Кто будет работать с вами над внедрением Syntex
Как и любая другая ИТ-инфраструктура, вы работаете с командой заинтересованных лиц, чтобы внедрить Syntex. Прежде чем приступить к реализации, необходимо поработать с командой и понять, как и почему будут использоваться модели.
Некоторые отправные точки могут заключаться в том, чтобы задать всем пользователям некоторые общие вопросы, чтобы заставить их задуматься о том, как они могут использовать это новое средство:
- Как пользователи будут использовать информацию в библиотеках документов и может ли модель Syntex ускорить свои процессы?
- Какое извлеченное содержимое пользователи хотят видеть в библиотеке?
- Известно ли им об использовании условного форматирования и коллекций для просмотра данных?
- Они хотят узнать, где неправильно применяются метки конфиденциальности и хранения?
- Помогут ли правила пользователям определять, когда произошли изменения в документах или библиотеках?
- Существуют ли какие-либо процессы, которые можно автоматизировать с помощью Power Automate?
- Поможет ли сборка содержимого пользователям выдавать документы и уменьшать количество ошибок или дублирования?
Роли и обязанности на каждом этапе
В этом уроке мы рассмотрим, как ИТ-специалисты Contoso Electronics работают с командой заинтересованных лиц для определения стратегий и внедрения Syntex. Эта группа заинтересованных лиц может включать: владельцев бизнес-процессов, обработчиков документов, авторов документов, менеджеров по контрактам и экспертов по предмету, таких как специалисты по юридическим вопросам и руководители проектов.
В некоторых случаях владелец бизнес-процесса, обработчик документов и модуль записи документов могут быть одинаковыми. Команда работает вместе на следующих пяти этапах реализации Syntex:
Анализ потребностей: Определите проблемные точки и потребности в обработке, создании и автоматизации документов.
Определите подходы: Какие модели обработки документов следует использовать в зависимости от потребностей и характера документов? Поможет ли сборка содержимого создавать документы в большом масштабе? Какие рабочие процессы можно автоматизировать, объединяя Syntex с Power Automate?
Современные шаблоны сборки моделей и сборки содержимого: Создание, обучение и тестирование моделей для понимания документов. Создание современных шаблонов для создания новых документов.
Реализация моделей и шаблонов с помощью других средств ИИ содержимого и Power Automate
Оценка и уточнение реализации
Действия для каждой роли во время процессов
Во время реализации Syntex могут потребоваться некоторые члены команды для всех пяти этапов. С другой стороны, некоторым участникам команд может потребоваться только участие в определенных этапах. Давайте рассмотрим в следующей таблице примеры задач для ролей на различных этапах.
| Этап | Роли | Примеры задач |
|---|---|---|
|
- Владельцы бизнес-процессов — Обработчики документов — ИТ-специалисты - Финансовая команда |
Владельцы бизнес-процессов работают с обработчиками документов, чтобы определить сценарии, в которых Syntex может помочь в обработке документов. - ИТ-специалисты работают с владельцами бизнес-процессов, чтобы понять формат документов и типы языков, количество документов, обрабатываемых каждый месяц, и количество сотрудников, которым необходимо обрабатывать документы. - ИТ-специалисты также получают информацию о бюджете от финансовой команды. |
|
- Владельцы бизнес-процессов • Обработчики документов — ИТ-специалисты - Финансовая команда |
— ИТ-специалисты работают с владельцами бизнес-процессов и обработчиками документов, чтобы определить соответствующие модели обработки документов и подход к сборке содержимого. - ИТ-специалисты работают с финансовой командой, чтобы определить количество лицензий Syntex и стратегию для оплаты затрат. |
|
— ИТ-специалисты — Обработчики документов - Предметные эксперты, такие как юристы и авторы документов |
— ИТ-специалисты настроили Syntex. - Обработчики документов создают модели и работают со средствами записи документов и специалистами по юридическим вопросам для обучения модели, чтобы модель точно извлекла информацию. |
|
- Владельцы бизнес-процессов — ИТ-специалисты — Обработчики документов |
— ИТ-специалисты помогают владельцам бизнес-процессов и обработчикам документов настраивать инструменты ИИ контента, такие как Power Automate, для оптимизации рабочих процессов. — ИТ-специалисты работают с владельцами бизнес-процессов и обработчиками документов, чтобы интегрировать Syntex с другими решениями Microsoft 365, такими как каналы Teams и сайты SharePoint. |
|
- Владельцы бизнес-процессов — Обработчики документов — ИТ-специалисты |
Владельцы бизнес-процессов, обработчики документов и ИТ-специалисты оценивают эффективность моделей обработки документов с помощью аналитики использования моделей. — Владельцы бизнес-процессов и обработчики документов корректируют свою модель на основе аналитических данных. — ИТ-специалисты корректируют количество лицензий и кредитов Syntex на основе данных об использовании модели. |
Примечание.
Для эффективной работы модели требуется совместная работа всех пользователей, которые получают доступ к документам и используют их.
Аналитика использования моделей
Как после внедрения Syntex и реализации некоторых моделей обработки документов можно решить, работают ли эти модели эффективно и помогают вашим сотрудникам? Для диагностики можно использовать данные аналитики использования модели. Владельцы сайтов и пользователи центра контента смогут получать доступ к данным об использовании моделей из центра содержимого. Вы можете просмотреть полезные сведения об использовании за последние 30 дней.
- Классификация по моделям отображает круговую диаграмму с различными моделями и количеством документов, классифицированных моделями.
- Классификация по библиотекам отображает гистограмму различных моделей. При детализации модели отображаются библиотеки, использующие ее.
- Модель отображает все используемые модели и ссылку на каждую модель.
На следующей диаграмме за последние 30 дней среди трех моделей, используемых Contoso Electronics, большинство документов классифицировала модель "Сведения о таблицах".
При выборе Просмотреть все на домашней странице центра содержимого отобразится модель использования , в которой отображается количество документов, классифицированных и средняя оценка достоверности, насколько хорошо они классифицировались.
На следующем рисунке показано, что, хотя модель сведений о таблицах классифицирует больше документов, чем модель соглашений об обслуживании Contoso, ее средняя оценка достоверности низка и составляет 64%. Эти сведения помогают владельцу содержимого и пользователям определять модели, которые необходимо улучшить. Вы можете повысить оценку достоверности с помощью определенных подходов, таких как отправка дополнительных примеров документов и повторное обучение модели.
