Адаптация новых сотрудников в организации

Сделайте процесс адаптации новых сотрудников приятным и эффективным: создайте для этого единую гибридную рабочую среду, в которой новые сотрудники смогут найти важные ресурсы, познакомиться с коллегами в организации и подготовиться к успешной работе на новой должности.

Когда новые сотрудники приходят в организацию, знание, где находятся ресурсы, к кому обращаться за помощью и как найти учебные материалы в упорядоченном и персонально подобранном окружении, поможет новым сотрудникам эффективно сориентироваться в вашей организации. В этой статье вы сможете узнать, как создать гостеприимную обстановку для адаптации сотрудников с помощью современных рабочих инструментов от корпорации Майкрософт.

Создайте виртуальную систему адаптации, которая включает:

• Планирование и реализацию комплексного процесса на основе средств, ресурсов и инициатив организации
• Организацию виртуального приема для обмена ресурсами и знакомства с сотрудниками, ответственными за адаптацию
• Использование шаблона сайта SharePoint, чтобы создать важный информационный ресурс для новых участников команды
• Составление индивидуального контрольного списка адаптации с помощью соответствующего шаблона
• Курирование процесса обучения для новых участников команды с помощью Viva Learning
  

Обзор создания системы адаптации

Значок	Этап	Задачи
	План	- Определите вашу аудиторию - Составьте карту процесса адаптации сотрудников - Проведите обзор средств адаптации в Microsoft 365 — Рассмотрите возможность создания нового сообщества поддержки сотрудников в Viva Engage
	Сборка	- Рассмотрите возможность использования трансляции для приветствия и ознакомления новых членов команды — Включение в процесс планирования таких партнеров, как менеджеры по найму, владельцы бизнеса и персонал. - Составьте план дальнейшего поддержания контента для адаптации новых сотрудников - Создайте веб-сайт адаптации с помощью шаблона "Адаптация новых сотрудников" - Доработайте шаблон "Контрольный список адаптации в Microsoft 365 Списках - Подготовьте опрос для сбора отзывов в конце адаптации
	Запуск	- Разошлите приглашения, инструкции и ресурсы с помощью Почты и Календаря Outlook. - Соберите данные с каждой платформы, используемой для измерения общей производительности процесса адаптации сотрудников - Используйте отзывы для информационного подкрепления следующего сеанса адаптации

Планирование процесса адаптации

Шаг 1. Выберите аудиторию и цели	Шаг 2. Составьте карту процесса адаптации	Шаг 3. Проведите обзор средств Microsoft 365
- Определите потребности и размер аудитории. -Установите, что должно получиться на выходе процесса адаптации, и его желаемые результаты -Задайте стиль и правила коммуникации	-Установите график выполнения -Определите, какие задачи по адаптации необходимо выполнить - Распределите задачи по приоритетности - Подготовьте учебные материалы - Регулярно требуйте отзывов	- Выберите инструменты адаптации, которые лучше всего подходят для ваших потребностей.

Рекомендации по планированию

• Еще до того, как новый сотрудник приступит к работе, ему потребуются сведения для адаптации перед самим приемом. Попробуйте создать сайт SharePoint для подготовки к адаптации, на котором новый сотрудник сможет собрать нужные документы и подготовиться к приему, как только он подпишет письмо с предложением работы.
• Некоторые новые сотрудники не могут лично присутствовать на приеме. Посмотрите, не лучше ли подготовить предварительную запись приема, которую можно будет показать тем, кто не сможет присутствовать лично, или организовать прямую трансляцию приема, чтобы новые удаленные сотрудники могли подключиться к ней по сети.
• Независимо от того, как посещается прием, лично или удаленно, аудитории приема потребуется доступ к одним и тем же ресурсам на настольных и мобильных устройствах.

Шаг 1. Начните с определения профиля и размера аудитории

У новых сотрудников будут различное образование, роли и опыт работы. Некоторые новые сотрудники смогут лично присутствовать на приеме, а другие смогут присутствовать только удаленно. Некоторые средства и ресурсы должны быть доступны с мобильного устройства. Независимо от метода ориентации новых сотрудников должны быть доступны одни и те же ресурсы.

Используемые платформы и ресурсы будут определяться размером вашей группы адаптации. Дополнительные сведения об определении профиля аудитории и о выборе ее размера.

Группы из 1-19 человек	Группы из 20 и более человек
Office (PowerPoint, Word) SharePoint Teams Viva Learning Viva Connections Области SharePoint	Office (PowerPoint, Word) SharePoint Teams Viva Learning Viva Connections Области SharePoint Viva Engage

Определение желаемого результата и приоритетного контента

Выделите время, чтобы определить критерии успеха по окончании ввода новых сотрудников в курс дел. Во многих организациях адаптация проводится в нескольких частях бизнеса одновременно, поэтому необходимо предложить адаптационную структуру, позволяющую новому сотруднику ознакомиться с организацией и командой, с которую он будет работать. Попробуйте разработать модули, которые будут направлять сотрудников в ходе адаптации и позволят им узнавать о своих успехах в ней.

Рассмотрите стиль и правила коммуникации в процессе адаптации

Сделайте так, чтобы новые сотрудники чувствовали себя желанными гостями и были рады присоединиться к вашей организации. С помощью PowerPoint подготовьте хорошо продуманное сообщение, в котором перечисляются различные преимущества и ресурсы, которыми могут воспользоваться новые сотрудники в вашей организации. Ознакомьте их с культурой вашей компании, изложив историю компании, интересные факты и другие сведения.

Шаг 2. Составьте карту идеального процесса адаптации сотрудника

Все, что происходит с новым сотрудником от начала ориентации до первого дня работы, оказывает огромное влияние на успешность этого сотрудника. Чтобы гарантированно предоставить новому сотруднику самые лучшие средства для включения в работу, составьте карту процесса адаптации нового сотрудника.

О. Установите график адаптации

Определите, сколько времени должен занять процесс адаптации в зависимости от должности и профессионального стажа. Обдумайте, насколько часто новым участникам команд следует проходить учебные курсы и присутствовать на мероприятиях, на которых они смогут общаться с руководством и с другими сотрудниками организации.

Б. Определите важнейшее содержимое и важнейшие задачи

Определите конечные результаты, которые позволят убедиться, что сотрудник достиг полной компетенции в определенной области, важной для его работы. Это может быть изучение самой компании, определенных инструментов, требований организации и т. д.

C. Соберите, расставьте приоритеты и систематизируйте ресурсы и контент

Когда сотрудники входят в новое окружение, понимание, в каком порядке следует достигать результатов, может быть "слепым пятном" для них. Помогите им правильно выбрать приоритеты для достижения результатов адаптации, изложив их таким образом, чтобы они сами говорили о своей приоритетности. Например, вы можете просто написать их или использовать Microsoft Списки. Узнайте, как применить Microsoft Списки для помощи сотрудникам в адаптации.

D. Создайте индивидуальные возможности обучения

Какие учебные материалы необходимы, чтобы новый сотрудник добился успеха? Разработайте учебные модули для каждого сотрудника, которые помогут ему разобраться в потребностях организации, потребностях команды и инструментах, с которыми он будет работать ежедневно. Дополнительные сведения об использовании Viva Learning.

E. Организуйте обратную связь в ходе адаптации

Цель каждого процесса адаптации — гарантировать, что каждый новый сотрудник будет полностью готов к успешной работе. Получение правдивых отзывов после завершения адаптации сотрудника — это лучший способ восполнить пробелы и улучшить адаптацию будущих сотрудников. Выясните, что хорошо сработало, а что можно улучшить, составив простые и продуманные опросы. Узнайте больше о получении отзывов с помощью Microsoft Forms.

Шаг 3. Проведите обзор средств адаптации в Microsoft 365

Отличный вариант — это использование интерактивных собраний, трансляций и чата Teams, чтобы приветствовать новых сотрудников и создать привлекательную обстановку для тех, кто может присутствовать лично, а также удаленно. Направьте пользователей к информации и контактам на информационном сайте SharePoint. Рассмотрите возможность использования канала NEO Viva Engage, где новые люди могут задавать вопросы и получать ответы. Можно даже подготовить виртуальное обучение или экскурсии по объекту с помощью областей SharePoint. Затем объедините все это с помощью Viva Connections, который интегрирует содержимое SharePoint в Microsoft Teams.

• Собрание Microsoft Teams — собрания в Teams включают аудио, видео и демонстрацию экранов и отлично подходит для общения с группами численностью менее 300 человек. Teams можно использовать для собраний, которые проводятся лично, удаленно или в сочетании этих двух способов. Кроме того, собрание можно записать и распространить среди новых сотрудников, которые не смогли присутствовать на нем.

• Информационный сайт SharePoint — создайте информационный сайт SharePoint с помощью шаблона сайта Адаптация новых сотрудников. Используйте сайт, чтобы направлять новых сотрудников к соответствующим ресурсам, контактам и беседам в новых сотрудников Viva Engage сообществах.

• Viva Engage канал — создайте канал Viva Engage только для новых сотрудников. Есть два варианта: создать один адаптационный канал для всей организации или региона или же создавать каналы для каждой группы новых сотрудников. Затем используйте веб-часть Viva Engage на сайте SharePoint NEO, чтобы интегрировать беседу с другими ресурсами и контактами.

• Microsoft Viva — модули Viva — это персонализированные возможности сотрудников, которые отображаются в Microsoft Teams в виде приложений. Используйте Viva Connections, чтобы объединить ресурсы и средства подключения. Содержимое в интерфейсе Viva Connections может быть ориентировано на определенную аудиторию. Используйте Viva Learning, чтобы курировать модули обучения для каждого сотрудника, которые помогут им ориентироваться на потребности организации, потребности команды и инструменты, с которыми они будут работать ежедневно.

• Области SharePoint — используйте Области SharePoint для создания иммерсивной платформы, на которой новые сотрудники могли бы совершить виртуальную экскурсию по организации.

Проработайте процесс адаптации сотрудников

Используйте в процессе адаптации одну платформу за другой. Перечисленные здесь средства могут быть подключены друг к другу, формируя детальный и взаимосвязанный маршрут адаптации для нового сотрудника.

Создайте адаптационный веб-сайт с помощью SharePoint

Создайте внутренний информационный сайт, который будет домашней страницей для новых сотрудников. На этом сайте будут размещаться ресурсы, конечные результаты и сведения о компании. Этот сайт также должен содержать новейшую информацию, чтобы у нового сотрудника было все необходимое для успешной адаптации. Попробуйте организовать пункты действий на этом сайте таким образом, чтобы они сами говорили о своей приоритетности. Поместите в начало список вопросов, которые необходимо решить в первую очередь. Это поможет сотрудникам наилучшим образом организовать свою деятельность в ходе адаптации и предоставит единую отправную точку для всех новых сотрудников.

Корпорация Майкрософт предлагает настраиваемый шаблон информационного сайта SharePoint для адаптации новых сотрудников, который поможет вам начать работу. Начало работы с шаблонами сайтов SharePoint

Используйте интерактивные собрания для управления виртуальной ориентацией сотрудников

Несмотря на распространение виртуальной работы, возможность личного контакта с другими работниками организации по-прежнему важна для того, чтобы сотрудники могли общаться с руководителями, коллегами и задавать актуальные вопросы. Используйте Microsoft Teams для управления виртуальной ориентацией сотрудников.

Сделайте эту трансляцию интересной и привлекательной, дав сотрудникам возможность общаться друг с другом в окне чата Teams, а также задавать вопросы на камеру или через модерируемый сеанс вопросов и ответов при трансляции Teams. Подробнее о трансляциях Teams.

Проведите для сотрудников экскурсию по предприятию с помощью областей SharePoint

Области SharePoint — это инструмент, который предоставляет впечатляющие иммерсивные возможности с помощью плоских и объемных веб-частей. Проведите для новых сотрудников виртуальную панорамную экскурсию по предприятию. Предоставьте полезные ссылки и веб-части, предоставляющие важные сведения и помогающие сотрудникам выполнять задачи по адаптации. Получите дополнительные сведения об Областях SharePoint.

Помогите новому сотруднику определить приоритетность конечных результатов с помощью Microsoft Списков

При попадании в новую среду важно понимать, в каком порядке следует выполнять задачи по адаптации. Помогите им правильно выбрать приоритеты для достижения результатов адаптации, изложив их таким образом, чтобы они сами говорили о своей приоритетности. Рассмотрите возможность использовать приложение Microsoft Lists и шаблоны списков, добавьте их в виде вкладок в канал Teams для новых сотрудников для удобного доступа. Также можно интегрировать "Список" в сайт SharePoint для адаптации новых сотрудников, используя веб-часть "Список".

Использование Viva Connections и интеграция с другими интерфейсами Microsoft Viva

Чтобы облегчить ориентацию новых сотрудников, регулярно предлагайте им наиболее важные сведения о компании, ресурсы и новости. Viva Connections — это цифровая платформа, созданная на основе существующих возможностей Microsoft 365, которая позволяет организациям настраивать взаимодействие с сотрудниками и получать доступ к наиболее важной информации, наиболее часто используемым инструментам и ресурсам на настольных и мобильных устройствах. Узнайте больше о создании возможностей подключения с помощью Microsoft Viva.

Интеграция нескольких модулей Viva для создания многофункционального интерфейса подключения

На изображении выше Viva Connections используется для отображения карточек, которые интегрируются с другими интерфейсами Viva. Создайте карта, который ссылается на Viva Insights, чтобы помочь новым участникам команды понять, как эффективно тратить время, а руководители помогут получить более эффективное руководство по управлению временем. Узнайте больше о Viva Insights и о том, как она помогает защитить и организовать баланс между работой и личной жизнью.

Отдельная карта интегрируется с Разделами, которая помогает решить ключевую бизнес-проблему во многих компаниях— предоставлять пользователям информацию, когда она им нужна. Например, новым сотрудникам необходимо быстро усвоить большой объем информации о компании, но при чтении документации они натыкаются на неизвестные им термины. Узнайте больше о том, как темы могут помочь в управлении знаниями.

Viva Learning — это приложение для Microsoft Teams, которое позволяет пользователям обнаруживать, рекомендовать и получать доступ к модулям обучения с разных платформ, чтобы помочь пользователям получить знания в любой конкретной области. Viva Learning извлекает содержимое из LinkedIn Learning, Microsoft Learn, Microsoft 365 Training и других партнеров. Используйте Viva Learning, чтобы курировать модули обучения для каждого сотрудника, которые помогут им ориентироваться на потребности организации, потребности команды и инструменты, с которыми они будут работать ежедневно.

В Viva Learning руководители организации или команды могут назначать обучение и отслеживать ход обучения в каждом модуле. Viva Learning домашнее представление объединяет различные сведения, включая назначенное содержимое из систем управления обучением, рекомендуемые учебные материалы, популярные материалы и библиотеки содержимого поставщика обучения. Дополнительные сведения о Viva Learning.

Дополнительные сведения о модулях Viva:

Viva Learning	Темы	Viva Insights	Viva Connections
Целевое обучение для новых сотрудников.	Новые сотрудники могут ознакомиться с популярными терминами, аббревиатурами, проектами и т. д.	Помогите новым участникам команды продуктивно использовать время.	Упростите доступ к преимуществам, учебным материалам и ресурсам.

Создание виртуальных сообществ для новых сотрудников в Viva Engage

Предоставьте новым сотрудникам возможность общаться друг с другом и создавать поддерживающее виртуальное сообщество в Viva Engage. Viva Engage — это платформа, которая объединяет руководителей, коммуникаторов и сотрудников для создания сообществ, обмена знаниями и взаимодействия в организации. Viva Engage позволяет создать сообщество специально для новых сотрудников на платформе организации.

Естественно, сотрудники в ходе своей адаптации получают информацию в разное время. Если у новых сотрудников будет пространство, в котором они могут создать сообщество для себя, у них появится возможность обмениваться информацией по мере получения. В этом виртуальном пространстве новые сотрудники могут обмениваться ресурсами, распространять идеи и знакомиться друг с другом. Это также помогает в создании внутренних связей, которые могут сохраняться в течение всей их работы. Узнайте больше о создании сообществ в Viva Engage.

Запрашивайте отзывы с помощью Microsoft Forms

Лучший способ сделать адаптацию нового сотрудника эффективной — это попросить его дать отзыв. Получая отзывы после достижения всеми новыми сотрудниками конечных результатов, вы поймете что работает лучше всего и где требуется улучшение.

Используйте Microsoft Forms для создания коротких опросов с вопросами о ходе адаптации Подробнее о Microsoft Forms.

Запустите процесс адаптации сотрудников

С помощью Outlook пригласите новых сотрудников на сеанс ориентации. В этом сообщении электронной почты разместите все ресурсы, начиная с Viva Connections домашней страницы, содержащей ссылки на сайт SharePoint для нового сотрудника, публикацию трансляции о собрании ориентации нового сотрудника, цели обучения и многое другое. Обязательно включай любую необходимую информацию и важные данные для прямого контакта.

Собирайте сведения с каждой платформы в ходе адаптации. Используйте эти сведения для информирования руководителей, руководителей групп и других заинтересованных лиц. Ищите такие сведения, как посещаемость трансляций, охват аудитории, трафик сайта и др. Используйте отзывы, полученные в каждом цикле адаптации, для информационного подкрепления следующего цикла.

Дополнительные ресурсы

Обзор средств и методов связи Microsoft 365

Обзор корпоративной коммуникации

Использование шаблона сайта SharePoint для адаптации новых сотрудников