Планирование ключевых индикаторов производительности

Содержание:

• О ключевых индикаторах производительности

• Планирование источников данных для ключевых индикаторов производительности

• Планирование ключевых индикаторов производительности в отчетах

• Планирование ключевых индикаторов производительности на панелях мониторинга

• Планирование ключевых индикаторов производительности в личном узле

• Таблицы

Ключевые индикаторы производительности — это простые графические системы показателей, которые можно использовать для соотнесения бизнес-данных с бизнес-целями.

Частью процесса планирования начального развертывания Microsoft Office SharePoint Server 2007 должно быть понимание источников данных, используемых в ключевых индикаторах производительности, способа настройки этих источников данных и определения состояния индикаторов, а также способа отображения ключеных индикаторов производительности на сайтах, используемых организацией. Можно использовать эти планы при начальном планировании.

О ключевых индикаторах производительности

Ключевые индикаторы производительности — это основной способ представления бизнес-аналитики организации. Эти индикаторы также называются "индикаторами или системами показателей состояния" и используются для сопоставления бизнес-данных с бизнес-целями и отображения текущего состояния с помощью графических индикаторов, удобных для восприятия.

Например, в ключевых индикаторах производительности могут использоваться значки светофора, чтобы показать, что качество обслуживания превосходит, соответствует или не соответствует поставленным целям. Если качество обслуживания превосходит существующую цель, что выражается в процентном соотношении положительных рейтингов качества обслуживания в пределах организации, ключевые индикаторы качества обслуживания отображается зеленым значком светофора. Если качество обслуживания не соответствует минимальным целям, то ключевой индикатор качества обслуживания отображается красным значком светофора. В третьем случае индикатор отображается желтым значком светофора.

Ключевые индикаторы производительности повышают эффективность и ускоряют процесс оценки функционирования организации в сравнении с основными бизнес-целями. Без ключевых индикаторов производительности сотрудники и бизнес-менеджеры были бы вынуждены усердно собирать данные о производительности и производить оценку и сравнение этих данных с поставленными целями, тратя впоследствии время на представление этих данных в виде отдельных отчетов для лиц, ответственных за принятие деловых решений. Не имея оперативной и автоматической оценки динамических данных, сложно своевременно получать представление о состоянии дел организации. Благодаря ключевым индикаторам производительности пользователи, которым требуется получить сведения о текущей производительности, могут быстро получить нужные данные, посмотрев их в отчете, размещенном на их бизнес-сайте, или даже посмотреть соответствующие индикаторы на своих личных сайтах.

Ключевые индикаторы производительности соединены с бизнес-данными из разных источников и используют веб-части, отображающие данные списка ключевых индикаторов производительности или подробного представления об отдельном индикаторе. Эти веб-части можно добавить в отчеты на сайте центра отчетов или в другие списки и сайты.

Каждый ключевой индикатор производительности получает отдельное значение из источника данных либо из одного свойства, либо путем вычисления среднего значения для отобранных данных, и затем сравнивает это значение с предварительно выбранным значением. Поскольку значения вычисляются на основе диапазона данных, а не отображают данные в виде списка, ключевые индикаторы производительности обычно в большей степени полезны при определении производительности групп или проектов. Однако путем вычисления на основе диапазона данных для определенного человека, как например, список продаж для отдельного сотрудника, ключевые индикаторы производительности могут оценивать индивидуальную производительность.

Чтобы использовать ключевые индикаторы производительности, сначала необходимо создать список таких индикаторов. Списки ключевых индикаторов производительности создаются с помощью шаблона, который позволяет добавлять их на основе любых источников данных, описанных в следующей таблице.

Источник данных	Описание
Списки SharePoint	Данные, поступающие из списка SharePoint, куда могут входить бизнес-данные из каталога бизнес-данных или Microsoft SQL Server 2005.
Книги Microsoft Office Excel 2007	Данные, поступающие из книги Excel.
Служба SQL Server 2005 Analysis Services	Данные, поступающие из хранилищ баз данных, известных как кубы, для подключений в библиотеке подключений данных.
Данные, вводимые вручную	Данные, поступающие из статического списка, а не из исходных источников данных. Такие данные используются реже с целью проведения тестирования, предшествующего развертыванию, или время от времени, когда обычные источники данных недоступны и требуется обеспечить работу индикаторов производительности.

После создания списка ключевых индикаторов производительности создается веб-часть, связанная с этим списком. Эти ключевые индикаторы производительности отображаются в одной из следующих веб-частей:

• Веб-часть списка ключевых индикаторов производительности

• Веб-часть сведений о ключевых индикаторах производительности

В веб-части списка ключевых индикаторов производителей отображается список индикторов, соответствующих связанному списку индикаторов. В веб-части сведений о ключевых индикаторах производительности отображаются сведения о свойствах отдельного индикатора.

После создания веб-части ключевых индикаторов производительности можно развернуть эту веб-часть несколькими способами:

• В отчете страницы списка ключевых индикаторов производительности на сайте центра отчетов или на дополнительном сайте центра отчетов, или в библиотеке отчетов на другом сайте.

• На странице сводки по нескольким отчетам или на панели мониторинга.

• На сайте личной настройки.

Страница списка ключевых индикаторов произвадительности представляет собой связанную сводку и тип отчета, созданный в веб-части списка ключевых индикаторов и, возможно, в других веб-частях в зависимости от назначения отчета. При создании отчета страницы списка ключевых индикаторов производительности веб-часть списка включается по умолчанию. Тем не менее, необходимо добавить каждый ключевой индикатор из списка. Также можно выделить отдельный ключевой индикатор производительности в отчете, используя веб-часть сведений о ключевых индикаторах.

Ключевые индикаторы производительности часто используются в качестве части страницы сводки по нескольким отчетам или панели мониторинга. Панели мониторинга используют фильтрующие веб-части для фильтрации данных, отображаемых в веб-частях на основе определенных значений. Фильтрующие ключевые индикаторы производительности могут применяться динамически, что позволяет лицу, ответственному за принятие деловых решений, оперативно сравнивать производительность разных периодов времени. Панели мониторинга также могут осуществлять фильтрацию по другим свойствам.

Ключевые индикаторы производительности на панели мониторинга являются большим, чем отдельное представление данных. Ключевые индикаторы производительности вычисляются по широким категориям, таким как общее и среднее продаж, совершенных сотрудниками организации. При планировании ключевых индикаторов производительности, списков и веб-частей, используемых для их отображения, необходимо знать, как каждый ключевые индикаторы производительности будет оцениваться во время начального развертывания, и что источник данных и метод вычислений для каждого индикатора определен.

Планирование источников данных для ключевых индикаторов производительности

Каждый ключевые индикаторы производительности в списке основан на источнике данных. При планировании ключевых индикаторов производительности на сайтах также происходит планирование источников данных.

Если ключевой индикатор производительности основан на списке SharePoint, необходимо спланировать этот список, включая его свойства. Списки ключевых индикаторов производительности часто основаны на списках бизнес-данных, в которых используются столбцы, связанные с приложениями бизнес-данных. Значения для этих столбцов обновляются по мере обновления исходных данных. Необходимо планировать регистрацию таких приложений в каталоге бизнес-данных и импорт свойств, которые будут использоваться для ключевых индикаторов производительности.

Списки SharePoint, используемые ключевыми индикаторами производительности, также должны создаваться до создания соответствующих индикаторов. Включайте каждый список, необходимый для развертывания ключевых индикаторов производительности, в планирование каждого сайта в каждом семействе сайтов.

Если ключевой индикатор производительности основан на книге Office Excel 2007, убедитесь, что существуют правильные книги для отображения значимых сведений. Иногда книги плохо организованы или в них отсутствуют сведения, которые могли бы использоваться ключевыми индикаторами производительности, и это является возможностью для их улучшения. Эти улучшения помогут при просмотре тех же данных в веб-части веб-клиента Excel или при работе напрямую в окне приложения Office Excel 2007.

Данные куба службы SQL Server 2005 Analysis Services запланируйте включить в библиотеку подключений данных.

Для списков SharePoint, книг Excel и кубов службы SQL Server 2005 Analysis Services, используемых в качестве источников ключевых индикаторов производительности, необходимо учесть, где эти списки, книги и библиотеки подключений данных будут располагаться. Хорошая идея хранить это содержимое в пределах сайта, в котором оно используется. При размещении ключевых индикаторов производительности на домашней странице сайта портала имеет смысл создать список ключевых индикаторов производительности на домашней странице. При размещении ключевых индикаторов производительности в отчете на сайте центра отчетов хорошей идеей будет разместить эти списки, книги и библиотеки подключений данных ключевых индикаторов производительности в списке ключевых индикаторов производительности, а сам список — в библиотеке отчетов. При размещении ключевых индикаторов производительности на сайте личной настройки имеет смысл разместить там же источники связанных данных. На следующем рисунке показан ключевой индикатор производительности по отношению к другим источникам данных.

Можно использовать источники данных, хранимые в библиотеках документов и библиотеках подключений данных других сайтов, что будет содействовать сотрудничеству и повторному использованию ценных списков ключевых индикаторов производительности. Однако во время начального развертывания желательно хранить данные в простом и логически организованном виде. Это также упростит планирование безопасности, поскольку предполагается, что сайт и его содержимое хранятся в одном месте и не рассредоточены по семейству сайтов.

Значения, вводимые вручную, обычно используются для тестирования или имеют временное назначение, поэтому, возможно, они будут использоваться только при планировании и начальном развертывании с целью тестирования функций ключевых индикаторов производительности перед началом развертывания в полном объеме.

Несмотря на существование источника данных для каждого ключевого индикатора производительности, необходимо определиться с набором значений, которые будут использоваться при определении производительности. Необходимо обдумать, как вычислять сопоставительное значение из источника данных. Какие столбцы данных использовать? Как будет производиться вычисление значения: из общего, среднего, максимума или минимума или другими способами?

Благодаря упреждающему планированию можно избежать задержек, когда окажется, что, например, в книге Excel не содержится набор фактических данных, для которых требуется отобразить производительность в ключевых индикаторах производительности. Выполните упреждающее планирование, выберите другие источники данных, если окажется, что изначально выбранные источники не предоставляют данные, обеспечивающие полезность ключевых индикаторов производительности, и затем запишите этот план, чтобы была возможность завершить развертывание как можно оперативнее и эффективнее.

Работа с таблицей
Для записи решений о планировании ключевых индикаторов производительности используйте Таблицу бизнес-данных (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0x419) .

Планирование ключевых индикаторов производительности в отчетах

Ключевые индикаторы производительности — это общая функция отчетов сайта центра отчетов и других сайтов, содержащих библиотеки отчетов. Одним из трех основных типов отчетов является отчет страницы списка ключевых индикаторов производительности. Этот отчет включает веб-часть списка ключевых индикаторов производительности, к которому можно добавить индикаторы для определенного бизнес-процесса наряду со сводкой связанных процессов и любого связанного содержимого и веб-частей.

При планировании страниц списка ключевых индикаторов производительности сфокусируйтесь на основных бизнес-процессах для каждого семейства сайтов и объедините для связанных процессов как можно больше KPI в каждом списке. Продолжайте до тех пор, пока не будут спланированы индикаторы для каждого бизнес-процесса, связанного с основным назначением семейства сайтов. В итоге это даст определенное количество легко управляемых страниц списка ключевых индикаторов производительности, для которых можно спланировать списки ключевых индикаторов производительности и индикаторы в дополнение к спискам SharePoint, книгам Excel и кубам службы SQL Server 2005 Analysis Services, которые используются каждым индикатором.

Также потребуется определить, какие страницы списка ключевых индикаторов производительности достаточно важны, чтобы быть добавленными на домашнюю страницу сайта центра отчетов и от каких нужно создать ссылки.

Также потребуется определить, какие ключевые индикаторы производительности будут работать вместе на панелях мониторинга. Для больших семейств сайтов, обслуживающих большое число бизнес-приложений и бизнес-процессов, потребуется определить необходимость планирования нескольких страницы центра отчетов. Дополнительные сведения об отчетах см. в разделе Планирование отчетов.

Планирование ключевых индикаторов производительности на панелях мониторинга

Панели мониторинга, также известные как страницы сводок по нескольким отчетам, позволяют фильтровать веб-части на уровне страницы, чтобы в каждой веб-части отображались только отфильтрованные результаты. Это может быть полезным при создании страниц по ежемесячным или еженедельным результатам, результатам для группы или результатам, отфильтрованным по нескольким разным условиям.

Ключевые индикаторы производительности часто являются главной частью панелей мониторинга. Их нельзя подключить к каждому виду фильтра, но их можно подключить ко многим из них. Принимая решение, включать индикаторы в панель мониторинга или нет, учтите, как близко он находится к другим частям страницы. Дополнительные сведения о панелях мониторинга см. в разделе Планирование инструментальных панелей и фильтров.

Работа с таблицей
Чтобы записать ключевые индикаторы производительности, списки ключевых индикаторов производительности и источники данных, используемые для страниц панелей мониторинга и других основных сайтов, которые используют ключевые индикаторы производительности, воспользуйтесь Таблицей создания сайтов (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0x419) .

Планирование ключевых индикаторов производительности в личном узле

Ключевые индикаторы производительности обычно более полезны в отчетах и панелях мониторинга, чем в сайтах личной настройки, личных сайтах и общедоступной странице профиля, которые входят в состав каждого сайта "Мой сайт". Тем не менее, может потребоваться добавить веб-части ключевых индикаторов производительности в эти сайты.

Для сайтов личной настройки, создаваемых с помощью веб-части фильтра текущего пользователя, которую можно подключить к веб-частям на странице, ключевые индикаторы производительности не подключаются, но отображают данные по группам людей, использующих сайт личной настройки с целью дополнения подключенных и отфильтрованных веб-частей. На сайте личной настройки группы центра обработки звонков веб-часть списка ключевых индикаторов производительности, в которой отображается качество обслуживания заказчиков, средняя продолжительность телефонного разговора и количество решенных вопросов для всей группы, дополняет веб-часть веб-клиента Excel, настроенную на отображение данных для определенного представителя службы заказчика, просматривающего эту страницу.

Нельзя отфильтровать веб-часть ключевых индикаторов производительности напрямую посредством использования фильтра текущего пользователя на сайте личной настройки. Причиной этого является то, что данные ключевых индикаторов производительности часто не являются значимыми, когда они вычисляются на основе отфильтрованного подмножества исходных данных. Веб-часть, отслеживающая число продаж группы и число продаж одного сотрудника, произведет совершенно разные значения, и KPI сможет произвести оценку только одного набора значений. Поэтому отфильтровать ключевые индикаторы производительности этим способом невозможно.

Можно задать, чтобы ключевые индикаторы производительности отображались только в сайтах личной настройки, когда текущий наблюдатель входит в состав правильной аудитории. Это позволяет задавать весь список ключевых индикаторов производительности или каждый индикатор в отдельности в зависимости от области ключевых индикаторов производительности точно так же, как задаются элементы в любом списке. Если ключевой индикатор производительности представляет интерес только для некоторых пользователей, таких как пользователи, принадлежащие к одной рабочей группе, можно задать его для аудитории, определенной на включение только пользователей рабочей группы. Используя пример группы продаж, можно отобразить только результаты офиса продаж в Нью-Йорке в соотнесении с результатами офиса в Нью-Йорке.

Можно использовать веб-часть списка ключевых индикаторов производительности для отображения состояний нескольких индикаторов в пределах одной веб-части, как например, записи о продажах за последние несколько кварталов. Также можно использовать ключевой индикатор производительности, отображающий объем продаж, итоговое значение продаж и улучшения по сравнению с предыдущим кварталом в одной веб-части.

В ходе планирования может потребоваться добавить в шаблон личного сайта одну или несколько веб-частей ключевых индикаторов производительности, возможно, подключенных к заранее заполненным спискам. Это может быть целесообразным для ключевых индикаторов производительности, которые требуется отображать более четко, даже если пользователи впоследствии удалят эти индикаторы из своих личных сайтов.

Ключевые индикаторы производительности менее полезны на общедоступных страницах профиля, в которых отображаются данные о людях, а не о бизнес-процессах. Планирование начального развертывания, возможно, является не лучшим моментом для добавления ключевых индикаторов производительности к общедоступному профилю.

Рекомендуется учесть ключевые индикаторы производительности для каждого сайта личных настроек, чтобы обеспечить их соответствие назначению сайта и семейству сайтов в целом. Если семейство сайтов является сайтом группы продаж, использование ключевых индикаторов сведений о продажах в сайте личных настроек является целесообразным. Если семейство сайтов предназначено для совместной работы в пределах предприятия, потребуется задать ключевой индикатор, если они вообще включены. Если это сайт, предназначенный для сведений о трудовых ресурсах, которые не используются ни одной группой в организации для соответствия поставленным целям, но которые вместо этого просто предоставляют политики и бизнес-приложения, то использование ключевых индикаторов производительности является нецелесообразным.

Работа с таблицей
Чтобы записать ключевые индикаторы производительности, списки ключевых индикаторов производительности и источники данных, используемые в сайтах личных настроек и других настроенных сайтах, использующих ключевые индикаторы производительности, воспользуйтесь Таблицей создания сайтов (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0x419)

Таблицы

Используйте следующие таблицы для планирования ключевых индикаторов производительности:

• Таблице бизнес-данных (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0x419)

• Таблица "Создание сайтов" (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73138&clcid=0x419)