Настроить формы и поля

Как администратор вы можете настроить информацию CRM, отображаемую в Copilot для продаж, чтобы предоставить вашим продавцам более актуальное представление.

Настройка форм и полей CRM зависит от среды — каждая среда имеет свой собственный набор конфигураций. По умолчанию доступны типы записей "Контакт" и "Возможная сделка" и "Организация". Вы можете добавить другие стандартные и пользовательские типы записей; а также удалять их, когда они не требуются.

Формы и списки Copilot для продаж основаны на представлениях CRM. Представление определяет список отображаемых столбцов, способ сортировки списка записей по умолчанию и фильтры по умолчанию, применяемые для ограничения того, какие записи будут отображаться в списке. Для типов записей "Организация" и "Возможная сделка" выбор представления не является обязательным. Если вы не выберете представление, будет использоваться представление по умолчанию. Для других типов записей вы должны выбрать представление.

Заметка

Вы не можете выбрать представление для типа записей "Контакт".

Изменения, внесенные в типы записей, отражаются на панели Copilot для продаж в Outlook, на панели Copilot для продаж в Microsoft Teams и в адаптивных карточках, которыми делятся в чате Teams. При сохранении действий Outlook (электронные письма и собрания) из Copilot для продаж в вашу CRM-систему вы можете искать записи добавленных типов записей и связывать действия с записью. При использовании приложения Copilot для продаж для Teams через расширения обмена сообщениями вы можете искать записи добавленных типов записей.

Имена записей, имена полей и обязательные поля отображаются так, как они определены в CRM.

Внимание

Термин "тип записей", используемый в этой статье, относится к объекту Salesforce в Copilot для продаж. Термин, отображаемый в пользовательском интерфейсе, зависит от CRM-системы, к которой вы подключены. Если вы подключены к Dynamics 365, тип записей отображается. Если вы подключены к Salesforce, объект отображается.

Номер	Описание
1	Выберите для настройки форм и полей.
2	Добавьте новый пользовательский или стандартный тип записей. Дополнительные сведения: Добавление нового типа записей
3	Обновление данных из CRM. Дополнительные сведения см. в разделе Обновление данных из CRM
4	Типы записей добавлены в Copilot для продаж.
5	Представление CRM, используемое для управления формой типа записей. Дополнительная информация: Изменение представления типа записей

Вы можете выбрать тип записей, чтобы просмотреть и изменить его параметры.

Предварительные условия

Администраторы CRM должны получить доступ к параметрам администратора из приложения Copilot для продаж в Teams. Дополнительные сведения: Параметры администратора для Copilot для продаж

Добавление нового типа записей (или объекта Salesforce)

В Copilot для продаж можно добавлять новые настраиваемые или готовые типы записей. Например, вы можете добавить пользовательский тип записей с именем «Проект» для отслеживания проектов. Вы можете добавить до 10 типов записей.

Важно

Термин "тип записей" относится к объекту Salesforce в Copilot для продаж.

1. В параметрах администратора Copilot для продаж выберите Формы.

2. Выберите Добавить тип записей или Добавить объект.

3. В окне Добавить тип записей или Добавить объект выберите тип записей для добавления, а затем выберите Далее.

   Заметка

   • Отображаются только те типы записей, которые относятся к доступному в данный момент типу записей. Например, типы записей "Контакт", "Организация" и "Возможная сделка" доступны по умолчанию, поэтому вы можете добавить другие стандартные и пользовательские типы записей, которые относятся к этим типам записей.
   • Одновременно можно выбрать только один тип записей.
   • Для оптимизации производительности отображаются логические имена типов записей и полей.
   • Для Dynamics 365 невозможно добавить типы записей ActivityParty и ActivityPointer, поскольку они в настоящее время не поддерживаются.
   • Для Salesforce объект Note не может быть добавлен, поскольку в настоящее время он не поддерживается.

   

4. В окне Выберите отношение для (тип записей) выберите отношение с существующими типами записей или полями в Copilot для продаж, затем выберите Далее.

   Заметка

   • Поддерживаются отношения 1:N and N:1.
   • Для оптимизации производительности отображаются логические имена типов записей и полей.
   • Этот шаг отображается, если тип записей, выбранный вами на предыдущем шаге, относится к более чем к одному типу записи или полю. В противном случае отношение устанавливается автоматически.
   • Если требуемая связь не отображается, измените порядок типов записей в настройках администратора. Дополнительная информация: Влияние порядка типов записей на Отношения

   

5. В окне выбора представления для (тип записей) выберите представление, чтобы определить способ отображения списка записей для определенного типа записей, а затем выберите Добавить.

   Заметка

   • Все общедоступные и личные представления отображаются в списке.
   • Для Dynamics 365 Copilot для продаж включает только те поля, которые принадлежат типу записей, а не каким-либо связанным типам записей.

   

6. На странице параметров типа записей выберите Опубликовать, чтобы сохранить изменения.

   тип записей добавляется в конец списка типов записей.

Изменение существующих типов записей

После добавления типа записей его можно изменить, выполнив такие действия, как изменение представления, добавление/удаление полей и изменение порядка полей. Действия зависят от того, основан ли тип записей на представлении CRM или нет.

Изменение типа записей позволяет настроить подробное представление записей CRM в Copilot для продаж. Изменения, внесенные в подробное представление, отражаются на панели Copilot для продаж в Outlook, на панели Copilot для продаж в Microsoft Teams и в адаптивных карточках, которыми делятся в чате Teams.

Заметка

При изменении имени типа записей в CRM они не обновляются в адаптивных карточках или в расширениях для обмена сообщениями в Teams. Например, если вы переименуете тип записей «Организация» в «Клиент», в адаптивных карточках и расширениях для обмена сообщениями он будет отображаться как «Организация».

Изменение типов записей на основе представления CRM

Если тип записей основан на представлении CRM, вам следует изменить представление CRM, чтобы изменить поля и порядок их отображения. Затем вам необходимо выбрать Обновить данные, чтобы получить последние изменения из CRM и применить их в Copilot для продаж.

Изменение представления типа записей

Вы можете изменить представление, на котором основан тип записей, выбрав другое представление. Например, вы можете выбрать представление, в котором будут отображаться только активные учетные записи, а не все учетные записи.

При изменении представления следующие существующие параметры для типа записей сбрасываются и устанавливаются по умолчанию.

• Существующие ключевые поля удаляются, и устанавливаются новые значения по умолчанию.
• Поведение при редактировании типа записей остается без изменений.
• Поведение при редактировании для полей сбрасывается. Если для типа записей задано значение "редактируемый" и выбрано новое представление, поля станут редактируемыми.

Чтобы выбрать новый вид

1. В параметрах администратора Copilot для продаж выберите Формы.

2. Выберите тип записей, для которой требуется изменить представление.

3. Выберите Изменить рядом с полем представления.

   

4. Обновите отношение, если требуется, затем выберите Далее.

5. Выберите нужное представление, затем выберите Готово.

6. На странице параметров типа записей выберите Опубликовать, чтобы сохранить изменения.

Просмотр фильтров, используемых в представлении

Вы можете просмотреть исходный запрос, который используется для фильтрации записей в представлении. Например, вы можете просмотреть исходный запрос для представления, которое показывает только активные организации.

Это поможет вам получить четкое представление о том, как настраивается тип записей. Например, критерии фильтрации и сортировки полей и порядок полей. Запрос отображается в режиме только для просмотра, и вы не можете вносить в него какие-либо изменения.

1. В параметрах администратора Copilot для продаж выберите Формы.

2. Выберите тип записей, для которого вы хотите просмотреть запрос, используемый в выбранном представлении.

3. Выберите Просмотреть фильтры в разделе Управление полями.

   

   Отображается окно Условия фильтра.

4. Чтобы скопировать XML-адрес запроса, выберите Копировать XML-адрес.

Изменение типов записей, не основанных на представлении CRM

Заметка

Этот раздел относится только к типам записей "контакты", "возможные сделки" и "организации", которые не основаны на представлении CRM. Если для типа записей выбрано представление, вы не сможете добавлять поля, удалять поля и изменять порядок полей.

Если тип записей не основан на представлении CRM, вы можете выбрать поля для включения в представление, а также порядок их отображения. В форму записи можно добавить до 40 стандартных и пользовательских полей.

Добавьте поля

Чтобы добавить поля

1. В параметрах администратора Copilot для продаж выберите Формы.

2. Выберите тип записей, для которого нужно добавить поля.

3. В разделе Управление полями выберите Добавить поля.

   

4. В окне Добавить поля выберите поля для отображения в форме, а затем выберите Добавить.

   Новые поля добавляются после существующих полей, но вы можете изменить их порядок.

   Заметка

   Если вы подключили Copilot для продаж к Salesforce, добавьте только те поля, к которым имеют доступ все пользователи Copilot для продаж. Если у пользователя нет доступа к некоторым добавленным полям, он не сможет просмотреть запись CRM.

5. Выберите Опубликовать, чтобы сохранить изменения.

Удалить поля

1. В параметрах администратора Copilot для продаж выберите Формы.

2. Выберите тип записей, из которого нужно удалить поля.

3. В разделе Управление полями наведите указатель мыши на поле, которое вы хотите удалить из формы, а затем выберите Удалить поле ().

4. Выберите Опубликовать, чтобы сохранить изменения.

Изменение порядка полей

1. В параметрах администратора Copilot для продаж выберите Формы.

2. Выберите тип записей, в котором нужно изменить порядок полей.

3. В разделе Управление полями наведите указатель мыши на поле, которое вы хотите изменить, а затем нажмите стрелки Переместить вверх или Переместить вниз ().

   Изменять порядок полей также можно путем перетаскивания.

4. Выберите Опубликовать, чтобы сохранить изменения.

Отметьте поля как обязательные в Copilot для продаж

Если поля в CRM не отмечены как обязательные, вы можете пометить их как обязательные только для Copilot для продаж. Продавцам необходимо будет ввести значения в эти поля, прежде чем они смогут сохранить запись в Copilot для продаж.

Заметка

• Если поле помечено как обязательное в CRM, оно также будет отмечено как обязательное в Copilot для продаж, и вы не сможете сделать его необязательным.
• Если вы используете Salesforce и вы отметили поле как обязательное с помощью параметра макета страницы, это поле не помечается как обязательное автоматически в Copilot для продаж. Необходимо вручную отметить поле как обязательное в Copilot для продаж.

1. В параметрах администратора Copilot для продаж выберите Формы.

2. Выберите тип записей, для которых необходимо отметить поля как обязательные.

3. В разделе Управление полями выберите Обязательные для тех полей, которые вы хотите отметить как обязательные.

   

4. Выберите Опубликовать, чтобы сохранить изменения.

Настройка редактирования записей и полей

Продавцы могут редактировать записи, открыв их в CRM по ссылке в Copilot для продаж. Помогите им работать более продуктивно, разрешив им редактировать записи напрямую в Copilot для продаж. Также можно управлять тем, какие поля смогут редактировать продавцы непосредственно в Copilot для продаж.

По умолчанию для редактирования доступны контакты. Для других записей необходимо включить параметр, разрешающий редактирование.

Разрешить редактирование записей

1. В параметрах администратора Copilot для продаж выберите Формы.

2. Выберите тип записей, для которого вы должны разрешить редактирование.

3. В разделе Изменение записей выберите Изменение записей внутри Copilot для продаж, чтобы разрешить продавцам редактировать все соответствующие поля для этого типа записей.

4. Чтобы ограничить изменение для определенных полей, в разделе Управление полями и отключите Разрешить редактирование для соответствующих полей.

   

5. Выберите Опубликовать, чтобы сохранить изменения.

Настройка создания новых записей

Выберите, могут ли продавцы создавать новые записи из Copilot для продаж, а если могут, то как и где. Помогите им сэкономить время, разрешив создавать новые записи на месте, непосредственно в Copilot для продаж, и позвольте им легко переходить в их CRM-систему в браузере одним щелчком мыши.

Для настройки создания нового контакта

1. В параметрах администратора Copilot для продаж выберите Формы.

2. Выберите тип записей, для которого вы должны настроить создание новой записи.

3. В разделе Создание записей выберите один или оба следующих варианта:

   • Создание новых записей внутри Copilot для продаж: Разрешите продавцам создавать новые записи внутри, непосредственно в Copilot для продаж.
   • Создание новых записей путем открытия (CRM) по ссылке: разрешить продавцам создавать новые записи в CRM путем открытия ссылки в браузере.

   

4. Выберите Опубликовать, чтобы сохранить изменения.

Настройка поддержки интересов (предварительная версия)

[Этот раздел содержит предварительную версию документации и может быть изменен.]

Когда вы включаете поддержку интересов в Copilot для продаж, связанные с интересами учетные записи и другие связанные записи отображаются продавцам. Продавцы могут:

• Просматривать существующие интересы в Copilot для продаж.
• Создавать и редактировать записи интересов на месте в Copilot для продаж.
• Связывать электронные письма и встречи с записями интересов.
• Устранять неоднозначности между совпадениями нескольких интересов.

После включения поддержки интересов работа с интересами будет аналогична работе с контактами. Вы заметите небольшую разницу в процессе создания нового контакта или интереса. Вы сможете выбрать, хотите ли вы добавить внешний адрес электронной почты в качестве контакта или интереса.

Предварительные условия

• Включение поддержки интересов

  • Заполните форму запроса предварительной версии функции, чтобы включить поддержку интересов в вашей среде.

• Распознавание интересов в Copilot для продаж

  • Необходимо добавить запись «Интерес» (или объект Salesforce) в настройки администратора Copilot для продаж.
  • В форму записи интересов должны быть добавлены поля имя, фамилия и адрес электронной почты1, для которых установлено значение «Обязательные».
  • Выбранное представление «Интересы» должно включать вышеупомянутые поля в виде столбцов.

• Поддержка карточек связанных сущностей в Salesforce (как и в случае с контактами)

  • В CRM-системе необходимо установить пользовательские отношения между интересами и организациями.
  • Представление объекта «Учетная запись» в настройках Copilot для продаж необходимо изменить на любое представление, отличное от представления по умолчанию Нет.
  • Поле «Организация» необходимо добавить как столбец в представлении, выбранном для записи интереса или объекта.

• Сохранение в интерес в Salesforce

  • Ограничение в запросе Salesforce не позволяет отображать интересы в интерфейсе поиска Подключено к. Чтобы связать электронное письмо с интересами и контактами в цепочке, продавцам необходимо сохранить электронное письмо без подключения к записи. Сообщение электронной почты или собрание по-прежнему будут связаны с интересами и контактами в полях «Кому», «Копия» и «СК».

Выбор ключевых полей для мини-представления

Каждый тип записей имеет мини-представление, в котором отображается ограниченная информация, когда записи свернуты или отображаются в виде списка. Мини-представление доступно в различных местах панели Copilot для продаж, например в быстром просмотре на вкладке CRM.

Мини-представление включает в себя фиксированный заголовок и два настраиваемых поля подзаголовка. Поля, доступные в мини-представлении, — это поля из набора подробного представления. Настройка ключевых полей влияет на поведение поиска в надстройке Copilot для продаж для Outlook. Больше информации: Поведение поиска в надстройке Copilot для продаж для Outlook

Для выбора ключевых полей

1. В параметрах администратора Copilot для продаж выберите Формы.

2. Выберите тип записей, для которого нужно выбрать поля для мини-представления.

3. В разделе Ключевые поля выберите поля из списка.

   

4. Выберите Опубликовать, чтобы сохранить изменения.

Поведение поиска в надстройке Copilot для продаж для Outlook

Параметры ключевых полей влияют на результаты, когда продавцы ищут связанные записи в Dynamics 365. В Dynamics 365 поведение при поиске связанных записей зависит от представления быстрого поиска. Убедитесь, что ключевые поля, которые вы выбираете для мини-представления, присутствуют в представлении быстрого поиска, иначе они не будут отображаться в списке поиска. В Salesforce поиск выполняется по имени и дополнительным полям, выбранным для мини-представления.

Ключевые поля, выбранные для типов записей, влияют на результаты поиска, отображаемые для этих записей. Ключевые поля отображаются, если они не пусты, вместе с именем записи в результатах поиска.

Обновление данных из CRM

Вам следует обновить данные, чтобы получить последние изменения из CRM в Copilot для продаж. Например, если вы добавляете новое поле в представление типа записей в CRM, вам следует обновить данные, чтобы отразить новое поле в Copilot для продаж. Вы можете обновить данные либо для всех типов записей сразу, либо для определенного типа записей.

Обновление данных для всех типов записей

1. В параметрах администратора Copilot для продаж выберите Формы.

2. Выберите Обновить данные.

Обновление данных для определенного типа записей

1. В параметрах администратора Copilot для продаж выберите Формы.

2. Наведите курсор на тип записей, для которого вы хотите обновить данные, а затем выберите Дополнительные параметры (...).

3. Выберите Обновить в контекстном меню.

Кроме того, вы можете выбрать тип записей, а затем выбрать Обновить данные в разделе Управление полями.

Удаление типа записи

1. В параметрах администратора Copilot для продаж выберите Формы.

2. Наведите курсор на тип записей, который хотите удалить, и выберите Удалить (тип записей) ( ).

Заметка

• При удалении типа записей со связанными типами записей в Copilot для продаж все связанные типы записей также удаляются.
• Вы не можете удалить тип записей "контакт".

Управление порядком типов записей на боковой панели Outlook

Порядок, в котором типы записей добавляются в настройки администратора, определяет порядок, в котором они отображаются на Copilot для продаж боковой панели в Outlook. По умолчанию порядок типов записей в новой среде следующий: контакт, возможность и счет. Вновь добавленные типы записей добавляются в конец списка.

Вы можете изменить порядок, удаляя и добавляя типы записей в необходимом порядке.

Влияние порядка типов записей на Отношения

Порядок типов записей в настройках администратора влияет на настройки взаимосвязи между типами записей. При добавлении нового тип записей вы можете выбрать связь с существующими типами записей или полями в Copilot для продаж. В окне Выберите связь для (тип записей) отображаются только Отношения с типами записей, которые предшествуют текущему тип записей списку.

Например, предположим, что порядок типов записей следующий: контакт, возможность и счет. В этом случае связь между возможностью и учетной записью отображается в настройках учетной записи, а не в настройках возможности, поскольку учетная запись настраивается после возможности. Возможность считается источником тип записей, а учетная запись — связанным тип записей. В этом сценарии Copilot для продаж настроен на извлечение учетных записей, связанных с возможностями, но не возможностей, связанных с учетными записями. Исключением является случай, когда для представления CRM установлено значение Нет. Если не выбрано ни одно представление, вместо ранее выбранных Отношения используются значения по умолчанию Отношения. В этом случае порядок типов записей не имеет значения.

Поэтому отрегулируйте порядок типов записей в настройках администратора, удалив и повторно добавив типы записей в требуемом порядке. Убедитесь, что исходный тип записей настроен до соответствующего тип записей. Затем выберите нужную связь в соответствующих настройках тип записей.

Влияние настройки CRM на пространства для совместной работы

Пространства для совместной работы могут быть созданы Microsoft Teams на основе типов записей «Учетная запись» и «Возможность» (или объектов Salesforce), доступных в настройках администратора Copilot для продаж.

В следующей таблице перечислены изменения в параметрах администратора и соответствующее поведение пространств для совместной работы.

Доступные типы записей (или объекты Salesforce)	Поведение пространств для совместной работы
Доступны организация и возможная сделка	Пространства для совместной работы могут быть созданы для организаций и возможных сделок.
Организация доступна, а возможная сделка недоступна	Пространства для совместной работы могут быть созданы только для организаций.
Организация недоступна, а возможная сделка доступна	Пространства для совместной работы могут быть созданы только для возможных сделок.
Организация и возможная сделка недоступны	Не удалось создать пространства для совместной работы. Карточка Совместная работа в Teams не видна на панели Copilot для продаж в Outlook.