любая группа, которая не обновляется, удаляется.
• Любая удаленная группа может быть восстановлена в течение 30 дней владельцами групп или глобальным администратором.

Политики истечения срока действия — это хороший способ ограничить разрастание групп, гарантируя удаление групп, которые больше не используются. Если вы хотите создать групповую политику истечения срока действия, см. раздел Группы Microsoft 365 политика истечения срока действия.

Статьи по теме

Рекомендации по планированию системы управления совместной работой

Создание плана управления совместной работой

Удаление бывшего сотрудника и защита данных