Обрезка существующих версий

Узнайте, как сократить потребление хранилища версий путем анализа, управления и обрезки версий файлов на уровне библиотеки, сайта или клиента.

Предостережение

Версии, удаленные с помощью заданий обрезки, удаляются без возможности восстановления. Этот рабочий процесс удаления обходит обычное хранение корзины, и удаленные версии не могут быть восстановлены, если только для данных ранее не было сделано резервное копирование с помощью резервного копирования Microsoft 365 или аналогичного решения для резервного копирования. Чтобы предотвратить нежелательную потерю данных, мы настоятельно рекомендуем провести анализ What-If перед обрезкой.

Как глобальный администратор или администратор SharePoint в Microsoft 365, вы можете поставить задание в очередь на усечение существующих версий, чтобы уменьшить объем хранилища версий в организации. Обрезка может применяться для разных областей:

  • Уровень сайта, библиотеки или OneDrive — целевые сайты, библиотеки документов или учетные записи пользователей OneDrive.
  • Уровень клиента — применение политики версий уровня клиента ко всем сайтам одной операцией.

Доступность версии имеет решающее значение для сценариев восстановления, таких как отмена нежелательных изменений. Перед обрезкой в любой области тщательно оцените цели восстановления и проанализируйте прогнозируемое воздействие.

Обрезка существующих версий с сайта, из библиотеки или из OneDrive

Вы можете поместить задание на обрезку существующих версий на сайте, в библиотеке или учетной записи OneDrive, чтобы уменьшить объем хранилища версий своего сайта. Вы также можете согласовать существующее хранилище версий с ограничениями журнала обновленных версий, запланировав задание на обрезку существующих версий.

Этап Рекомендуемые действия
Подготовка Оцените цели восстановления и целевое использование версии хранилища: Определите подходящий режим усечения и области усечения, необходимые для достижения целей восстановления вашей организации. Влияние обзора: Прежде чем приступить к обрезке существующих версий, можно проверить влияние действия очистки, выполнив операцию анализа "что если" выбранного режима обрезки в указанной области.
Задание очереди Когда вы будете готовы к выполнению задания обрезки, вы можете поместить задание обрезки версии в очередь для асинхронного удаления версий, соответствующих критериям, указанным в режиме обрезки на сайте, в библиотеке или учетной записи пользователя OneDrive.
Отслеживание хода выполнения Вы можете отслеживать ход выполнения всех заданий в очереди, чтобы просмотреть ход выполнения обрезки версий.

Примечание.

Задания обрезки — это фоновые задания, на которые влияют такие факторы, как объем версий файлов для оценки, работоспособность служб и другие задания, обрабатываемые в ферме. Они также подчиняются логике обработки в непиковые часы. Ход выполнения задания на обрезку можно отслеживать всегда.

Анализ влияния с помощью анализа "что если"

Прежде чем приступать к обрезке существующих версий, можно оценить влияние действия очистки, выполнив операцию анализа "что если". Операция "что если" выполняет следующие шаги:

  • Создание отчета об использовании хранилища версий для сайта или библиотеки: Этот отчет поддерживает несколько вариантов использования, включая аналитику хранилища версий и получение ключевой аналитики о влиянии применения различных параметров обрезки.
  • Запустите анализ "что если", установив различные режимы обрезки для предварительного просмотра изменений и проанализировав влияние экономии дискового пространства за счет применения одного из режимов обрезки к CSV-файлу отчета о хранилище версий.

Важно!

В зависимости от размера сайта или библиотеки выполнение задания может занять несколько дней. Проверяйте ход выполнения задания, пока не вернется статус "Выполнено".

Режимы обрезки версии

Рабочие процессы обрезки версий позволяют выбрать и применить один из режимов обрезки для постановки задания на обрезку на сайте, в библиотеке документов или учетной записи OneDrive.

Режим автоматической обрезки применяет автоматический алгоритм для удаления существующих версий. В зависимости от возраста версии задание окончательно удалит версии или установит срок действия в соответствии с алгоритмом автоматического хранения версий.

Дополнительные сведения о режиме автоматической обрезки см. в разделе Общие сведения о хранилище версий в разделе "Автоматические ограничения".

Режим обрезки с помощью ручного срока действия

В режиме обрезки срока действия вручную проверяется возраст версий и удаляются версии, соответствующие условиям срока действия.

Пример: В следующем примере задание обрезки помещено в очередь для усечения версий старше 60 дней. 31 августа задание будет возобновлено, и оно начнет окончательное удаление версий старше 60 дней начиная с 31 августа.

Важно!

Известные ограничения режима обрезки срока действия вручную:

  1. В режиме обрезки с помощью ручного срока действия не удаляются версии, созданные за последние 30 дней. Это означает, что интервал ввода не может быть меньше 30 дней.
  2. В режиме обрезки с помощью ручного срока действия всегда удаляются все версии, созданные до 1 января 2023 г. Если вы хотите обрезать версии, вы не можете сохранить старые версии, созданные до 1 января 2023 г. Это означает, что значение, используемое для параметра DeleteBeforeDays , должно приводить к дате после 1 января 2023 года.

Режим обрезки ограничения количества вручную

В режиме обрезки ограничения количества вручную удаляются самые старые версии, превышающие указанное ограничение количества.

Пример: В следующем примере задание обрезки поставлено в очередь для удаления версий, превышающих 50 основных версий. 31 августа задание начнет окончательное удаление старых версий, количество которых превышает ограничение в 50 основных версий по состоянию на 31 августа.

Совет

Вы можете выполнить анализ влияния применения режима ручной обрезки, истечения срока действия или автоматической обрезки, чтобы понять влияние на удаление версии в каждом режиме.

Обрезка задания очереди и отслеживание хода выполнения

Рабочий процесс обрезки версий использует задание для асинхронного удаления версий, соответствующих условиям, указанным в режиме обрезки.

Чтобы поместить задание обрезки в очередь, необходимо определить область удаления версии и режим обрезки, чтобы задать критерии удаления существующей версии. Можно удалять старые версии файлов с учетом возраста версии, ограничений количества или автоматического алгоритма для всех библиотек документов на сайте или для определенной библиотеки документов.

Когда вы будете готовы к фиксации в обрезке, вы можете поместить задание в очередь для асинхронного удаления версий, соответствующих критериям режима обрезки. Вы сможете отслеживать ход выполнения зафиксированных заданий обрезки, чтобы отслеживать ход выполнения.

Примечание.

Дополнительные сведения о работе усеченных версий в версиях, на которые распространяется политика хранения или удержание при обнаружении электронных данных, см. в разделе "Вопросы и ответы".

Обрезка существующих версий с помощью PowerShell

Выполните следующие действия, чтобы обрезать существующие версии с помощью PowerShell.

  1. Скачайте последнюю версию командной консоли SharePoint Online.

    Примечание.

    Если вы установили предыдущую версию командной консоли SharePoint Online SharePoint Online, перейдите в раздел "Установка или удаление программ" и удалите командную консоль SharePoint Online SharePoint Online.

  2. Подключитесь к SharePoint как глобальный администратор или администратор SharePoint в Microsoft 365. Сведения о том, как это сделать, см. в статье Начало работы с командной консолью SharePoint Online.

  3. Запустите одну из следующих команд, чтобы обрезать существующие версии:

    Действие Команда PowerShell
    Постановка задания на обрезку с истекшим сроком действия версий Истекшие версии на сайте:New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -DeleteBeforeDays <days>Истекшие версии в библиотеке:New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -list $libName -DeleteBeforeDays <days>
    Поместить задание обрезки в очередь для удаления версий, превышающих указанное ограничение счетчика Удалить с сайта версии, превышающие ограничения количества:New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit> -MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>Удалить из библиотеки версии, превышающие ограничения количества:New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -list $libName -MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit> -MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>
    Задание на обрезку очереди для удаления версий с помощью оцениваемого алгоритма автоматической обрезки Применение автоматической логики для обрезки существующих версий на сайте:New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -AutomaticПримените автоматическую логику для удаления существующих версий из библиотеки:New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -List $libName -Automatic
    Очередь задания обрезки на уровне сайта для удаления версий с использованием ограничения журнала версий отдельных библиотек документов Синхронизируйте ограничение журнала версий всех библиотек документов, чтобы оно совпавало с журналом сайта, и обрезайте существующие версии сайта:New-SPOSiteManageVersionPolicyJob -Identity $siteUrl -SyncListPolicy -TrimUseListPolicy
    Очередь задания обрезки на уровне библиотеки для удаления версий, используя ограничения журнала версий Удалите существующие версии из библиотеки, используя ограничения журнала версий:New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -List $libName -TrimUseListPolicy
    Остановка дальнейшей обработки выполняемого задания обрезки Чтобы остановить обработку выполняемого задания обрезки на уровне сайта, выполните следующие действия.Remove-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl или Remove-SPOSiteManageVersionPolicyJob -Identity $siteUrlЧтобы остановить обработку выполняемого задания обрезки на уровне библиотеки:Remove-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -List $libName
    Получение состояния задания обрезки версии файла Чтобы получить состояние задания обрезки на уровне сайта:Get-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJobProgress -Identity $siteUrl или Get-SPOSiteManageVersionPolicyJobProgress -Identity $siteUrlЧтобы получить состояние задания обрезки на уровне библиотеки:Get-SPOListFileVersionBatchDeleteJobProgress -Site $siteUrl -List $libName

Обрезка существующих версий на уровне клиента

Примечание.

Обрезка версии на уровне клиента в настоящее время доступна в закрытой предварительной версии. Эта функция может измениться на основе отзывов, включая добавление ограничений регулирования на количество заданий, которые можно выполнить в течение определенного периода времени.

Администраторы клиента могут использовать операции на уровне клиента для запуска задания по обрезке версии файла на всех сайтах в клиенте, обновления политик версий библиотеки документов в соответствии с политикой клиента и оценки влияния обрезки на хранилище с помощью анализа "что если".

Командлеты обрезки версии файла на уровне клиента позволяют:

  • Обновите все политики версий библиотек документов, чтобы они соответствовали политике клиента.
  • Обрезка существующих версий на основе этой политики.
  • Отслеживание хода выполнения и удаление задания уровня клиента.

Чтобы помочь вам понять влияние обрезки, дополнительные командлеты позволяют выполнять быстрые синхронные запросы анализа "что если" после начального задания асинхронного сбора данных.

Предостережение

Версии, удаленные с помощью заданий обрезки, удаляются без возможности восстановления. Этот рабочий процесс удаления обходит обычное хранение корзины, и удаленные версии не могут быть восстановлены, если только для данных ранее не было сделано резервное копирование с помощью резервного копирования Microsoft 365 или аналогичного решения для резервного копирования.

Предварительные требования и ограничения

  • Требуется лицензия Расширенное управление SharePoint или Copilot.
  • Одновременно для каждого клиента разрешено только одно задание.
  • Следующие типы сайтов исключаются из обработки:
    • Сайты только для чтения
    • Заблокированные сайты
    • Архивные сайты
    • Сайты с поврежденным наследованием политики версий
  • Если политика версий уровня клиента изменяется во время выполнения задания, задание применяет обновленную политику к оставшимся необработанным сайтам. Сайты, которые уже обработаны, повторно не оцениваются.
  • Для обрезки на уровне клиента используется политика версий, настроенная на уровне клиента ("Автоматически", "Срок действия вручную" или "Счетчик данных вручную"). Чтобы ознакомиться с этими режимами обрезки, см. выше "Режимы обрезки версии ".
  • Анализ "что если" возвращает данные о влиянии как для сайтов SharePoint , так и для учетных записей OneDrive.
  • Если ваш клиент поддерживает несколько регионов, анализ "что если" и усечение версий должны выполняться отдельно для каждого географического расположения.

1. Предварительные требования

  1. Скачайте последнюю версию командной консоли SharePoint Online.

  2. Подключитесь к SharePoint как глобальный администратор или администратор SharePoint в Microsoft 365. Сведения о том, как это сделать, см. в статье Начало работы с командной консолью SharePoint Online.

  3. Подтвердите политику версии на уровне клиента, выполнив:

    Get-SPOTenantVersionPolicy

    Вы также можете использовать Get-SPOTenant и проверку EnableAutoExpirationVersionTrimсвойств , ExpireVersionsAfterDaysMajorVersionLimitи VersionPolicyFileTypeOverride свойств.

Перед фиксацией обрезки вы можете оценить влияние политики версий клиента, не удаляя ни одной версии:

  1. Запустите задание сбора данных для сбора данных о версии на всех сайтах:

    New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -CollectVersionData

  2. Отслеживайте задание по сбору данных до его завершения:

    Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobProgress

  3. Выполните запросы "что если ", чтобы оценить влияние применения политики:

    Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobImpact

    Вы можете выполнять несколько запросов "что если" с различными параметрами Get-SPOVersionPolicyWithChanges политики, чтобы создавать модифицированные объекты политики для сравнения.

  4. Просмотрите прогнозируемое влияние и выберите нужную политику версий.

3. Урежьте существующие версии и обновите политики библиотеки документов

После подтверждения политики версий клиента и анализа прогнозируемого влияния:

  1. Запустите задание обрезки с нужными параметрами:

    # Trim existing versions AND set version policy on all libraries
New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -TrimVersions -SetVersionPolicy

# Or trim only (without updating library policies)
New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -TrimVersions

# Or set policy only (without trimming existing versions)
New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -SetVersionPolicy

# Or specify a custom version policy object
$policy = Get-SPOVersionPolicyWithChanges -VersionPolicy (Get-SPOTenantVersionPolicy) -EnableAutoExpirationVersionTrim $true
New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -VersionPolicy $policy -TrimVersions

  2. Отслеживание и проверка задания обрезки:

    Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobProgress

  3. Отмените выполняемое задание (при необходимости):

    Remove-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob

    Примечание.

    После успешного выполнения командлета удаление всех новых асинхронных версий останавливается. Отмена задания обрезки не влияет на версии, которые были окончательно удалены во время выполнения задания.

Справочник по командлетам PowerShell на уровне клиента

Действие Командлет PowerShell Reference
Сбор данных о версии (обязательное условие для функции "что если") New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -CollectVersionData New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob
Оценка влияния (запрос "что если") Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobImpact Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobImpact
Обрезка существующих версий с помощью политики текущего клиента New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -TrimVersions New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob
Настройка политики версий для всех библиотек документов New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -SetVersionPolicy New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob
Политика "Обрезка + Настройка политики" New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -TrimVersions -SetVersionPolicy New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob
Обрезка с использованием определенного объекта политики New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob -VersionPolicy $policy -TrimVersions New-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob
Отслеживание хода выполнения заданий Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobProgress Get-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJobProgress
Отмена выполняемого задания Remove-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob Remove-SPOTenantApplyFileVersionPolicyJob
Политика получения актуальной версии клиента Get-SPOTenantVersionPolicy Get-SPOTenantVersionPolicy
Локальное создание измененного объекта политики Get-SPOVersionPolicyWithChanges Get-SPOVersionPolicyWithChanges

Дополнительные сведения

Для получения дополнительных сведений проведите проверку в следующих ресурсах:

  • Last updated on