Доступ к избранным таблицам Power BI в типах данных организации Excel

Избранные таблицы — это способ связывать данные в Microsoft Excel с данными Power BI. Они упрощают добавление корпоративных данных в листы Excel. В коллекции типов данных в Excel вы найдете данные из рекомендуемых таблиц в семантических моделях Power BI. В этой статье объясняется, как.

Сведения о создании рекомендуемых таблиц в Power BI см. в статье "Настройка рекомендуемых таблиц в Power BI Desktop".

Замечание

В Excel можно также анализировать данные из любой семантической модели Power BI , к которым можно получить доступ в Power BI.

Коллекция Типов данных Excel

Рекомендуемые таблицы из семантических моделей Power BI отображаются как типы данных на ленте данных в коллекции типов данных Excel.

При развертывании коллекция отображает универсальные типы данных, такие как Акции и География. Вы также увидите первые 10 типов данных организации, доступных вам из рекомендуемых таблиц в семантических моделях Power BI.

Поиск данных Power BI в коллекции типов данных

Чтобы искать данные в рекомендуемой таблице Power BI, выберите ячейку или диапазон в листе Excel, содержащее значение, соответствующее значению в рекомендуемой таблице. Щелкните стрелку "Дополнительно " рядом с коллекцией типов данных.

Если вы видите нужную таблицу, выберите ее. В противном случае выберите "Другие из вашей организации". В Excel отображаются все рекомендуемые таблицы, к которых у вас есть доступ.

В области выбора данных введите поле фильтра , чтобы сузить параметры. Выберите таблицу, которую вы хотите использовать.

Если Excel находит соответствующие строки с высокой уверенностью, ячейки сразу же связываются с этими строками. Значок связанного элемента указывает, что ячейки связаны с строками в Power BI.

Если ячейка имеет несколько потенциальных соответствующих строк, в ячейке отображается значок вопросительного знака, а откроется панель выбора данных . В следующем примере мы выбрали диапазон из B3:B9, а затем выбрали рекомендуемую таблицу Power BI Store. Все строки имели совпадения, кроме ячейки B9, "508 - Пасадена Линдси". В селекторе данных показаны два возможных совпадения, одно и то же значение в двух разных таблицах.

Опция данных организации может возвращать строки из нескольких избранных таблиц. Excel группирует потенциальные соответствующие строки по типу данных, из который они были получены. Excel сортирует типы данных на основе их наиболее сильной потенциальной строки сопоставления. Используйте стрелки шеврона, чтобы свернуть и развернуть типы данных для сопоставления строк.

Для каждого предложения выберите имя строки в области выбора данных , чтобы просмотреть дополнительные сведения в строке, чтобы помочь выбрать нужную строку. Когда вы нашли его, нажмите клавишу SELECT , чтобы связать строку с ячейкой в Excel.

Изучение связанных данных

Теперь, когда вы создали соединение между значениями в листе Excel и данными из рекомендуемой таблицы Power BI, вы можете изучить эти данные. Используйте данные для улучшения отчетов Excel.

Просмотр связанных данных в карточке

Щелкните значок карточки в ячейке, чтобы отобразить карточку с данными из любых полей и вычисляемых полей в выбранной таблице. Заголовок карточки показывает значение поля метки строки в выделенной таблице.

Вставка связанных данных из Power BI

Щелкните значок вставки данных , а затем выберите имя поля из списка полей, чтобы добавить его значение в сетку.

Значение или значения поля размещаются в соседних ячейках. Формула ячейки ссылается на связанную ячейку и имя поля, чтобы можно было использовать данные в функциях Excel.

Используйте формулы ячеек

В таблице Excel можно обращаться к столбцу связанной таблицы, а затем добавлять поля данных с помощью ссылки (точка) ..

Аналогично, в ячейке можно обратиться к ней и использовать ссылку . (точка) для извлечения полей.

Показать карточку, изменить или преобразовать в текст

Связанные ячейки имеют дополнительные параметры меню правой кнопкой мыши. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку. Наряду с обычными вариантами, вы также увидите:

• Отображение карточки типа данных
• Тип данных>Преобразование в текст
• Тип данных>Менять
• обновление

Преобразование в текст удаляет ссылку на строку в представленной таблице Power BI. Важно отметить, что текст в ячейке — это значение метки строки связанной ячейки. Если вы случайно связали ячейку со строкой, выберите "Отменить" в Excel, чтобы восстановить начальное содержимое ячеек.

Кэширование и обновление данных

Если Excel связывает ячейку со строкой из рекомендуемой таблицы Power BI, она извлекает и сохраняет все значения полей в файле Excel. Любой пользователь, с которым вы предоставляете общий доступ к файлу, может ссылаться на любой из полей, не запрашивая данные из Power BI.

Используйте кнопку "Обновить все" на ленте "Данные ", чтобы обновить данные в связанных ячейках.

Вы также можете обновить отдельные ячейки. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку и выберите"Обновить> данных".

Лицензирование

Коллекция типов данных Excel и подключенные интерфейсы к таблицам Power BI доступны для подписчиков Excel с планом обслуживания Power BI Pro.

Безопасность

В Power BI вы видите только те избранные таблицы из семантических моделей, к которым у вас есть разрешение на доступ. При обновлении данных необходимо иметь разрешение на доступ к семантической модели в Power BI для получения строк. Требуется разрешение на сборку или запись для семантической модели в Power BI.

Excel кэширует данные, возвращенные для всей строки. Любой пользователь, которым вы предоставляете общий доступ к файлу Excel, может просмотреть данные для всех полей во всех связанных ячейках.

Административный контроль

Администраторы Power BI могут контролировать, кто в организации может использовать рекомендуемые таблицы в коллекции типов данных Excel. Дополнительные сведения см. в статье " Разрешить подключения к избранным таблицам " на портале администрирования.

Auditing

Журналы аудита администрирования показывают эти события для избранных таблиц.

• AnalyzedByExternalApplication: предоставляет администраторам возможность видеть, какие пользователи получают доступ к определенным таблицам.
• UpdateFeaturedTables: предоставляет администраторам представление о том, какие пользователи публикуют и обновляют рекомендуемые таблицы.

Полный список событий журнала аудита см. в разделе "Отслеживание действий пользователей" в Power BI.

Соображения и ограничения

Ниже приведены текущие ограничения.

• Интеграция доступна в Excel в текущем канале.

• Основные таблицы в семантических моделях Power BI, которые используют следующие возможности, не отображаются в Excel:

  • Семантические модели DirectQuery.
  • Семантические модели с живым подключением.

• В Excel отображаются только данные в столбцах, вычисляемых столбцах и мерах, определенных в рекомендуемой таблице. Следующие элементы не предоставляются.

  • Меры, определенные в связанных таблицах.
  • Неявные меры, вычисляемые из отношений.

• При использовании избранных таблиц Power BI в Excel ваши данные Power BI могут обрабатываться в регионе или географии, отличной от места хранения данных вашего клиента Power BI.

Опыт работы с типами данных в Excel похож на функцию подстановки. Оно принимает значение ячейки, предоставленное листом Excel, и ищет соответствующие строки в таблицах Power BI. Интерфейс поиска имеет следующее поведение:

• Сопоставление строк основано на текстовых столбцах в рекомендуемой таблице. Он использует то же индексирование, что и возможность Power BI Q&A, оптимизированная для поиска на английском языке. Поиск на других языках может не привести к точным совпадениям.

• Большинство числовых столбцов не учитываются для сопоставления. Если метка строки или ключевой столбец являются числовыми, они включены для сопоставления.

• Сопоставление основано на точных и префиксных совпадениях для отдельных терминов поиска. Значение ячейки разбивается на основе пробелов и других символов, таких как табуляции. Затем каждое слово считается поисковым термином. Значения текстового поля строки сравниваются с каждым термином поиска для точных совпадений и совпадений по префиксу. Возвращается префиксное совпадение, если текстовое поле строки начинается с указанного поискового запроса. Например, если ячейка содержит "Orange County", то "Orange" и "County" являются отдельными терминами поиска.

  • Строки с текстовыми столбцами, значения которых точно соответствуют "Orange" или "County", возвращаются.
  • Строки с текстовыми столбцами, значения которых начинаются с «Orange» или «County», возвращаются.
  • Важно, что строки, содержащие "Orange" или "County", но не начинающиеся с этих слов, не возвращаются.

• Power BI возвращает не более 100 вариантов строк для каждой ячейки.

• Некоторые символы не поддерживаются.

• Настройка или обновление избранной таблицы не поддерживается в конечной точке XMLA.

• Файлы Excel с моделью данных можно использовать для публикации рекомендуемых таблиц. Загрузите данные в Power BI Desktop и затем опубликуйте выделенную таблицу.

• Изменение имени таблицы, метки строк или ключевого столбца в рекомендуемой таблице может повлиять на пользователей Excel с связанными ячейками в строках таблицы.

• В Excel показано, когда данные были получены из семантической модели Power BI. Это не обязательно время обновления данных в Power BI или время последней точки данных в семантической модели. Например, предположим, что семантическая модель в Power BI была обновлена неделю назад, но базовые исходные данные были недельными, когда произошло обновление. Фактические данные будут двухнедельной давности, но Excel будет показывать данные как дату и время, когда они были извлечены в Excel.

Связанный контент

• Установите выделенные таблицы в Power BI Desktop.
• Узнайте об использовании типов данных Excel из Power BI в документации по Excel.
• Вопросы? Спросите сообщество Power BI.