Планирование библиотеки документов (SharePoint Server 2010)
Применимо к: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010
Последнее изменение раздела: 2016-11-30
В этой статье описан процесс планирования библиотек документов и интеграции библиотек решении управления документами Microsoft SharePoint Server 2010.
Библиотеки представляют собой в приложении SharePoint Server наборы файлов с общим доступом пользователей. Большинство возможностей управления документами реализуется через библиотеки. Частью планирования управления документами должно стать определение библиотек, которые лучше всего подходят задачам организации.
Планирование библиотек
Содержание:
Определение типа библиотеки
Планирование потока контента
Доступ к библиотекам из клиентских программ Office
Лист
Определение типа библиотеки
При определении того, какие библиотеки лучше всего отвечают потребностям организации, необходимо также решить, будет ли использоваться несколько сайтов или семейство сайтов. Например, если планируется размещать публикации для внешних заказчиков, потребуется один сайт (и библиотека) для авторов и рецензий и другой сайт (возможно, в отдельной установке SharePoint Server 2010) — для публикации собственного контента.
Если планируется размещение библиотек на нескольких сайтах, возможно, потребуется также определить порядок прохождения потоков между сайтами — будут ли они обрабатываться вручную, посредством рабочих процессов или с помощью пользовательских решений.
В следующей таблице показано обычное использование библиотек в приложении.
| Библиотека | Цель |
|---|---|
Библиотека на сайте группы |
Совместная работа; простое распределение контента между узлами партнеров; управление контентом, например, контроль версий, поиск в SharePoint Server. |
Библиотека в области портала |
Контент, предназначенный для более широкой аудитории в организации; более строгие требования к рецензиям и процессам утверждения, чем в библиотеке сайта группы. |
Библиотека на сайте центра документов |
Большая библиотека, применяемая в качестве корпоративной базы знаний или исторического архива; включает возможности, помогающие пользователям при переходе, поиске и управлении большим количеством документов в многоуровневой иерархии посредством пакета специализированных веб-частей. |
Библиотека в хранилище записей |
Специализированное управление записями; каждая библиотека соответствует типу записи, например — записи о контракте, отложенном в целях юридического согласования; библиотеки с отложенными документами, сохраненными метаданными и связанными аудитами, а также данными, предназначенными только для чтения. |
Библиотека на сайте интрасети (HTML) |
Содержит веб-страницы, предназначенные для объединения в интрасети или веб-сайте интрасети; SharePoint Server поддерживает прямое изменение веб-страниц и автоматическое управление нижележащими библиотеками для каждой страницы. |
Библиотеки на сайте интрасети (гибридный тип) |
Контент, доступный для загрузки с веб-сайта; контент из библиотеки документов можно представить на сайте интрасети. |
Библиотека слайдов |
Поддерживает общий доступ, обработку и повторное использование слайдов Microsoft PowerPoint. |
В следующем примере показано применение анализа, выполненного в разделе Идентификация пользователей и анализ использования документов, при планировании организации библиотек для предприятия. В этом примере, компания Contoso Ltd. предоставляет контент заказчикам на основе маркетингового исследования. Контент создается, в основном, консультантами, работающими в удаленном режиме. В примере представлен следующий цикл действий.
Партнер оценивает деловые идеи и запрашивает предложения.
После заключения контракта руководитель проекта собирает группу консультантов и создает рабочий сайт, на котором регистрируются результаты исследования и выполняется проект.
После выполнения проекта подготовленные документы публикуются в безопасной зоне Интернета, к которой имеют доступ заказчики.
Группа составляет документы с практическими рекомендациями и учебными примерами на основе проекта.
Руководитель знаний собирает, организует и архивирует документы с практическими рекомендациями и другие материалы.
Конечные результаты, контракты и другие документы сохраняются как корпоративные записи.
Используя контент, обработанный руководителями знаний, партнеры оценивают возможности и создают новые предложения.
В следующей таблице показан анализ использования документов для данного сценария.
| Документы | Назначение | Дизайнер | Пользователи | Формат |
|---|---|---|---|---|
Деловые идеи и запросы |
Разработка нового сотрудничества с клиентом |
Ведущий сотрудник проекта |
Менеджер по продажам; ведущий сотрудник проекта |
DOC |
Предложения |
Описание предложенного сотрудничества с клиентом |
Ведущий сотрудник проекта |
Руководители проектов; участники группы проекта; заказчики |
DOC |
Контракты |
Передать на рассмотрение в консалтинговую группу |
Юрист |
Ведущий сотрудник проекта; руководитель проекта; менеджер по продажам; заказчики |
DOC |
Изучение результатов и готовых черновиков проекта |
Создание документов, связанных с сотрудничеством с клиентом |
Ведущий сотрудник проекта; участник проекта; консультант |
Редакторы; технические рецензенты |
DOC и другие типы |
Готовые документы |
Генерирование конечных результатов, возможно, с преобразованием в формат DOC |
Ведущий сотрудник проекта |
Заказчики |
|
Документы с практическими рекомендациями и учебными примерами |
Получение организационных знаний |
Участник проекта; консультант; руководитель знаний |
Все участники группы |
Различные типы |
Корпоративные записи |
Сохранение части контента, например, готовых документов, как корпоративных записей |
Все |
Руководители корпоративных записей; корпоративные юристы |
Все |
Этот анализ использования документов предполагает следующие заключения.
Ведущим сотрудникам проектов требуются библиотеки на сайтах группы, чтобы хранить деловые идеи, запросы и черновики предложений.
Юристам требуются библиотеки в области портала или на сайте централизованного управления документами для хранения шаблонов контрактов и действующих контрактов.
Ведущим сотрудникам и участникам проекта требуются библиотеки на сайтах группы для размещения результатов исследований, итоговых результатов и учебных примеров.
Заказчикам требуются библиотеки на сайте Интернета для просмотра итоговых результатов.
Всем сотрудникам предприятия требуется доступ к сайту центра документов для просмотра документов с практическими рекомендациями и учебными примерами.
Руководителям корпоративных записей и юристам требуется доступ к корпоративному репозиторию записей для обработки корпоративных записей.
На следующем рисунке показан возможный порядок распределения библиотек. Сайты расположены в трех семействах сайтов: семейство сайтов Интернета для доступа заказчика, семейство сайтов экстрасети для удаленной работы участников группы и семейство сайтов интрасети для безопасного обслуживания сайт управления записями.
.gif "Распределение библиотек по сайтам")
| Действие с таблицей |
|---|
Таблица библиотек (Возможно, на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0x419) предназначена для записи решений по планированию библиотек. Используйте эту таблицу для составления списка библиотек, требуемых для решения, а также типов документов, которые они содержат. Обратите внимание, что библиотеки могут содержать несколько типов документов. |
Планирование потока контента
Контент в решении по управлению документами, как правило, представляет собой динамические данные, перемещаемые между сайтами в соответствии с требованиями пользователей документов. Поэтому при планировании библиотек также планируйте поток контента из одной библиотеки или сайта в другие. SharePoint Server включает следующие методы перемещения контента как вручную, так и динамически.
Можно создать настраиваемые потоки, которые будут копировать или перемещать контент между сайтами или библиотеками. Рабочий процесс проводит документ через бизнес-процесс, назначая задачи участникам, когда их роль становится активной в жизненном цикле документа. Рабочий процесс может быть разработан для перемещения документа между различными сайтами и библиотеками. Дополнительные сведения о планировании рабочих процессов см. в разделе Планирование типов контента и рабочих процессов (SharePoint Server 2010).
Авторы могу копировать документы в библиотеки на любом сайте, к которому они имеют разрешения на доступ. Благодаря поддержке связи между исходным и целевым документом, его копия может, при необходимости, обновляться.
Веб-страницы и веб-сайты в целом можно поэтапно публиковать из одного сайта на другом как вручную, так и автоматически на основе расписания.
контент можно отправить на сайт управления записями с помощью интерфейса пользователя SharePoint Server, рабочего процесса или настраиваемого решения на основе объектной модели Microsoft SharePoint Foundation.
С помощью веб-папок или мест в сетевом окружении автор может копировать или перемещать контент библиотеки между библиотеками или сайтами.
Для рассматриваемого примера на следующем рисунке показано применение некоторых технологий потока контента. Обратите внимание, что к сайту портала разработки (Authoring) был добавлен сайт поэтапного Интернета (Staged Internet).
.gif "Перемещение контента между библиотеками")
Публиковать веб-страницы на сайте Интернета можно с помощью возможностей публикации.
Копировать документы на сайт центра документов можно с помощью команды "Копировать".
С помощью настраиваемого рабочего процесса документы копируются в библиотеки на сайте Интернета.
С помощью команды "Отправить в репозиторий записей" контракты отправляются в корпоративный репозиторий записей.
Доступ к библиотекам из клиентских программ Office
Диалоговые окна Открыть и Сохранить в приложении Microsoft Office профессиональный 2010 можно настроить так, чтобы сотрудники организации могли использовать библиотеки как местоположения хранилищ. Если на панель Мои адреса рядом с диалоговыми окнами Открыть и Сохранить добавить сайты, пользователи смогут с помощью одного щелчка переходить к местоположению хранения документов. Это позволит участникам группы обращаться к библиотекам с помощью функции "Сохранить" из клиентских программ Office профессиональный 2010 вместо прямого входа на сервер и загрузки документов.
Чтобы активизировать используемые сайты в диалоговых окнах Открыть и Сохранить, можно опубликовать их с помощью веб-службы. Эта служба содержит список сайтов для отдельных пользователей с учетом их ролей или участия в этих сайтах. Клиентская программа Office профессиональный 2010 может автоматически обнаруживать эти веб-службы в пользовательских сайтах SharePoint. Другие серверные продукты также поддерживают эти веб-службы и представляют их местоположение для клиентских программ Office. После выполнения этих настроек приложение Office профессиональный 2010 добавляет запись на панель "Мои адреса" и заполняет ее местоположениями, определенными веб-службой.
Также администраторы могут настроить разделы реестра, чтобы добавить отдельные сайты на панель "Мои адреса" в диалоговых окнах Открыть и Сохранить приложения Office. Разделы реестра разворачиваются с помощью групповой политики и шаблона службы каталогов Active Directory из пакета Набор ресурсов Office 2010.
Можно ограничить местоположения, используемые сотрудниками организации для сохранения, с помощью диалогового окна Сохранить приложения Office. Например, можно ограничить сохранение файлов на рабочем столе, чтобы пользователи принудительно сохраняли контент в библиотеке. В приложении Office профессиональный 2010 можно управлять разрешенным переходом пользователей для сохранения их документов и таким образом направлять их к утвержденным местоположениям. Обратите внимание, что при этом у пользователей остается возможность сохранять файлы на локальных компьютерах и в других неутвержденных местах. Существует много способов перенести файл на компьютер, а также множество мотивов, по которым пользователи будут обходить ограничения. Однако ограничивая доступ к этим местоположениям из диалогового окна Сохранить приложения Office, можно значительно снизить число участников группы, использующих неутвержденные местоположения.
Чтобы ограничить местоположения, доступные из диалогового окна Сохранить приложения Office, используйте параметры групповых политик для внесения изменений в соответствующие разделы реестра, включения этих настроек и определения утвержденных локальных, сетевых или серверных местоположений. После включения этих настроек все другие не определенные таким образом местоположения — включая стандартные ссылки на рабочий стол и сетевое окружение — будут удалены из панели "Мои адреса".
Список утвержденных местоположений может применяться к одному или нескольким приложениям Office. Например, администратор может ограничить местоположения сохранения в Microsoft Access, в то время как другие приложения Office будут разрешать сохранение в любом месте.
Лист
Для записи информации, которая обсуждалась в данной статье, используйте следующую таблицу: