Планирование терминов и наборов терминов (SharePoint Server 2010)

Статья
03/05/2017

Применимо к: SharePoint Server 2010

Последнее изменение раздела: 2016-11-30

Управляемые метаданные — это иерархически упорядоченная, централизованно управляемая совокупность терминов, которые можно определять и использовать как атрибуты элементов в Microsoft SharePoint Server 2010. Прежде чем приступать к чтению данной статьи, ознакомьтесь с понятиями, описанными в статье Общие сведения об управляемых метаданных.

Управляемые метаданные и способ их структурирования могут влиять на многие составляющие решения SharePoint Server, например на следующие.

Допустимые значения для столбцов и способ ввода пользователями этих значений.
Корпоративные ключевые слова, которые пользователи могут применять к элементам SharePoint Server 2010.
Способ отбора результатов поиска.
Маршрутизация документов.
Рабочие процессы, применяемые к элементам SharePoint Server.
Способы сортировки и фильтрации элементов SharePoint Server пользователями.
Если используются социальные теги, перечень тегов, которые пользователи могут добавлять к элементам, не являющимся элементами SharePoint Server.

Содержание:

Планирование: сейчас или потом?
Планирование управляемых метаданных
Принятие решения по наборам терминов
Принятие решения по владельцам наборов терминов
Определение групп наборов терминов
Определение наборов терминов
Рабочие таблицы планирования управляемых метаданных

Планирование: сейчас или потом?

SharePoint Server 2010 позволяет использовать управляемые метаданные, даже если прежде не определены все термины и наборы терминов. Можно начать без наборов терминов и просто предоставить пользователям возможность добавлять к элементам корпоративные ключевые слова. По мере роста объема корпоративных ключевых слов, возможно, потребуется каким-либо образом организовать их, чтобы упростить их поиск и устранение неоднозначностей. На этом этапе можно создать наборы терминов и переместить определенные ключевые слова в эти наборы. Возможно, потребуется также привести в порядок термины в новых наборах терминов, удалив слова с неправильным написанием и отметив синонимы.

Даже если выбран такой менее формальный подход к началу работы с корпоративными ключевыми словами и решено создать наборы терминов позже, следует составить себе представление о планировании и организации управляемых метаданных.

Планирование управляемых метаданных

Планирование и организация управляемых метаданных состоит из следующих этапов:

принятие решения по наборам терминов;
принятие решения по владельцу каждого набора терминов;
определение групп наборов терминов;
определение наборов терминов.

Первые три задачи обычно выполняет группа, разработчик архитектуры решения или таксономист. Четвертую задачу, определение наборов терминов, можно распределить между владельцами наборов терминов.

В разделе Рабочие таблицы планирования управляемых метаданных приведены ссылки, по которым можно загрузить электронные таблицы для записи терминов и наборов терминов.

Примечание

При реорганизации нескольких столбцов в рабочей таблице подробного планирования наборов терминов эту таблицу можно также использовать для импорта набора терминов в SharePoint Server 2010.

Эта статья содержит руководство по определению управляемых метаданных, которые будут использоваться в организации. В этой статье не рассматривается, как распределить метаданные по хранилищам терминов и где разворачивать службы, в которых будут размещаться эти хранилища. Сведения о планировании служб управляемых метаданных, например о планировании хранения управляемых ключевых слов, см. в статье Планирование использования общей терминологии и типов контента.

Принятие решения по наборам терминов

В процессе разработки решения выявляются атрибуты (метаданные), которые должны быть связаны с определенными элементами в SharePoint Server. Используя метаданные, можно также реализовать некоторые политики управления в организации. В этом разделе содержатся рекомендации по принятию решений в отношении метаданных и поясняется, какие метаданные должны быть управляемыми метаданными. Каждый элемент управляемых метаданных будет представлен набором терминов.

В первую очередь выясните, какая информация в вашем решении может быть представлена метаданными. В следующей таблице даны советы относительно того, где вероятнее всего можно найти метаданные.

Возможные метаданные	Пример
Пользовательские столбцы, связанные с документами и списками	Уровень конфиденциальности документа: общий, частный, секретный, коммерческая тайна и т. д.
В тех случаях, когда система или пользователь могут выполнять разные действия в зависимости от различных характеристик элемента, эти характеристики, возможно, являются метаданными.	Если запрос, отправляемый определенным человеком, автоматически утверждается, поле "От" можно отнести к метаданным.
То, что обычно используется для сортировки или фильтрации элементов.	Если ожидается, что пользователи будут фильтровать элементы по этапу работы, с которым связан элемент, свойство "Этап" можно отнести к метаданным.
Слова или фразы, которыми пользователи, возможно, будут помечать элементы.	Название объекта на изображении, например "Эмблема компании" или "Значок продукта (название)".
Столбцы "Вариант" или "Подстановка" на имеющемся сайте SharePoint Server.

Не всякие метаданные — управляемые метаданные, то есть набор терминов. Следующая таблица поясняет какие из выявленных метаданных, возможно, будут управляемыми метаданными. Если не ясно, создавать ли набор терминов для элемента метаданных, пожалуй, не стоит его создавать. Лучше отслеживать ключевые слова, которые пользователи добавляют к элементам, и создавать набор терминов при наличии нескольких ключевых слов, которые смогут составить набор терминов.

Возможные метаданные	Вероятно, станут управляемыми метаданными?
Это что-либо из того, для чего пользователь будет выбирать значение из допустимых значений.	Да
Данные, которые, скорее всего, будут использоваться неоднократно.	Да
Набор допустимых значений, который можно упорядочить иерархически.	Да
Синонимы и сокращения, которые нужно сгруппировать.	Да
Сведения, используемые на одном языке, которые могут быть отображены на других языках.	Да
Данные, представленные встроенным столбцом (например, "Дата последнего изменения").	Нет
Данные с неограниченным числом допустимых значений.	Нет
Различные допустимые значения в разных размещениях, где они используются (например, различные значения атрибута "Версия" в зависимости от того, на сайте какой рабочей группы продукта отображается элемент).	Нет (или если они представляют управляемые метаданные, они могут планироваться и управляться на уровне сайта).
Допустимые значения только "да" и "нет".	Нет

Запишите наборы терминов в рабочую таблицу планирования наборов терминов и к каждому из них добавьте краткое описание.

Принятие решения по владельцам наборов терминов

Для каждого набора терминов нужно определить владельца. Владелец затем будет определять термины в наборе терминов.

Если набор терминов будет использоваться во всей организации или если термины в наборе терминов будут строго контролироваться, по всей вероятности уже есть группа, которая управляет информацией. Эта группа, возможно, и будет управлять набором терминов. Если информация не находится под строгим контролем, возможно, придется выбрать сотрудника, ответственного за набор терминов, который будет периодически корректировать термины.

Запишите владельца каждого набора терминов в рабочую таблицу планирования.

Определение групп наборов терминов.

Группа набора терминов — это защищенная область. Только пользователи, назначенные как участники группы, могут управлять наборами терминов в группе и создавать новые наборы терминов. При этом просмотр наборов терминов обычно доступен всем пользователям. Сведения о том, как запретить просмотр набора терминов определенным пользователям, см. в статье Планирование использования общей терминологии и типов контента.

Распределите наборы терминов по группам исходя из того, какие пользователи должны иметь возможность управлять наборами терминов. Если один человек выбран владельцем 25 наборов терминов, вероятно, эти 25 наборов терминов будут входить в одну группу. Если разные люди владеют каждый своим набором терминов, но состоят в одном отделе, это тоже может быть достаточным основанием объединить эти наборы терминов в группу. Как правило, группы создаются на основе структуры организации, и организации назначают руководителя для группы набора терминов. Руководитель группы набора терминов затем может назначать сотрудников на роль участника, и эти сотрудники могут управлять наборами терминов, владельцами которых они являются.

Если некоторые наборы терминов должны быть недоступны для просмотра некоторым пользователям, присвойте эти наборы терминов к отдельным группам. Например, если пять наборов терминов должны отображаться только для сотрудников юридического отдела, создайте новую группу терминов и включите в нее только эти наборы. Кроме того, можно создать разные экземпляры службы управляемых метаданных для общедоступных и личных групп, как описано в статье Планирование использования общей терминологии и типов контента.

Определение наборов терминов

На этом этапе владелец каждого набора терминов уже определен. Дальше владельцы могут продолжать процесс, чтобы определить свои наборы терминов.

Для определения набора терминов необходимо ответить на следующие вопросы.

Какие термины входят в этот набор терминов?
Как должны быть организованы термины?
Кому следует разрешить добавлять термины в набор терминов?

Пользуясь рекомендациями в следующих разделах, определите и организуйте термины, а также решите, будет ли этот набор терминов открытым или закрытым. Запишите наборы терминов и их описания в рабочую таблицу подробного планирования наборов терминов.

Примите решения по терминам

Примите решения по терминам в наборе терминов. Если допустимо, чтобы несколько терминов означали одно и то же понятие (например, один и тот же продукт может иметь два разных названия: "АБВ, версия 2" и "АБВ-2") включите оба термина. Обозначьте один термин как основной и укажите, что второй термин — это синоним первого термина.

Организуйте термины

Главный принцип организации для набора терминов — простота навигации. Пользователям придется часто обращаться к набору терминов за одним термином. Поэтому следует организовать набор терминов так, чтобы пользователям было легко находить нужный термин без долгого прокручивания списка. Это предполагает наличие иерархической структуры.

Примечание

Поскольку для набора терминов можно задать настраиваемый порядок сортировки (например, термин "пятница" может идти после термина "четверг", хотя это не соответствует алфавитному порядку), нет необходимости заботиться о порядке терминов в списке.

Термины можно располагать не более чем на семи уровнях вложения. Поскольку термин можно объявить "нетегируемым" (то есть этот термин пользователь не может выбирать), есть определенная гибкость в организации иерархии, как показано в примерах, приведенных в рабочих таблицах.

Следующие рекомендации помогут выбрать структуру набора терминов.

В хорошо продуманном домене должна быть, по всей видимости, стандартизированная организация. Например, термины в наборе терминов, где собраны офисы продаж, могут быть организованы в географическую иерархию. Терминами первого уровня могут считаться континенты. Тогда терминами второго уровня будут страны. Термины третьего уровня будут области каждой страны. Терминами четвертого уровня станут города, в которых расположены офисы. Поскольку это набор терминов, обозначающих офисы продаж, только термины четвертого уровня будут тегируемыми.
Существуют ли уже в вашей компании известные способы организации информации? Например, соответствует ли структура общей папки способу организации информации у большинства сотрудников? Насколько структура навигации портала интрасети пригодна для поиска информации? К этим примерам структурирования информации на данный момент можно обратиться, организуя набор терминов.

Примечание

Подумайте хорошенько, прежде чем использовать внутреннюю структуру вашей организации в качестве образца для упорядочения набора терминов. Если в компании через неделю начнется реорганизация, не придется ли точно так же реорганизовать набор терминов? Стоят ли преимущества затрачиваемых усилий?
Если термины в наборе терминов представляют собой просто список, который не ясно, как организовать, можно просто отсортировать его по алфавиту. Пусть буквы алфавита будут терминами первого уровня, а сами термины — терминами второго уровня. Если набор терминов слишком обширный для такой структуры, можно создать второй уровень организации по алфавиту (например, "АА — АЖ", "АЗ — АО", "АП — АЦ" и "АЧ — АЯ"), а на третий уровень поместить сами термины. Термины на уровнях, предназначенных только для сортировки по алфавиту, должны быть помечены как нетегируемые.

Выберите тех, кому можно будет добавлять термины

В открытый набор терминов термины может добавлять кто угодно. В закрытый набор терминов в группе могут добавлять термины только участники группы этого набора терминов. Например, набор терминов, обозначающих центры учета, скорее всего, будет закрытым. Набор терминов, обозначающих участников благотворительных программ может быть открытым.

Запишите подробные сведения о каждом наборе терминов в отдельный экземпляр рабочей таблицы подробного планирования наборов терминов.

Рабочие таблицы планирования управляемых метаданных

Загрузите версию Excelрабочей таблицы планирования наборов терминов (Возможно, на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=163486&clcid=0x419).

Загрузите версию Excelрабочей таблицы подробного планирования наборов терминов (Возможно, на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=163487&clcid=0x419).

Поделиться через