Схема управления документами
Содержание:
Подготовка к работе
Создание типов контента
Создание библиотек документов
Связывание типов контента с библиотеками документов
Добавление контента в библиотеки документов
Управление разрешениями контента
Функции управления документами в Microsoft Office SharePoint Server 2007 позволяют контролировать жизненный цикл документов организации, включая создание, пересмотр и использование, место хранения и окончательное удаление или архивацию. Хорошо проработанная система управления документами:
Логично организует контент.
Упрощает стандартизацию создания и представления контента в организации.
Упрощает поиск и настройку общего доступа пользователей к документам.
Упрощает управление содержимым.
В этой схеме есть ссылки на веб-статьи, технические документы, курсы обучения, записи в блогах и средства, которые помогут при реализации функций управления документами сайта на основе Office SharePoint Server 2007.
На этой странице ресурсы представлены в той последовательности, в которой нужно внедрять функции управления документами на сайте:
Создание типов контента.
Создание библиотек документов.
Связывание типов контента с библиотеками документов.
Добавление контента.
Помимо ресурсов, представленных на странице, следующая схема позволяет ознакомиться с другими функциями, дополняющими решение управления документами:
Стратегический план по рабочим процессам
Рабочие процессы внедряют бизнес-процессы для работы с документами Office SharePoint Server 2007. Информацию о создании и внедрении рабочих процессов см. в схеме.
Схема сайтов и дочерних сайтов
Информационная инфраструктура внедряется в виде набора библиотек документов, распределенных по сайтам и дочерним сайтам. Информацию о внедрении структуры сайта можно получить по ссылкам из этой схемы:
-
На этой странице схемы есть ссылки на веб-статьи, технические документы, курсы обучения, записи в блогах и средства, которые помогут при реализации функций управления записями Office SharePoint Server 2007.
Подготовка к работе
Перед тем, как внедрять на сайте SharePoint функции управления документами, нужно прочесть следующие обзоры, в которых описаны возможности управления документами в Office SharePoint Server 2007 и параметры настройки, которые могут использовать архитекторы, конструкторы, создатели и разработчики:
Блог по управлению записями Майкрософт: функции политики управления сведениями
Шаблоны библиотек, доступные в Microsoft Office SharePoint Server 2007
Технический документ. Информационная архитектура в Office SharePoint Server
Шаблоны списков, доступные в Microsoft Office SharePoint Server 2007
Основные сведения о конвертерах документов (для разработчиков)
Основные сведения об области сведений о документе (для разработчиков)
Основные сведени о политике управления сведениями (для разработчиков)
Основные сведения об управлении правами на доступ к данным в Windows SharePoint Services (для разработчиков)
Введение в типы контента (для разработчиков)
Создание типов контента
Типы контента позволяют централизованно и повторяемо управлять метаданными и поведением типа документа или элемента списка. Тщательно разработанный набор типов контента помогает создавать единообразные документы предприятия и применять к ним бизнес-правила, например, указывать, как утверждать публикацию типа документа и как проверять действия с документом.
Чтобы создать эффективные типы контента:
Выберите набор метаданных, которые будут использоваться для типов контента. Для каждого уникального свойства метаданных создайте столбец в Коллекции столбцов сайта. Централизация определений столбцов помогает обеспечить единообразие метаданных сайта.
Определите иерархию типов контента.
Добавьте к каждому типу контента столбцы.
Добавьте политики управления сведениями для каждого типа контента. Можно либо указать глобальный набор политик, либо добавить их непосредственно к типам контента.
Свяжите рабочие процессы с типами контента.
Для типов контента "документ" добавьте выбранные по умолчанию шаблоны документов каждого типа.
Сведения о способах создания типов контента см. в следующих ресурсах:
Технический документ: управление корпоративными метаданными с помощью типов содержимого
Типы контента "узел" и "список" (для разработчиков)
Область типа контента (для разработчиков)
Производные типы контента (для разработчиков)
Управление изменениями типов контента (для разработчиков)
Управление доступом к типам контента (для разработчиков)
Определение столбцов
Столбцы семейства сайтов определяются в Семействе столбцов сайта сайта верхнего уровня в семействе. Информацию о технике определения столбцов см. в следующих ресурсах:
Практическое руководство. Добавление столбца к сайту (для разработчиков)
Обновление столбцов сайта (для разработчиков)
Обновление типов контента (для разработчиков)
Обновление дочерних типов контента (для разработчиков)
Удаление типов контента (для разработчиков)
Добавление метаданных
К типу контента можно добавить метаданные, вставив столбцы из Семейства столбцов сайтаили создав новые столбцы непосредственно в определении типа контента. Информацию о технике настройки метаданных в типе контента см. в следующих ресурсах:
Добавление столбцов в типах контента к списками (для разработчиков)
Практическое руководство: добавление ссылки на столбец в тип контента (для разработчиков)
CНастраиваемые сведения в типах контента (для разработчиков)
Добавление политик управления сведениями
Политика управления сведениями — это набор правил для отдельного типа контента. Каждое правило политики является компонентом политики. Например, компонент политики управления сведениями может определять период времени, в течение которого следует хранить тип контента или выполнять проверку документа. Политики управления сведениями настраиваются в семействе Политики семейства сайтов, а затем применяются к типам контента, или настраиваются непосредственно в определении типа контента.
Информацию о технике определения политик управления сведениями см. в следующих ресурсах:
Создание политики управления сведениями для семейства сайтов
Применение политик управления сведениями к нескольким семействам сайтов
Настройка политик управления сведениями для списка, библиотеки или типа контента списка
Образец кода: аудит на уровне элементов (для разработчиков)
Политики сведений в типах контента (для разработчиков)
Выбор области и обновление политик сведений (для разработчиков)
Связывание рабочих процессов
Связав рабочий процесс с типом контента, можно будет его использовать с любым элементом того же типа. Информацию о технике связывания рабочего процесса с типом контента см. в следующих ресурсах:
Примечание
Кроме того, рабочий процесс можно непосредственно связать с библиотекой документов. При этом его можно будет использовать с элементами любого типа, который есть в библиотеке.
Сведения о создании и внедрении рабочих процессов см. в разделе Стратегический план по рабочим процессам.
Создание библиотек документов
Библиотеки документов — это части сайта, где пользователь может создавать, собирать, обновлять документы и управлять ими. Библиотеки документов создаются и внедряются для управления хранилищем контента и создания информационной архитектуры, соответствующей требованиям сайта. Информацию о технике создания библиотек документов см. в следующих ресурсах:
Включение и настройка управления версиями для списка и библиотеки
Управление разрешениями для списка, библиотеки, папки, документа или элемента списка
Применение управления правами на доступ к данным к списку или библиотеке
Связывание типов контента с библиотеками документов.
С библиотекой документов можно связать несколько типов контента. При этом указывается, что в библиотеке могут быть элементы этого типа контента, и что команда Создать позволяет пользователям создавать новые элементы этого типа. Информацию о технике связывания типа контента с библиотекой документов см. в следующих ресурсах:
Включение поддержки нескольких типов контента в списке или библиотеке
Добавление существующего типа контента в список или библиотеку
Добавление контента в библиотеки документов
Информацию о технике добавления контента в одну или несколько библиотек документов см. в следующих ресурсах:
Управление разрешениями контента
Информацию о технике контроля доступа к контенту сайта см. в следующих ресурсах:
Управление разрешениями для списка, библиотеки, папки, документа или элемента списка
Общие сведения об управлении правами на доступ к данным в Windows SharePoint Services
Загрузите эту книгу
Этот раздел включен в следующую загружаемую книгу для более легкого чтения и печати:
Полный список загружаемых книг см. в разделе Загружаемые книги для Office SharePoint Server 2007.
См. также
Понятия
Планирование управления правами на доступ к данным
Другие ресурсы
Создание или изменение панели сведений о документе из Office SharePoint Server 2007
Блог Джоэл Олесон (Joel Oleson) о SharePoint
Блог команды разработчиков продуктов и технологий SharePoint
Сообщество команды разработчиков продуктов и технологий SharePoint
Блог команды разработчиков Microsoft Enterprise Content Management (ECM)