Группирование и сортировка данных (построитель отчетов 1.0)
Группы используются для организации данных, чтобы отчет был визуально структурирован и чтобы были доступны итоги. После группирования данных можно отсортировать данные в каждой группе по возрастанию или убыванию, чтобы упростить поиск нужного значения. Например, при создании отчета о продажах, содержащего сведения о клиентах, местах продаж, где находятся клиенты, менеджерах по продажам на каждой торговой территории и объемах продаж. Можно группировать данные по местам продаж, а затем по клиентам, чтобы получить общее число продаж на каждой территории и каждому клиенту. Сортировка по полям мест продаж и продавцов облегчит восприятие данных. Построитель отчетов выведет в алфавитном порядке список клиентов, находящихся на данных территориях, и произведет подсчет продаж. Данные в группе, соответствующей конкретной территории, можно сортировать в порядке возрастания, затем можно отсортировать и данные в других группах, чтобы они также выводились в алфавитном порядке. Кроме того, можно сортировать и по итогам. Например, можно сортировать территории по общему числу продаж на каждой территории.
Группирование данных
При перетаскивании полей и сущностей в область конструирования данные организуются в группы. В построителе отчетов группы отображаются на вкладке групп, которая обычно появляется у верхнего края макета отчета. Чаще всего самая общая группа помещается на внешний край отчета, а ее данные становятся более подробными по мере чтения отчета. В описанном выше примере самой общей группой по отношению к данным, фигурирующим в отчете, будет «Территории продаж», самыми подробными данными — сведения о клиентах и объемах продаж.
Создаются два типа групп: группы по значениям и группы по сущностям. Группа по значению создается на основе поля. Имя поля появляется на вкладке групп по значениям. При создании отчета такая группа возвращает один экземпляр группы для каждого уникального значения. Например, в отчет добавлено поле «Название страны». В отчете данное имя страны появится только раз. Группа по сущностям создается на основе сущности. Имя сущности появляется на вкладке групп по сущностям. При создании отчета такая группа возвращает один экземпляр сущности. Например, если существует группа «Территория», то каждая территория встретится в отчете только раз.
.gif "Вкладки заголовка группы")
При группировании данных обратите внимание на следующее:
в шаблоне макета отчета можно создавать столько групп, сколько нужно;
для добавления элемента в группу или изменения текущего группирования перетащите поле на вкладку групп;
можно упорядочить группы, перетаскивая в макете отчета вкладку одной группы на вкладку другой;
если данная группа является группой по сущности для какого-то поля, это поле добавляется в группу при перетаскивании на правую сторону шаблона макета отчета. Если группы по сущности нет, создается новая группа для этого поля;
новая группа для поля создается, если поле добавляется на левую сторону шаблона макета отчета. Но если это поле представляет собой определяющее поле для сущности, то создается группа для сущности;
построитель отчетов создает группу с именем сущности при добавлении этой сущности в область конструирования; при добавлении в область конструирования нескольких полей сущности также создается группа с именем сущности;
при добавлении поля связанной сущности с одиночным значением на правую сторону шаблона макета отчета это поле становится дополнительным уточнением уже существующей группы.
При добавлении статистического поля (поля, содержащего сумму набора значений) в шаблон макета отчета это поле становится дополнительным уточнением любой группы, к которой оно добавляется.
Когда между двумя сущностями установлена связь «один ко многим», основная сущность на панели обозревателя меняется, если добавить в область конструирования одну сущность, а затем вторую. Например, если добавить в область конструирования сущность «Клиент», она станет основной. Если добавить затем сущность «Заказ на продажу», то основной сущностью на панели обозревателя станет «Заказ на продажу».
Если нужно создать группу по значению конкретного поля, выберите это поле и перетащите его налево от исходной группы. Будет создана новая группа с именем этого поля.
При добавлении одного или нескольких статистических полей в шаблон макета отчета, где нет групп, которые можно связать со статистическим выражением, создается группа «Итого».
При добавлении группы по значению или по сущности к запросу, где есть только группа «Итого», группа «Итого» удаляется, а статистические поля добавляются к новой группе по значению или по сущности. Если из макета отчета удалены все группы по значению и по сущности, статистические поля снова связываются с группой «Итого».
Сортировка данных
Внутри каждой группы данные могут быть отсортированы по любому полю группы или полю, для которого отображаются итоги. Каждую группу можно сортировать по нескольким полям. Например, в отчете в группе «Имя клиента» есть поля «Имя» и «Фамилия». При сортировке по фамилии в алфавитном порядке клиенты с одинаковыми фамилиями будут в отчете сгруппированы, но по-прежнему перечислены в том порядке, в каком построитель отчетов получил данные. Если сделать также сортировку по имени в алфавитном порядке, клиенты с одинаковыми фамилиями будут в отчете сгруппированы и перечислены согласно сортировке по именам.
Сортировку данных отчета можно задать в диалоговом окне Сортировка и группирование. Выберите группу с данными, подлежащими сортировке, а затем с помощью раскрывающихся списков Сортировать по и Затем по задайте порядок сортировки для каждого поля в группе.
Разрешение пользователям сортировать данные отчета
По умолчанию можно менять порядок сортировки данных и после создания отчета. В уже готовом отчете можно осуществлять сортировку по конкретным полям с помощью стрелок, отображаемых рядом с именем каждого столбца. Если щелкнуть стрелку, группа по этому полю будет отсортирована в возрастающем порядке. Если еще раз щелкнуть значок стрелки, данные будут отсортированы в убывающем порядке. При просмотре отчет можно отсортировать по нескольким полям, удерживая клавишу SHIFT и щелкая значок сортировки. Чтобы отключить эту функцию, нужно снять флажок Разрешить пользователям сортировать данные в отчете при просмотре в диалоговом окне Свойства отчета.
См. также