Представления и функции "Моего расписания"
Обновлено: Февраль 2009 г.
Последнее изменение раздела: 2009-01-29
Компоненты, обеспечивающие отслеживание использования ресурсов, доступны до момента входа пользователя и отправки расписания на утверждение. Внешний вид расписания зависит от его типа и критериев, выбранных пользователем в компоненте Параметры и значения по умолчанию для расписания. Участники группы могут добавлять новые строковые элементы, административное время, сверхурочные часы и неоплачиваемое время в ходе использования каждого периода расписания. Компоненты расписания позволяют гибким образом изменять рабочую неделю.
Представление "Мое расписание"
После создания расписания участником группы программа отображает представление Мое расписание для данного периода. Представление Мое расписание содержит панель инструментов, обеспечивающую доступ к компонентам, и сетку расписания, в которую заносятся сведения об использовании.
Пользователи могут настраивать новое представление или представление Мое расписание , добавляя следующие поля:
Тип затрат [ресурс]
Исправность [задача]
Структура декомпозиции ресурсов [ресурс]
Имя группы [ресурс]
Или любое другое пользовательское поле назначения
Эти поля расположены справа от повременных данных в новых расписаниях. Изменения не затрагивают расписания, находящиеся в стадии выполнения.
Данные заголовка расписания
Пользователи могут выбрать компонент Данные заголовка расписания на панели инструментов в раскрывающемся меню "Настройки" для отображения свойств и статуса расписания. Для непосредственного доступа к компоненту выберите команду Показать в меню, чтобы скрыть или отобразить пиктограмму Данные заголовка расписания на панели инструментов.
В компоненте Заголовок расписания отображаются следующие подробные данные и поля состояния:
Название По умолчанию после создания расписание носит имя Мое расписание. Для изменения имени и добавления Комментариев в соответствующее поле следует открыть элемент Данные заголовка расписания.
Период. Даты начала и окончания периода расписания для сбора данных об использовании.
Состояние. Текущее состояние расписания. Доступны следующие значения состояния: Выполняется, Заменяющее, Отправлено и Обработка. Состояние Обработка отображается при выполнении действий с расписанием.
Использованный отпуск с начала года. После начального сохранения отпуска в расписании пользователь может просмотреть накопленное время отпуска и выполнять планирование на год в элементе Данные заголовкарасписания.
Использованный отпуск по болезни с начала года. После начального сохранения отпуска по болезни в расписании пользователь может просмотреть накопленное время отпуска по болезни и выполнить планирование на год в элементе Данные заголовка расписания.
Владелец. Пользователь, время работы которого отслеживается в настоящий момент.
Автор. Пользователь, который создал указанное расписание. В этом поле может отображаться автор заменяющего расписания.
Отправить. Управляющий расписаниями, которому расписание будет отправлено для утверждения.
Последний проверяющий. Лицо, последний раз проверявшее расписание при утверждении. Возможна настройка нескольких уровней утверждения.
Пиктограммы Предыдущий и последующий период. Используются для перехода к предыдущему или следующему Периоду расписания.
Добавление строк
Расписания могут создаваться с административным временем, а также со списком текущих проектов или назначений задач. Также возможны ситуации, в которых автору расписания потребуется добавить строки, уже входящие в список. Например, для работы над заданием следующего периода времени становится доступным определенный ресурс или возникает необходимость в новом элементе или незапланированной задаче, которая не входит в назначение или в административную категорию времени.
Команда Добавить строки находится в меню Действия и на панели инструментов. Для добавления назначений или новых строковых элементов расписания используются следующие параметры:
Выберите назначение из числа существующих. В этом разделе перечисляются все назначения участника группы по проектам. Если назначение существует в расписании, а пользователь пытается добавить такое же назначение без выбора уникальной классификации, появляется следующее предупреждение: Строка расписания не добавлена, так как она уже существует. Cерверное средство составления расписаний распознает назначение как повторяющееся и не разрешает его добавление в расписание.
Введите имя для новых строк расписания. Этот параметр допускает существование непроверенных строковых элементов расписания. Параметр может быть невидим, так как он управляется Политикой расписания. Эта функция позволяет участнику группы вводить новые элементы, относящиеся к выполненной работе, которая не входила в список доступных назначений для участника. Имя проекта для нового элемента помечается в расписании как Не проверено и не обновляется как назначение в плане. При увеличении количества новых строковых элементов менеджеры проектов могут добавить эти элементы к планам на будущее или создать новые стандартные административные категории для отчетов об исключениях.
Выберите классификацию строк. Этот необязательный элемент относится к непроверенным строковым элементам расписания. Пользователь выбирает классификацию для нового элемента из раскрывающегося списка.
Комментарий Поле комментария используется для добавления дополнительной информации. Это же поле для строкового элемента находится в представлении расписания.
После добавления существующих назначений или новых элементов пользователь нажимает кнопку ОК для возврата к области ввода времени использования. Пользователь не может вводить время в поле строкового элемента Запланировано, так как планируемое время может вводиться только в диалоговом окне "Запланировать административное время" или через план проекта.
Удаление строк
Расписание предоставляет функцию Удалить строки. Команда Удалить строки находится в меню Действияи на панели инструментов и становится доступной после того, как пользователь выберет строковой элемент, назначение или административное время. При удалении строкового элемента он удаляется только из данного экземпляра расписания.
Замена фактического значения запланированным
Расписание участников группы, которые редко сообщают о ходе выполнения задач, зачастую рассматривается как единая точка ввода хода выполнения и отработанного времени. В то же время этим пользователям предоставляется расписание, которое содержит не фактическое время работы, а только запланированное. Если работа над назначением завершена по плану или почти по плану, то участник может воспользоваться функцией Заменить фактическое значение запланированным для обновления фактической работы над задачей в расписании. Это позволит участнику группы вносить только незначительные изменения перед отправкой расписания на утверждение.
Для Замены фактического значения запланированным пользователю необходимо выполнить следующие действия:
Щелкните команду Добавить строки для включения задачи в расписание.
Установите флажок слева для выбора строки назначения задачи.
Выберите команду Заменить фактические значения запланированными в меню Действия.
Программа отображает предупреждение о том, что запланированное время автоматически заменит время, введенное для текущего элемента.
Фактическое время теперь отражает время работы, которое изначально отображалось в представлении Центр задач для данного назначения.
Импорт сведений о ходе выполнения
Для пользователей, создающих расписание до сообщения о работе на странице "Мои задачи", работу над задачами можно синхронизировать с помощью функции "Импорт сведений о ходе выполнения". Это позволит избежать ввода фактического времени для назначений вручную. Подобная операция выполняется отдельно для каждого из заданий, выбранных из расписания участником группы.
Функция Импорт сведений о ходе выполнения отличается от функции Заменить фактические значения запланированными. Функция Заменить фактические значения запланированными обновляет работу, определенную в плане проекта, а функция Импорт сведений о ходе выполнения учитывает значение, введенное в поле центра задач Ход выполнения, и импортирует его.
Для Импорта сведений о ходе выполнения со страницы "Мои задачи" в расписание необходимо выполнить следующие действия:
Выбрать строку назначения задачи, установив флажок справа.
Выбрать команду Импорт сведений о ходе выполнения в меню "Действия".
Если сведения о выполнении задачи вводятся на странице "Мои задачи", то пользователь может использовать команду Импорт сведений о ходе выполнения для автоматического добавления страницы "Мои задачи" в расписание. Если страница "Мои задачи" не будет добавлена, то пользователь будет сохранять дублирующие записи хода выполнения. Страница "Мои задачи" является единственным местом для отправки сведений о ходе выполнения задачи в Project Manager с целью обновления плана проекта.
На странице Мои задачи существует похожая функция Импорт расписания. При использовании страницы Мои задачи или функций расписания функция Импорт расписания на странице Мои задачи устраняет необходимость в переключении между веб-страницами для просмотра введенных значений и их ввода на другой странице.
Office Project Server 2007 всегда предоставляет пользователям функции синхронизации, которые являются "комплексными" событиями. Это означает, что участник команды смоделирует синхронизацию и увидит результаты этого действия на той же странице.
Переключение сверхурочных трудозатрат
Расчет сверхурочных трудозатрат также способствует подсчету времени за определенный период.
Поле Сверхурочные трудозатраты не отображается в расписании по умолчанию. Для отображения поля Сверхурочные трудозатраты необходимо выбрать команду Показать или скрыть сверхурочные трудозатраты из меню Действия.
Для задач с введенным сверхурочным временем пользователи могут обновить назначение сведениями об общем ходе выполнения на странице Мои задачи при импорте расписаний. При выполнении обновлений поле Фактические сверхурочные трудозатраты отражает время выполнения назначения, оплачиваемое по сверхурочной ставке, и общий объем готовой работы. Например, 8 часов отображаются как обычное рабочее время, а 2 часа − как фактические сверхурочные трудозатраты. В сумме это дает 10 рабочих часов, 2 из которых оплачиваются по сверхурочной ставке.
Переключение неоплачиваемых трудозатрат
Время, введенное по ресурсам за определенный период, связывается с затратами. Например, участники команды накопили время отпуска, которое оплачивается компанией. Это время рассматривается как предыдущие расходы и вызывает оплачиваемые затраты для компании.
Некоторые отслеживаемые элементы и назначения считаются Неоплачиваемыми. Критерии отнесения к этой категории различаются в зависимости от требований компании. Примерами Неоплачиваемых трудозатрат могут служит рецензии производительности, время собеседований, время волонтерских работ, финансируемых компанией, и бесплатные юридические услуги. Неоплачиваемые события также могут происходить в рабочее время. Например, участник команды может в рабочее время присутствовать на конференции. После завершения работы возможно проведение общественных мероприятий. Сверхурочные неоплачиваемые трудозатраты − это неоплачиваемые действия, выполняемые вне рабочего времени.
При отчете о рабочем времени за определенный период пользователи могут выбрать команду Показать или скрыть неоплачиваемые трудозатраты в меню Действия для включения или удаления Неоплачиваемых и Сверхурочных неоплачиваемых трудозатрат в расписании.
Неоплачиваемые и Сверхурочные неоплачиваемые трудозатраты не импортируются на страницу Мои задачи и, соответственно, не приводят к обновлению плана проекта. Данные значения времени учитываются в расписании, но не рассматриваются как фактическая или оплачиваемая работа.
Удаление расписания
Запись каждого созданного расписания хранится в таблице MSP_Timesheet базы данных ProjectServer_Published. Введенные значения времени хранятся в таблице MSP_Timesheet_Actuals.
В некоторых ситуациях необходимо удаление расписания. Например, участник команды мог выбрать неверное расписание или ввести время для неверного периода. Функция Удалить расписание расположена в меню Действия.
После удаления расписания в очередь отправляется сообщение о начале процесса удаления. Записи расписания удаляются из таблицы MSP_Timesheet. Введенные значения времени удаляются из таблицы MSP_Timesheet_Actuals. Пользователь возвращается к списку Список расписаний, в котором для периода удаляемого расписания отображается состояние Обработка. После нажатия кнопки Обновить или при переходе на другую страницу в списке расписаний расписанию назначается состояние Еще не создано, после чего участник группы может повторно создать расписание.
Отзыв расписания
При обнаружении несогласованностей пользователям может потребоваться внести изменения после ввода и отправки сведений о времени управляющему расписаниями. В это время расписание уже будет находиться на утверждении у управляющего или следующего администратора. Функция Отзыв расписания в меню Действия позволяет пользователю вернуть расписание, исправить несоответствия и повторно отправить расписание на утверждение.
Состояние в списке расписаний позволяет определить расписания, находящиеся на утверждении. Если установлено состояние Приемлемое, то управляющий или следующий администратор находится в процессе утверждения расписания, и его можно отозвать. Если установлено состояние Утверждено, то отзыв или удаление расписания невозможны.
При отзыве расписания, находящегося в процессе утверждения, введенные часы могут быть изменены по сравнению с начальными значениями. Это происходит в том случае, если управляющий или следующий администратор имеют Глобальное разрешение на настройку расписаний. Участникам групп следует обратить на это внимание при выполнении отзыва.
Синхронизация с Outlook
Команда Синхронизация с Outlook обновляет отслеживаемые в программе Outlook сведения о назначении задачи данными из расписания. Интеграция с Outlook подробно рассмотрена в разделах "Интеграция с Outlook".
Печать
Пользователи могут напечатать расписание с помощью функции Печать, которая находится в меню Действия или на панели инструментов. При выборе команды Печать пользователь может просмотреть записи расписания в Internet Explorer. Команда Печать также расположена в меню Internet Explorer Файл.
Экспорт в Excel
Для дальнейшего анализа и составления отчетов по данным расписания вне веб-клиента Project пользователи могут воспользоваться функцией Экспорт в Excel. Эта функция позволяет экспортировать в рабочую книгу Excel поля Имя проекта, Имя задачи, Комментарии, Категория оплаты, Состояние утверждения и записи времени. Эта операция выполняется отдельно для каждого расписания.
Поддерживаются версии Excel Office 2003 и выше.
Страница списка расписаний
Участник может включить категорию Административное время или обратиться к значению Всего часов для предыдущего расписания. Вместо того чтобы каждый раз щелкать элемент Мое расписание, для этого можно воспользоваться командой Предыдущая страница в меню Переход. Это действие возвращает пользователя на страницу Мое расписание.
Загрузить эту книгу
Для упрощения чтения и печати этот раздел включен в следующую загружаемую книгу:
См. полный список доступных книг на веб-сайте Загружаемые книги для Office Project Server 2007.