Автоматизация подтверждения заказа на покупку с использованием Copilot Studio и SAP

Используйте агенты Microsoft Copilot Studio для автоматизации комплексного сопоставления подтверждений заказа поставщика на открытые заказы на покупку в системе планирования корпоративных ресурсов (ERP), например SAP.

Такой подход позволяет отделу закупок автоматически подтверждать подавляющее большинство входящих подтверждений заказов, направляя специалисту по закупкам на проверку только реальные расхождения. Мультиагентная система извлекает данные подтверждения заказа, сравнивает их с зарегистрированным в системе заказом на поставку, применяет правила допустимых отклонений и записывает подтвержденные результаты обратно в ERP-систему с минимальным ручным вмешательством.

Tip

В этой статье приведен пример сценария и визуальное представление о том, как автоматизировать подтверждение заказа на покупку с помощью Microsoft Copilot Studio и SAP. Это обобщенная архитектура, которую можно использовать для различных сценариев и отраслей. В этой статье приведены только лучшие практики.

Диаграмма архитектуры

Workflow

Эта архитектура автоматизирует соответствующий рабочий процесс подтверждения заказа:

1. Прием подтверждения: поставщики отправляют подтверждения заказов (подтверждения заказов), поступающие через отслеживаемый канал, например общий почтовый ящик или веб-канал обмена электронными данными (EDI), с сведениями о подтверждении для одного или нескольких заказов на покупку. Триггер облачных потоков Power Automate для получения подтверждений заказов.

2. Хранение подтверждений: облачные потоки Power Automate сохраняют входящие подтверждения заказов в Dataverse.

3. Триггер: Облачный поток Power Automate, использующий триггер Dataverse, запускает агент-оркестратор. Поток выполняется при сохранении подтверждения заказа в Dataverse.

4. Извлечение полей: агент для извлечения данных, встроенный в Copilot Studio, обрабатывает подтверждение и нормализует ключевые поля (номер заказа на поставку, позиции заказа, количества, цены, единицы измерения и подтверждённые даты поставки) к единой внутренней схеме.

5. Получение заказа на покупку: агент-оркестратор получает соответствующий заказ на покупку из SAP через коннектор SAP, используя номер заказа на покупку в качестве идентификатора.

6. Сопоставление и проверка: Модуль сопоставления сравнивает подтверждение с заказом на покупку построчно — по количеству, ценам, датам и другим настроенным полям. Затем агент применяет соответствующие критерии организации, которые могут включать требования точного соответствия, бизнес-определения допустимости или комбинацию обоих, чтобы определить, может ли заказ быть подтвержден автоматически.

7. Автоматическое подтверждение: когда подтверждение соответствует допустимости, агент подтверждает порядок и записывает результат в SAP автоматически без участия человека.

8. Эскалация исключений: при обнаружении несоответствия агент передается специалисту по закупкам через Microsoft Teams. Агент предоставляет подтверждение, заказ на покупку и конкретные различия, чтобы пользователь смог быстро устранить исключение.

9. Ведение журнала и аудит: Microsoft Dataverse записывает каждый результат, независимо от того, является ли подтверждение или эскалация, и предоставляет единый путь аудита и уровень отслеживания исключений для создания отчетов и непрерывного улучшения.

Components

Эти службы и технологии получают подтверждения заказов, извлекают данные подтверждения, сопоставляют их с заказами на покупку в SAP, подтверждают соответствующие заказы и отслеживают исключения.

Component	Роль в архитектуре
Copilot Studio	Размещает мультиагентную систему. Агент-оркестратор координирует специализированного агента извлечения и агента сопоставления, управляет правилами допустимых отклонений и принимает решение: выполнить автономное подтверждение или передать задачу на рассмотрение человеку.
SAP ERP	Служит основной системой учёта для заказов на закупку. Агенты получают данные заказов на поставку и передают обратно подтверждённые заказы через коннектор SAP.
Облачные потоки Power Automate	Обнаружьте новые подтверждения в каналах приема и запустите сеть агентов. Коннекторы обеспечивают точки интеграции с источниками электронной почты или EDI, а также с SAP.
Dataverse	Используется как источник достоверных данных для подтверждения входящих заказов и обеспечивает оркестрацию на основе статуса. Обеспечивает уровень, отвечающий за хранение состояния, ведение журнала аудита и отслеживание исключений, формируя единый журнал всех подтверждений и эскалаций для отчетности и контроля.
Microsoft Teams	Предоставляет специалистам по закупкам эскалации и уведомления об исключениях, показывая подтверждение, заказ на покупку и конкретные расхождения для быстрого устранения.
Microsoft Entra ID	Обеспечивает управление идентификацией и доступом, включая служебные учетные записи с минимально необходимыми привилегиями для операций чтения и записи, выполняемых агентами при работе с SAP и Dataverse.

Подробности сценария

Этот вариант использования основан на корпоративном подходе к созданию надежного, автоматизированного и аудита процесса подтверждения заказов поставщиков в системе ERP при минимизации усилий вручную.

Бизнес-задача

Организации, закупающие товары в больших объёмах, получают большое количество подтверждений заказов от поставщиков. Традиционно значительная часть таких подтверждений проверяется и вручную вводится в систему: сотрудники отдела закупок открывают каждое подтверждение, находят соответствующий заказ на поставку в SAP и вручную сравнивают количества, цены и даты.

Этот процесс вручную является медленным, дорогостоящим и подверженным ошибкам. Она плохо масштабируется с ростом, связывает квалифицированных сотрудников закупок с повторяющейся проверкой, а не обработкой исключений, и затрудняет применение правил соответствия и терпимости последовательно в разных регионах и форматах поставщиков.

Solution

Реализуйте архитектуру с несколькими агентами в Copilot Studio, которая автоматизирует обработку подтверждения заказа на покупку. Решение использует специализированные агенты для извлечения данных подтверждения, получения заказов на покупку из SAP, применения бизнес-критериев соответствия и определения того, могут ли подтверждения быть подтверждены автоматически или требовать проверки человека.

Архитектура объединяет оркестрацию агентов, интеграцию SAP, Power Automate облачные потоки и отслеживание на основе Dataverse для создания надежного и проверяемого процесса. Специалисты по закупкам сосредоточены на исключениях, а обычные подтверждения обрабатываются автоматически.

Ключевые возможности:

• Автоматизация приема и обработки подтверждения.
• Нормализуйте подтверждения от поставщиков во всех форматах.
• Проверяйте подтверждения по заказам на покупку, применяя организационные критерии сопоставления, такие как требования точного совпадения или настраиваемые допуски.
• Эскалация исключений специалистам по закупкам.
• Сохраняйте журнал аудита для целей управления и отчетности.

Результат. С помощью этого шаблона организация может переместить большинство подтверждений заказов от ручной обработки к прямой обработке, что позволяет специалистам закупок сосредоточиться на исключениях, а не на обычной проверке. Этот подход обеспечивает многократно используемый план для других высокопроизводительных процессов, управляемых документом, в таких доменах, как финансы и продажи.

Рекомендации

Эти соображения реализуют основы Power Platform Well-Architected — набора руководящих принципов, повышающих качество рабочей нагрузки. Дополнительные сведения см. в статье Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

• Изоляция ошибок: Обрабатывайте сбои извлечения, ошибки сопоставления и проблемы интеграции с SAP отдельно, чтобы один сбой при обработке подтверждения не блокировал остальную часть пакета.

• Идемпотентная обработка: Используйте номер заказа на поставку и идентификатор подтверждения, чтобы обнаруживать и пропускать дубликаты, предотвращая повторные подтверждения при повторной доставке сообщения.

• Резервные механизмы: направляйте подтверждения, которые не удается обработать автоматически, в очередь исключений для обработки сотрудником, чтобы ни одно подтверждение не было потеряно.

• Ведение журнала с двумя слоями: запись результатов в Dataverse и отправка дополнительного уведомления о сбое, поэтому исключения остаются видимыми, даже если шаг ведения журнала завершается сбоем.

Security

• Контроль доступа: ограничьте доступ к каналам приёма данных, таблицам Dataverse и учетной записи службы SAP только для авторизованных субъектов.

• Принцип наименьших привилегий: предоставьте агентам доступ на чтение заказов на закупку и доступ на запись только для тех операций подтверждения заказа, которые им необходимы.

• Защита данных: безопасно обрабатывайте данные подтверждений, которые могут включать коммерчески чувствительную информацию о ценах, и защищайте конфиденциальные поля при передаче и хранении.

• Соответствие требованиям. Выравнивание правил проверки и аудита с учетом требований к финансовому контролю организации и требованиям к хранению записей.

Операционная эффективность

• Стандартизация: нормализация различных форматов подтверждения поставщика в одну внутреннюю схему для обеспечения простой и согласованной логики сопоставления.

• Документация: Ведите регламенты для распространенных типов исключений, проблем с форматами данных от поставщиков и изменений конфигурации SAP. Задокументируйте критерии сопоставления, включая любые требования к точному совпадению, допустимые отклонения и условия эскалации.

• Процесс поддержки. Обучение групп поддержки закупок и ИТ-специалистов для интерпретации журнала выполнения агента, диагностики сбоев и выполнения ручного восстановления.

• Управление изменениями: Проверяйте изменения в процессах извлечения, сопоставления и SAP-сопоставления в непродуктивной среде перед выпуском и используйте систему контроля версий для определений агента и потока.

Эффективность работы

• Пропускная способность: рассчитывайте решение с учетом больших ежедневных объемов и обрабатывайте подтверждения параллельно там, где это позволяют коннекторы.

• Оптимизация: кэшируют часто используемые справочные данные, такие как поиск поставщиков и заказов на покупку, чтобы избежать избыточных запросов SAP.

• Ограничение пропускной способности соединителей: учитывайте ограничения платформы и соединителя SAP и внедрите постановку в очередь через Dataverse для пиковых нагрузок.

• Масштабируемость. Расширение одного шаблона оркестратора до новых доменов и типов документов без изменения основного потока сопоставления.

Оптимизация взаимодействия

• Самообслуживание: Позволяет специалистам по закупкам напрямую устранять проблемы и повторно обрабатывать эскалированные подтверждения без зависимости от ИТ.

• Прозрачность: отображение состояния обработки и очередей исключений через Dataverse с аналитикой в Power BI для отчетности по тенденциям и производительности.

• Четко оформляйте эскалации: представляйте каждую эскалацию в виде структурированной сводки: подтверждение, заказ на закупку, конкретные различия и рекомендуемое действие.

• Целевой уровень обслуживания: задайте целевой показатель сквозной автоматизации, например автоматическое подтверждение большинства подтверждений, и отслеживайте его выполнение.

Ответственный подход к использованию ИИ

• Надежность и безопасность: непрерывно отслеживайте результаты работы агента на предмет точности и предусмотрите участие человека в проверке аномалий и нештатных ситуаций, прежде чем они повлияют на ERP-систему.

• Конфиденциальность и безопасность. Убедитесь, что процесс обработки данных агентов соответствует применимым политикам конфиденциальности и обработки данных.

• Прозрачность: Обеспечьте прослеживаемость решений агента, а журналы сделайте доступными для аудита каждого подтверждения и каждой эскалации.

• Ответственность: Используйте проверку с участием человека, чтобы ответственность за исключения и нестандартные ситуации оставалась за командой по закупкам.

Соавторы

Ведение этой статьи осуществляет Microsoft. Следующие авторы написали эту статью.

Основные авторы:

• Петрос Фелескурас, старший менеджер по программам

Связанные ресурсы

• Документация по соединителю SAP ERP
• Общие сведения о справочнике по соединителю
• Документация по Power Platform и SAP