Планирование интеллектуальной интрасети SharePoint
Microsoft SharePoint предлагает широкий спектр параметров и инструментов для создания сайтов интрасети для вашей организации. Перемещение интрасети в SharePoint в Microsoft 365 может занять некоторое время, особенно если у вас уже есть обширное содержимое в интрасети. В этой статье мы рассмотрим, как спланировать новую интрасеть SharePoint с акцентом на быстрое подключение сайтов к интернету и получение прибыли от инвестиций.
Мы рассмотрим, как:
- Понимание ключевых организационных приоритетов
- Понимание аудитории
- Планирование системы управления
- Проверка текущей интрасети
- Определение и определение приоритетов бизнес-инициатив
- Определение одного ключевого сценария для прототипа и пилотного проекта
- Запуск пилотного проекта и взаимодействие с пользователями
Что можно сделать с SharePoint?
С помощью SharePoint любой пользователь может быстро создавать высокофункциональные страницы интрасети без необходимости написания кода или других сложных настроек. Эти сайты отлично выглядят на любом устройстве или экране и обеспечивают глубоко привлекательный интерфейс для пользователей.
Если в настоящее время вы используете SharePoint Server для интрасети, вам будет проще работать с SharePoint в Microsoft 365. Адаптивные динамические страницы легко создавать любому пользователю, а требования к ИТ-службе по созданию и обслуживанию пользовательских решений гораздо меньше.
В качестве первого шага, чтобы просмотреть примеры возможных действий с SharePoint, рекомендуем ознакомиться с книгой sharePoint Look Book. В этой книге приведены различные примеры о том, как включать новости, события, ресурсы и персонализированное содержимое на сайтах SharePoint, которые любой пользователь может создавать и обслуживать.
Сведения о том, как различные компоненты работают вместе, см. в руководстве по современному интерфейсу в SharePoint.
Примеры и демонстрации внедрения интеллектуальной интрасети см. в статье Внедрение интеллектуальной интрасети Майкрософт.
В следующих разделах мы рассмотрим, как найти оптимальную отправную точку для интрасети SharePoint и определить приоритеты различных решений интрасети, которые могут потребоваться для вашей организации. Используйте эти ссылки, когда вы работаете с заинтересованными лицами. Они помогут вам получить максимальное значение и лучшее время для ваших решений интрасети.
Понимание текущих бизнес-целей и ключевых заинтересованных лиц
Наиболее успешные интрасети не просто хорошо выглядят, они в первую очередь сосредоточены на оказании помощи людям в выполнении работы, а часто и на повышении вовлеченности. Книга по просмотру поможет вам подумать о том, как может отображаться ваше содержимое, но ваши цели бизнес-результатов важны, чтобы понять, какое содержимое и функции наиболее важны для пользователей и вашей организации.
Все организации имеют важные стратегические цели, которые управляют поведением и инвестициями. Если вы хотите убедиться, что ваша интрасетя успешно работает и получает правильный уровень финансирования, необходимо убедиться, что она соответствует этим целям. Эти цели также можно использовать для определения приоритетов в инициативах интрасети. В отличие от многих технологических проектов, проект интрасети никогда не выполняется, так как приоритеты и интересы вашей организации будут меняться со временем. Но в любой момент времени вы хотите сосредоточиться на инициативах интрасети, которые наиболее тесно связаны с приоритетами вашей организации и ключевыми заинтересованными лицами.
Кроме того, ознакомьтесь с данными недавних опросов об удовлетворенности сотрудников. Хороший способ получить более подробную информацию и инструменты, необходимые вашим сотрудникам, — посмотреть на то, какие точки боли определены в этих опросах.
Понимание аудитории
Хорошее место, чтобы начать думать о новой интрасети, каково это, когда интрасети на месте. Что смогут сделать люди? Как они начнут свой день? Что люди будут говорить о интрасети? Одним из потенциально полезных упражнений для определения общих целей интрасети является привлечение ключевых заинтересованных лиц интрасети к упражнению с обложкой . Это упражнение в воображении. Цель состоит в том, чтобы широко подумать об идеальном будущем состоянии, воображая обложку журнала о новой интрасети, включая ключевые заголовки, боковые панели и цитаты от пользователей.
В конце концов, также может быть полезно создать персоны для ключевых пользователей. Персона — это вымышленное, но реалистичное описание типичного пользователя интрасети (например, нового начального или нового сотрудника, работника знаний, сотрудника на местах, представителя по продажам, менеджера по работе с людьми или автора контента). Вы захотите провести некоторые исследования, чтобы взаимодействовать с людьми, которые представляют этих разных людей, чтобы понять их требования к информации. Вы не можете создать интрасеть без понимания людей, для которых вы создаете ее. Одних владельцев сайтов недостаточно — их перспектива — это то, что они хотят опубликовать. Это часто не то же самое, что их пользователи хотят использовать.
Подумайте об управлении
Если пользователи жалуются, что поиск не выполнен из-за обнаружения слишком большого количества нерелевантного содержимого, это может указывать на проблему управления. Прежде чем подумать о новом проекте интрасети, подумайте о том, как вы будете управлять архитектурой и содержимым. Это решения, которые гораздо проще принимать и применять, если они приняты на ранних этапах проекта интрасети. Например, вам нужно подумать о следующем:
- Кто может подготавливать новые сайты и когда они подготавливаются, каков процесс обнаружения сайтов в навигации или в качестве ключевых закладок в поиске?
- Хотите ли вы, чтобы все сайты следовали аналогичной схеме, чтобы пользователи могли легко находить ключевое содержимое при переходе с сайта на сайт?
- Кто несет ответственность за содержимое на сайтах? Как часто необходимо проверять содержимое?
- Управление содержимым для сайтов интрасети в целях повышения производительности или описаниях заданий для пользователей с разрешениями на редактирование или владельца?
- Необходимо ли хранить содержимое интрасети на основе политик хранения или классифицировать на основе его конфиденциальности?
Вам не нужно заранее принимать каждое решение по управлению, но если у вас нет плана управления новой интеллектуальной интрасети, она может быстро стать пустым хранилищем информации, которая не сможет достичь критически важных бизнес-целей.
Проверка существующей интрасети
Текущая интрасеть может состоять из сайтов из разных бизнес-групп, таких как отдел кадров, ИТ, оборудование, инженерия и другие. В качестве первого шага к планированию новой интрасети SharePoint рекомендуется провести инвентаризацию существующих сайтов и встретиться с владельцами каждого из них, чтобы определить их бизнес-цели для новых сайтов. Подведите итоги расположения содержимого и сколько содержимого потребуется переместить при создании нового сайта интрасети. Просмотрите текущее содержимое, чтобы понять, является ли оно актуальным или нуждается в обновлении перед переходом на новый сайт. Нет ничего необычного в том, чтобы найти стратегию миграции, в которой существующее содержимое осталось позади. Вам не нужно ничего переносить. Может оказаться, что эффективнее создавать новое содержимое, оптимизированное для современного интерфейса SharePoint, а не переносить существующее устаревшее содержимое в новое место.
В рамках этих собраний вы можете определить бизнес-потребности, которые удовлетворяются на каждом существующем сайте, а также любые требования, которые могут возникнуть для новых сайтов.
Помимо встречи с текущими владельцами сайтов, вы также можете созвать фокус-группу из новых сотрудников. Новые сотрудники являются ключевой аудиторией для интрасети, и люди, которые присоединились к организации в течение последних двух-трех месяцев, могут предоставить ценные сведения о том, что отсутствует или трудно узнать в текущей интрасети, или ресурсы, которые они хотели бы иметь при первом запуске. Они также могут предоставить вам некоторые ценные идеи от организаций, в которых они ранее работали, чтобы помочь вам подумать о новых и важных возможностях для внедрения.
Подумайте об этом шаге как о возможности учиться. Вы узнаете о том, что важно для пользователей и для бизнеса. Эти сведения будут использоваться для определения инициатив для интрасети.
Определение инициатив
Используя информацию, собранную во время исследования, обратитесь к ключевым заинтересованным лицам интрасети, чтобы определить инициативы, отражающие приоритеты вашей организации, и любые препятствия, которые могут возникнуть при их реализации.
Хотя в конечном итоге вы можете реализовать решения для решения всех выявленных инициатив, определение приоритетов, которые следует выполнить в первую очередь, поможет вам достичь раннего успеха и вовлечения пользователей как можно более эффективно.
Просмотрите каждую из указанных вами инициатив по следующим критериям:
- Решает ли она реальную проблему?
- Сколько людей будет использовать его?
- Может ли она быть построена в разумные временные рамки?
- Какова окупаемость инвестиций?
Проанализируйте каждую инициативу на предмет ее положительного влияния на пользователей с точки зрения простоты реализации. Очень важная инициатива, которая может быть создана с минимальной настройкой, может быть идеальным первым проектом.
Рассмотрите возможность построения бизнес-инициатив в сетке, как показано ниже, и ознакомьтесь с заинтересованными лицами интрасети и ИТ-отделом, чтобы выбрать оптимальный вариант для начала.
Чтобы помочь решить, какую инициативу следует решить в первую очередь, обратитесь к руководителям бизнеса в этой области, чтобы определить цели решения, которые будут отвечать за достижение успеха в этой области, а также метрики, которые вы будете использовать для измерения успеха. Не сосредоточьтесь только на системных метриках. Подумайте о фактическом влиянии на бизнес. Например:
| Инициатива | Содержимое ключа | Владелец бизнеса | Метрика успеха системы | Метрика успешности бизнеса |
|---|---|---|---|---|
| Информирование сотрудников о преимуществах (сайт "Преимущества") | -Объявления — Обучающие видео |
HR | — Просмотры новостей — Просмотры обучающих видео |
Количество запросов на помощь уменьшается на x% |
| Еженедельный новостной пост старшего руководителя | — события потоковой передачи - Формальное обучение |
Проектирование | - Учебные материалы, подготовленные для всех аспектов совершенства в написании кода — События ежемесячной потоковой передачи |
Обучение успешно завершено x% инженерного персонала |
| Содействие позитивному соглашению сотрудников о стратегии компании (руководство Viva Engage сообщества) | Новостные сообщения — события потоковой передачи — беседы Viva Engage |
HR | Текущие ежемесячные публикации активности по руководству и комментарии сотрудников | — Viva Engage беседы показывают положительные тональности - Комментарии, адресованные в течение 24 часов— "вопрос или комментарий не остался" — x % увеличение показателей удовлетворенности сотрудников для взаимодействия руководителей |
| Повышение согласованности времени при разработке предложений (маркетинговый сайт) | - Слайды бизнес-ценности компании — Шаблоны предложений |
Маркетинг | — Скачивание слайдов — Согласование группы продаж |
Сокращение времени создания предложений в x % |
Выбор пилотных сценариев
Обратитесь к владельцу каждого сценария, чтобы определить, как будет выглядеть идеальное решение для них:
- Кто ваши посетители?
- Что хотят сделать посетители сайта или узнать?
- Какие средства и технологии они используют в настоящее время?
- Какую информацию вы хотите повысить?
- Какие средства и технологии потребуется использовать посетителям для выполнения основных задач?
- Кто является чемпионами, которые помогут им перейти на новый сайт или решение?
- Как узнать, успешно ли ваше решение?
Например, создайте следующую таблицу, чтобы получить список бизнес-сценариев, к которым вы хотите обратиться с сайтами интрасети в организации:
| Поскольку я — ... | Мне требуется... | Чтобы при этом... | Я буду знать, что успех достигнут, когда... |
|---|---|---|---|
| Сотрудник | Понимание и возможность обновления моих преимуществ | Я могу воспользоваться преимуществами ключевого жизненного цикла | Количество запросов на помощь сокращается |
| Сотрудник | Узнайте, как использовать портал преимуществ самообслуживания. | Самостоятельное обновление | Количество запросов на помощь сокращается |
| Сотрудник отдела кадров | Повышение уровня использования портала преимуществ самообслуживания | Можно было тратить больше времени на работу с сотрудниками, рассматривать вопросы и сценарии, связанные с уникальными льготами и преимуществами | Все море взаимодействие с сотрудниками будет посвящено только индивидуальным важным сценариям |
Из сценариев с высоким приоритетом определите, какие из них соответствуют этим трем ключевым критериям:
- Можно ли создать прототип быстро (за несколько дней)?
- Есть ли спонсор?
- Достаточно ли актуального содержимого для демонстрации ключевых возможностей?
- Есть ли определенная аудитория для пилотного проекта?
После компиляции этих сведений создайте конструктор, который поможет сопоставить путь взаимодействия пользователя с тем, как вы хотите, чтобы сайт работал. Например:
| Компонент взаимодействия пользователя | Описание |
|---|---|
| Сценарий | Сайт руководства: единый сайт для сотрудников, чтобы услышать от руководства компании, узнать цели компании и услышать последние новости из встреч клиентов и отраслевых мероприятий. |
| Пользователи | Все сотрудники компании. |
| Значение | Повышение осведомленности сотрудников и согласование с стратегией компании и бизнес-инициативами. |
| Путь взаимодействия пользователя | - Новостной пост отправляется в компанию с объявлением о руководстве Q&встреча - Аллан переходит на портал руководства, чтобы watch событие в прямом эфире - Аллан использует Viva Engage, чтобы задать вопрос на собрании - Аллан делится ссылкой на запись с коллегами. |
| Метрики | — Представления трансляций — представления записи событий — вовлеченность Viva Engage |
| Растянутые цели | — Продолжение Viva Engage взаимодействия — Улучшение тональности сотрудников (опрос) |
Выбор компонентов решения
SharePoint предлагает различные стандартные блоки, которые можно использовать для создания интрасети:
- Информационные сайты . Используйте информационные сайты для обмена новостями, отчетами, состояниями и другой информацией с помощью различных шаблонов и веб-частей.
- Домашний сайт . Домашний сайт — это информационный сайт, который вы задаете в качестве целевой страницы интрасети для организации.
- Центральные сайты . Используйте центральные сайты для организации связанных сайтов и команд, а также централизации новостей, поиска и управления содержимым.
- Новости SharePoint . Используйте веб-часть новостей для публикации важных или интересных историй, объявлений, новостей о людях, обновлений состояния и многого другого, включая графику и формат.
- Viva Engage. Используйте Viva Engage для общения с сотрудниками организации за пределами проектов, функций и отделов.
- Dynamics 365 Customer Voice. Используйте Dynamics 365 Customer Voice для создания пользовательских тестов, опросов, анкет, регистраций и т. д.
- Stream. Используйте Stream для проведения собраний, мероприятий и обучения в режиме реального времени и по запросу.
Для сценария, который вы решили создать, выберите компоненты, которые необходимо использовать для удовлетворения бизнес-целей сайта. Мы рекомендуем создать быстрый прототип и предоставить доступ ключевым заинтересованным лицам. Это обеспечивает основную основу для дальнейшего обсуждения и пересмотра проекта.
На этом этапе рекомендуется привлечь службу поддержки, чтобы она была готова отвечать на вопросы после того, как сайт будет развернут для более широкой аудитории.
Рекомендации по запуску сайта интрасети см. в статье Создание и запуск работоспособного портала SharePoint.
Развертывание пилотного проекта
После развития прототипа до такой степени, что вы хотите поделиться им более широко, вы можете развернуть его в пилотной группе или даже во всей организации. Внедрение пользователем является важной частью успеха нового сайта интрасети. Чтобы повысить использование сайта, рекомендуется использовать как верхний, так и нижний подход вверх:
- Набирайте ответственных спонсоров, которые могут обеспечить финансирование проекта интрасети и помочь довести до сведения о важности нового сайта другим пользователям в организации.
- Предоставить чемпионам всей организации возможность продвигать новый сайт на низовом уровне.
Другие действия, которые можно сделать для достижения успеха, включают в себя:
- Запуск мероприятий и информационных кампаний.
- Прояви формальное обучение.
- Проводите обычные рабочие часы, когда пользователи могут задавать вопросы.
По мере того как сайт развертывается и все больше пользователей вовлекает, watch метрики успеха и вносить изменения по мере необходимости, чтобы повысить вовлеченность и удовлетворенность пользователей.
Когда сайт находится на пути к успеху, подведите итоги всех извлеченных в процессе уроков и перейдите к следующему проекту интрасети, который вы хотите предпринять.