Создание команды и соответствие требованиям
Определение ключевых заинтересованных лиц
После принятия решения об использовании Viva Connections первым шагом является определение ключевых заинтересованных лиц. Ключевыми заинтересованными лицами являются люди, которые будут определять приоритеты, какие задачи, инструменты и ресурсы должны быть упорядочены и поддерживаться Viva Connections.
Обычно в заинтересованных лиц входят следующие лица.
Бизнес-партнеры (из таких групп, как отдел кадров, специалисты по коммуникации и специалисты по технологиям) для выявления наиболее ценных рабочих процессов и задач, которые могут поддерживаться Viva Connections.
Администраторы SharePoint и Microsoft Teams, которые могут помочь с задачами в центрах администрирования.
Владельцы сайтов SharePoint и авторы домашнего сайта, которые будут управлять содержимым, структурой навигации, а также создавать и обновлять панель мониторинга.
Другие владельцы и авторы сайтов могут быть вовлечены в обновление содержимого или новостей, которые будут иметь отношение к Viva Connections интерфейсу.
Руководители организации (иногда называемые исполнительными спонсорами) и ранние последователи (иногда называемые чемпионами), которые могут помочь другим в организации объявить и масштабировать Viva Connections.
В таблице ниже описаны некоторые ключевые заинтересованные лица на каждом этапе процесса реализации, а также их роли и обязанности. Эти заинтересованные лица будут вашими экспертами goto, когда дело доходит до планирования, строительства и запуска этапов. Заинтересованные лица будут решать, какие сценарии будут полезны для каждого подразделения, как настроить платформу и как помочь вашей организации перейти на использование Viva Connections.
| Координация и планирование | Сборка и настройка | Развертывание и запуск |
|---|---|---|
| Ключевые административные заинтересованные лица обычно включают в себя: Специалисты по персоналу, которые управляют членами команды и контролируют структуру и эффективность компании и организации. Внутренние специалисты по коммуникации, которые упрощают обмен данными между сотрудниками и различными внутренними командами и управляют ими. Координаторы и специалисты по коммуникациям, которые выполняют и обслуживают обмен данными на уровне компании и управление фирменной символикой. Помощники по административным вопросам, которые выполняют различные административные задачи и контролируют их. Работайте с заинтересованными лицами и бизнес-партнерами вашей организации (из таких групп, как отдел кадров, специалисты по коммуникациям и специалисты по технологиям), чтобы определить наиболее ценные рабочие процессы и задачи, которые можно выполнить в Viva Connections. |
Администратор SharePoint установит домашний сайт (если у вас его еще нет) в Центре администрирования. Администраторы SharePoint также могут помочь модернизировать классические сайты и страницы SharePoint при необходимости. Администратор Microsoft Teams добавит версию Viva Connections вашей организации в качестве приложения и выберет параметры в Центре администрирования Teams. Владельцы и авторы домашнего сайта спроектируют содержимое домашнего сайта, навигацию и панель мониторинга. Другие владельцы и авторы сайтов могут быть вовлечены в обновление содержимого или новостной публикации, которые будут иметь отношение к Viva Connections интерфейсу. |
Сотрудничайте с лидерами (ранними последователями), чтобы помочь другим пользователям в организации реализовать Viva Connections. Используйте исполнительных спонсоров, которые могут помочь евангелизации Viva Connections на крупных собраниях компании и в широкой коммуникации. Владельцы бизнеса (например, сотрудники отдела кадров) и руководители на всех уровнях могут помочь командам и отдельным сотрудникам извлечь ценность и внедрить новые способы работы. |
Для завершения работы над списком ключевых заинтересованных лиц ответьте на следующие вопросы.
- Кто может представлять наиболее важные задания, роли и регионы, которые должны поддерживаться Viva Connections?
- Как участники команды могут внести свой вклад в определение ключевых сценариев и задач для сотрудников в каждом подразделении или в организации?
- Какие роли и регионы больше всего нуждаются в поддержке?
- Кто в организации имеет прямой взгляд на руководителей, объявления организации и общую культуру?
- Кто является лучшим представителем для создания избыточных рабочих процессов и задач и управления ими?
Рекомендации для создания группы заинтересованных лиц.
Создавайте Viva Connections с помощью нескольких сотрудников, включая владельцев различных бизнес-подразделений, которые имеют полное представление о бизнес-процессах, знаниях предметной области рабочих процессов и управлении изменениями.
Привлеките заинтересованных лиц к процессу планирования, чтобы убедиться, что потребности всех сотрудников вашей организации представлены, чтобы Viva Connections могли оказать наибольшее влияние.
Включите несколько технических специалистов, специалистов по персоналу, специалистов по коммуникациям и операционных сотрудников, чтобы назвать некоторые из них.
Начните с предложений от специалистов по персоналу, а затем используйте данные от отдельных подразделений в форме оценки потребностей, чтобы принимать окончательные решения. Как правило, специалисты отдела кадров имеют значительное представление о работе сотрудников.
Выполнение технических требований
Команда заинтересованных лиц может принимать решения и устанавливать приоритеты для выполнения технических требований. Если в вашей организации еще нет домашнего сайта с настроенной глобальной навигацией, это будет первое назначение вашей команды. Для обоих требований будут полезны разнообразные точки зрения разных ролей и регионов.
- Если в вашей организации уже есть домашний сайт и настроенная глобальная навигация, но вы по-прежнему используете классические сайты и страницы, рассмотрите возможность стратегической модернизации сайтов и страниц, которые являются ключевыми для Viva Connections интерфейса.
- Если в вашей организации уже есть домашний сайт, настроенная глобальная навигация и современные сайты, вы выполнили технические требования для Viva Connections.
Шаг 1. Создание домашнего сайта. Создайте информационный сайт SharePoint и установите его в качестве домашнего сайта в центре администрирования SharePoint. Домашние сайты активируют специальные возможности и предоставляют целевой портал для всей организации.
Шаг 2. Настройка глобальной навигации.Включение глобальной навигации для панели приложения SharePoint. Навигационные ссылки в глобальной навигации наследуются интерфейсом Viva Connections. Без включения и настройки глобальной навигации на вкладке Ресурсы в мобильном приложении не будет никаких ссылок.
Шаг 3. Аудит и модернизация сайтов и содержимого. Сайты, которые не были модернизированы, будут открываться в отдельном окне браузера, а не в Microsoft Teams. Рассмотрите возможность модернизации сайтов и страниц, чтобы продолжать просматривать в Teams при использовании Viva Connections.
Узнайте, как Lamna Healthcare создает свою команду планирования
Как менеджер по внутренним коммуникациям Lamna Healthcare, вы начинаете собирать свою команду заинтересованных лиц для планирования развертывания Viva Connections, рассматривая, кто может помочь сделать его полезным для различных ролей и регионов. Эти люди будут выступать в качестве вашего Viva Connections комитета по планированию и обеспечить, чтобы платформа была максимально полезной для всех групп сотрудников.
Сначала вы обращаетесь в отдел кадров, который находится в тесном контакте с сотрудниками Lamna и отвечает за их ментальный здоровье и баланс между работой и личной жизнью. Вы знаете, что совместная работа со специалистами по персоналу может помочь вам в мозговом штурме на тему функций, которые можно оптимизировать и автоматизировать для сотрудников.
Затем вы нанимаете владельцев из каждого подразделения, чтобы узнать больше о различных задачах и регионах. Вы пытаетесь найти владельцев, которые контролируют такие роли, как врачи, медицинские работники, ИТ-специалисты, студенты, администраторы офисов, административные сотрудники и других сотрудников.
Затем вы также просите специалистов отдела коммуникаций и владельцев сайтов SharePoint внести свой вклад, чтобы лучше понять, как они помогают обмениваться новостями и ресурсами на уровне организации и на уровне отдела.
Наконец, вы приглашаете администраторов Microsoft Teams и SharePoint из Lamna Healthcare, а также группу ИТ-специалистов для выполнения технических требований и принятия других технических решений.
Сотрудничая с широким кругом заинтересованных лиц, которые работают непосредственно со всеми подразделениями в больнице, вы получите представление о том, как лучше информировать, объединять и привлекать сотрудников. Вы также узнаете, какие задачи и сценарии повседневной работы сотрудников можно оптимизировать с помощью Viva Connections.