Разработка процесса
Когда вы разрабатываете автоматизацию процессов, первым делом нужно решить, когда и что автоматизировать. Глядя на текущий бизнес-процесс, вы должны сначала определить, какую часть процесса нужно автоматизировать.
Определение областей автоматизации
Типы преимуществ, которые вы потенциально можете получить от автоматизации, попадают в следующие категории:
Последовательно применяйте стандартизированные бизнес-правила
Сократите ручную работу с повторяющимися процессами
Уменьшите человеческий фактор
Оптимизация утверждений
Повышение эффективности в крупных транзакциях
Эффективное перемещение данных между системами (сокращение ручного ввода данных)
Максимально используйте доступные ресурсы
Увеличить пропускную способность
Применяйте стандартизированные бизнес-правила
Бизнес-правила — это логика «если/то», которая используется в ваших бизнес-политиках. Их автоматизация гарантирует, что они будут неизменно отслеживаться каждый раз.
В нашем примере сценария отчетов о расходах бизнес-правило требует, чтобы, если сумма отчета о расходах превышает 10 000 долларов США, он также должен быть утвержден финансовым директором. Автоматизируя этот процесс, Абхай гарантирует, что ни один отчет о дорогостоящих расходах не останется незамеченным.
Автоматизировать повторяющиеся процессы
Автоматизация повторяющихся процессов может помочь вашим сотрудникам избежать психологического и физического выгорания. Процессы, которые каждый раз выполняются одинаково, должны быть в вашем списке для автоматизации.
Например, бухгалтер Абхай должен собирать у всех бланки расходов и квитанции. Квитанции могут быть бумажными квитанциями из ресторана или бумажными счетами от поставщиков. Абхаю приходится вручную сканировать эти документы в файл PDF и сохранять его. Абхай также должен вводить то, что написано на бумаге, и размещать это в финансовой системе для каждого представленного отчета о расходах.
Уменьшите человеческий фактор
Такие задачи, как копирование и вставка значений из одной системы в другую или ввод данных из бумажных форм, — это процессы, в которых могут возникать человеческие ошибки.
В качестве примера сценария отчетности о расходах Абхаю необходимо возместить денежные средства сотруднику, просмотрев банковские реквизиты сотрудника, а затем зайдя в банковскую систему.
Диаграмма, показывающая поток бизнес-процессов для бухгалтера Абхая. Два шага в этом процессе («Поиск банковских реквизитов сотрудника» и «Возмещение денежных средств заявителю») обведены красным кружком, что указывает на потенциальные области, в которых Power Automate может уменьшить количество человеческих ошибок за счет автоматизации этих шагов.
Оптимизация утверждений
Другой тип ошибки возникает, когда люди забывают выполнять свои задачи. Вы можете настроить автоматизацию, чтобы напоминать им о необходимости работать над назначенной им задачей или процессом.
Например, Ли отправил отчет о расходах, но Ник некоторое время не отвечал на запрос об утверждении. Можно настроить автоматизацию, чтобы напоминать Нику о необходимости принять решение, и даже предоставить кнопку для ответа прямо из напоминания.
Диаграмма, показывающая поток бизнес-процессов для бухгалтера Абхая. Процесс утверждения изменен таким образом, что напоминание об утверждениях автоматизировано путем настройки триггера автоматизации для проверки статуса. Если утверждение завершено, автоматизация завершается; и если утверждение не завершено, утверждающему отправляется напоминание, и автоматизация напоминания будет запущена снова, чтобы проверить, пока утверждение не будет завершено.
Повышение эффективности в крупных процессах
Еще одна область, которую вы можете автоматизировать, — это крупные процессы. Процессы большого масштаба — это процессы, которые происходят очень часто на ежедневной основе. Они тесно связаны с повторяющимися процессами, но немного отличаются. У вас может быть процесс, который может включать только один или два шага, которые можно автоматизировать. Однако, если процесс необходимо выполнить много раз, даже небольшие улучшения могут иметь большое влияние.
Например, если сценарий отчетности о расходах подходит для 1000 продавцов, каждая минута улучшения будет равняться экономии времени в два рабочих дня. Анализировать фактическое воздействие можно с помощью функций аналитики.
Автоматизировать ввод данных
Возможно, вы вводите данные вручную, потому что у вас есть две системы, которые не взаимодействуют друг с другом. В нашем сценарии отчетности о расходах Абхай вводит данные в систему бухгалтерского учета, повторно вводя значения из представленного отчета о расходах.
Максимально используйте доступные ресурсы
Еще хорошие кандидаты на автоматизацию — это те процессы, которые можно запускать независимо от взаимодействия с человеком. Этот тип процесса не так просто идентифицировать, поэтому лучше всего представить, есть ли процессы, которые можно завершить в нерабочие часы. Такая автоматизация действует как «умножитель» ваших сотрудников и полностью использует другие ваши ресурсы (например, компьютеры).
Вы также можете использовать автоматизацию для процессов, которые занимают слишком много времени по сравнению с человеческим взаимодействием, но это терпимо, если выполняется в ночное время, когда автоматизация не спешит завершать работу. Например, если человек начинает свой день с обработки заказов, поступивших за ночь, вы можете создать автоматизацию, которая обрабатывает заказы, как только они приходят, чтобы ваша команда могла начать выполнять заказы с утра.
Увеличить пропускную способность
Подобно максимальному использованию доступных ресурсов, автоматизация также помогает увеличить пропускную способность конкретного процесса. Благодаря этому типу автоматизации ваш текущий процесс может выполняться людьми параллельно с автоматизацией.
Например, бухгалтер Абхай может быть единственным человеком, обрабатывающим отчеты о расходах, и его стандартное рабочее время может быть с 9 до 18 часов. Установив автоматизацию, вы сможете использовать Power Automate, чтобы обрабатывать отчеты о расходах, и, следовательно, привлекать как Абхая, так и автоматизацию для их обработки, что приводит к более высокой пропускной способности.
Пример сценария
Когда применяются все области автоматизации, в приведенном ниже примере показано, как бизнес-процесс отчетности о расходах может использоваться Power Automate с улучшением пропускной способности, максимальным использованием доступных ресурсов, автоматизацией ввода данных, а также упрощением утверждений.
