Облачные вложения в обнаружении электронных данных

В этой статье объясняется, как обнаружение электронных данных обрабатывает облачные (современные или связанные) вложения по сравнению с традиционными (классическими) вложениями. Облачные вложения — это ссылки на файлы, хранящиеся в SharePoint или OneDrive, а не на внедренные копии. Так как облачное вложение указывает на динамический файл, хранящийся в службах Microsoft 365, который можно изменить после предоставления общего доступа, обнаружение электронных данных предлагает варианты сбора динамического файла, версии, к которой вы предоставили доступ, или нескольких версий для сохранения контекста. Вы можете собирать облачные вложения в рамках экспорта или добавлять в рабочий процесс проверки набора.

Сбор облачных вложений

Обнаружение электронных данных поддерживает следующие параметры для коллекции современных вложений:

• Динамическая версия связанного документа на момент сбора.
• Версия на момент предоставления общего доступа.
• Другие параметры версии (сбор всех версий или определенных общих версий).

Независимо от расположения современного вложения процесс приписывает свойство Хранителя владельцу сообщения. Например, если пользователь A предоставляет доступ к связанному вложению пользователю B, который находится в OneDrive пользователя C, и вы собираете сообщение из почтового ящика пользователя B, связанное вложение принадлежит пользователю B (хранитель), а не пользователю C.

Чтобы включить сбор облачных вложений, выберите параметр Access links (облачные вложения) в сообщениях , чтобы связанное содержимое было включено в раздел Добавление для проверки рабочих процессов набора и экспорта .

Важно!

Включение вложений увеличивает размер и количество результатов экспорта.

После завершения рабочих процессов вы можете сгруппировать современное вложение и родительское сообщение или сообщение электронной почты, используя фильтр Группировать беседы и связанные элементы и значение столбца Является современным вложением .

Рекомендации и неподдерживаемые сценарии

Перед сбором облачных вложений ознакомьтесь со следующими рекомендациями и сценариями.

• Обычные сообщения электронной почты не поддерживаются. Обрабатываются только сообщения электронной почты HTML.
• Зашифрованные сообщения электронной почты и сообщения не поддерживают извлечение современных вложений.
• Ссылки, не доступные для щелчка, не поддерживаются. Ссылки, которые не доступны для щелчка, не обрабатываются. Большинство ссылок в сообщениях электронной почты перезаписываются в безопасные ссылки с помощью серверных серверных служб Exchange для клиентов с поддержкой.
• Неправильно сформированные URL-адреса не поддерживаются. URL-адреса, которые не анализируются правильно, не маркируются.
• Максимальная длина текста сообщения. Если длина текста превышает 100 000 символов, любое содержимое (современная ссылка на вложение) не учитывается.
• Максимальная длина URL-адреса. URL-адреса длиной более 2048 символов пропускаются.
• Максимальный общий размер свойства. Если общий размер свойства превышает 1 МБ, оно удаляется.
• Максимальное количество ссылок на сообщение. Обрабатываются только первые 50 ссылок в сообщении. Другие ссылки, превышающие 50, игнорируются.
• Если сообщение пересылается, а срок действия современной ссылки вложения истек или устарел, извлечение не работает. Аналогичным образом, если современный файл вложения переименован или перемещен, ссылка не извлекается.
• Сообщения и публикации общих каналов Teams не поддерживают извлечение современных ссылок вложений. Пользователям необходимо включить сайт общего канала и вручную включить файл в качестве части своей коллекции.
• Облачные вложения обрабатываются как часть родительского сообщения, а не как отдельные сущности.
  • Если сообщение электронной почты или Teams соответствует условию поиска, извлекаются связанные облачные вложения, даже если файл не соответствует условию поиска.
  • Если сообщение электронной почты или Teams соответствует условию поиска, извлекаются связанные облачные вложения, даже если файл находится за пределами границы соответствия.
• Расширенное индексирование не применяется к файлам облачных вложений, на которые ссылаются сообщения электронной почты или сообщения. Это ограничение означает, что содержимое самого файла вложения в облако не обрабатывается с помощью расширенного индексирования или распознавания текста.

Сбор версии, к которой предоставлен общий доступ в облачных вложениях

По умолчанию рабочий процесс обнаружения электронных данных для сбора облачных вложений включает только добавление последней версии облачного вложения в набор для проверки или для экспорта. Этот рабочий процесс означает, что версия, которую вы собираете и добавляете в набор для проверки или экспорта, может отличаться от версии, которая изначально была предоставлена в облачном вложении. Таким образом, содержимое, которое присутствовало в облачном вложении на момент его совместного использования, может быть удалено и не существует в текущей версии, добавленной в набор для проверки или экспортируемой.

Используйте метки хранения , чтобы сохранить версию документа в то время, когда она была предоставлена в виде облачного вложения. Для этого создайте метку хранения, выберите параметр применения метки к облачным вложениям, а затем автоматически примените метку к документам, хранящимся в SharePoint и OneDrive. После настройки этой конфигурации во время совместного использования файла создается копия документа. Кроме того, при изменении документа и повторном использовании в виде облачного вложения измененная версия также сохраняется. Если файл изменяется и предоставляется к общему доступу, сохраняется новая копия файла в виде новой версии.

Сохранение общих версий облачных вложений помогает область сохранение и сбор потенциально релевантного содержимого для конкретной версии документа, к которой вы предоставили общий доступ, а не текущей динамической версии. После реализации этого решения для хранения текущая динамическая версия облачного вложения и версия, к которой вы предоставили общий доступ в облачном вложении, собираются и добавляются в набор для проверки или экспортируются.

Инструкции по настройке метки хранения и автоматическому применению ее к облачным вложениям см. в статье Автоматическое применение меток к облачным вложениям.

Кроме того, текущая динамическая версия и версия, к которой вы предоставили общий доступ, имеют одно и то же значение свойства GroupID , которое совпадает с GroupID для родительского объекта (например, сообщения электронной почты или беседы в чате Teams). Это значение свойства позволяет группировать облачные вложения с элементом, в котором вы предоставили им общий доступ.

После реализации метки хранения и автоматического применения метки к документам SharePoint выберите параметр сбора облачных вложений при добавлении элементов в набор для проверки. При сборе облачных вложений текущая динамическая версия и версия, которая изначально была общей, добавляются в набор для проверки или экспортируются.

Просмотр в отчетах об обнаружении электронных данных

Обнаружение электронных данных включает диспетчер процессов , который перечисляет все процессы, ограниченные для каждой области. Каждый процесс в списке Диспетчер процессов содержит подробный отчет .zip файл, который содержит подробные сведения о процессе после завершения процесса.

Сводный отчет CSV

Все пакеты отчетов включают файл Summary-*the date/time of the report*.csv . Этот файл содержит сведения, связанные с облачными вложениями. Этот отчет содержит сведения о следующих элементах:

• Облачные вложения
• Версии облачных вложений
• Версии облачных вложений во время совместного использования

Дополнительные сведения об этих областях см. в разделе Сводка CSV: сведения.

Отчет CSV элементов

Пакеты отчетов также включают в себя csv-отчет Items. items.csv В файле можно:

• Отфильтруйте все современные вложения с помощью свойства Является современным вложением = True.
• Сопоставляйте современное вложение с родительским адресом электронной почты или сообщением с помощью идентификатора группы и свойства Has attachment = True.